Helsetilsynet

Hovedmeny

Historisk arkiv Dette innholdet er arkivert og vil ikke bli oppdatert.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Aust-Agder


Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Saksbehandling ved tildeling og klage på hjemmebaserte tjenester, hjemmesykepleie og praktisk bistand.

Det er gitt tre avvik og to merknader i rapporten. Avvikene gjelder:

  • manglende delegasjon til å fatte vedtak
  • manglende kunnskap om å identifisere og behandle klage
  • kommunen frasier seg ansvaret for iverksettelse av lovlig fattet vedtak

Merknadene omhandler manglende bruk av interne systemer (for eksempel skjema for muntlige henvendelser), og utformingen av vedtaksskjemaene.

En vil gi kommunen frist til 31.01.08 for tilbakemelding på hvordan avvikene kan lukkes.

Dato:17.12.2007

Egil Nordlie
revisjonsleder
Laila Opsal
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Froland kommune i perioden 11.10.07- 17.12.2007 . Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Aust-Agder gjennomfører i inneværende år.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Froland kommune er en innlandskommune rett nord for Arendal. Den har ca. 4 800 innbyggere, og fremstår som en veldrevet og populær kommune å bo i. Den har stort flateinnhold, og mange grender med sine særtrekk og kulturer. Helsetilsynet har en generell oppfatning av at frolendinger har et godt samhold, og at de ønsker å ta vare på hverandre.

Kommunen oppfattes også som inkluderende. En relativ stor koloni med burmesere har funnet seg godt til rette, og integreringen har vakt oppsikt landet over.

Denne innstillingen kommer også til syne ved systemrevisjon, da det å ”ta vare på hverandre” er en viktig del av kommunens saksbehandlingsrutiner.

Det aller meste av offentlige kontorer og tilbud er sentralisert til tettstedet Osedalen, som også preges av en større videregående skole med elever fra hele landsdelen.

Når Helsetilsynet i Aust-Agder har valgt å føre tilsyn med saksbehandlingen ved tildeling og klage på hjemmebaserte tjenester (hjemmesykepleie og praktisk bistand), skyldes dette at det pr. d.d. ikke har kommet noen klage fra denne kommunen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 11.10.07. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 05.12.07.

Intervjuer
5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt samme dag.

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble foretatt intervjuer med 5 ansatte, samt at journalene til de ti personene vi hadde fått tilsendt anonyme vedtak for, ble gjennomgått.

5. Funn

Avvik 1:

Ansvar og myndighet til å fatte vedtak etter sosialtjenesteloven og kommunehelsetjenesteloven er ikke tilstrekkelig dokumentert og sikret.

Avvik fra følgende lov og forskrift:

  • Internkontrollforskriften § 4 a.
  • Kommuneloven § 6 og § 23, pkt. 4.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Gjeldende delegasjonsreglement omhandler ikke delegasjon etter sosiallov.
  • Virksomhetsleder har stillingsinstruks som omsorgsleder.
  • Saksbehandlingsdelegering fremkommer heller ikke i stillingsbeskrivelsene (unntatt boveileder).
  • Delegeringsbrev er fra 2005, og fra tidligere rådmann.
  • Ansatte kjenner ikke i tilstrekkelig grad til delegasjonssystemet.

Avvik 2:

Det er ikke tilstrekkelig kunnskap i organisasjonen til å identifisere og behandle klager.

Avvik fra følgende lov og forskrift:

  • Sosialtjenesteloven paragraf § 8-6, kommunehelsetjenesteloven § 2-4, 1. ledd og forvaltningsloven § 28.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Ansatte uttrykker usikkerhet om hva en klage er, og hvordan den skal behandles.
  • Det er ikke fremlagt tilstrekkelig informasjon/dokumentasjon på hvordan klager skal behandles i kommunen.

Avvik 3:

Kommunen frasier seg ansvaret for iverksettelse av lovlig fattet vedtak.

Avvik fra følgende lov og forskrift:

  • Ulovfestede forvaltningmessige grunnprinsipper, utledet av forvaltingsloven § 42, utsatt iverksettelse (ved spesielle forhold).

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • ”Tjenesten tildeles ikke helger, høytider, ferietid og ved hjemmehjelpens sykdom.”

Merknad 1:

Skjema for muntlige henvendelser er ikke i bruk, og ligger heller ikke rundt om hvor det er naturlig at muntlige henvendelser kommer. Slike skjemaer er en del av kommunens internkontroll, og er derfor viktige i forbindelse med både søknad, klage og endring av vedtak.

Merknad 2:

Merknaden er en generell vurdering vedtakene:

  • Det er oftest liten begrunnelse i vedtakene.
  • Manglende opplysninger om innsynsretten.
  • Unyansert fullmaktskrav gir kommunen uoversiktelige muligheter for innhenting av sensitive opplysninger.

6. Regelverk

  • Lov om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven) av 19.11.82 nr. 66, med forskrifter.
  • Lov om sosiale tjenester (sosialtjenesteloven) av 13.12.91 nr. 81, med forskrifter.
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) av 10.02.67.

Det vises til følgende rundskriv:

  • I-1/93: Rundskriv fra sosialdepartementet – Lov om sosiale tjenester m v

Veiledere som har betydning for området:

  • IS 1040: Veileder fra Sosial- og helsedirektoratet - Veileder i saksbehandling og dokumentasjon for pleie og omsorgstjenesten
  • IS 1183: Veileder fra Sosial- og helsedirektoratet - Internkontroll i sosial- og helsetjenesten

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart over virksomheten pleie- og omsorg
  • Navn på aktuelle medarbeidere
  • Aktuelle stillingsbeskrivelser
  • Delegasjon
  • Opplæringsplan
  • Interne rutiner for saksbehandling
  • 10 vedtak om tjenester

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Interne permer for kvalitetsarbeid

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Aust-Agder:

  • Varsel om tilsyn 11.10.07
  • Kommunens oversendelse av dokumenter av 14.11.07
  • Oversendelse av program for møter og intervjuer av 27.11.07
  • Endelig rapport av 17.12.07

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Sidsel Ann Løland

Psyk. sykepleier

X

X

X

Marit Elisabeth Røed

Omsorgsarbeider

X

X

X

Åse Johanne Grimenes

sykepleier

X

X

X

Gudrun Haraldstad

Oversykepleier

X

X

X

Turid Rasmussen

Virksomhetsleder

X

X

X

Gjertrud Klepsland Simonsen

sykepleiekoordinator

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Egil Nordlie, revisjonsleder og Laila Opsal, revisor.