Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Aust-Agder

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Aust-Agder gjennomførte i perioden 06.02.08 – 27.06.08 tilsyn med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til barn i Froland kommune.

Tilsynet omfattet tjenester og tiltak til utsatte barn i skolepliktig alder og ved overgangen fra barn til voksen. Tilsynet undersøkte om de tre kommunale tjenestene ved behov samarbeider om å gi utsatte barn rette tiltak og tjenester til rett tid. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 08 initiert av Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn.

Følgende ble verifisert under tilsynet: Dokumentasjonen (journaler/mapper) fra tjenestene fremstod som oversiktlig og inneholdt de nødvendige opplysninger. Man har fokus på barn i voksenpsykiatrien, og psykososialt team synes å ivareta barnas behov det dette kommer inn i sakene. Hjemmekonsulent benyttes av mange som en tidlig veiledning i familier med problemer. Koordinerende enhet for barn sørger for at individuell plan utarbeides til barn med funksjonshemming.

Det ble funnet to avvik:

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke reell anonymitet ved interne drøftinger mellom skolehelsetjeneste, sosialtjenesten og barnvern.

Avvik 2:

Kommunen sikrer ikke samarbeidet mellom aktuelle tjenesteytere til barn. Det fører til at man ikke alltid klarer å yte rett tjeneste til rett tid.

Dato:

Lasse Svenstrup Andersen
revisjonsleder
Hans Ganes
revisor

 

 

Ellen J. Grunnsvoll
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 06.02.08 – 27.06.08 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Aust-Agder. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 08 med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til utsatte barn i skolepliktig alder og med overgangen av ansvaret for tjenester fra kommunalt barnevern til kommunal sosialtjeneste ved 18 eller 23 års alder.

Dette tilsynet omfatter både barneverntjenester etter barnevernloven og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen samt helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Svikt oppstår ofte der flere tjenester og lovverk har tilgrensende eller overlappende formål og oppgaver. Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har tilsynserfaring som tilsier at oppmerksomhet må rettes mot tjenester til de brukere som har behov for samordnede tjenester. De barna som har behov for tjenester fra barnevern, helsetjenester og/eller sosialtjenester er sårbare og barna kan få sin situasjon betydelig forverret hvis kommunene ikke klarer å møte behovene og rettighetene deres på en helhetlig måte.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Froland er en innlandskommune med ca 4800 innbyggere. Kommunen er nabokommune til Arendal kommune.

Kommunen er organisert i en tonivåmodell med 11 enheter. Det er en enhetsleder for sosial og barnevern, en enhetsleder for omsorg og en enhetsleder for helse. Sosialkontoret er ennå ikke integrert i Nav kontoret. Barnevern og sosialkontor er samlokalisert.

Det er fastsatt en rutine for samarbeidsmøter mellom skole, barnevern, skolehelsetjeneste, kalt basis team. Det er også gjennomgående ansvarsgrupper i sammensatte saker.

Det er ikke ansatt SLT koordinator i kommunen.

Barneverntjenesten har den senere tid vært preget av at nøkkelpersonale har vært sykemeldt og at det har vært vikarer i flere stillinger. Kommunen har egen IP koordinator. Kommunen har laget 17 individuelle planer for funksjonshemmede barn.

Kommunen er inne i omfattende omstillingsprosesser bl.a. som ledd i Nav reformen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 06.02.08. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 14.04.08.

Åpningsmøte ble avholdt 06.05.08.

Intervjuer

12 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 08.05.08.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunens helse- sosial og barneverntjenester, som har kontakt med utsatte barn og unge i skolepliktig alder, sikrer at de får nødvendig og rett hjelp til rett tid og på en samordnet måte. Tilsynet omfattet også undersøkelse av om barnevern- og sosialtjenesten samarbeider om tilrettelegging av overgangen mellom de to tjenestene ved 18 – 23 år. Dette ble gjort ved å undersøke om det fra kommunenes side legges til rette for at tjenestene gir nødvendig hjelp etter lovgivningen, og om kommunen sikrer dette ved oppfølgning og kontroll av om kommunens praksis er i samsvar med dens plikter.

Tilsynet undersøkte nærmere om tjenestene og utøverne hadde tilstrekkelig kunnskap om hverandres oppgaver, rammer og tjenestetilbud slik at de ved behov samarbeider om å fange opp og utrede de utsatte barna.

