Hopp til hovedinnhold

Hovedmeny

Historisk arkiv Dette innholdet er arkivert og vil ikke bli oppdatert.

Fylkesmannen i Aust-Agder

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder mht. Gjerstad kommunes etterlevelse av myndighetskrav i sosialtjenestelovens § 4-2 b og c, avlastnings- og støttekontakttjenester:

  • Om kommunen sikrer en forsvarlig tildeling av avlastningstjenester
  • Om kommunen sikrer en forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester
  • Om kommunen sikrer avlastere og støttekontakters kunnskaper og ferdigheter

Det ble gitt ett avvik.

Avvik 1, område 3:

Kommunen sikrer ikke at støttekontakter og avlastere har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter. Det gjelder både før ansettelse og under utføring av oppdraget.

Tilsynet har også fått bekreftet at avlastings- og støttekontakttjenester er tilgjengelig for alle innbyggerne i kommunen. Kommunen har et velfungerende system for tildeling av tjenester, der bla muntlige henvendelser/søknader nedtegnes og viderebringes kommunens tiltaksmøte, som fatter vedtak om tjenester. Støttekontakt og avlastingstilbudet er godt utbygd. Man klarer vanligvis å skaffe støttekontakt og avlaster raskt.

Dato: 30.10.07

Lasse Svenstrup Andersen
revisjonsleder
Egil Nordlie
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Gjerstad kommune i perioden 24.04.07 – 30.10.07. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Gjerstad kommune ligger ca 2 mil innenfor kystbyen Risør. Kommunen har om lag 2500 innbyggere som er sysselsatt innen småindustri, servicenæringer, transport og jord- og skogbruk. Pleie- og omsorgsenheten er bygd opp rundt Gjerstadheimen ved kommunesenteret. Kommunen står foran en evaluering og mulig omorganisering av pleie- og omsorgstjenestene, samt utskifting sentrale ledere som har ansvar for kommunens administrasjon og pleie- og omsorgstjenesten.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 24.04.07. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 25.08.08.

Åpningsmøte ble avholdt 18.10.07.

Intervjuer
13 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 19.10.07.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfatter 3 områder som samlet vil kunne avdekke om kommunen har en forsvarlig avlastnings- og støttekontakttjeneste, jf sosialtjenesteloven § 4-2, b) og c).

Område 1:

Om kommunene sikrer forsvarlig tildeling av avlastningstjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav b, herunder:

  • Om kommunen sikrer at alle aktuelle søkere får relevant informasjon i forkant av søknaden
  • Om kommunens sikrer at tildeling skjer uavhengig av diagnose og alder
  • Om kommunen sikrer at det foretas en relevant utredning av aller søkere
  • Om kommunen sikrer at det gjennomføres en individuell vurdering av alle søkere
  • Om kommunen sikrer en praksis der det ikke kreves vederlag for avlastning
  • Om kommunen sikrer at iverksatte vedtak utføres i samsvar med vedtaket
  • Om kommunen sikrer at midlertidige tiltak vurderes der vedtaket ikke kan oppfylles og at alternative tiltak alltid iverksettes ved akutte behov

Område 2:

Om kommunene sikrer forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav c, herunder:

  • Om kommunen sikrer at alle søkere får relevant informasjon i forkant av søknaden
  • Om kommunen sikrer at tildeling skjer uavhengig av diagnose og alder
  • Om kommunen sikrer at det foretas en relevant utredning av aller søkere
  • Om kommunen sikrer at det gjennomføres en individuell vurdering av alle søkere
  • Om kommunen sikrer at iverksatte vedtak utføres snarest mulig og i samsvar med vedtaket
  • Om kommunen sikrer at alternative tiltak vurderes der vedtaket ikke kan oppfylles

Område 3:

Om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området, jfr. sosialtjenesteloven § 2-3 og forskrift om internkontroll § 4 bokstav c.
  • Om kommunene sikrer at det skjer vurdering av krav til avlasteres og støttekontakters kunnskaper og ferdigheter før oppdrag tildeles
  • Om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter får nødvendig opplæring om brukerens spesielle behov før de settes inn i arbeidet
  • Om kommunen sikrer at det skjer jevnlig evaluering av tjenestetilbudet der de som mottar tjenesten og de som yter tjenesten er involvert
  • Om kommunen sikrer at det skjer jevnlig oppfølging under utførelsen av oppdraget, samt at det settes inn opplæring/veiledning der det fremkommer behov

Når tilsynet har undersøkt om kommunen ”sikrer” tjenestene sine, innebærer dette undersøkelse av hvordan kommunen systematisk styrer sine tjenester, og om den gir de resultater lovgivningen krever.

