Helsetilsynet

Helsetilsynet i Aust-Agder

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Beredskapsplaner innen helsemessig og sosial beredskap
  • Planer for smittevern

Kommunen må planlegge med tanke på at små og store kriser kan oppstå uten varsel. Alvorlige, uønskede hendelser opptrer sjelden og enkelte virker usannsynlige. Enkelte uønskede hendelser kan få virkning for svært mange av de mennesker som bor eller oppholder seg i kommunen. Tjenestekvaliteten skal være sikret enten hendelsen skjer på en hverdag eller under avvikling av ferie. Med dette som grunnlag blir det særs nødvendig at planene er gjennomarbeidet, oversiktlige og operative, samt at de er bygd på gode analyser av risiko og sårbarhet. Fordi hendelsene kan oppstå hvor som helst og på mange slags vis, må delplanene (fagplanene) være oppdaterte, henge sammen og knyttet til en overordnet plan. Samtidig må de være godt kjent av ansatte i kommunen, og de må være øvd og evaluerte. Varslingslister må være oppdaterte og satt opp i prioritert rekkefølge. Ansvarsforhold knyttet til krisehåndtering må være entydig beskrevet i planene.

Ved tilsynet ble det avdekket fire avvik fra krav i lov og forskrift:

  • Kommunens plan for helsemessig og sosial beredskap er ikke bygd på oppdaterte risiko- og sårbarhetsanalyser.
  • Kommunens plan for helsemessig og sosial beredskap samt smittevernplan er ikke i tilstrekkelig grad innført som en del av kommunenes planverk.
  • Smittevernplanen inneholder ikke en egen pandemidel som er lokalt tilpasset kommunen slik det beskrives i Overordnet nasjonal helse- og sosialberedskapsplan kapittel 2.2.
  • Smittevernplanen er ikke basert på dokumenterte lokale risiko- og sårbarhetsanalyser.

Dato:

Hallvard Kile
revisjonsleder
Trude Agnor Langvik
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Birkenes Kommune i perioden 29.10.2008 - . Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Aust-Agder gjennomfører i inneværende år.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Kommunen hører til innlandskommunene i Aust-Agder. Lillesand er de nærmeste by.

Arealet er 67500 da. Av dette er omtrent 2/3 produktiv skog. 12200 da (1,7 %) er dyrket mark.

Kommunene huser 4503 innbyggere. 51% bor tettbygd strøk, de fleste på Birkeland. Andre sentra er Herefoss og Engesland.

5,3 % er sysselsatt i primærnæring, 34,1 i sekundær og 59,9 i tertiær næring. Arbeidsledigheten var 2,1 % i 2006. 25,8 % er sysselsatt i offentlig forvaltning, resten i private og offentlige foretak.

Gjennomsnittlig bruttoinntekt i 2006 var 255200, mot 272800 for hele fylket og 293600 for hele landet.

I 2006 var andelen barn under barnevernstiltak 4,1 %, som fylket og landet for øvrig omtrent. 2,9 % mottok sosialhjelp, dette er langt under fylket og landet forøvrig.

Av innbyggere over 80 år bodde 19,6 % i institusjon og 35,8 % mottok hjemmetjenester. Dette er ikke ulikt resten av landet og fylket.

Birkenes har industribedrifter, transport- og håndverksbedrifter. Det er godt utbygd med servicevirksomhet.

Tovdalselva renner gjennom kommunen. Den, i tillegg til variert natur, gir grunnlag for turistnæringen, men kan også representere en utfordring i forhold til vannføring

Sørlandsbanen går gjennom Birkenes fra nord til den følger vestgrensen av kommunen mot Iveland og Vennesla.

Det foregår noe tungtransport langs veinettet i kommunen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 29. oktober 2008. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 25. november 2008.

Åpningsmøte ble avholdt 4. desember 2008.

Intervjuer
7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Birkenes sykehjem.

Sluttmøte ble avholdt 11. desember 2008.

