Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Aust-Agder

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Aust-Agder gjennomførte i perioden 06.02.08 – 27.06.08 tilsyn med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til barn i Grimstad kommune.

Tilsynet omfattet tjenester og tiltak til utsatte barn i skolepliktig alder og ved overgangen fra barn til voksen. Tilsynet undersøkte om de tre kommunale tjenestene ved behov samarbeider om å gi utsatte barn rette tiltak og tjenester til rett tid.

Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 initiert av Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn.

Det ble funnet ett avvik:

Kommunens samarbeid rundt barn og unge er ikke tilstrekkelig planlagt, tilrettelagt eller fulgt opp. Taushetsplikten blir ikke forvaltet slik at den fremmer samarbeid. Det er risiko for at enkelte barn ikke får rett tjeneste til rett tid.

Dato: 27.06.08

Lasse Svenstrup Andersen
revisjonsleder
Hans G. Ganes
revisor

 

 

Ellen J. Grunnsvoll
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 06.02.08 – 27.06.08 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Aust-Agder. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til utsatte barn i skolepliktig alder og med overgangen av ansvaret for tjenester fra kommunalt barnevern til kommunal sosialtjeneste ved 18 eller 23 års alder.

Dette tilsynet omfatter både barneverntjenester etter barnevernloven og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen samt helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Svikt oppstår ofte der flere tjenester og lovverk har tilgrensende eller overlappende formål og oppgaver. Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har tilsynserfaring som tilsier at oppmerksomhet må rettes mot tjenester til de brukere som har behov for samordnede tjenester. De barna som har behov for tjenester fra barnevern, helsetjenester og/eller sosialtjenester er sårbare og barna kan få sin situasjon betydelig forverret hvis kommunene ikke klarer å møte behovene og rettighetene deres på en helhetlig måte.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Grimstad er Aust-Agders nest største kommune med ca. 20 000 innbyggere. Kommunen har opplevd befolkningstilvekst de siste årene.

Kommunen ble omorganisert med virkning fra 01.01.05. Barnevern- og sosial er organisert i en enhet fram til deler av sosialtjenesten skal inn i Nav. Helseenheten består av fysioterapi- og ergoterapitjeneste, kommunelege, Brannstasjonen legesenter, helsestasjon/skolehelsetjeneste (med hjemmekonsulent) og familiesenteret. Psykisk helsetjeneste for voksne befinner seg i enhet for hjemmetjenester. Det er en kommunalsjef for helse/sosial.

Familiesenteret er et lavtersketilbud. Brukere kan selv ta kontakt med senteret som blant annet tilbyr samtaler og veiledning til barn, ungdom og foreldre. Kurs og gruppetilbud er og en del av virksomheten.

SLT – koordinatoren jobber med rutiner for overganger i kommunen, for eksempel overgang barnehage/skole. Det er ønske om å starte med ungdomskontrakter og koordinatoren er med i et nyopprettet familievoldteam i samarbeid med politi, familiesenter og barnevern.

Bestillerenheten ved systemkoordinator tar imot søknader om individuell plan. Enhetsledere for aktuell tjeneste skal finne koordinator for brukeren.

Hjemmekonsulentene administreres av ledende helsesøster. Hjemmekonsulenten bidrar med praktisk hjelp og veiledning i småbarnsfamilier. Tjenesten er i utgangspunkt begrenset til fem besøk pr. familie, men kan utvides der det anses nødvendig.

Kommunen har etablert rutiner for basisteam i skolene. Teamene skal bestå av representanter fra skole/barnehage, PP-tjenesten, barnevern og helsesøster. Intensjonen er tidlig identifisering og iverksetting av tiltak.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 06.02.08.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 13.05.08.

