Helsetilsynet

Fylkesmannen i Aust-Agder

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Systemrevisjonen omfattet følgende område:

  • Kommunens praksis ved tildeling av midlertidig bolig til personer som er bostedsløse.
  • Om midlertidig husvære tilfredsstiller kvalitetskrav til midlertidig bolig.
  • Om kommunen har et forsvarlig tjenestetilbud til personer som er bostedsløse.

Tilsynet er en del av Fylkesmannens planlagte virksomhet for 2008. Ved planlegging av tilsyn søker en å legge en risiko og sårbarhetsanalyse til grunn. På bakgrunn av medieoppslag, innkomne klagesaker og andre henvendelser har en vurdert at midlertidig botilbud er et område med stor risiko for svikt.

Ved tilsynet ble det konstatert at SOS Natthjemmet som Arendal kommune har en driftsavtale med, ikke tilfredsstiller kravene til midlertidig bolig. Dette baseres blant annet på at tilbudet bare er tilgjengelig på kveld og natt, og at tilbudet ikke er i stand til å ivareta beboeres rett på privatliv.

Arendal kommune har god oversikt over hvilke personer som er bostedsløse i kommunen. En stor majoritet av de personer som er bostedsløse har omfattende rusmiddelproblematikk og til dels alvorlig psykisk sykdom. Dette medfører at et midlertidig botilbud i mange tilfeller også må ledsages av et helhetlig og koordinert tjenestetilbud.

I Arendal er det veileder ved Nav kontoret som har ansvar for å koordinere bolig og tjenestetilbudet rundt den enkelte bruker.

Miljøarbeidertjenesten har et særlig ansvar for å bistå den enkelte med praktiske gjøremål. Både Nav kontor og miljøarbeidertjenesten har over tid hatt en presset bemanningssituasjon grunnet sykefravær og vakanser. Man fant at Arendal kommune og Nav kontoret har betydelige styrings utfordringer for å sikre at det avsettes tilstrekkelig med ressurser til oppfølging av bostedsløse, og at ressursene blir utnyttet på en effektiv måte.

Ved tilsynet ble det konstatert et avvik:

Arendal kommune sikrer ikke at tjenestemottakere som er i behov av midlertidig husvære mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter sosialtjenestelovens § 4-5.

Dato: 9. mai 2008.

Rådgiver Bjørn Vidar Gundersen
revisjonsleder
Avdelingsdirektør Anne Sofie Syvertsen
revisor

 

 

Ass. Direktør Ester Hassel
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Arendal Kommune i perioden 19.02.08 — 22.04.08.

Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen i Aust-Agder gjennomfører i inneværende år

Fylkesmannen i fylket er etter lov omsosiale tjenester § 2-6 gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens virksomhet etter kapitlene 4, 4A, 6 og 7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • Hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter.
  • Tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres.
  • Tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Arendal er fylkeshovedstad og har ca 40 000 innbyggere. Kommunen har organisert sin virksomhet i ytre tjenesteenheter hvor enhetsleder har fag-, økonomi og personalansvar. Rådhusorgansisasjonen er organisert i nettverk og arbeidslag. Nettverkene og arbeidslagene ledes av 4 ledere i ett driftslag. Disse har økonomi- og personalansvar, mens fagansvaret ligger i nettverkene / arbeidslagene. Driftslaget og enhetsledere rapporterer til rådmannen.

I 2007 ble det etablert Nav kontor i kommunen. Nav kontoret har blant annet ansvar for følgende oppgaver hjemlet i sosialtjenesteloven:

  • Råd og veiledning.
  • økonomisk sosialhjelp.
  • Tjenester til rusmiddelmisbrukere.
  • Tildeling av midlertidig bolig.

Nav kontoret er organisert i 6 oppfølgingsteam, 2 serviceteam, i markedsteam, i ungteam, His prosjekt/TIO og flerkultur. Det enkelte oppfølgingsteam er sammensatt av medarbeidere med ulik kompetanse og er således i stand til å yte tjenester og fatte beslutninger innenfor hele Nav kontorets ansvarsområde. Det er en målsetting at medarbeiderne i oppfølgingsteam skal opparbeide seg kompetanse slik at de kan jobbe på tvers av fagområdene. Imidlertid er ikke dette gjennomført slik at det er kommunalt ansatte som har ansvar for de sosialfaglige oppgavene ved kontoret. Det er medarbeidere (veileder) i oppfølgingsteam som har ansvar for å fatte vedtak og skaffe til veie midlertidig husvære for personer som har behov for dette. \/eileder oppfølging har også ansvar for å koordinere tjenestetilbudet til bostedsløse.