Videre omfattet tilsynet undersøkelse av om tjenestene i tilstrekkelig grad bruker og informerer hverandre og samarbeider når det er behov for det. Som en del av dette ble det underøkt om det fantes rutiner for samarbeid, faste møtetidspunkt, klar og kjent oppgavefordeling og lignende. Det ble undersøkt om det gjennomføres medisinske undersøkelser ved behov, og om sosialtjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtjenestene yter stønad eller bistand til familier.

Det ble videre undersøkt om de tre kommunale tjenestene ivaretar individuell planlegging ved utarbeidelse av henholdsvis tiltaksplaner etter barnevernloven og individuelle planer etter helse- og sosiallovgivningen. Tilsynet undersøkte også om de tre tjenestene ved behov samarbeider om tilrettelegging og gjennomføring individuelle planer og tiltaksplaner.

Tilsynet omfattet om de samlede tjenestene og tiltakene til det enkelte barn blir kontinuerlig evaluert. Det ble undersøkt nærmere om evalueringene omfatter om barn og foreldre medvirker ved evalueringer av tjenester og tiltak, om man møtes som avtalt, om de ressurser som er besluttet brukt faktisk settes inn, om det er klart hvem som har påtatt seg ansvar for hvilke oppgaver, konsekvenser av omorganiseringer og oppgaveendringer og om man har nådd de mål som var utgangspunktet for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte videre om kommunene i god tid forbereder, og ved behov gjennomfører, overgang fra barnevern til sosialtjeneste ved 18 – 23 års alder sammen med den aktuelle ungdommen

Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunens ledelse følger med på at tjenestene samarbeider om utsatte barn og overgangen mellom barnevern og sosialtjeneste. Det ble for eksempel undersøkt om kommunen overvåker at vedtatte tiltak, prosedyrer og oppgavefordeling er gjennomført i praksis, om tjenestene har så god kjennskap til hverandre at de bruker hverandre ved behov, om det er vurdert hvilke områder i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om de overvåker om tjenestene fungerer som forutsatt og at tiltaksplaner og individuelle planer evalueres. Det ble også sett på om kommunen har oversikt over klager på de tre tjenestene og anvender disse til forbedring av tjenestene.

Tilsynet undersøkte om kommunen har lagt til rette, ved ansettelser, kartlegging av ansattes kompetanse, opplæringstiltak og lignende, for at ansatte i de tre tjenestene har tilstrekkelig kompetanse til å kunne samarbeide ved behov. Det ble også undersøkt om det er tilrettelagt for bruk av kvalifiserte tolker når det er nødvendig.

Tilsynet undersøkte om kommunen har dokumentasjonssystemer som ivaretar behovet for informasjon om tjenester og tiltak som grunnlag for samarbeid mellom tjenestene.

5. Funn

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke reell anonymitet ved interne drøftinger mellom skolehelsetjeneste, sosialtjenesten og barnvern.

Hjemmel: barnevernloven § 6-7, sosialtjenesteloven § 8-8 og Helsepersonelloven § 21 flg. Internkontroll: § 4 i ”forskrift om internkontroll i sosial og helsetjenesten” og § 4 i ”forskrift om internkontroll i barneverntjenesten.”

Avviket er basert på følgende:

  • Drøfting i møter og på telefon gjøres selv om man antar at personen blir gjenkjent pga av små forhold.
  • Skjema for samtykke til oppheving av taushetsplikt brukes ikke alltid.
  • Det finnes ulike versjoner av samtykkeskjema for oppheving av taushetsplikten.
  • Det finnes ingen rutiner for hvordan man går frem når denne problemstillingen dukker opp.

Kommentar: I små kommuner vil man regelmessig komme opp i situasjoner der det er risiko for å avsløre identiteten på den man omtaler. Ivaretakelse av brukerens rettigheter til å velge taushet eller samarbeid må respekteres. Dette må ikke forveksles med at lovgiver ikke ønsker samarbeid, og gode rutiner for fremgangsmåten for å sikre samarbeid er derfor meget viktig.

Avvik 2:

Kommunen sikrer ikke samarbeidet mellom aktuelle tjenesteytere til barn. Det fører til at man ikke alltid klarer å yte rett tjeneste til rett tid.

Hjemmel: barnevernloven §§ 3-2 og 3-1 første og annet ledd, sosialtjenesteloven § 3-2 første ledd 2. punktum og § 4-1, jf §§ 4-2 og 4-3, kommunehelsetjenesteloven § 1-3a jf § 2-1. Internkontroll: § 4i ”forskrift om internkontroll i sosial og helsetjenesten” og § 4 i ”forskrift om internkontroll i barneverntjenesten.”