Åpningsmøte ble avholdt 27.05.08

Intervjuer

20 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 29.05.08

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunens helse- sosial og barneverntjenester, som har kontakt med utsatte barn og unge i skolepliktig alder, sikrer at de får nødvendig og rett hjelp til rett tid og på en samordnet måte. Tilsynet omfattet også undersøkelse av om barnevern- og sosialtjenesten samarbeider om tilrettelegging av overgangen mellom de to tjenestene ved 18 – 23 år. Dette ble gjort ved å undersøke om det fra kommunenes side legges til rette for at tjenestene gir nødvendig hjelp etter lovgivningen, og om kommunen sikrer dette ved oppfølgning og kontroll av om kommunens praksis er i samsvar med dens plikter.

Tilsynet undersøkte nærmere om tjenestene og utøverne hadde tilstrekkelig kunnskap om hverandres oppgaver, rammer og tjenestetilbud slik at de ved behov samarbeider om å fange opp og utrede de utsatte barna.

Videre omfattet tilsynet undersøkelse av om tjenestene i tilstrekkelig grad bruker og informerer hverandre og samarbeider når det er behov for det. Som en del av dette ble det underøkt om det fantes rutiner for samarbeid, faste møtetidspunkt, klar og kjent oppgavefordeling og lignende. Det ble undersøkt om det gjennomføres medisinske undersøkelser ved behov, og om sosialtjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtjenestene yter stønad eller bistand til familier.

Det ble videre undersøkt om de tre kommunale tjenestene ivaretar individuell planlegging ved utarbeidelse av henholdsvis tiltaksplaner etter barnevernloven og individuelle planer etter helse- og sosiallovgivningen. Tilsynet undersøkte også om de tre tjenestene ved behov samarbeider om tilrettelegging og gjennomføring individuelle planer og tiltaksplaner.

Tilsynet omfattet om de samlede tjenestene og tiltakene til det enkelte barn blir kontinuerlig evaluert. Det ble undersøkt nærmere om evalueringene omfatter om barn og foreldre medvirker ved evalueringer av tjenester og tiltak, om man møtes som avtalt, om de ressurser som er besluttet brukt faktisk settes inn, om det er klart hvem som har påtatt seg ansvar for hvilke oppgaver, konsekvenser av omorganiseringer og oppgaveendringer og om man har nådd de mål som var utgangspunktet for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte videre om kommunene i god tid forbereder, og ved behov gjennomfører, overgang fra barnevern til sosialtjeneste ved 18 – 23 års alder sammen med den aktuelle ungdommen

Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunens ledelse følger med på at tjenestene samarbeider om utsatte barn og overgangen mellom barnevern og sosialtjeneste. Det ble for eksempel undersøkt om kommunen overvåker at vedtatte tiltak, prosedyrer og oppgavefordeling er gjennomført i praksis, om tjenestene har så god kjennskap til hverandre at de bruker hverandre ved behov, om det er vurdert hvilke områder i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om de overvåker om tjenestene fungerer som forutsatt og at tiltaksplaner og individuelle planer evalueres. Det ble også sett på om kommunen har oversikt over klager på de tre tjenestene og anvender disse til forbedring av tjenestene.

Tilsynet undersøkte om kommunen har lagt til rette, ved ansettelser, kartlegging av ansattes kompetanse, opplæringstiltak og lignende, for at ansatte i de tre tjenestene har tilstrekkelig kompetanse til å kunne samarbeide ved behov. Det ble også undersøkt om det er tilrettelagt for bruk av kvalifiserte tolker når det er nødvendig.

Tilsynet undersøkte om kommunen har dokumentasjonssystemer som ivaretar behovet for informasjon om tjenester og tiltak som grunnlag for samarbeid mellom tjenestene.

5. Funn

Det ble gitt ett avvik:

Kommunens samarbeid rundt barn og unge er ikke tilstrekkelig planlagt, tilrettelagt eller fulgt opp. Taushetsplikten blir ikke forvaltet slik at den fremmer samarbeid. Det er risiko for at enkelte barn ikke får rett tjeneste til rett tid.

