Hopp til hovedinnhold

Hovedmeny

Historisk arkiv Dette innholdet er arkivert og vil ikke bli oppdatert.

Fylkesmannen i Aust-Agder

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet blei det konstatert avvik frå lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheita har vurdert dei tiltaka som er sette i verk som tilstrekkelege. Tilsynet er derfor avslutta.

 

Samandrag
1. Innleiing
2. Omtale av verksemda - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Kva tilsynet omfatta
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakarar ved tilsynet

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som vart påpeikte innanfor dei områda som vart reviderte. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

  • Avlastingstiltak for personar og familiar som har særleg tyngjande omsorgsarbeid, lov om sosiale tenester § 4-2 bokstav b, jf § 4-3
  • Støttekontakt for personar og familiar som har behov for dette på grunn av funksjonshemming, alder eller sosiale problem, lov om sosiale tenester § 4-2 bokstav c, jf 4-3
  • Om kommunen sikrar at avlastare og støttekontaktar har tilstrekkeleg kunnskap og dugleik innanfor det aktuelle området.

Ved tilsynet kom det fram at kommunen ikkje gjev god nok informasjon om avlastnings- og støttekontakttenestene. Det er grunn til å anta at ikkje alle som har behov for støttekontakt får slikt tilbod. Kommunen gjev avlastning i ein tilrettelagt bustad for utviklingshemma. Det vert ikkje gjeven avlastning som teneste i heimen, og elles berre i sjukeheimen. Etter kontakt munnleg, er det ikkje rutinen at det vert skrive notat og vurdert om ein skal rekna det som ein søknad der det er naturleg. Det same gjeld for munnlege klager.

Avvik 1:

Kommunen sikrar ikkje forsvarleg tildeling av støttekontakt- og avlastningstenester.

Dato: 4.7.2007

Lasse Svenstrup Andersen
revisjonsleder
Egil Nordlie
revisor

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Valle i perioden 25.04.07 — 04.07.07.

Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i Aust-Agder i dette året, og er ein del av et landsomfattande tilsyn, gjennomført etter oppdrag frå Helsetilsynet.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om lov om sosiale tenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er. å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom eigen internkontrollen. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
  • tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig konigerte
  • tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar. Tilsynet har gått gjennom journalar som ein del av granskinga.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gjev derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

  • Avvik dreier seg om at krav som er gjeven i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
  • Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å peike på betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Valle er ein liten kommune med om lag 1300 innbyggjarar, og det er langt til andre tettstader som Bykle og Bygland. Dette gjer sitt til at dei fleste innbyggjarane kjenner til kvarandre, og ein må rekne med å bli kjend att når ein er ute blant andre folk. Det er grunn til å anta at stigmatisering kan vere eit problem når det gjeld støttekontakt, både med omsyn til etterspurnaden og rekrutteringa av nye støttekontaktar.

Rekruttering, oppfølging og tildeling av støttekontaktar er organisert på ein slik måte at dette skjer innanfor tre ulike avdelingar, og på fire ulike stader. Både Open omsorg og Habilitering ligg under Pleie- og omsorgsavdelinga, og dei kan fatte vedtak om tildeling av støttekontakttenester. Helseavdelinga har ansvar for psykiatri, og kan også fatte vedtak. Sosialtenesta kan fatte vedtak ved nokre høve, men vil oftast sende søkjarar vidare til Open omsorg/Habilitering.

Det er tre aktive støttekontaktar i Valle i dag, og vedtaka er fatta av Habilitering. Avlasting ytes i sjukeheimen, mens ein utviklingshemma brukar får avlasting i tilrettelagt bueining. På sjukeheimen gjev kommunen avlasting inntil fem veker i året. Ein har i internt notat definert avlasting til også å kunne vere tenester ytt i heimen, men det skjer ikkje i praksis og er heller ikkje kjend blant dei tilsette.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel vart sendt ut 25.04.07. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte vart halde 12.06.07.

Intervjuer
10 personar vart intervjua. 2 av desse på telefon (støttekontaktar).

