Hopp til hovedinnhold

Hovedmeny

Historisk arkiv Dette innholdet er arkivert og vil ikke bli oppdatert.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Aust-Agder

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
2. Gjennomføring
3. Hva tilsynet omfattet
4. Funn
5. Vurdering av virksomhetens styringssystem
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen hadde fokus på om kommunens tjenestetilbud var tilgjengelig for de som hadde behov for det, om brukermedvirkning ble ivaretatt, om tilbudet ble gitt en individuell utforming, om det fremsto som tverrfaglig og koordinert og om det var faglig forsvarlig. Alle disse perspektiv ble vurdert ved oppstart, gjennomføring og oppfølging av tiltak rettet mot brukerens behov.

Flere enheter gjør vedtak og yter tjenester til mennesker med psykiske lidelser. De ansatte ga et klart inntrykk av at brukeren ble tatt på alvor, og at tilbudet så langt mulig ble gitt en individuell utforming.

Kommunen har nylig vært gjennom en omstilling, bestillerkontoret ble opprettet i 2005 og ISF innført fra 1.1.2007. Kommunen har begynt å samle flere funksjoner i samme enhet (bestillerkontoret), som også skal ha ansvar for å sikre et koordinert tjenestetilbud. For at tjenestetilbudet skal fremstå som koordinert og helhetlig er det viktig med forankring i ledelsen. Mange av de funn som ble gjort omkring koordinering av tjenester, dokumentasjon og individuell plan i 2006 ble gjort også ved årets tilsyn.

Det ble ikke gitt noe nytt avvik ved tilsynet, i det en viser til avvik vedr koordinering av tjenestetilbudet og individuell plan som ikke er rettet etter tilsyn i 2006.

Det ble gitt en merknad:

Kommunen har et forbedringspotensial i å fremstå med en tydelig adresse for omgivelsene, som tar ansvar for alle brukerens behov fra starten.

Det gjenstår videre et arbeid med individuell plan for å gi den det innhold som forventes. Det vises her til rapport etter tilsyn med habiliteringstjenester for barn 26.-27.april 2006 ogder begrunnelsen for avviket som ikke er lukket lyder som følger:

Kommunens arbeid med individuelle planer følges ikke godt nok opp mht utarbeiding, er kommunen av den oppfatning at vedkommende bruker har en individuell plan, uten at man sikrer at plandokumentet utarbeides og sluttføres.

Ved gjennomgang av de planer som kommunen kunne fremlegge for tilsynet, ble det klart at flere av de individuelle planene hadde vesentlige innholdsmessige mangler i den skriftlige utarbeidelsen av planen, mens andre var tilfredsstillende.

I flere av de tilfeller der individuell plan var utarbeidet, fantes ikke plandokumentet eller henvisning til dette i journalene/brukermappene.

Dato: 5.juni 2007

Anne-Sofie Syvertsen
revisjonsleder
Lasse Andersen
revisor

 

 

Bjørn Vidar Gundersen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Grimstad kommune i perioden 24.januar 01.2007 -– 5.juni 2007. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Aust-Agder gjennomfører inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Helsetilsynet.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Grimstad kommune har i overkant av 19 000 innbyggere. Kommunen har som den nest største i fylket ikke ubetydelige utfordringer knyttet til pasienter med sammensatte problemer, også rus- og psykiatri.

Kommunen er organisert i fagetater, der kommunalsjef for helse- og sosial er overordnet alle tjenester innenfor helse- og sosialområdet inklusiv bestillerenheten. Bestillerenheten mottar alle søknader om tjenester, og fatter vedtak. Vedtaket fattes på bakgrunn av en samlet vurdering av psykiatrisk sykepleier og bestillerenheten, og bestillingen sendes ut til gjennomførende enhet for oppfølging. Kommunen har fra 1.1.2007 innført innsatsstyrt finansiering (ISF) som medfører at penger følger tjeneste (pasient). Koordinator tildeles også fra bestillerkontoret, for alle brukere som har behov for det. Arbeid relatert til individuell plan regnes som administrasjonstid og er ikke omfattet av ISF.

Seksjon for psykisk helsearbeid ligger i enhet for hjemmebaserte tjenester, og er delegert personal, økonomi og personalansvar og har 23 ansatte fordelt på dagsenter, omsorgsboliger og psykiatrisk sykepleietjeneste.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 24.01.2007. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Gjennomgang av bruker / pasientmapper ble gjennomført 23.03.2007.

Åpningsmøte ble avholdt 11.04.2007.

Intervjuer
18 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 12.04.2007.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsyn var kommunens planlegging, gjennomføring og oppfølging av tiltak og tjenester til personer med alvorlig psykisk sykdom. Brukermedvirkning, koordinering, individualisering og faglig forsvarlighet har vært gjennomgående perspektiver i vurderingen i alle tre fasene.

