Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Aust-Agder


Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten -spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Beredskapsplaner og forbyggende beredskap innen helse-og sosialområdet.
  • Smittevern

Kommunen må planlegge med tanke på at små og store kriser kan oppstå uten varsel.

Alvorlige, uønskede hendelser opptrer sjelden og enkelte virker usannsynlige. En del uønskede hendelser kan få virkning for svært mange av de som bor eller oppholder seg i kommunen. Tjenestekvaliteten skal være sikret enten hendelsen skjer på en hverdag eller under ferieavvikling. Med dette som grunnlag blir det særs nødvendig at planene er gjennomarbeidet, oversiktlige og operative, samt at de er bygd på gode analyser av risiko og sårbarhet. Fordi hendelser kan oppstå hvor som helst og på mange slags vis, må delplanene (fagplanene) være oppdaterte, henge sammen og knyttet til en overordnet plan. Samtidig må de være godt kjent av ansatte i kommunen, og de må være øvd og evaluerte. Varslingslister må være oppdaterte og satt opp i prioritert rekkefølge.

Ved tilsynet ble det avdekket to avvik

Plan for helsemessig og sosial beredskap er ikke oppdatert, implementert eller operativ.

Den er ikke basert på oppdaterte ROS-analyser og er ikke øvd.

Smittevernplanen er ikke funksjonell og operativ.

Kommunen mangler stedfortredende smittevernlege.

Dato:

Anne Sofie D. Syvertsen
revisjonsleder
Dag Auby Hagen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon Lillesand Kommune 26. april 2007. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Aust-Agder gjennomfører i inneværende år

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten -spesielle forhold

Lillesand kommune består av kystbygda Høvåg, jord-og skogbruksbygda Vestre Moland og småbyen Lillesand. Inntil 1962 var disse tre egne kommuner.

Siden kommunesammenslåingen i 1962 har folketallet i Lillesand vokst fra 4847 til 9030 innbyggere pr. 1. januar 2006. 68% er bosatt i tettbygd strøk. Kommunen er ca 188 km2 i utstrekning.

Ved siden av ett bysentrum finnes det spredt bebyggelse med enkelte bygdesentra, eksempelvis Høvåg. Her er det planlagt ytterligere utbygging. På noen av øyene bor folk fast hele året, for eksempel Ågerøya og gamle Hellesund. Det finnes landbruk, handelsnæring og noe industri i kommunen.

Turisme utgjør en viktig andel av virksomheten i kommunen om sommeren. I skjærgården finnes et stort antall hytter som er mye i bruk. I tillegg kommer mange tilreisende som overnatter på hoteller, på campingplasser og privat. Sommeren preges av et utstrakt båtliv, også med rutebåter i trafikk med passasjerer.

En av landets mest trafikkerte veier, E-18, går gjennom kommunen. Omtrent 30 km med to-felts vei, der deler av den har vist seg å være mer ulykkesbelastet enn normalt. For tiden pågår utbygging av ny fire-felts vei til erstatning for nåværende E-18 og 25 km av dette anlegget går gjennom kommunen.

Kystlinjen strekker seg over vel 30 km og det er en betydelig småbåts-og skipstrafikk. Luftkorridoren øst for Kjevik lufthavn går delvis over kommunen. Fly passerer i ofte i forholdsvis lav høyde, spesielt under innflyvning.

Gjennomsnittinntekt for menn er noe høyere enn landsgjennomsnittet, for kvinner noe lavere. Fra 1975 til 2000 har antallet eldre over 65 år endret seg lite, mens det var sterk vekst i aldersgruppen 30-60 år. Tilflyttingen har vært sterk i aldersgruppene 0-12 og 30-39 år. Prognoser beregner folketallet i 2021 til å bli omkring 10400, med en sterk vekst i antallet eldre over 67 år. Kommunen legger til grunn en befolkningsvekst på litt under 0,5% pr. år.

Behovet for å styrke helsetjenestene i kommunen vil bli betydelig. Blant annet er det allerede nå en underdekning på 21 sykehjemsplasser i forhold til teoretisk behov for innbyggere over 80 år. Kommuneplanen beskriver flere steder mål for folkehelse, omsorg, pleie og habilitering. I planen er det også fokus på beredskap i flere sammenhenger.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i

forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble holdt 26. april 2007.

Intervjuer
9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Lillesand Bo-og Aktivitetssenter (tidligere Dovreheimen).

Sluttmøte ble 26. april 2007.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet er gjennomført som et samarbeid mellom Fylkesmannens Samordningsenhet ved beredskapssjef og Helsetilsynet i Aust-Agder. Tema er almen beredskap, helsemessig og sosialberedskap og smittevern. Det har vært et særskilt fokus på grunnleggende deler av planarbeidet: Oppdaterte vurderinger når det gjelder risiko og sårbarhet (ROS), varslingslister, ressursoversikt, sammenheng mellom planer, kjennskap til planene og om de er øvd. Brannberedskapen på sykehjemmet var i fokus ettersom brann i institusjon vil være en svært kritisk hendelse.

5. Funn

Helsemessig og sosial beredskap

Avvik:

Plan for helsemessig og sosial beredskap er ikke oppdatert, implementert eller operativ. Den er ikke basert på oppdaterte ROS-analyser og er ikke øvd.

