Helsetilsynet

Helsetilsynet i Aust-Agder

Oppfølging av tilsynet
I dette tilsynet ble det ikke funnet avvik fra lov eller forskrift. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Organisering av tjenesten, hvordan kommunen sikrer et forsvarlig fysioterapitilbud til hele befolkningen. Internkontroll, og da spesielt kravet om målsetting og planlegging. Journalhåndtering, taushetsplikt, kvalitetsutvikling og faglig forsvarlighet.

Det ble ikke avdekket noe avvik ved dette tilsynet, men tilsynet hadde en merknad og en kommentar

Merknad:

Kommunen utnytter ikke styringsretten sin for å sette opp felles mål, planlegge og evaluere tjenesten i sin helhet.

Dato:

Anne Kari Thomassen
revisjonsleder
Lasse S. Andersen
revisor

 

 

Ole Møster
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Risør kommune i perioden 09.06.08 – 13.10.08. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Aust-Agder gjennomfører i inneværende år.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Risør kommune er en typisk sørlandsby ved havet. Ikke så stor i omfang med sine 193 kvadratkilometers utstrekning. Det bor i underkant 7.000 mennesker i kommunen og bebyggelsen er tett i sentrum og i områdene rundt. Kommunen er kjent for sin satsing på bevaring av den unike trehusbebyggelsen, kunst og kultur. Kommunen har hatt en positiv folkevekst de siste to årene.

Kommunen bygde om sykehjemmet til dagens Frydenborgsenter, som stod ferdig i 2002. Senteret består av små bo enheter, stuer og fellesrom, kafeteria, dagsenter, kontakt- og aktivitetssenter, rom for fysioterapi og trim, frisør og fotpleier. Det er 70 institusjonsplasser ved senteret, inkludert korttidsavdeling som hjemmetjenesten drifter.

Kommunen har prosentvis flere eldre over 80 år enn fylket og landet for øvrig. Kommunen har færre fysioterapeutårsverk, 7,3 pr 10.000 årsverk, sammenlignet med fylkets 8,7, og landets 8,8. Den kommunale fysioterapitjenesten, to 100 % stillinger, er lokalisert til Frydenborgsenteret. Ved Trekta fysikalske institutt er det ansatt fire fysioterapeuter med 100 % driftshjemler. Ved Kragsgata fysikalske institutt er det en fysioterapeut med 50 % driftshjemmel. Lokalene ved Frydenborgsenteret og ved Kragsgaten er romslige og funksjonelle og med god universell utforming. Trekta fysikalske institutt er lokalisert i et tre etasjes gammelt verneverdig bygg. Dermed er ikke lokalene så tilgjengelig for rullestolbrukere. Dette blir imidlertid løst ved hjelp av tekniske hjelpemidler og ved å bistå/hjelpe de rullestolbrukerne som ønsker å få fysikalsk behandling ved instituttet. Instituttet betraktes som et treffsted trening i sentrum av mange ulike brukergrupper i byen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 09. juni 2008 . Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 28.august 2008.

Intervjuer
8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring i lokalene til både de kommunale og privatpraktiserende fysioterapeutene i kommunen.

Sluttmøte ble avholdt 29. august 2008.

4. Hva tilsynet omfattet

  • Organisering av tjenesten – Hvordan kommunen sikrer et forsvarlig fysioterapitilbud til hele befolkningen
  • Internkontroll – og da spesielt internkontrollforskriftens § 3 og § 4 - Krav om planlegging
  • Journalhåndtering
  • Taushetsplikt
  • Kvalitetsutvikling og faglig forsvarlighet

5. Funn

  • De fleste medarbeidere har et godt IK – system i sin virksomhet.
  • Journalnedtegnelsene er i store trekk veldig bra.
  • Under verifikasjonen er det vanskelig å finne notatene til de øvrige samarbeidspartnerne i dokumentasjonsverktøyet ”gerica”. Vår vurdering er at dette dataverktøyet kan utnyttes bedre for tverrfaglig samhandling.
  • Lokalitetene er utformet slik at det er mulig å ivareta taushetspliktbestemmelsene.
  • Det foreligger rutiner, som datasikkerhet, oppbevaring av nedtegnelser, rekvisisjoner mv som sikrer taushetsplikten i driften for øvrig.
  • Det er stor faglig bredde av kompetanse blant fysioterapeutene i kommunen. Slik vi ser det kan dette potensialet utnyttes bedre.
  • Kommunen har rimelig oversikt over helseutfordringene i kommunen. Vårt inntrykk er at tjenestene ikke planlegges godt nok ut i fra dette.
  • Det foreligger ikke felles mål eller plan for tjenesten som helhet. Kommunen krever heller ikke rapportering fra tjenesten verken den kommunale eller den private. Kommunen har dermed ikke objektive data til verken å planlegge, prioritere eller evaluere tjenesten.

Det er ikke grunnlag for å gi avvik fra regelverket i dette tilsynet.

Merknad:

Kommunen utnytter ikke styringsretten sin for å sette opp felles mål, planlegge og evaluere tjenesten i sin helhet.


Kommentar:
En systematisk planlegging og evaluering vil medføre en større bevissthet omkring organisering av tjenesten.

6. Regelverk

  • Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.
  • Lov om helsetjenesten i kommunene, se særlig § 1-1 første ledd (Kommunens ansvar for helsetjenesten) og § 2-1 første ledd (Rett til helsehjelp). Det vises videre til § 1-3a (Tilrettelegging m.v (internkontroll)) og § 6-3 (Tilsyn og veiledning (forsvarlige tjenester)). Jfr. Lov om helsepersonelloven § 4 og 16, organisering.
  • Lov om helsepersonell mv kapittel 5 (Taushetsplikt og opplysningsrett) og kapittel 8 §§ 39 og 40 flg.(Plikt til å føre journal og krav til journalens innhold)
  • Lov om pasientrettighetsloven, kapittel 3 (Rett til medvirkning og informasjon) og kapittel 5 (Rett til innsyn i journal).
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten, se særlig § 4. Forskriften er hjemlet i kommunehelsetjenesteloven § 1-3a.
  • Forskrift om pasientjournal, se særlig §§ 4-8 og §§ 10 og 11. Forskriften er hjemlet Helsepersonelloven § 40 og Pasientrettighetsloven § 5-1.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Oversikt over private og kommunale fysioterapeuter

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Virksomhetenes internkontrollsystem
  • Journalsystemene ved den kommunale og private virksomhet

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Aust-Agder:

  • Varsel om tilsyn med fysioterapitjenesten i brev av 09.06.08
  • Program for tilsynet i brev av 02.07.08

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Frøydis Fjeld Tanhof

Kommunal fysioterapeut

X

X

X

Hilde Skoglund

Kommunal fysioterapeut

X

X

X

Lars Lindstøl

Privat praktiserende fysioterapeut

X

X

X

Haldis Berger

Privatpraktiserende fysioterapeut

X

X

X

Ragnhild Blomseth

Privatpraktiserende fysioterapeut

X

X

X

Ottar Christiansen

Kommunelege

X

X

Bjørn Haugersveen

Leder av enhet for Kvalifisering

X

X

X

Per Chr. Andersen

Leder av enhet for Omsorg

X

X

X

Solveig Aanonsen

Helseleder

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Lasse S. Andersen og Ole Møster Anne Kari Thomassen