Helsetilsynet

Helsetilsynet i Aust-Agder

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Organisering av tjenesten, hvordan kommunen sikrer et forsvarlig fysioterapitilbud til hele befolkningen. Internkontroll, og da spesielt kravet om målsetting og planlegging. Journalhåndtering, taushetsplikt, kvalitetsutvikling og faglig forsvarlighet.

Avvik: 1

Kommunen mangler systematisk planlegging og evaluering av tjenesten i sin helhet.

Dato: 10.10.08

Anne Kari Thomassen
revisjonsleder
Lasse S. Andersen
revisor

 

 

Ole Møster
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Birkenes kommune i perioden 09.06.08 – 10.10.08. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Aust-Agder gjennomfører i inneværende år.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Birkenes kommune er en middels stor innlandskommune, 674,1 kvadratkilometers utstrekning. Det bor 4. 503 mennesker i kommunen. Bosettingen er spredt, med Birkeland og Engesland som de største sentra. Kommunen regnes som en vekstkommune på grunn av sin nærhet til ny E-18 og til Kristiansand. Siste år hadde kommunen en netto tilflytting på 92 personer. Kommunen har prosentvis flere barn og unge enn fylket og landet for øvrig. Kommunen har færre fysioterapeutårsverk, 6,5 pr 10.000 årsverk, sammenlignet med fylkets 8,7, og landets 8,8. Fysioterapitjenesten er lokalisert i Birkeland sentrum. Tre av fysioterapeutene ved det kommunale helse og omsorgssenteret er samlokalisert med den øvrige helse-, sosial- og omsorgstjenestene. De to privatpraktiserende fysioterapeutene har institutt et lite stykke unna sentrum. Alle lokalene er romslige og funksjonelle med god universell utforming.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 09.06.08. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 26.08.08.

Intervjuer
6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring i lokalene til både de kommunale og privatpraktiserende fysioterapeutene i kommunen.

Sluttmøte ble avholdt 27.08.08

4. Hva tilsynet omfattet

  • Organisering av tjenesten – Hvordan kommunen sikrer et forsvarlig fysioterapitilbud til hele befolkningen
  • Internkontroll – og da spesielt internkontrollforskriftens § 3 og § 4 - Krav om planlegging
  • Journalhåndtering
  • Taushetsplikt
  • Kvalitetsutvikling og faglig forsvarlighet

5. Funn

Avvik: 1

Kommunen mangler systematisk planlegging og evaluering av tjenesten i sin helhet.

Avviket baserer seg på følgende:

  • Kommunen har ikke oversikt over helseutfordringene i kommunen og planlegger dermed ikke fysioterapitjenesten ut i fra dette.
  • Det er ikke utarbeidet felles mål eller plan for tjenesten som helhet.
  • Det er ingen krav om rapporteringer fra noen av fysioterapeutene. Kommunen har dermed ikke bakgrunnsmateriale eller dokumentasjon til å kunne evaluere tjenesten og gjøre prioriteringer.
  • Kommunen har ikke full oversikt over kompetansen til den enkelte fysioterapeut, og kan dermed ikke utnytte fagressursene optimalt. Det foreligger ikke kompetanseplan.
  • Det oppgis at det er redusert tilstedeværelse i tjenesten i flere uker i forbindelse med ferieavvikling. Dette er sårbart og gir manglende forutsigbarhet for tjenesten.

Kommentar:
En systematisk planlegging og evaluering vil medføre en større bevissthet omkring organisering av tjenesten.

6. Regelverk

  • Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.
  • Lov om helsetjenesten i kommunene, se særlig § 1-1 første ledd (Kommunens ansvar for helsetjenesten) og § 2-1 første ledd (Rett til helsehjelp). Det vises videre til § 1-3a (Tilrettelegging m.v (internkontroll)) og § 6-3 (Tilsyn og veiledning (forsvarlige tjenester)). Jfr. Lov om helsepersonelloven § 4 og 16, organisering.
  • Lov om helsepersonell mv kapittel 5 (Taushetsplikt og opplysningsrett) og kapittel 8 §§ 39 og 40 flg. (Plikt til å føre journal og krav til journalens innhold)
  • Lov om pasientrettighetsloven, kapittel 3 (Rett til medvirkning og informasjon) og kapittel 5 (Rett til innsyn i journal).
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten, se særlig § 4. Forskriften er hjemlet i kommunehelsetjenesteloven § 1-3a.
  • Forskrift om pasientjournal, se særlig §§ 4-8, §§ 10 og 11. Forskriften er hjemlet Helsepersonelloven § 40 og Pasientrettighetsloven § 5-1.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart over kommunen
  • Oversikt over fysioterapeutene som arbeider i kommunen

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 8-10 journaler av hver av fysioterapeutene i kommunen
  • Prosedyrer og rutinebeskrivelser for driften av virksomheten
  • Avtale mellom de privatpraktiserende fysioterapeuter og kommunen
  • Avtale mellom privatpraktiserende fysioterapeuter og hjelpepersonell (vaskehjelp)

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Aust-Agder:

  • Varsel om tilsyn med fysioterapitjenesten i brev av 09.06.08
  • Program for tilsynet i brev av 02.07.08

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Ingunn Kjellevold

Kommunal fysioterapeut

X

X

X

Helge Flakk

Kommunal/privatprakt. fysioterapeut

X

X

X

Liv Astrid Aarthun

Kommunal/privatprakt. fysioterapeut

X

X

X

Marcel Pauw

Privatpraktiserende fysioterapeut

X

X

X

Marie Borgen

Privatpraktiserende fysioterapeut

X

X

X

Gro Nilsen

Leder av kvalifiseringsenheten

X

X

Kjell Olsen

Ass. rådmann

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Anne Kari Thomassen Lasse S. Andersen og Ole Møster