Oversikt over dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det vart gjennomført synfaring av journalar/mapper den 12.06.07.

Sluttmøte vart halde 13.06.07.

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet omfattar 3 områder som til saman skal sei om kommunen har ein forsvarlig tildeling av avlastnings- og støttekontakttjenestar etter sosialtenestelova § 4-2 bokstav b og c.

Område 1:

Om kommunane sikrar ein forsvarleg tildeling av avlastningstenester etter sosialtenestelova §

4-2 bokstav b, herunder:

  • Om kommunen sikrar at alle aktuelle søkjarar får relevant informasjon i forkant av søknaden, Om kommunens sikrar at tildeling skjer uavhengig av diagnose og alder,
  • Om kommunen sikrar relevant utgreiing av aller søkjarane, Om kommunen sikrar at det blir gjennomførd ein individuell vurdering av alle søkjarar
  • Om kommunen sikrar ein praksis der det ikkje vert krevd vederlag for avlastning, Om kommunen sikrar at iverksette vedtak utførast i samsvar med vedtaket Om kommunen sikrar at mellombelse tiltak vurderast der vedtaket ikkje kan oppfyllast og at alternative tiltak alltid iverksettes ved akutte behov

Område 2:

Om kommunane sikrar forsvarlig tildeling av støttekontakttenestar etter sosialtenestelova § 4-2 bokstav c, herunder:
  • Om kommunen sikrar at alle søkjarar får relevant informasjon i forkant av søknaden,
  • Om kommunen sikrar at tildelinga skjer uavhengig av diagnose og alder,
  • Om kommunen sikrar at det vert gjort ein relevant utgreiing av aller søkjarar,
  • Om kommunen sikrar at det vert gjennomført individuell vurdering av alle søkjarar
  • Om kommunen sikrar at iverksette vedtak utføres snarast mogleg og i samsvar med vedtaket
  • Om kommunen sikrar at alternative tiltak vurderast der vedtaket ikkje kan oppfylles

Område 3:

Om kommunen sikrar at avlastare og støttekontaktar har naudsynt kunnskap og dugleik innanfor det aktuelle området, jf. sosialtenestelova § 2-3 og forskrift om internkontroll § 4 bokstav c.
  • Om kommunane sikrar at det skjer vurdering av krav til avlastare og støttekontaktars kunnskap og dugleik før oppdrag tildeles.
  • Om kommunen sikrar at avlastere og støttekontaktar rar naudsynt opplæring om brukarens spesielle behov før dei settes inn i arbeidet.
  • Om kommunen sikrar at det skjer jevnlege evalueringar av tenestetilbodet der dei som mottar tenesta og de som yter tenesta er involvert.
  • Om kommunen sikrar at det skjer jevnlig oppfølging under utføringa av oppdraget, samt at det settes mål for arbeidet.

Når tilsynet har undersøkt om kommunen “sikrar” tenestene sine, meinast med det undersøking av korleis kommunen systematisk styrer sine tenester, og om den gjev dei resultat lovgjevinga krev.

5. Funn

Område 1 og 2

Avvik 1:

Kommunen sikrar ikkje forsvarleg tildeling av støttekontakt- og avlastningstenester.

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene: Sosialtenestelova § 4-3 jf § 4-2 b og c, § 4-1 og forvaltningslova § 11, Forskrifta om internkontroll i helse- og sosialtenesta § 4, forvaltningslova § 28.

Ein synar til kvalitetsforskrifta som seier noko om på kva måte kommunen bør arbeide for å få god kvalitet i tenestene.

