Hopp til hovedinnhold

Hovedmeny

Historisk arkiv Dette innholdet er arkivert og vil ikke bli oppdatert.

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som vart påpeikte innanfor dei områda som vart reviderte. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

Avlastingstiltak for personar og familiar som har særleg tyngjande omsorgsarbeid, lov om sosiale tenester § 4-2 bokstav b, jf § 4-3

Støttekontakt for personar og familiar som har behov for dette på grunn av funksjonshemming, alder eller sosiale problem, lov om sosiale tenester § 4-2 bokstav c, jf § 4-3

Om kommunen sikrar at personar som avlastar og støttekontaktar har tilstrekkeleg kunnskap og dugleik innanfor det aktuelle området.

Ved tilsynet kom det fram at kommunen ikkje gjev god nok informasjon om avlastnings- og støttekontakttenestene. Det er grunn til å anta at ikkje alle som har behov for støttekontakt får slikt tilbod. Kommunen gjev avlastning i ein tilrettelagt bustad for utviklingshemma. Det blir i eitt tilfelle gjeven avlastning som teneste i heimen, og elles berre i sjukeheimen. Etter kontakt munnleg, er det ikkje rutinen at det vert skrive notat og vurdert om ein skal rekna det som ein søknad der det er naturleg. Det same gjeld for munnlege klager. Kommunen følgjer ikkje reglane for sakshandsaming, og delegasjon av avgjerdsmynde er ikkje i orden.

Kommunen fekk tre avvik:

Avvik 1:

Kommunen sikrar ikkje at aktuelle søkjarar får relevant informasjon føre dei søkjer avlasting eller støttekontakt.

Avvik 2:

Kommunen følgjer ikkje forvaltingslova sine reglar om sakshandsaming.

Avvik 3:

Det er ikkje delegert avgjerdsmynde frå rådmannen til dei som skal fatte vedtak.

Tilsynet har sett på, og fekk og verifisert nokre positive funn: Avlasting ytast individuelt etter behov, og som eit tiltak for å avlaste omsorgsytar. Det blir ikkje tatt betaling for avlasting som vert gjeve i institusjon, når det er fatta vedtak om avlasting. Transport er inkludert som ein del av avlastinga, og vedtak om avlasting i institusjon iversettes i tråd med vedtaket. Avlasting blir gjeven i eigen heim hjå ein brukar. Kommunen har fleire støttekontaktar som har vore knytte til same bruker over år, og støttekontakttenesta er tilgjengeleg i kommunen. I dei fleste tilfelle vert vedtak om støttekontakt og avlasting sett i verk i tide, eller andre tenester vert sette inn til erstatning.

Dato: 30.10.2007

Lasse Svenstrup Andersen
revisjonsleder
Egil Nordlie
revisor

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Bygland i perioden 15.08.07 – 24.10.07. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i Aust-Agder i dette året, og er ein del av eit landsomfattande tilsyn, gjennomført etter oppdrag frå Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen i fylket har fullmakt til å føre tilsyn med helsetenesta etter lov om statleg tilsyn med helsetenesta § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom eigen internkontroll. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
  • tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
  • tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar. Tilsynet har gått gjennom journalar som ein del av granskinga.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gjev derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

  • Avvik dreier seg om at krav som er gjeven i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er følgde opp.
  • Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i, eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å peike på betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Bygland er ein kommune med areal på 1.330,7 km2 og den nest største i Aust-Agder med omsyn til areal. Det betyr at det er relativt lange avstandar innan kommunen – og til kommunane som ligg i nærleiken. Folketalet minkar med tida, i dag er det om lag 1250 innbyggjarar. Som tidligare vertskommune for HVPU har Bygland framleis mange brukarar som krev auka ressursar. Kommunen har vore gjennom ei periode med utskifting av sentrale leiarar.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel vart sendt ut 25.04.07. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte vart halde 15.10.07.

Intervju
16 personar vart intervjua. 3 av desse på telefon (støttekontaktar/personar som gjev avlasting).