Dette er avvik fra:

  • Lov om helsetjenesten i kommunen, kap. 1, § 1-5, der det står:

    ”Kommunen plikter å utarbeide en bredskapsplan for sin helsetjeneste i samsvar med lov om helsemessig og sosial beredskap. Helseberedskapsplanen skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner”.
  • Lov om helsemessig og sosial beredskap

Avviket er basert på følgende:

  • Planene fremstår som tekstdokument, med mye fagstoff. De er imidlertid ikke funksjonelle i en beredskapssituasjon.
  • De er i varierende grad reviderte
  • Varslingslistene er ikke operative og ikke øvd.
  • Planene for smittevern og helsemessig og sosial beredskap er ikke øvd.
  • Brannberedskapen på sykehjemmet var ikke oppdatert og tilgjengelig, branntepper var langt fra sengepostene og planene for evakuering var ikke ferdige.
  • Det var ikke rutinemessige brannøvelser.
  • Planene er basert på gamle ROS-analyser (1995).
  • Planene er løsrevne, mangler koordinering og sammenheng og er lite kjent blant ansatte

Smittevern

Avvik:

Smittevernplanen er ikke funksjonell og operativ. Kommunen mangler stedfortredende smittevernlege

Dette er avvik fra:

  • Lov om vern mot smittsomme sykdommer § 7-2. Kommunelegens oppgaver

    Kommunelegen skal utføre de oppgaver innen smittevernet som pålegges i loven her. I kommuner med flere kommuneleger skal kommunestyret utpeke en av dem til å utføre disse oppgavene. Det bør også utpekes en stedfortreder for denne. I store bykommuner med bydelsforvaltning skal kommunestyret utpeke en lege til å utføre de av kommunelegenes oppgaver som angår hele kommunen eller store områder.

    Kommunelegen skal

    a) utarbeide forslag til plan for helsetjenestens arbeid med vern mot smittsomme sykdommer, herunder beredskapsplaner og -tiltak, og organisere og lede dette arbeidet,
    b) ha løpende oversikt over de infeksjonsepidemiologiske forholdene i kommunen,
    c) utarbeide forslag til forebyggende tiltak for kommunen,
    d) bistå kommunen, helsepersonell og andre i kommunen som har oppgaver i arbeidet med vern mot smittsomme sykdommer,
    e) gi informasjon, opplysninger og råd til befolkningen om vern mot smittsomme sykdommer,
    f) utføre alle andre oppgaver som følger av loven eller bestemmelser i medhold av loven, og medvirke til effektive tiltak for å forebygge smittsomme sykdommer og motvirke at de blir overført.

Departementet kan i forskrift bestemme at kommunelegen også skal ha andre oppgaver, og herunder angi det nærmere innholdet i de enkelte oppgaver.

Når kommunen har lagt smittevernoppgavene til et interkommunalt organ, jf. § 7-1 sjette ledd, kan kommunestyret delegere kommunelegens myndighet etter denne lov til en eller flere leger ansatt i dette organet.

6. Regelverk

  • Lov om statlig tilsyn med virksomheter
  • Lov om vern mot smittsomme sykdommer med forskrifter
  • Lov om helsemessig-og sosial beredskap
  • Forskrift om internkontroll i sosial-og helsetjenesten

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Kommuneplan for Lillesand kommune 2006 -2018
  • Plan for kriseledelse
  • Plan for helsemessig beredskap med 12 vedlegg, operativ ledelse
  • Plan for psykososial krisehåndtering
  • Smittevernplan – del 1
  • Smittevernplan Høvågheimen og Tiltakskort 1-15
  • Branninstruks Lillesand Bo-og Aktivitetssenter, nybygg og gammelt bygg.
  • Rednings-og evakueringsplan, Lillesand Bo-og Aktivitetssenter
  • Brannberedskap, Borkedalen skole
  • ROS-analyse Dovreheimen
  • Skredinnkalling, Dovreheimen Helsesenter
  • Leger i Lillesand Kommune
  • Rådgivingsgruppen, Omsorg ved livets slutt
  • Oversikt aktuelle medier
  • Aktuelle lover og forskrifter
  • Evaluering

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • ROS-analyse, 1995
  • Brannperm på sykehjemmet

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Aust-Agder:

  • Revisjonsvarsel, datert 29.03.07
  • Diverse korrespondanse vedrørende program

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Arne Thomassen

Ordfører

X X X

Halvard Aglen

Rådmann

X X X

Camilla Espedalen

Beredskapsplanlegger

X X

Sindre Væren Rørby

Fagleder plan

X X X

Geir Gabrielsen

Enhetsleder, omsorg sentrum

X X X

Jørn Bergby

Kommunelege/smittevernlege

X X X

Rolf G. Roland

Konst. Økonomisjef / Info.leder

X X X

Beate Andreassen

Enhetsleder kultur / Publikumstj.

X X X

Cecilia Solberg

Kulturleder / Presse og info.

X X X

Roger Edvardsen

Enhetslader VAR

X X

Ellen Kari T. Larsen

IT-leder

X X

Hilde Trøim

Habiliteringstjenesten

X

Marion Homdrom

Enhetsleder, omsorg Høvåg

X

Geir Jensen

Sektorsjef Helse og Kultur

X X

Fra Helsetilsynet i Aust-Agder deltok:
Anne Sofie D. Syvertsen, revisjonsleder
Hallvard Kile, revisor

Fra Fylkesmannens samordnings-og beredskapsenhet deltok:
Dag Auby Hagen, revisjonsleder beredskap
Steffen Ousdal, observatør