Avviket er basert på følgende:

  • Kommunen følger ikke sine egne rutiner for samarbeid i basisteam, noe som er et hinder for rask ansvarsavklaring og videre samarbeid.
  • Kommunen har ikke egne rutiner eller en etablert fast praksis for tilbakemeldinger til melder fra barnevernet, noe som er et hinder for samarbeid.
  • Kommunen evaluerer ikke tiltak og samarbeidet godt nok.
  • Man samordner ikke tiltaksplaner og individuelle planer
  • Kommunen har ikke iverksatt egne rutiner om kompetansekartlegging og har ikke tilstrekkelig oversikt over behov for opplæring

Kommentar: Det er viktig å gjennomgå og evaluere egne rutiner for samarbeid. Det er utarbeidet klare rutiner for hvordan samarbeid skal foregå, men dette følges ikke opp ute i tjenestene. Dersom de kommunale rutinene ikke blir fulgt, må man gå gjennom dette og vurdere nye samarbeidsstrukturer eller former. Dette bør i en viss utstrekning være skriftliggjorte rutiner, og bør være forankret i kommunens ledelse som har et overordnet ansvar for å følge opp.

6. Regelverk

  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (bvl.)
  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
  • lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450 (forskrift om helsestasjon og skolehelsetj.)
  • forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven - pasrl.)
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
  • forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
  • lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107 (kommuneloven – koml.)
  • lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Orientering og beskrivelse av Sosial- og barneverntjenesten gitt av Jarle Knutsen, brev av 31.03.08
  • Orientering og beskrivelse av Froland helsestasjon/Skolehelsetjenesten gitt av Karin P. Siljehaug 28.03.08
  • Organisasjonskart og oversikt over ansatte i de ulike tjenestene
  • Rutiner for internkontroll i barnevernet
  • Delegasjonsreglement
  • Utkast til kompetanseplan
  • Stillingsbeskrivelser
  • Spørreskjema for oppdragstakere
  • Rutiner for henvisninger til andre instanser / oppfølging av unge ved overføring fra barnevernet til sosialtjenesten
  • Henvisningsskjema PP-tjenesten
  • Referat fra koordinerende enhet for barn
  • Samtykkeskjema/Samtykkeerklæring for Sosial- og barneverntjenesten
  • Brukerundersøkelse i barnevernet
  • Plan for rehabilitering og habilitering i Froland kommune 2006-2012
  • Prosedyre individuell plan
  • Info til bruker av hjemmekonsulent, informasjon til kommunens virksomheter om hjemmekonsulent, samt rutine for henvisning til hjemmekonsulent
  • Info om skolehelsetjenesten, planer og div.
  • Avviksskjema

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

Skolehelsetjenesten – 4 siste saker der det har vært samarbeid med barnevernet.

Sosialtjenesten (sos.kontor – tildeling av økonomisk sosialhjelp) – 4 siste sakene der klienten enten har psykisk lidelse og/eller rusproblematikk og som har daglig omsorg for egne barn i skolepliktig alder/ saker der det er etablert samarbeid med barneverntjenesten.

Sosialtjenesten (sos.kontor): 4 relevante saker fra overganger.

Psykisk helsearbeid for voksne – 4 saker de det gis tjenester foreldre med daglig omsorg for barn i skolepliktig alder.

Hjemmekonsulent – 4 saker som gir disse tjenestene.

Barnevern: 6 siste sakene fra barneverntjenesten der det er etablert samarbeid med en av de andre deltjenestene sosial/helse.

Barneverntjenesten: 3 saker som gjelder overgangen mellom barn/voksen, inntil 23 år:.

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

  • 06.02.08, varsel om tilsyn
  • 19.03.08, brev om formøte
  • 23.04.08, e-post om program
  • 29.04.08, e-post om endringer i program

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Svein Setekleiv

Seniorrådgiver

X

X

Tove Næss

Barnvernkonsulent

X

Elen Mona Sæsbøe

Sosialkonsulent (Psykososialt team)

X

X

Kari Sødal

Helsesøster

X

X

X

Liv Unni Utheim

Hjemmekonsulent

X

X

X

Janne Polle

Barnvernkonsulent

X

X

X

Karin P. Siljehaug

Ledende helsesøster

X

X

X

Thomas Bergquist

Kommunelege, leder Helse

X

X

X

Nora Gauslå

Sosialkonsulent

X

Aslaug Berg

Flyktningkonsulent

X

Turid Rasmussen

Leder omsorg

X

X

Jarle Knutsen

Sosial- og barnevernleder

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Lasse Svenstrup Andersen, revisjonsleder
Hans G. Ganes
Ellen Jacobsen Grunnsvoll