Oversikt over dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det vart gjennomført synfaring av journalar/mapper den 15.10.07.

Sluttmøte vart halde 17.10.07.

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet omfattar 3 områder som til saman skal sei om kommunen har ein forsvarleg tildeling av avlastnings- og støttekontakttjenestar etter sosialtenestelova § 4-2 bokstav b og c.

Område 1:

Om kommunane sikrar ein forsvarleg tildeling av avlastningstenester etter sosialtenestelova
§ 4-2 bokstav b, herunder:

  • Om kommunen sikrar at alle aktuelle søkjarar får relevant informasjon i forkant av søknaden,
  • Om kommunen sikrar at tildeling skjer uavhengig av diagnose og alder,
  • Om kommunen sikrar relevant utgreiing av aller søkjarane,
  • Om kommunen sikrar at det blir gjennomførd ein individuell vurdering av alle søkjarar
  • Om kommunen sikrar ein praksis der det ikkje vert sett krav om vederlag for avlastning
  • Om kommunen sikrar at vedtak som er sette i verk utførast i samsvar med vedtaket
  • Om kommunen sikrar at mellombelse tiltak vurderast der vedtaket ikkje kan oppfyllast og at alternative tiltak alltid settes i verk ved akutte behov

Område 2:


Om kommunane sikrar forsvarlig tildeling av støttekontakttenestar etter sosialtenestelova § 4-2 bokstav c, herunder:

  • Om kommunen sikrar at alle søkjarar får relevant informasjon i forkant av søknaden,
  • Om kommunen sikrar at tildelinga skjer uavhengig av diagnose og alder,
  • Om kommunen sikrar at det vert gjort ein relevant utgreiing av aller søkjarar,
  • Om kommunen sikrar at det vert gjennomført individuell vurdering av alle søkjarar
  • Om kommunen sikrar at vedtak som settes i verk utføres snarast mogleg og i samsvar med vedtaket
  • Om kommunen sikrar at alternative tiltak vurderast der vedtaket ikkje kan oppfylles

Område 3:

Om kommunen sikrar at personar som gjer avlastning og støttekontaktar har naudsynt kunnskap og dugleik innanfor det aktuelle området, jf. sosialtenestelova § 2-3 og forskrift om internkontroll § 4 bokstav c.

  • Om kommunane sikrar at det skjer vurdering av krav til personar som gjer avlastning og støttekontaktars kunnskap og dugleik før oppdrag tildelast.
  • Om kommunen sikrar at personar som gjer avlastning og støttekontaktar får naudsynt opplæring om brukarens spesielle behov før dei settes inn i arbeidet.
  • Om kommunen sikrar at det skjer jevnlege evalueringar av tenestetilbodet der dei som mottar tenesta og de som yter tenesta er involvert.
  • Om kommunen sikrar at det skjer jevnleg oppfølging under utføringa av oppdraget, samt at det settes mål for arbeidet.

Når tilsynet har undersøkt om kommunen ”sikrar” tenestene sine, meinast med det undersøking av korleis kommunen systematisk styrer sine tenester, og om den gjev dei resultat lovgjevinga krev.

5. Funn

Avvik 1:

Kommunen sikrar ikkje at aktuelle søkjarar får relevant informasjon føre dei søkjer avlasting eller støttekontakt.

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

  • Sosialtenestelova § 4-1 jf § 3-5
  • forvaltingslova § 11 første ledd
  • forskrifta om internkontroll § 4 andre ledd a).

