Oppfølging og avslutning av tilsyn Ullensaker kommune - egenmeldingstilsyn med legemiddelhåndtering 2013

Fylkesmannen i Oslo og Akershus har i perioden 2. mai 2013 til d.d. gjennomført elektronisk egenmeldingstilsyn med legemiddelhåndtering i alle kommuner i Akershus og alle bydeler i Oslo. Tilsynet rettet seg mot kommunenes tjeneste som har ansvar for legemiddelhåndtering i kommunens boliger for mennesker med psykisk utviklingshemming og/eller nedsatt funksjonsevne. Vi takker for retur av utfylt elektronisk rapporteringsskjema.

Tilsynet ble gjennomført ved at tjenesten selv har vurdert om deres egne rutiner for legemiddelhåndtering samsvarer med kravene i forskrift av 3. april 2008 om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp (legemiddelhåndteringsforskriften) og forskift 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten (internkontrollforskriften).

Hele tilsynet har foregått elektronisk, virksomhetene har fått umiddelbar tilbakemelding på om de oppfyller forskriftens krav. Virksomhetene som ikke oppfylte kravene ble bedt om å sende inn en elektronisk kvalitetsforbedringsplan.

Konklusjon

Det elektroniske spørreskjemaet ble i Ullensaker kommune besvart av Linda Jørve Lindberg bolig med bistand i Tjenesten til funksjonshemmede. I besvarelsen fremkommer det at virksomhetsleder ikke har vurdert risiko i legemiddelhåndteringen etter gjeldende forskrift.

Det rapporterte forholdet er ikke i samsvar med kravene. Etter internkontrollforskriften § 4 annet ledd bokstav f) skal virksomhetsleder skaffe oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller myndighetskravene ikke oppfylles (vurdere risikoforhold). Når det gjelder legemiddelhåndtering er det viktig å finne fram til aktiviteter eller prosesser der svikt kan få alvorlige eller uheldige følger for pasientene, og hindre at slik svikt skjer. Legemiddelhåndteringsforskriften forutsetter at virksomheten har særlige sikkerhetsrutiner for den del av legemiddelhåndteringen som er kjente risikoområder, jf. legemiddelhåndteringsforskriften § 4 femte ledd b).

I kvalitetsforbedringsplanen har vi mottatt tjenestens redegjørelse for hvordan avviket vil bli rettet og fulgt opp. Som korrigerende tiltak opplyser dere at det skal gjennomføres ROS analyse i ledergruppen, ha en gjennomgang på personalmøter i enheten og utarbeide en handlingsplan i enheten på bakgrunn av funn fra ROS analysen. Tiltakene er planlagt gjennomført innen den 30. september 2013.

For å kontrollere om tiltakene har hatt ønsket effekt har dere planlagt gjennomgang med årlige revisjoner, som foregår i november.

Fylkesmannen har vurdert at tiltakene for å rette opp avviket er relevant. Vi forutsetter at kommunen selv følger opp sine tidsfrister og kontrollerer om gjennomførte tiltak har ført til at legemiddelhåndteringsforskriftens krav er oppfylt.

Tilsynet er med dette avsluttet fra Fylkesmannens side.

Øvrige resultater fra tilsynet

Tilsynet omfattet 22 kommuner i Akershus og 15 bydeler i Oslo, en bydel har ikke besvart.

I besvarelsene fra 20 av 36 kommuner/bydeler ble det ikke rapportert mangler ved legemiddelhåndteringen ved den virksomheten som gjennomførte tilsynet, herunder 11 av 22 kommuner i Akershus og 9 av 14 bydeler i Oslo.

I besvarelsene fra 16 av 36 kommuner/bydeler, ble det rapportert manglende samsvar mellom egne rutiner og kravene i legemiddelhåndteringsforskriften, herunder Il av 22 kommuner i Akershus og 5 av 14 bydeler i Oslo. Fylkesmannen har mottatt utfylt kvalitetsforbedringsplan fra alle kommunene/bydelene som har rapportert inn manglende samsvar.

Hovedfunn i rapporterte forhold som ikke samsvarer med legemiddelforskriften:

• Svikt i kravet til å vurdere personellets kvalifikasjoner før de får i oppgave å dele ut istandgjorte legemidler
• Ikke utpekt faglig rådgiver med legemiddelkompetanse, der virksomhetsleder ikke innehar dette
• Virksomhetens rutiner sikrer ikke at personellet observerer at pasienten inntar legemidlet
• Ikke vurdert risikoforhold ved legemiddelhåndteringen
• Prosedyrer for legemiddelhåndtering samsvarer ikke med legemiddelforskriftens krav

Dato: 11.10.2013

Med hilsen

Petter Schou (etter fullmakt)
fylkeslege

Heidi Fugli
seniorrådgiver

Dokumentet er elektronisk godkjent.

Kopi til:
Statens helsetilsyn Postboks 8128 DEP 0032 OSLO