Etter en omorganisering er Miljøarbeidertjenesten nylig blitt organisert som et team i Nav kontoret.

Miljøarbeidertjenesten yter oppfølgingstjenester til personer med psykisk sykdom og/eller rusmiddelproblematikk. Mye av oppfølgingsarbeidet er knyttet til utfordringer rundt mestring av bosituasjonen. Miljøarbeidertjenesten yter tjenester til personer i varige og midlertidige boliger.

Både Nav kontoret og miljøarbeidertjenesten har hatt redusert kapasitet det siste halve året. Dette skyldes blant annet et høyt sykefravær, ubesatte stillinger, høyt aktivitetsnivå på opplæring og en krevende omorganiseringsprosses.

Kommunens midlertidige botilbud består i hovedsak av 4 kommunale miniboliger og AS Natthjemmet som kommunen har en driftsavtale med. AS Natthjemmet tilbyr overnatting og måltider hele året, og er åpent mellom kl. 20.00 til kl. 10.00. For bostedsløse familier benyttes i hovedsak campinghytter og lignende som midlertidig løsning. Hotell har også blitt benyttet.

Kommunens IKT fagsystemer Gerica og Socio er blitt oppgradert med Bokart modul, denne er ikke tatt i bruk. I stedet har kommunen tatt i bruk et eget registreringssystem som gir en oversikt over personer i kommunen som ikke har en tilfredsstillende bosituasjon.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt den 19.02.2008.

Åpningsmøte ble avholdt 22.04.08.

Intervjuer
7 personer ble intervjuet.

Dokumentasjon
Oversikt over dokumentasjon som virksomheten har oversendt og dokumenter som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Befaring
Det ble gjennomført befaring ved AS Natthjemmet og kommunens miniboliger.

Sluttmøte ble avholdt den 22.04.08.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsyn var kommunes praksis ved tildeling av midlertidig husvære til personer som er bostedsløse. Oversikt over bostedsløse personer i Arendal og erfaringer fra andre kommuner viser at bostedsløse i all hovedsak er personer som er godt kjent av ulike tjenester i kommunen og at dette er brukere med behov for langvarige og koordinerte tjenester. Viktige perspektiver i vurderingen har derfor vært om personer ved tildeling av midlertidig husvære får et bosted som er av tilfredsstillende kvalitet og et forsvarlig tjenestetilbud, herunder tilbud om individuell plan. En har videre hatt et fokus på om tiltak og tjenester vedtaksfestes slik at viktige rettsikkerhetsprinsipper blir ivaretatt.

5. Funn

Det ble ved gjennomgang av saksmapper ikke funnet noen individuelle planer (I) som var i aktiv bruk. Det ble heller ikke funnet dokumentasjon på at IP var tilbudt den enkelte bruker. Intervjuer bekrefter at IP i liten grad blir tilbudt til målgruppen.

Befaring bekrefter at Natthjemmet ikke tilfredsstiller kravet til midlertidig bolig, og kan således ikke benyttes ut over en svært begrenset periode.

Det er ulike oppfatninger i organisasjonen om miniboliger er et midlertidig tilbud, og evt. hvilken varighet et slikt botilbud skal ha. Dette har betydning for hvordan det arbeides rundt den enkelte bruker som er i dette botilbudet.

Det forligger ikke en stillingsbeskrivelse for miljøarbeidertjenesten.

Vedtak om oppfølging (miljøarbeidertjenesten) er ufullstendig utformet både hva gjelder tjenestens innhold og hvilke fakta vedtaket bygger på.

Det er uklart både for de ansatte ved Nav og miljøarbeidertjenesten hva som ligger i de døgnkontinuerlige oppfølgings/ tilsynstjenestene det er fattet vedtak om ved tildeling av midlertidig botilbud.