5. Funn

Følgende funn ble gjort der det er grunnlag for forbedring:

Oppstartfasen

  • Det er ikke klart hvem i kommunen som tar imot nye brukere og tar ansvar for at alle dennes behov blir kartlagt. Det er imidlertid fastsatt at bestillerkontoret skal ha denne rollen, og den blir operativ fra mandag førstkommende når den tilsatte tiltrer.
  • Iplos er nå tatt i bruk som kartleggingsverktøy. Ved gjennomsyn av brukermapper fant vi ikke Det er ikke tatt i bruk noeat det i utredningsfasen var benyttet en systematisk kartlegging for å kartleggingsverktøy som sikret at alle brukerens behov ble avdekket,. En slik kartlegging ville og som også kunne fungere som vurderingsgrunnlag og dokumentasjon for vedtak. Helsetilsynet er kjent med at tjenestekontoret i stor utstrekning benytter hjemmebesøk ved vurdering av tjenestebehov, men det foreligger ingen systematisk nedtegnelse fra disse besøkene,. Det er således vanskelig å etterprøve om nivået på innvilgede tjenester er på et forsvarlig nivå noe som svekker rettssikkerheten..

Gjennomføringsfasen

  • Kommunen har mange mulige tjenester og tiltak å sette inn, også i situasjoner som krevde ekstrainnsats overfor bruker, men det var i stor grad opp til bruker eller tjenesten å ”se” disse løsningene – hvilket forutsetter at man er godt kjent i organisasjonen.
  • Personer med dobbeltdiagnose der rus er en ikke ubetydelig utfordring, synes å komme dårligere ut ved at tilbudene til disse ikke er like tilgjengelige som for pasienter med renere psykiske lidelser. Dette gjelder særlig dagtilbud og tilrettelagte boliger..
  • I 10 av de 15 brukersakene som ble gjennomgått, ble det vurdert å være behov for individuell plan (IP) / koordinator. Dette ble funnet i 7 av sakene. En plan var påbegynt i sykehuset, gyldighetsdato var gått ut og det var ikke noe som tilsa om behovet var opphørt eller ikke. Flere planer bar mer preg av å være en opplisting over aktuelle pågående tiltak enn en plan med fastsatte mål for bruker. Bestillerkontoret tildeler koordinatorer og gir tilbud om opplæring, veiledning og faglig oppfølging.

Oppfølgingsfasen

  • Det var opp til den enkelte koordinator om de fulgte opp tilbudet om faglig veiledning, og om det konkrete arbeidet med IP ble gitt et innhold og prioritet. Oppfølging av koordinators arbeid med IP var formelt enhetsleders ansvar, men oppgaven var delegert til seksjonsleders oppgave, menVi fant ikke dokumentasjon for at dette ble ikke gjort. Flere planer hadde sannsynligvis ”gått ut” uten at de var evaluert og/eller avsluttet.
  • Tjenestene skal være lett synlige og tilgjengelige for brukeren. De skal være forutsigbare og koordinerte, og virksomheten skal sikre at tjeneste iverksettes til rett tid og i rett mengde.
  • Dette leder til følgende

Merknad:


Tjenestene skal være lett synlige og tilgjengelige for brukeren. De skal være forutsigbare og koordinerte, og virksomheten skal sikre at tjeneste iverksettes til rett tid og i rett mengde.

Kommunen har et forbedringspotensial i å fremstå med en tydelig adresse for omgivelsene, som tar ansvar for alle brukerens behov fra starten.

Det gjenstår videre et arbeid med individuell plan for å gi den det innhold som forventes, og det vises her til rapport etter tilsyn med habiliteringstjenester for barn 26.-27.april 2006 og avviket som ikke er lukket.

Det fremgår at det er mye samarbeid mellom seksjoner og enheter omkring enkeltbrukere. En forankring av arbeidet med individuell plan og tverrfaglighet på overordnet nivå med avklaring av forventninger, innhold og kompetansebehov er sannsynligvis nødvendig for å bringe dette arbeidet videre.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Flere enheter gjør vedtak og yter tjenester til mennesker med psykiske lidelser. Kommunen har nylig vært gjennom en omstilling. Bestillerkontoret ble opprettet i 2005 og ISF innført fra 1.1.2007. Kommunen hadde begynt å samle flere funksjoner i samme enhet (bestillerkontoret), som også skal ha ansvar for å sikre at bruker sikres et koordinert tjenestetilbud. For at tjenestetilbudet skal fremstå som koordinert og helhetlig er det viktig med forankring i ledelsen, og at det er en omforent forståelse av hva som skal forventes av de respektive medarbeiderene og at dette følges opp. Videre at det er en felles forståelse av hva som defineres som avvik og hvor disse meldingene skal behandles.