Avviket er tufta på følgjande:

  • Nettsida (www.bygland.kommune.no ) har lite og uklår informasjon om tenestene, til dømes er ikkje formålet med avlasting omtala. Avlasting i ulike former er heller ikkje omtala, til dømes: i heimen, på institusjon, privat avlasting, i tilrettelagt botilbod. Det manglar informasjon om at tenesta skal gjevast uavhengig av diagnose og alder.
  • Kommunen har ikkje anna informasjon enn heimesida retta mot eigne innbyggjarar. (Anna informasjon kan til dømes vere brosjyrar, oppslag, annonsar eller anna form for informasjonsaktivitet retta mot alle innbyggarane i kommunen.)
  • På tenestetorget var ikkje søknadsskjema kjend av alle, og ikkje tilgjengeleg på staden.
  • På helsestasjonen var ikkje søknadsskjema kjend av alle eller tilgjengeleg på staden .
  • Blant dei som vart intervjua var det ulik oppfatning av kva tenestar kommunen kunne tilby, kven som hadde ansvar og korleis ein skal søkje tenester.

Avvik 2:

Kommunen følgjer ikkje forvaltingslova sine reglar om sakshandsaming.

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

  • Forvaltningsrettslege grunnprinsipp
  • Forvaltningslova §§ 11 (veiledningsplikta) 17 (saksutgreiing), 28 (klage), 24 og 25 (grunngjeving)

Avviket er tufta på følgjande:

  • Det kom fram under intervjua at dei som fattar vedtak er ikkje i stand til å kjenne att ein søknad når han ikkje er skriven på skjema, det same gjeld klage når han ikkje er skriven på brev.
  • Vedtaka saknar grunngjeving, jf gjennomgang av kommunens vedtak.
  • Utgreiing er ofte ikkje dokumentert, eller manglar delvis, jf gjennomgang av kommunens vedtak. Det er ikkje tatt i bruk kartleggingsskjema eller anna som kan dokumentere utgreiing, individuell vurdering og dokumentasjon på at dette er gjort.
  • Rapport frå Setesdal revisjonsdistrikt om ”Kvaliteten på sakshandsaming i enkeltsakar i Bygland kommune” gjort offentleg 25.09.07. I rapporten slås det fast at sakshandsaminga ikkje fylgjer krava i forvaltningslova for ”Heimehjelp, heimesjukepleie, korttids- og langtidsopphald”.

Kommentar:
Dei same funna som blei avdekka under dette tilsynet for støttekontakt- og avlastingstenester har vore avdekka av internrevisjonen i Setesdal revisjonsdistrikt IKS. Det syner at mangel på forsvarleg sakshandsaming er eit gjennomgåande problem i kommunen.

Avvik 3:

Det er ikkje delegert avgjerdsmynde frå rådmannen til dei som skal fatte vedtak.

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

  • Kommunelova, sjå til dømes §§ 6 og 23
  • Forvaltingslova, sjå til dømes § 2a) (om mynde til å fatta vedtak), samt forvaltningsrettslege grunnprinsipp om at ein må ha mynde for at eit vedtak skal vere gyldig.

Avviket er tufta på følgjande:

Kommunen sitt delegasjonsreglement er ikkje følgt, noko dei tilsette og leiinga i kommune var klar over.

Kommentar:
Manglande mynde til å fatta vedtak vil føre til at vedtake ikkje er gyldig.

Merknad:

Kommunen bør sikra kvaliteten og betre koordineringa av støttekontakt- og avlastingstenesta.

  • Rekrutteringsarbeid for å skaffe støttekontaktar og grunnleggjande opplæring for støttekontaktar kan samordnast internt i kommunen.
  • Det er i nokre høve ikkje lett å skaffe støttekontakt.
  • Grunnleggjande opplæring for personar som gjer avlasting må bli betre.
  • Avlønning av støttekontaktar er i einskilde høve ulikt, noko som dei andre støttekontaktane er klar over. Og når det gjeld utgiftsdekning synast det som det er ulike ordningar, særleg i høve til dekning av køyring er det viktig i Bygland der ein ofte må køyre lange strekk for å kome til staden der oppdraget skal gjerast / til aktivitetar.
  • Oppfylging i form av grunnopplæring, rettleiing og evaluering kan bli betre både for tilsette som gir avlasting og støttekontaktar.
  • Auking av kvaliteten og betre styring kan kommunen få til med betre systematisk styring (internkontroll) som eit ledingsverktøy, samstundes som ein tar med både tilsette og brukarar i dette arbeidet.

