Helsetilsynet

Helsetilsynet i Aust-Agder

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Beredskapsplaner innen helsemessig og sosial beredskap
  • Planer for smittevern

Kommunen må planlegge med tanke på at små og store kriser kan oppstå uten varsel. Alvorlige, uønskede hendelser opptrer sjelden og enkelte virker usannsynlige. Enkelte uønskede hendelser kan fa virkning for svært mange av de mennesker som bor eller oppholder seg i kommunen. Tjenestekvaliteten skal være sikret enten hendelsen skjer på en hverdag eller under avvikling av ferie. Med dette som grunnlag blir det særs nødvendig at planene er gjennomarbeidet, oversiktlige og operative, samt at de er bygd på gode analyser av risiko og sårbarhet. Fordi hendelsene kan oppstå hvor som helst og på mange slags vis, må delplanene (fagplanene) være oppdaterte, henge sammen og knyttet til en overordnet plan. Samtidig må de være godt kjent av ansatte i kommunen, og de må være øvd og evaluerte. Varslingslister må være oppdaterte og satt opp i prioritert rekkefølge. Ansvarsforhold knyttet til krisehåndtering må være entydig beskrevet i planene.

Ved tilsynet ble ett avvik avdekket:

  • Kommunens plan for sosial og helsemessig beredskap er ikke bygd på oppdaterte risiko og sårbarhetsanalyser.

Det ble også gitt merknad til følgende forbedringspunkt:

  • Smittevernplanen inneholder Beredskapsplan for pandemisk influensa, som er ikke operativ og ikke lokalt tilpasset.

Dato: 01.07.2008

Hallvard Kile
revisjonsleder
Elizabeth Bakke
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Gjerstad kommune i perioden 14.02.2008 — 01.07.2008. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Aust- Agder gjennomfører i inneværende år

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Gjerstad kommune har et stabilt innbyggertall på i overkant av 2500. Bosetningen er delvis spredt, delvis samlet (28% av befolkningen) i Gjerstad kirkebygda, Fiane og Sunde. Samlet areal 323 km Gjerstadvassdraget går gjennom store deler av kommunen. Bosetningen er i stor grad langs vassdraget. Evjevann, nord for kirkebygda forsyner kommunen med vann.

Næringsvirksomhet er småindustri, mellomstor industri, service, transport, jord- og skogbruk. Brokelandsheia har blitt utviklet til et tettsted med næringsvirksomhet og kan bli utviklet videre til trafikknutepunkt dersom jernbanen bygges ut og legges om med stasjon på Brokelandsheia, der E- 18 passerer.

E-18 går gjennom kommunen, det samme gjør Sørlandsbanen. Det medfører mye person- og godstransport med risiko for ulykker. I tillegg til skader på mennesker er det forurensingsfare knyttet til godstrafikken, dersom ulykker skulle inntreffe.

Gjerstad kommune er med i interkommunalt samarbeid om legevaktsordning, der legevakten befinner seg i Arendal, omtrent 60 km fra kommunens sentrum. Nærmeste sykehus er Sørlandet sykehus i Arendal. Til Grenlandsområdet er det omtrent 70 km.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14.02.2008 . Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 28.04.2008.

Intervjuer
Syv personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt samme dag.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet er planer for sosial og helsemessig beredskap og smittevern. Det har vært spesielt fokus på risiko- og sårbarhetsanalyser som grunnlag for planene, om de er øvd og om de er operasjonelle

5. Funn

Avvik:

Kommunens plan for sosial og helsemessig beredskap er ikke bygd på oppdaterte risiko og sårbarhetsanalyser.

Dette er avvik fra Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid med videre, etter Lov om helsemessig og sosial beredskap, § 3 Risiko og sårbarhetsanalyse — grunnlag for beredskapsplan.

Avviket er basert på følgende observasjoner.

  • Fremlagt ROS-analyse er udatert, men det ble muntlig opplyst at den er fra 1996.
  • Den fremlagte beredskapsplan er datert 20. april 2004. Det finnes enkelte uspesifiserte ROS-analyser som grunnlag for planen, men disse anses som utilstrekkelige for å tilfredsstille lovens krav.

Merknad:

Smittevernplanens kapittel Beredskapsplan for pandemisk influensa ikke tistrekkelig operativ og ikke lokalt tilpasset.

Dette er ikke i samsvar med de retningslinjer som finnes i Nasjonal bredskapsplan, kapittel 10.1.1

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

  • Planen inneholder en del refleksjoner omkring en pandemisituasjon, men bare i liten grad konkrete tiltak.
  • Nasjonal beredskapsplan lister opp en del momenter som bør beskrives i en pandemiplan. Flere av de momentene mangler i den foreliggende planen.

6. Regelverk

  • Lov om statlig tilsyn med virksomheter
  • Lov om vern mot smittsomme sykdommer, med forskrifter
  • Lov om helsemessig og sosial beredskap
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Smittevernplan, datert 14.01.2008
  • Beredskapsplan for helsemessig og sosial beredskap
  • Organisering av sorgarbeid i Gjerstad kommune
  • Samarbeidsavtale mellom Mattilsynets distriktskontor for Aust-Agder og kommunelegen i Gjerstad
  • Kriseledelsesplan, datert mars 2008
  • Internkontrollsystem for vannverksdrift, driftshåndbok og beredskapsplan
  • Internkontrollsystem for vannverksdrift, generell del
  • Kvalitetsbok, datert 1. november 2003
  • Registrering, datert 2003, av uønskede hendelser, inkludert uprioriterte Ros-analyser for epidemi, trafikkulykke, vannforsyningssvikt og forurensing samt redusert tilgang på medikamenter, vaksiner og engangsutstyr.
  • Legevakten i Arendal, organisering og endring av vedtekter
  • Individuell avtale om allmennpraksis i fastlegeordning for selvstendig næringsdrivende lege.
  • Evakueringsplan for beboere i kommunale institusjoner og boliger i området Gjerstadheimen
  • Smittevernøvelse 9. september 2004, sluttrapport — evaluering
  • Brev til Gjerstad kommune fra Helsetilsynet i Aust-Agder datert 26. februar 2004 vedrørende smittevernplan, plan for helsemessig og sosial beredskap. Tilsynsmessig oppfølging
  • Brev fra Fylkesmannen i Aust-Agder, datert 5. januar 2005, Kåring av årets beredskapskommune 2004

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Oppdatering av varslingsliste i smittevernplanen
  • ROS-analyse (1996)
  • Forslag til vikarordning for kommuneleger i østregionen (Aust-Agder).
  • Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Aust-Agder:
  • Varselbrev om tilsyn

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Egil Nic. Haugland

Beredskapsplanlegger

X

X

X

Anne Solheim Bentzen

Kommunelege

X

X

X

Svein Brattekleiv

Enhetsleder, samfunn og teknikk

X

X

X

Kirsten Helen Myren

Informasjonsleder

X

X

X

Elfi B. Jonassen

Leder Familiehuset

X

X

X

Kari Slotteli Øya

Leder Gjerstadheirnen

X

X

X

Lars Lauvhjell

Rådmann

X

X

X

Rune Hagestrand

Ordfører

X


Fra Helsetilsynet i Aust-Agder deltok:
Elizabeth Bakke, revisor
Hallvard Kile, revisjonsleder
Trude Longvik, observatør