Avviket byggjer på følgjande:

  • Tilgjengeleg informasjon om tenestene blir gjeven på internett under Valle kommunes heimeside. Denne informasjonen er berre delvis rett, idet det kan sjå ut som at støttekontakt berre er sosialtenesta sitt ansvar, og vidare at avlasting er ei teneste som sjukeheimen kan gje. Det står ikkje noko om at avlasting kan vere aktuelt også på andre stader. Kommunen har til dømes ikkje definert avlasting som ei teneste som kan ytast i heimen. Det manglar informasjon om at tenesta skal gjevast uavhengig av diagnose og alder. I internt notat seier ein likevel at avlasting kan gjevast i heimen.
  • Kommunen krev at det ligg føre ein skriftleg søknad før det kan fattast vedtak om ei teneste eller endring av tenesta.
  • Ved nokre høve sender kommunen vedtak om avlastning til den sjuke/funksjonshemma i staden for til pårørande. Den individuelle vurderinga av den pårørande er ikkje god nok, og i nokre høve er det berre den sjuke/funksjonshernma som er gjenstand for vurderinga. Behovet for avlasting skal vurderast i forhold til situasjonen for dei pårørande, der tilstanden hos den sjuke/funksjonshemma er ein del av ei større vurdering når vedtaket skal gjerast.
  • Det er tre aktive støttekontaktar i kommunen i dag. Det har ikkje vore fatta vedtak av Helseavdelinga for til dømes rusmisbrukarar dei seinaste åra. Det har heller ikkje vore fatta vedtak av sosialtenesta dei seinaste åra. Vurdering og tildeling skjer ikkje uavhengig av diagnose og alder.
  • Berre ein person har avlastningsopphald i tilrettelagt bueining. I tillegg yter kommunen avlasting som ein teneste i sjukeheimen. Avlastande tiltak er også eit tilbod om tenester i heimen, men Valle kommune tilbyr ikkje slike tenester.
  • I sjukeheimen gjev kommunen inntil 5 vekers avlastning i året. Det vart også sagt at det ved einskilde tilfelle har vore gitt meir enn 5 vekers avlasting. Men ved gransking av journalar vart det klårt at regelen er slik at om det behov for meir enn 5 vekers avlastning, vil brukar ra eit tilbod (vedtak) om korttids avlastingsopphald i staden for avlasting til pårørande med omsorgsbyrde. Alle søknader får dermed ikkje ein individuell behandling og vurdering.
  • Alternative, mellombelse tiltak vurderast ikkje der ein ser at støttekontakt er vanskelig å få iverksett, eller at det tar lang tid (over 4 veker) å rekruttere støttekontakt.
  • Det er ikkje tatt i bruk kartleggingsskjema eller anna som kan dokumentere utgreiing, individuell vurdering og dokumentasjon på at dette er gjort. Møta i inntaksgruppa på sjukeheimen finn til dømes stad slik at det berre gjerast greie for vurderingane munnleg.
  • Dersom pårørande til dømes ringjer og meinar at dei har fått for lite avlasting, blir ikkje slike henvendelser nedteikna og behandla som ei klage.
  • Dei ulike tilbydarane av tenester veit ikkje om kva ei andre gjer, og står fram som isolerte i staden for koordinerte.
  • Kommunen har rutinar for bruk av avviksskjema. Det er ulikt om, og på kva måte dette følgjes opp i de ulike delane av tenesta. I sjukeheimen nyttast det flest skjema, og då nesten utelukkande i samband med fallsituasjoner, medisinering og så bortetter. Andre seier at dei aldri har sett avviksskjema og difor ikkje kjenner til det.

Kommentar:
Valle kommune er i ferd med å revidere sine heimesidar. Det bør, til dømes, på ein meir tydeleg måte gå fram kva avlasting er til for, kva type avlasting som kan ytast, kva for kriterium som leggast til grunn, og så bortetter. Og det bør gå fram kven som fattar vedtak for dei ulike tenestene.

Kravet om skriftleg søknad for å iverksetje utgreiing, vurdering av behov for, og vedtak om støttekontakt- og avlastingstenester bryter med kommunens aktivitetsplikt overfor brukarane, sjølv om vi ser at det i mange høve vil vere både hensiktsmessig og naturleg at søkjar fyller ut skjema og leverer søknad. Men kommunen kan ikkje setje dette som eit vilkår i alle høve. Også når kommunens tilsette har telefonisk kontakt om utmåling av til dømes avlastning, vil det vere naturleg å behandle dette som ein klage dersom det er misnøye med utmålinga av tenesta.

