Hopp til hovedinnhold

Hovedmeny

Historisk arkiv Dette innholdet er arkivert og vil ikke bli oppdatert.

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen hadde fokus på om kommunens tjenestetilbud var tilgjengelig for de som hadde behov for det, om brukermedvirkning ble ivaretatt, om tilbudet ble gitt en individuell utforming, om det fremsto som tverrfaglig og koordinert og om det var faglig forsvarlig. Alle disse perspektiv ble vurdert ved oppstart, gjennomføring og oppfølging av tiltak rettet mot brukerens behov.

Brukere må vente opptil ett år på å få oppnevnt koordinator og individuell plan (IP). Behovet for støttekontakt var stort, men dette ble ikke meldt videre i form av søknad om slik.

Det ble ved tilsynet konkludert med to avvik:

  • Kommunen sikrer ikke oppfyllelse av brukernes rett til IP.
  • Kommunen sikrer ikke oppfyllelse av brukernes rett til støttekontakt.

Dato: 5.juni 2007

Anne-Sofie Syvertsen
revisjonsleder
Bjørn Vidar Gundersen
revisor

 

 

Lasse Svenstrup Andersen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Tvedestrand kommune i perioden 27. februar – 5.juni 2007 . Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Aust-Agder gjennomfører i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Helsetilsynet.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Tvedestrand kommune har en befolkning på ca 5.800 innbyggere, den er stor i utstrekning og størstedelen bor i de sentrumsnære områder. Kommunen er organisert i fagetater, der alle helse- og omsorgstjenester (inkl praktisk bistand, støttekontakt og avlastning) ligger under helse- og omsorgssjefen. Hjemmebaserte tjenester utføres i fire soner, men psykiatrisk sykepleietjeneste er en samlet tjeneste for kommunen. Sosialtjenester er lagt til Nav-kontoret. Kommunen har pilotstatus, og Nav-kontoret ble etablert høsten 2006. Leder tiltrådte 1.12.2006.

DPS Aust-Agder har en avdeling i Tvedestrand, lokalisert til samme bygg som helse- og omsorg har kontorer.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 27. februar. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Gjennomgang av bruker / pasientmapper ble gjennomført 27. mars.

Åpningsmøte ble avholdt 2. mai.

Intervjuer
20 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 3. mai.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsyn var kommunens planlegging, gjennomføring og oppfølging av tiltak og tjenester til personer med alvorlig psykisk sykdom. Brukermedvirkning, koordinering, individualisering og faglig forsvarlighet har vært gjennomgående perspektiver i vurderingen i alle tre fasene. Tilsynet omfattet både sosiale tjenester og helsetjenester. Sentralt i tilsynet sto samhandling mellom aktørene i kommunen.

5. Funn

Oppstartfasen

  • Behov for individuell plan (IP) ble identifisert og meldt til systemkoordinator, men det kunne ta lang tid (1/2 år, og opptil 1 år) før koordinator ble oppnevnt.
  • Det var opp til ansatte selv å vurdere om de ville påta seg oppgaven som koordinator.
  • Behovet for støttekontakt ble i nesten alle intervjuene vurdert til å være stort og uløst. Allikevel ble dette ikke meldt videre som søknad under en erkjennelse av det ikke var mulig å finne en slik.
  • Brukermedvirkning synes godt ivaretatt på individnivå.

Iverksettingsfasen

  • Kommunen er liten og oversiktelig. Samtidig fremstår tjenestene isolerte og det er ingen tiltak på systemnivå som sikrer forankring av det tverrfaglige samarbeidet og evaluering av dette.
  • Arbeidet med IP må avvente inntil de finner en koordinator. Kommunen behandler således i realiteten ikke søknad om IP før de ser seg i stand til å tilby denne. I mellomtiden blir bruker tilbudt en kontaktperson som de kan forholde seg til.
  • System og rutine omkring opplæring og faglig oppfølging av koordinatorer var tydelig, strukturert og godt kjent blant virksomhetens ansatte. Systemkoordinator har fagansvar i oppfølgingsfasen. Ansatte så ikke at ledere hadde noen rolle i forhold til å påse at fremdriften og innholdet i planarbeidet var i henhold til kommunens retningslinjer for arbeidet.
  • I 7 av de 21 saksmappene som Helsetilsynet gikk gjennom var det ikke oppnevnt koordinator til tross for at det var store, sammensatte og langvarige behov og uten at det fremgikk at søker hadde avslått tilbud om IP.

Oppfølgingsfasen

  • Koordinatorene hadde vanskelig for å sette av tid til å ajourføre IP.
  • Evaluering av tjenestetilbudet var i varierende grad fastsatt og/eller gjennomført.
  • Ovenstående leder til følgende

Avvik:


Kommunen sikrer ikke oppfyllelse av brukernes rett til IP.

Avvik fra kommunehelsetjenestelovens §1-3a jf §6-2a, sosialtjenestelovens 4-3a samt forskrift om internkontroll i helse– og sosialtjenesten §4.