Hjemmel: Barnevernloven§§ 3-2, 4-5, 6-7, sosialtjenesteloven § 3-2 jf 4-1, § 8-8, Kommunehelsetjenesteloven § 1-4, annet ledd, helsepersonelloven § 21 flg., kommunehelsetjenesteloven § 2-1, ”forskrift om kommunenes helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten” § 2-1, § 4 i ”forskrift om internkontroll i sosial og helsetjenesten” og § 4 i ”forskrift om internkontroll i barneverntjenesten”

Avviket er basert på følgende:

  • Basisteam skal sørge for en fast møteplass for skole/barnehage, PP-tjenesten, helsesøster og barneverntjeneste. Dette har i det siste ikke fungert slik kommunestyrevedtaket forutsatte.
  • Ikke alle barn med tiltak fra barneverntjenesten har tiltaksplan.
  • Rutinen for tilbakemeldinger etter mottak av meldinger i barnevernstjenesten er ikke tilstrekkelig kjent.
  • Barneverntjenesten har ikke et fullstendig internkontrollsystem.
  • Sosialtjenesten har mangelfulle rutiner på noen områder som meldinger til barneverntjenesten, evaluering av samarbeid, evaluering av egne tiltak og oppfølging av serviceerklæring.
  • Skolehelsetjenesten har ikke rutiner for samarbeid slik forskriften knyttet til feltet krever.
  • Det forekommer at de ulike tjenestene drøfter saker ”anonymt”, uten at man sikrer reell ivaretakelse av taushetsplikten.

Kommentarer:

Basisteam skal sørge for en fast møteplass for skole/barnehage, PP-tjenesten, helsesøster og barneverntjeneste. Basisteam ble vedtatt av kommunestyret i Grimstad i 1997. Den siste tiden har basisteam vært helt fraværende på enkelte skoler, og andre steder har basisteam fungert bare delvis. Kommunen er i gang med en evaluering og gjennomgang for å få disse møtene til å fungere etter planen. Mangel på oppfølging av denne rutinen vil over tid føre til at man ikke klarer å fange opp og/eller gripe inn i saker på et tidlig tidspunkt, før situasjonen utarter seg til det verre for barnet og familien.

Tiltaksplaner har tidligere ikke blitt laget i henhold til barnevernlovens bestemmelser, jf registreringer for 2007. Det er derfor et etterslep på vedtak av eldre dato som ikke har tiltaksplan.

Mange kommunale samarbeidsparter har etterspurt tilbakemeldinger fra barneverntjenesten. Tjenesten oppgir at man har en rutine for dette, men den brukes ikke gjennomgående.

6. Regelverk

  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (bvl.)
  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
  • lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450 (forskrift om helsestasjon og skolehelsetj.)
  • forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven - pasrl.)
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
  • forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
  • lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107 (kommuneloven – koml.)
  • lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Beskrivelse av organisering, oversikt over ansatte/kompetanse, resultatkrav, utdrag fra årsmelding 2006 og opplæringsplan 2007 i barnevern- og sosialtjenesten
  • Rutiner ved søknad om individuell plan
  • Intern gjennomgang og nye retningslinjer og prosedyrer for arbeidet med individuell plan (01.05.08)
  • Innholdsoversikt: Helsemessig og sosial beredskap
  • Serviceerklæringer: Barneverntjenesten, sosialtjenesten, fysioterapi for barn/unge, ergoterapitjeneste, skolehelsetjeneste, helsestasjon for ungdom og jordmortjeneste
  • Innholdsfortegnelse: Internkontroll barneverntjenesten
  • Skjema til bruk ved overføring fra barneverntjeneste til sosialtjeneste
  • Modell for arbeid i basisteam
  • Retningslinjer for tverretatlige møter i skole og barnehage
  • Samtykkeerklæring (knyttet til basisteam)
  • Delegasjon
  • Oversikt ansatte i psykisk helse som har kontakt med psykisk syke foreldre
  • Organisasjonskart helse
  • Utdrag årsmelding 2007: Helsetjenesten
  • Kompetanseplan, årsmelding 2007, organisasjonskart, oversikt ansatte som jobber med/er koordinator for barn, kriterier for tildeling, henvisningsrutiner, samarbeid, prioriteringer og oppgavefordeling i fysio- og ergoterapitjenesten
  • Snart ferdig utarbeid brosjyre fra helsestasjon, skolehelsehelsetjeneste og helsestasjon for ungdom
  • Retningslinjer og søknadsskjema for husmorvikar/hjemmekonsulent
  • Oversikt over ansatte i skolehelsetjeneste/helsestasjon og kompetanseplan for tjenesten
  • Vedtak om opprettelse, brosjyre og årsmelding 2007: Grimstad Familiesenter
  • Plan for psykisk helse 2002-2006