Kommentar:
Synar til rundskrivet ”Hvordan holde orden i eget hus” frå SHdir (IS-1183) som gjer utfyllande kommentarar til internkontrollforskrifta.

Følgjande vart verifisert:

  • Avlasting ytast individuelt etter behov og som eit tiltak for å avlaste omsorgsytar.
  • Det blir ikkje tatt betaling for avlasting som vert gjeve i institusjon, når det er fatta vedtak om avlasting. Transport er inkludert som ein del av avlastinga, og vedtak om avlasting i institusjon iversettes i tråd med vedtaket.
  • Avlasting blir gjeven i eigen heim hjå ein brukar.
  • Kommunen har fleire støttekontaktar som har vore knytte til same bruker over år, og støttekontakttenesta er tilgjengeleg i kommunen.
  • I dei fleste tilfelle vert vedtak om støttekontakt og avlasting sett i verk i tide, eller andre tenester vart sette inn til erstatning.

6. Regelverk

  • Lov 1967-02-10 nr 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningslova).
  • LOV 1982-11-19 nr 66: Lov om helsetenesta i kommunane (kommunehelsetenestelova).
  • Lov 1984-03-30 nr 15: Lov om statleg tilsyn med helsetenesta (tilsynsloven).
  • Lov 1991-12-13 nr 81: Lov om sosiale tenester m.v. (sosialtenestelova).
  • FOR 1992-12-04 nr 915: Forskrift til lov om sosiale tenester m.v.
  • FOR 2003-06-27 nr 792: Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstenestene for tenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetenestd i kommunane og etter lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tenester m.v. (kvalitetsforskriften)
  • FOR 2002-12-20 nr 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetenesta (internkontrollforskriften)

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som vart send over da revisjonen vart førebudd:

  • Søknadsskjema
  • Omsorgstrappa (Leon strategi)
  • Notat om avlastingstiltak på og utanfor institusjon
  • Notat om avlasting (01.03.06)
  • Organisasjonskart
  • Delegasjonsskriv for Bygland kommune

Dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 15 journalmapper
  • Søknadsskjema og interne rutinar
  • Rapport frå Setesdal revisjonsdistrikt om ”Kvaliteten på sakshandsaming i enkeltsakar i Bygland kommune” gjort offentleg 25.09.07

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen i Aust-Agder:

  • 15.08.07 Brev om varsel om tilsyn (også på e-post)
  • 24.09.07 Dokumentasjon/styrande dokument frå kommunen
  • 08.10.07 Oversending program for tilsynet

8. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gjev ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som vart intervjua.

Deltakere ved tilsynet

Namn

Funksjon / stilling

Opningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Lasse Hornnes

Tenesteleiar pleie- og omsorg

X

X

X

Gunbjørg Kleivane

Tenestetorget

 

X

X

Arild Bertsen

Leiar PU-tenesta

 

X

X

Aasmund Lauvdal

Konstituert rådmann

X

X

X

Gerd T. Helle Akhus

Leiar Byglandsheimen

X

X

X

Kjersti Plathe

Psykiatritenesta

 

X

 

Rønnaug Kvaale Winther

Psykiatritenesta

 

X

 

Gry Ilje Tveit

Helsesyster

X

X

X

Erik Langfeldt

Tenesteleiar sosialkontor

X

X

X

Sidsel Skadberg

Sosialkurator

X

X

X

Olav Aasland

Leiar tenestetorget

X

X

X

Eli Tomine Mo

Tidligare flyktningekonsu-lent/privat avlastar/

 

X

 

Carlos Rodriges

Støttekontakt

 

X

 

Søren Pedersen

Støttekontakt

 

X*

 

Roderich Kokler

Støttekontakt

 

X*

 

Bianca Hills

Privat avlastar

 

X*

 

Frå tilsynsorganet deltok:
Lasse Svenstrup Andersen, Rådgjevar (revisjonsleiar)
Egil Nordlie, Rådgjevar