Det bør vere mogeleg å tenkje nytt ved å koordinere rekruttering av støttekontaktar, vurdering av kva for vilkår kommunen tilbyr, kva for oppfølging de får osb. Vidare vil det vere naturleg å vurdere felles tiltak for å avhjelpe mangelen på støttekontakt, til dømes ved å få tak i fritidsassistentar eller la kommunens fast tilsette gjere teneste som støttekontakt i arbeidstida. Kommunen må sjølv vurdere kva som er naudsynte tiltak og den beste løysinga.

Følgjande vart verifisert:
Det blir ikkje tatt betaling for avlasting som vert gjeve i institusjon, når det er fatta vedtak om avlasting. Transport er inkludert som ein del av avlastinga, og vedtak om avlasting i institusjon iversettes i tråd med vedtaket.

Område 3

Kommunen har tre støttekontaktar, og tilsynet har gjennom intervjuer funnet at dei har tilstrekkelige kunnskapar og dugleik innanfor det aktuelle området.

Den avlastning som ytes i tilrettelagt bueining og i sjukeheimen er av god kvalitet og, dei tilsette har fått den opplæring og oppfølging som er naudsynt.

6. Regelverk

  • Lov 1967-02-10 nr 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningslova).
  • LOV 1982-11-19 nr 66: Lov om helsetenesta i kommunane (kommunehelsetenestelova).
  • Lov 1984-03-30 nr 15: Lov om statleg tilsyn med helsetenesta (tilsynsloven).
  • Lov 1991-12-13 nr 81: Lov om sosiale tenester m.v. (sosialtenestelova).
  • FOR 1992-12-04 nr 915: Forskrift til lov om sosiale tenester m.v.
  • FOR 2003-06-27 nr 792: Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstenestene for tenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetenesta i kommunane og etter lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tenester m.v. (kvalitetsforskriften)
  • FOR 2002-12-20 nr 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetenesta (internkontrollforskriften)

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som vart send over da revisjonen vart førebudd:

  • Søknadsskjema
  • Notat om habilitering (01.05.06)
  • Notat om avlastingstiltak
  • Notat om støttekontakt
  • Notat om avlastning (01.03.06)
  • Organisasjonskart
  • Delegasjonsskriv for Valle kommune frå Rådmannen

Dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 7 journalmapper
  • Avviksskjema og interne rutinar for behandling av avvik
  • Referat frå leiarmøte 12.01.07, 08.02.07, 29.03.07 og 25.04.07

Rutinar for inntak på sjukeheimen kunne ikkje skaffast på førespumad. Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen i Aust-Agder:

  • 25.04.07 Brev om varsel om tilsyn (også på e-post)
  • 25.04.07 E-post om oppnemning av kontaktperson
  • 21.05.07 Oversending av dokumentasjon
  • 08.06.07 Oversending av program (også på e-post).

8. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gjev ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som vart intervjua.

Deltakere ved tilsynet

Namn

Funksjon / stilling

Opningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Unn-Merthe Nordby

Pleie- og omsorgsleiar

X

X

X

Liv Gyro Brokke Homme

Vedtaksansvarlig, Sosialtenesta

X

X

Anette Belland

Vedtaksansvarlig Habilitering

X

X

X

Ingvild Loise Lund

Avdelingssjukepleiar, sjukeheimen

X

X

X

Nina Susanne Johnsen

Sjukepleiar, sjukeheimen

X

X

Frode Verpe

Vedtaksansvarlig, Helse - psykiatri

X

X

X

Ingvar Nes

Driftssjef

X

X

X

Elin Elisabeth Viki

Omsorgsarbeidar Habilitering

X

X

X

Frå tilsynsorganet deltok:
Lasse Svenstrup Andersen, Rådgjevar (revisjonsleiar)
Egil Nordlie, Rådgjevar

04.07.2007