4. Hva tilsynet omfattet

Temaet for tilsynet har vært planer for sosial og helsemessig beredskap og smittevern. Det har vært fokus på risiko- og sårbarhetsanalyser som grunnlag for planene. Videre om planene i elektronisk form har den funksjonalitet og tilgjengelighet som er nødvendig.

5. Funn

Avvik 1

Kommunens plan for helsemessig og sosial beredskap er ikke bygd på oppdaterte risiko- og sårbarhetsanalyser.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Risiko og sårbarhetsanalysen fra 2003 er ikke oppdatert

Avvik 2

Kommunens plan for helsemessig og sosial beredskap samt smittevernplan er ikke i tilstrekkelig grad innført som en del av kommunenes planverk.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Den elektroniske planen er ikke tilgjengelig for alle ansatte som omfattes av den
  • Papirversjonen av planen inneholder ikke lenker og vedlegg som er nødvendig for at planen skal virke etter hensikten
  • Planene er ikke øvd
  • Delplan for informasjon er ikke fullstendig

Avvik 1 og 2 er i forhold til følgende myndighetskrav:

  • Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid med videre etter Lov om helsemessig og sosial beredskap.

Avvik 3

Smittevernplanen inneholder ikke en egen pandemidel som er lokalt tilpasset kommunen slik det beskrives i Overordnet nasjonal helse- og sosialberedskapsplan kapittel 2.2.

Avvik 4

Smittevernplanen er ikke basert på dokumenterte lokale risiko- og sårbarhetsanalyser

Avvikene bygger på følgende observasjoner:

  • Ikke skriftliggjort Ros-analyse
  • Tiltakskort for epidemi og fugleinfluensa er ikke tistrekkelig med tanke på kravet om egen plan.

Avvikene relaterer seg til følgende myndighetskrav i

  • Lov om smittevern §§ 7-1 og 7-2.
  • Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid med videre etter Lov om helsemessig og sosial beredskap.

Tilsynet har forøvrig merket seg:
Planverket er sårbart i sin elektroniske form med tanke på forbindelsen til server i Lillesand.

Det er også noe usikkert ved langvarig strømbrudd og tilgjengelighet på pc’er.

Planverket virker uferdig i nåværende form, men det er gjort et stort nybrottsarbeid gjennom utarbeidelsen av en dynamisk, elektronisk plan. Planene virker godt gjennomtenkt så langt.

Tilsynsmyndighetene ser at en del arbeid gjenstår, men at et fullstendig planverk, slik det er tenkt å bli, kan bli et godt redskap i kommunens beredskapsarbeid og kommunens håndtering av store, uønskede hendelser.

6. Regelverk

  • Lov om statlig tilsyn med virksomheter
  • Lov om vern mor smittsomme sykdommer, med forskrifter
  • Lov om helsemessig og sosial beredskap
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • ROS analyse 2003 med vedlegg
  • Plan for helsemessig og sosial beredskap, revidert utgave datert 2005
  • Utskrift av Smittevernplan for Birkenes kommune, redigert 10/2008
  • Planverket i elektronisk form ble gjennomgått under formøtet 25. november 2008.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Utskrift av Beredskapsplan for Birkenes kommune, datert 2. desember 2008

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Aust-Agder:

  • Varsel om tilsyn, datert 29. oktober 2008
  • Program fro tilsynet, datert 20. november 2008

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Frank Kismul

Landbrukssjef, Beredskapskoordinator

X X X

Alf Martin Woie

Rådmann

X X X

Anne Stapenes

Omsorgsleder

X X X

Georg Rigadis

Kommunelege

X X

  X

Liv Heidi Eines

Leder, sykehjemmet

  X

Hilde Alice Kjerstad

Avdelingssykepleier

X X

  X

Kjell L. Andersen

Avdelingsingeniør

X X

Steinar Nørstebø

Informasjonsansvarlig

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Ester Hassel, revisor
Trude Langvik, revisor
Hallvard Kile, revisjonsleder