Ressurser og arbeidsoppgaver for miljøarbeidertjenesten mangler styring. Det fremkom under intervju at det uklart for de ansatte hvordan tjenester fra miljøarbeidertjenesten blir tildelt og vurdert. Oppdragene kommer fra ulike instanser, og det blir i noen tilfeller ikke fattet vedtak om tjenestene. Miljøarbeidetjenesten er delvis finansiert med øremerkede tilskuddsmidler. I 2007 hadde tjenesten om lag en million kroner i ubrukte tilskudds midler til tross for uløste oppgaver.

Saksmapper viser at det ikke foretas en systematisk kartlegging av brukers bolig og bistandsbehov, intervju bekrefter dette.

Oppfølgingsarbeidet rundt den enkelte bruker er svært avhengig av den enkelte veileder på Nav kontoret. Ved sykdom/fravær har dette arbeidet i enkelte tilfeller stoppet opp.

Det er ulike oppfatninger mellom tjenesteytere om hvilke behov den enkelte bruker har. Det fremstår også som uklart hvem som har ansvar for å koordinere arbeidet for å få til helhetlige tjenester. Disse forhold medfører at arbeidet rundt enkelte brukere blir lite målrettet.

Ovenstående leder til følgende avvik:

Arendal kommune sikrer ikke at tjenestemottakere som er i behov av midlertidig husvære mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter sosialtjenestelovens § 4-5.

6. Regelverk

  • Lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv.
  • Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker.
  • Forskrift av 23. desember 2004 nr. 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven.
  • Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.
  • Rundskriv U-5/2003, Veileder for kvalitetskrav til midlertidig husvære etter lov om sosiale tjenester § 4-5.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Generell informasjon om organiseringen av Nav Arendal.
  • Organisasjonskart Nav Arendal.
  • Hovedoppgavene knyttet til ledernivået ved Nav Arendal.
  • Delegasjon av myndighet i henhold til bestemmelser i Lov om sosiale tjenester.
  • Administrativt delegasjonsreglement.
  • Rutine beskrivelse for inntak, ansvar og oppfølging av miniboligene ved SOS Natthjemmet samt ordinært natthjemstilbud.
  • Boligsosial handlingsplan for Arendal kommune.
  • Bystyresak knyttet til tiltak for bostedsløse.
  • Sak i komité for omsorg som viser fremtidig organisering av boligforvaltningen i Arendal, inklusive aktuelle tiltak for bostedsløse.
  • Internt notat som viser aktuell oppfølging av bystyrets vedtak 273/07, og notat etter drøftingsmøte med husbanken.
  • Avtale SOS Natthjemmet.
  • Oversikt personer som i dag utfører arbeid i tilknytning til tildeling av midlertidig bolig i varierende grad.
  • Oversikt personer som i varierende grad utfører arbeid i tilknytning til oppfølging av brukere i midlertidig botilbud.
  • Oversikt over de personer som har eller ikke har et boligtilbud. Dokumentet er et arbeidsredskap som benyttes i forbindelse med, tilrettelegging og oppfølging av den enkelte bruker.
  • Kopi av de fire siste vedtak om tildeling av midlertidig bolig.
  • Uttalelse fra LMS vedr. Arendal kommunes tilbud til bostedsløse.
  • Uttalelse fra Rusfri vedr. Arendal kommunes tilbud til bostedsløse.
  • Uttalelse fra LPP vedr. Arendal kommunes tilbud til bostedsløse.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 8 klientmapper/journaler.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen i Aust-Agder:

  • Revisjonsvarsel.
  • Dokumentasjon mottatt.
  • Kopi av brev sendt til bruker/pårørendeorganisasjoner.
  • Intervjuplan, dagsorden og anmodning om journaler oversendt.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Harald Danielsen

Rådmann

X

X

X

Geir Svendsen

Nav leder

X

X

X

Merethe Irdem

Veileder oppfølging Nav

X

X

X

Frøydis Tetlie

Veileder oppfølging Nav

X

X

X

Ida Thorsteinsen

Miljøarbeider

X

X

X

Laila Vikse

Miljøarbeider

X

X

X

Sigfred Nilsen

Team leder Nav

X

X

X

Olav Myklebust

Rådgiver Boligkontoret

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Avdelingsdirektør Anne Sofie Syvertsen (Revisor)
Ass. Direktør Ester Hassel (Revisor)
Rådgiver Bjørn Vidar Gundersen (Revisjonsleder)
Rådgiver Anne Stiansen (observatør)