Avvik:

Kommunen sikrer ikke oppfyllelse av brukernes rett til støttekontakt.

Avvik fra sosialtjenestelovens kap 4-2c.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kommunen har beskrevet et internkontrollsystem. Avviksmelding omkring medikamenthåndtering og trusler og vold mot ansatte var godt innarbeidet. Utover dette var det uklart for ansatte hva man forsto med uttrykket ”uønskede hendelser” og hva som var å anse for avvik. Vi fant ikke dokumentert at avvikssystemet brukes til systematisk forbedringsarbeid.

Det var kjent blant alle, både ansatte og ledere, at det var lang ventetid på å få utnevnt koordinator og utarbeidet IP.

7. Regelverk

  • Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten
  • Lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv
  • Lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene
  • Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasientrettigheter
  • Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
  • Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • Forskrift av 23. desember 2004 nr. 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • Forskrift av 28. juni 2001 nr. 765 om habilitering og rehabilitering
  • Forskrift av 27. juni 2003 nr. 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten
  • Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
  • Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

Fra kommunen:

  • Godkjenning av søknad om deltakelse i Partnerskap for Folkehelse (politisk behandling)
  • Opptrappingsplan psykisk helse 2007 – 2010. Vedtatt av kommunestyret, 12.12.06
  • Boligsosial handlingsplan for Tvedestrand kommune
  • IP – informasjon
  • IP – informasjon til bruker
  • IP – ordningen, veileder
  • IP – faser i koordinering
  • IP – slik gjør vi det
  • IP – prosedyrekart
  • IP – stikkord til hjelp i målavklaring
  • IP – kommunikasjonsprosessen i målavklaring
  • IP – å komme i gang med målavklaring IP – evaluering 2004 : Ansvar og oppgaver ledere for tjenester til barn/unge med langvarige, sammensatte behov pr. 26.11.2004
  • IP – arenasirkelen
  • IP – skjema
  • IP – logg
  • IP – møtereferat ( skjema)
  • IP – prosessplan
  • IP – samtykkeerklæring
  • IP – dokumentstyring
  • IP – koordinatorkompetanse
  • IP – målavklaring og verdier
  • IP – prinsipper for organisering av tverrfaglig samarbeid
  • IP – rollebeskrivelse
  • IP – oversikt over veiledning, verktøy i planarbeidet og prosedyrer

Kommunens kvalitetssystem, 12 mapper:

  • Grunnlagsdokumentasjon
  • Personalpolitiske retningslinjer
  • Div avtaler
  • Beredskap, planer, prosedyrer
  • Skjema
  • Rapporter (årsrapporter, vernerunder med mer)
  • Diverse administrative prosedyrer
  • Diverse informasjon
  • Kompetanseplaner / kompetanseoppbygging
  • Metodebok
  • Økonomistyring
  • Melding om avvik og korrigerende tiltak (tom mappe)

Fra Nav:

  • Virksomhetsorganisering: inndeling i arbeidslag og kontaktpersoner
  • Kompetanseplan
  • Markedsplan
  • Bransjeoversikt
  • Arbeidsdeling – arbeidslag
  • Nødhjelps-prosedyrer: Intern rutine, brukerinformasjon, søknadsskjema

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Aust-Agder:

  • Revisjonsvarsel 27. februar
  • Dokumentasjon fra kommunen mottatt 15. mars
  • Intervjuplan sendt kommunen 13. april
  • Dokumentasjon fra Nav 21. og 23. april

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Jarle Bjørn Hanken

Rådmann

X

X

X

Jan Dukene

Ordfører

X

X

X

Helen Tveide

Leder miljøarb.tjenesten / fung.systemkoordinator

X

X

X

Berit Nilsen

Ass.omsorgssjef

X

X

 

Sigfrid Baasland

Nav-leder

X

X

 

Anne Bente Kleppen

Veileder mottak, Nav

X

X

X

Fredrik Sørvig

Veileder oppfølging, Nav

X

X

 

Grete Øyen

Ledende helsesøster

X

X

X

Inger Johnsen

Soneleder, hjemmetjenestene

X

X

 

Ragna Marie Haugland

Soneleder, hjemmetjenestene

X

X

X

Torill Skår

Helse- og omsorgssjef

 

X

X

Inger Lise Gundersen

Hjemmehjelper

X

X

X

Elin Nodland

Hjemmehjelper

X

X

X

Ann Kristin Andersen

Miljøarbeider

X

X

X

Grete Mo

Miljøarbeider

X

X

X

Turid Byvold

Psykiatrisk sykepleier

X

X

X

Karin Nævstad

Psykiatrisk sykepleier

X

X

 

Inger Homme

Koordinator

 

X

X

Hilda Brit Evensen

Koordinator

 

X

X

Bodil Aasvang Olsen

Lege

 

X

 

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Anne-Sofie Syvertsen, fylkeslege, revisjonsleder
Bjørn Vidar Gundersen, revisor
Lasse Svenstrup Andersen, revisor
Ellen Jacobsen Grunnsvoll, observatør