7. Regelverk

  • Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten
  • Lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv
  • Lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene
  • Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasientrettigheter
  • Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
  • Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • Forskrift av 23. desember 2004 nr. 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • Forskrift av 28. juni 2001 nr. 765 om habilitering og rehabilitering
  • Forskrift av 27. juni 2003 nr. 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten
  • Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
  • Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Ansvarsfordeling mellom utførerenhetene og bestillerenheten i forhold til iplos registreringen.
  • Generelle rutiner ved endring av behovet ( +/- ) til bruker som allerede har tjenester fra hjemmetjenesten.
  • Lederavtale etatssjef og enhetsleder
  • Organisasjonskart sosiale tjenester, hjemmebaserte tjenester
  • Risikovurdering (tematisk oversikt)
  • Forflytning (tematisk oversikt)
  • Helsetjenestene, organisering av arbeidet, oversikt
  • Plan for psykisk helse 2002-2006
  • Delegasjon, økonomi, enhetsleder
  • Plan for psykisk helse 2007-2010, organisatorisk og budsjettmessig oppfølging
  • Tildeling av psykiatriske tjenester
  • Kriterier psykiatritjenesten i Grimstad kommune, arbeidsnotat
  • Prosjekt ”jobbsentralen”, beskrivelse
  • Kompetanseoversikt, sosial- og barneverntjenesten
  • Internkontrollsystem (udatert, overskrifter)
  • Individuell plan: dokumentasjonsverktøy, informasjonsbrosjyre
  • Stillingsbeskrivelser stabsleder sosial- og barnevern, seksjonsleder barnevern, fagleder tiltaksgruppen (sosialtjenesten), enhetsleder sosial
  • Delegasjon (vedtaksmyndiget) enhetsleder sosial
  • Samarbeidsavtaler SSHF – Grimstad kommune (3): Individuell plan. Inn og utskrivning. Pårørende, familie- og nettverkssamarbeid.
  • Informasjon fra hjemmesidene: Tildeling av boliger for vanskeligstilte, støttekontakt, individuell plan.
  • Brukerundersøkelse 2007

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 14 mapper fra Gerica (vedtak fra tjenestekontoret), sosialkontoret og psykiatrisk sykepleietjeneste ble gjennomgått 23.3.2007

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Aust-Agder:

  • Revisjonsvarsel 24.01.2007
  • Bekreftelse fra kommunen 12.02.2007
  • Brev om forberedelser til tilsynet 27.02.2007
  • Oversendelse av dokumenter fra kommunen 15.03. og 23.03.2007
  • Intervjuplan sendt kommunen 28.03.2007

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. I tillegg har Helsetilsynet under forberedelsene snakket med brukerrepresentant, fastlege og spesialisthelsetjeneste for å få et bilde av utfordringene sett fra deres side.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Hans Ole Ziegler

Rådmann

X

X

X

Svein Harberg

Ordfører

Ivar Lyngstad

Helse- og sosialsjef

X

X

X

Torvald Omland

Leder, bestillerkontoret

X

X

X

Bente Somdal

Hovedkoordinator

X

X

X

Per Ivar Felldal

Seksjonsleder

X

May Anine Christiansen

Sosialkonsulent

X

X

X

Kristin Vestgarden Wehus

Psykiatrisk sykepleier

X

X

X

Signe Ann Jørgensen

Boveiledertjenesten

X

X

Finn Martin Furholt

Leder, jobbsentralen

X

Astrid Bachke

Leder, dagsenter

X

X

X

Ole Tom Tjuslia

Leder, kulturetaten

X

X

X

Christine Sandland

Miljøarbeider

X

X

X

Marion Svang Olsen

Miljøarbeider

X

X

X

Helga Lande

Psykiatrisk sykepleier

X

X

X

Genevieve Hardeberg

Psykiatrisk sykepleier

X

X

Åshild Kaldestad

Seksjonsleder psykisk helse

X

X

X

Vidar Aune

Enhetsleder, hjemmetj,

X

X

Vidar Gabrielsen

Enhetsleder, sosial

X

Per Bø

Ruskonsulent

X

I tillegg møtte 4 fra psykiatrienheten, en fra bestillerkontoret og en fra kulturetaten til åpnings- og/eller sluttmøte.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Anne-Sofie Syvertsen, fylkeslege, revisjonsleder
Bjørn Vidar Gundersen, rådgiver, revisor
Lasse Andersen, rådgiver (jurist), revisor