5. Funn

Avvik 1, område 3:

Kommunen sikrer ikke at støttekontakter og avlastere har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter. Det gjelder både før ansettelse og under utføring av oppdraget.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Sosialtjenesteloven §§ 2-1 og 2-3
  • Internkontrollforskriften § 4, se særlig annet ledd c) og d)

Avviket bygger på følgende:

  • Det gis ikke noen generell opplæring om rollen som støttekontakt eller avlaster. Enkelte oppdragstakere vet heller ikke om de er avlaster eller støttekontakt.
  • Det gis ikke individuell opplæring om brukernes individuelle situasjon eller behov, for eksempel informasjon om spesielle ting man må ta hensyn til ved ulike diagnoser, utviklingshemmede barns aldersutvikling osv.
  • Rekruttering skjer i noen grad gjennom nære relasjoner (dvs. bekjente, naboer og slekt til brukeren). I de tilfellene kjenner nok oppdragstaker brukeren fra dagliglivet, men den faglige oppfølgningen mangler fra kommunens side. F eks forhold man må ta i betraktning ved ulike diagnoser og symptomer, brukerens individuelle reaksjonsmønstre og atferd, utviklingshemmede barns aldersutvikling osv. Det skjer bare unntaksvis at slik opplæring gis.
  • En del oppdragstakere rekrutteres på bakgrunn av at de er ansatt innen tjenesteyting i kommunen. Også disse vil ha behov for opplæring og veiledning i tillegg til at de arbeider innen sosial- og helsetjenesteyting i kommunen, og gjennom dette har en grunnleggende fagkompetanse innen helse- og sosialarbeid, jf ovenstående punkt. Det skjer bare unntaksvis at slik opplæring gis.
  • Det skjer ofte ingen evaluering underveis i oppdraget, og støttekontakter og avlastere involveres sjeldent i kommunens øvrige arbeid, f eks i ansvarsgruppemøter. Kommunen nyttegjør seg ikke deres erfaringer og observasjoner.

Følgende ble verifisert under tilsynet:

  • Det er godt over 20 brukere som får støttekontakt, og tilbudet må anses for å være godt tilgjengelig. Avlastingstilbudet er også godt utbygd.
  • Inntrykket er at støttekontakter og avlastere vurderes mht personlig egenhet før de settes inn i tjenesten. Det innhentes ikke politiattest mht barn og unge, noe kommunen vil få i orden i løpet den nærmeste fremtid.
  • Kommunen finner stort sett frem til støttekontakter og avlastere ved behov, og kan sette inn andre tiltak i perioden til vedtaket kan iverksettes.
  • Det foretas utredninger av brukerne før vedtak fattes.
  • Kommunen har et velfungerende system for tildeling av tjenester, der bla muntlige henvendelser/søknader nedtegnes og viderebringes kommunens tiltaksmøte, som fatter vedtak om tjenester. Tiltaksmøtet er hver uke og er faglig og administrativt bredt sammensatt.
  • Mht begrunnelse av vedtak og dokumentering av saksbehandling kan kommunen bli bedre ved å gjøre små grep mht rutiner, noe de allerede er i gang med.

6. Regelverk

  • Lov 1967-02-10 nr 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven).
  • LOV 1982-11-19 nr 66: Lov om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven).
  • Lov 1984-03-30 nr 15: Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven).
  • Lov 1991-12-13 nr 81: Lov om sosiale tjenester m.v. (sosialtjenesteloven).
  • FOR 1992-12-04 nr 915: Forskrift til lov om sosiale tjenester m.v.
  • FOR 2003-06-27 nr 792: Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenester i kommunene og etter lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.v. (kvalitetsforskriften)
  • FOR 2002-12-20 nr 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten (internkontrollforskriften)

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Delegasjonsreglement
  • Handlingsprogram 2007-2010 – Årsplan 2007
  • Tjenestebeskrivelser (fra nettsiden)
  • Søknadsskjema
  • Opplæringsplan
  • Plan for psykisk helse 2007-2010

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 19 vedtak / mapper
  • Skjema for muntlige henvendelser
  • Oppdragsbrev til støttekontakter/avlastere

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • 24.04.07 Varsel om tilsyn
  • 14.05.07 E-post: avlysning av planlagt tilsyn og ny dato
  • 08.06.07 Opplysninger/styrende dokumenter fra kommunen
  • 10.07.07 Brev om formøte
  • 09.10.07 Program for tilsynet

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Ellen C. Kveim

Konstituert pleie- og omsorgsleder

X

X

X

Kari Slåttelid Øya

Leder for institusjonstjenesten

X

X

X

Cathrine H. Teglverket

Leder Hoppehagen, botilbud for psykisk utviklingshemmede

X

X

X

Kirsten Schäffer

Tjenesteleder hjemmetjenestene

X

X

X

Sølvi Fagerbakke

Spesialsykepleier

X

X

X

Elfi Jonassen

Enhetsleder Familiehuset

X

X

X

Liv Else Storemyr

Støttekontakt

*X

Anlaug Haugen

Merkantil, Gjerstadheimen

X

X

Jorunn Aasbø

Avlaster

X

Turid Lunden

Avlaster

X

Linda Sole

Støttekontakt

X

Liv Dalane Gjetmundsen

Avlaster

X

Marius Trana

Rådmann

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Lasse Svenstrup Andersen (revisjonsleder)
Egil Nordlie (revisor)