Helsetilsynet

Fylkesmannen i og Helsetilsynet i Aust-Agder

Oppfølging av tilsynet
I dette tilsynet ble det ikke funnet avvik fra lov eller forskrift. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Aust-Agder og Helsetilsynet i Aust-Agder gjennomførte i perioden 11.02.08 – 27.06.08 tilsyn med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til barn i Evje og Hornnes kommune.

Tilsynet omfattet tjenester og tiltak til utsatte barn i skolepliktig alder og ved overgangen fra barn til voksen. Tilsynet undersøkte om de tre kommunale tjenestene ved behov samarbeider om å gi utsatte barn rette tiltak og tjenester til rett tid.

Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 initiert av Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn.

Det ble ikke funnet noen avvik.

Det ble gitt en merknad:

Kommunen bør sikre ytterligere tverretatlig samarbeid gjennom faste rutiner, og med en tydelig forankring i kommunens ledelse.

Dato: 27.06.08

Lasse Svenstrup Andersen
revisjonsleder
Ellen Jakobsen Grunnsvoll
revisor

 

 

Hans Ganes
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 11.02.08 – 27.06.08 gjennomført av Fylkesmannen i Aust-Agder og Helsetilsynet i Aust-Agder. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til utsatte barn i skolepliktig alder og med overgangen av ansvaret for tjenester fra kommunalt barnevern til kommunal sosialtjeneste ved 18 eller 23 års alder.

Dette tilsynet omfatter både barneverntjenester etter barnevernloven og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen samt helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Svikt oppstår ofte der flere tjenester og lovverk har tilgrensende eller overlappende formål og oppgaver. Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har tilsynserfaring som tilsier at oppmerksomhet må rettes mot tjenester til de brukere som har behov for samordnede tjenester. De barna som har behov for tjenester fra barnevern, helsetjenester og/eller sosialtjenester er sårbare og barna kan få sin situasjon betydelig forverret hvis kommunene ikke klarer å møte behovene og rettighetene deres på en helhetlig måte.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten skal omhandle eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Evje og Hornnes kommune ligger nederst i Setesdal og har i overkant av 3000 innbyggere. Kommunen har hatt utfordringer i forhold til omstillinger etter at Evjemoen militærleir ble lagt ned for få år siden. Kommuneøkonomien er stram. Kommunen har foruten grunnskoler også en videregående skole med internat hvor det går elever fra de omliggende kommuner.

Kommunen er organisert i en to-nivåmodell med sentraladministrasjon og 11 enheter. Forebyggende og rehabiliterende enhet inneholder bl.a. skolehelsetjenesten og helsestasjonsvirksomheten, samt psykiatrisk tilbud til voksne i kommunen. Enhet for sosial og barneverntjenester omfatter også flyktingetjenesten. Kommunen har ikke samordnet sosialtjenesten i Nav enda, men dette er under forberedelse. Det vil bli ett Nav kontor for hele Setesdalsregionen. Det er også igangsatt arbeid for å få et interkommunalt barnevernssamarbeid i samme region.

Sosial og barnevern har en flyktningekonsulent, en ansatt i sosialtjenesten og to i barneverntjenesten hvor den ene av disse i hovedsak jobber som familieterapeut både som et tiltak etter lov om barneverntjenester og som et tiltak som springer ut av helsestasjonsvirksomheten. Enhetsleder har også saksbehandlingsansvar både innenfor lov om sosiale tjenester og lov om barnevern.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 11.02.08. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 14. mai og var todelt. I første del snakket tilsynsmyndigheten med andre aktører enn de det ble ført tilsyn med. Disse var i hovedsak fra skolesektoren. I andre bolk var det også folk til stede som vi senere skulle føre tilsyn med, og her ble det gitt opplysninger om tilsynet generelt til aktørene.

Åpningsmøte ble avholdt 11.06.08

Intervjuer

11 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 12.06.08.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunens helse- sosial og barneverntjenester, som har kontakt med utsatte barn og unge i skolepliktig alder, sikrer at de får nødvendig og rett hjelp til rett tid og på en samordnet måte. Tilsynet omfattet også undersøkelse av om barnevern- og sosialtjenesten samarbeider om tilrettelegging av overgangen mellom de to tjenestene ved 18 – 23 år. Dette ble gjort ved å undersøke om det fra kommunenes side legges til rette for at tjenestene gir nødvendig hjelp etter lovgivningen, og om kommunen sikrer dette ved oppfølgning og kontroll av om kommunens praksis er i samsvar med dens plikter.

Tilsynet undersøkte nærmere om tjenestene og utøverne hadde tilstrekkelig kunnskap om hverandres oppgaver, rammer og tjenestetilbud slik at de ved behov samarbeider om å fange opp og utrede de utsatte barna.

Videre omfattet tilsynet undersøkelse av om tjenestene i tilstrekkelig grad bruker og informerer hverandre og samarbeider når det er behov for det. Som en del av dette ble det underøkt om det fantes rutiner for samarbeid, faste møtetidspunkt, klar og kjent oppgavefordeling og lignende. Det ble undersøkt om det gjennomføres medisinske undersøkelser ved behov, og om sosialtjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtjenestene yter stønad eller bistand til familier.

Det ble videre undersøkt om de tre kommunale tjenestene ivaretar individuell planlegging ved utarbeidelse av henholdsvis tiltaksplaner etter barnevernloven og individuelle planer etter helse- og sosiallovgivningen. Tilsynet undersøkte også om de tre tjenestene ved behov samarbeider om tilrettelegging og gjennomføring individuelle planer og tiltaksplaner.