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

Skolehelsetjenesten: 12 siste saker der det er/har vært samarbeid med barnevernet

Sosialtjenesten: (økonomisk sosialhjelp): 7 siste sakene der klienten enten har psykisk lidelse og/eller rusproblematikk og har daglig omsorg for egne barn i skolepliktig alder. (Dette er ikke nødvendigvis saker der samarbeid er etablert.)

Sosialtjenesten: 7 saker der det er etablert samarbeid med barneverntjenesten

Sosialtjenesten: 7 relevante saker ang. overganger (fra barneverntjenesten til sosial)

Psykisk helsearbeid organisert i egen enhet for voksne: 10 saker fra tjenester som gir hjelp til foreldre med daglig omsorg for barn i skolepliktig alder

Barneverntjenesten: 15 siste saker der det er etablert samarbeid med en av de andre deltjenestene sosial / helse, av disse 10 saker der det er utarbeidet tiltaksplan/omsorgsplan. (Ikke overgangssaker)

Barneverntjenesten: (I tillegg til de 15 over): 5 saker som gjelder overgangen mellom barn/voksen, inntil 23 år (til sosialtjenesten)

Referater fra ”basisteammøter”, 5 stk.

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

  • Varsel om tilsyn: 06.02.08
  • Dokumentasjon fra virksomheten: 31.03.08
  • Program for formøte: 08.05.08
  • Program for tilsyn (e-post): 14.05.08

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Gunn Marit Børstad

Sosialtjenesten

x

x

Grethe Sødal

Skolehelsetjenesten

x

x

Hanne Johnsen

Familiesenteret

x

x

Harald Lindemann

Familiesenteret

x

Sverre Refsnes

Seksjonsleder barneverntjenesten

x

x

x

Hildegunn Omland

Barnefysioterapi

x

Brit Ørsland

Barneverntjenesten

x

x

Ann Kristin Bagheri

Sosialtjenesten

x

x

Berit Lemme

Ledende helsesøster

x

x

x

Hanne Ørnholt

Barneverntjenesten

x

x

x

Per Ivar Felldal

Seksjonsleder sosialtjenesten

x

x

x

Kaia Mollestad

SLT-koordinator

x

x

x

Marie D. Grøsle

Hjemmekonsulent

x

x

x

Kjeld Malde

Helsestasjonslege/fastlege

x

Åse B. Kaldestad

Seksjon for psykisk helse

x

x

x

Marianne Kleiven

Systemkoordinator IP

x

x

x

Torvald Omland

Enhetsleder bestillerenhet

x

Vidar Gabrielsen

Enhetsleder sosial- og barneverntj.

x

x

x

Bente Somdal

Enhetsleder helse

x

x

x

Ivar Lyngstad

Kommunalsjef helse/sosial

x

x

x

Ole Møster

Kommunelege

x

Åse A. Bergli

Seksjon for psykisk helse

x


Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Lasse Svenstrup Andersen Revisjonsleder
Hans G. Ganes Revisor
Ellen J. Grunnsvoll Revisor