Tilsynet omfattet om de samlede tjenestene og tiltakene til det enkelte barn blir kontinuerlig evaluert. Det ble undersøkt nærmere om evalueringene omfatter om barn og foreldre medvirker ved evalueringer av tjenester og tiltak, om man møtes som avtalt, om de ressurser som er besluttet brukt faktisk settes inn, om det er klart hvem som har påtatt seg ansvar for hvilke oppgaver, konsekvenser av omorganiseringer og oppgaveendringer og om man har nådd de mål som var utgangspunktet for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte videre om kommunene i god tid forbereder, og ved behov gjennomfører, overgang fra barnevern til sosialtjeneste ved 18 – 23 års alder sammen med den aktuelle ungdommen

Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunens ledelse følger med på at tjenestene samarbeider om utsatte barn og overgangen mellom barnevern og sosialtjeneste. Det ble for eksempel undersøkt om kommunen overvåker at vedtatte tiltak, prosedyrer og oppgavefordeling er gjennomført i praksis, om tjenestene har så god kjennskap til hverandre at de bruker hverandre ved behov, om det er vurdert hvilke områder i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om de overvåker om tjenestene fungerer som forutsatt og at tiltaksplaner og individuelle planer evalueres. Det ble også sett på om kommunen har oversikt over klager på de tre tjenestene og anvender disse til forbedring av tjenestene.

Tilsynet undersøkte om kommunen har lagt til rette, ved ansettelser, kartlegging av ansattes kompetanse, opplæringstiltak og lignende, for at ansatte i de tre tjenestene har tilstrekkelig kompetanse til å kunne samarbeide ved behov. Det ble også undersøkt om det er tilrettelagt for bruk av kvalifiserte tolker når det er nødvendig.

Tilsynet undersøkte om kommunen har dokumentasjonssystemer som ivaretar behovet for informasjon om tjenester og tiltak som grunnlag for samarbeid mellom tjenestene.

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik.

Det ble gitt en merknad:

Kommunen bør sikre ytterligere tverretatlig samarbeid gjennom faste rutiner, og med en tydelig forankring i kommunens ledelse.

Merknaden baserer seg på følgende:

  • Kommunen har i sine rutinebeskrivelser nedfelt at kjerneteam skal sikre tverretatlig samarbeid mellom PPT, barnevern, kompetansesenteret og helsestasjon. Dette har i lengre tid fungert dårlig, og deltakerne har selv ønsket en revitalisering og ny organisering av dette forumet.
  • Det skal være tiltaksplaner for alle barn i tiltak fra barneverntjenesten. Så er ikke tilfelle med alle barn i hjelpetiltak i dag, men det arbeides målrettet for å få dette på plass.
  • Rutiner knyttet til meldinger til barnevernstjenesten/tilbakemeldinger fra barneverntjenesten på meldinger er mangelfulle og kan bedres.

Kommentar:

Kjerneteamet er ikke tenkt som et samarbeidsorgan knyttet til hjelp til enkeltindivider, og manglende fungering gir av den grunn ikke grunnlag for avvik.

Til tross for at det ikke var tiltaksplaner i alle hjelpetiltak igangsatt av barneverntjenesten finner en det ikke riktig å gi dette som et spesifikt avvik når tjenestene ser ut til å samarbeide godt om de grupper tilsynet omhandler.

6. Regelverk

  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (bvl.)
  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
  • lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450 (forskrift om helsestasjon og skolehelsetj.)
  • forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven - pasrl.)
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
  • forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
  • lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107 (kommuneloven – koml.)
  • lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart over kommunen og over de enheter det skulle føres tilsyn med.
  • Oversikt over ansatte i de enheter tilsynet omfattet.
  • Tjenestebeskrivelser av samme
  • Delegasjonsreglement for kommunen
  • Kommunens økonomiplan
  • Årsrapporter og årsmeldinger for de enhetene det ble ført tilsyn med
  • Rutinebeskrivelser for relevante tjenester
  • Samtykkeskjemaer for drøfting i flerfaglige fora i kommunen
  • Prosedyrer og årsrapporteringer for opprettelse av ansvarsgrupper
  • Henvisningskjema til kjerneteam
  • Brukerundersøkelse fra 2007 fra helsestasjonen
  • Opplæringsplaner for relevante enheter
  • Internkontrollsystem for relevante enheter og rutinehåndbok for barneverntjenesten

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 10 saker fra barneverntjenesten hvor det var samarbeid med andre relevante instanser
  • 2 saker fra barneverntjenesten vedr overføring mellom barnevern og sosialtjeneste
  • 5 saker fra voksenpsykiatritjenesten
  • 1 sak fra sosialtjenesten vedr økonomisk hjelp til barnefamilie
  • 10 mapper fra helsestasjonen
  • 2 mapper fra ansvarsgrupper
  • Referater fra kjernegrupper

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

  • Varsel om tilsyn
  • Tilsendt dokumentasjon fra virksomheten
  • Beramming av formøte og justering av tilsynsdatoer

Korrespondanse har dels vært på e-post, dels på ordinær post.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Vidar Vestøl

boveileder

x

x

Mari Haugen Abusland

helsesøster

x

x

x

Ingunn Aliz Lauvdal

Ledende helsesøster

x

x

x

Gro Solsbakk

familieterapeut

x

x

Elisabeth Valsgard

enhetsleder

x

x

x

Jon Øyvind Evje

enhetsleder

x

x

x

Marie Louise Johnsen

Barnevernkonsulent

x

x

Linea Sjøberg

Psyk. sykepleier

x

Cecilie Høyåsen

Kommune-fysioterapeut

x

x

Elisabeth Leifsen

Flyktningekonsulent

x

Jens Arild Johannessen

rådmann

x

Michael Vester

kommunelege

x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Lasse Svenstrup Andersen revisjonsleder
Ellen Jakobsen Grunnsvoll revisor
Hans Ganes revisor