Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Aust-Agder

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet blei det konstatert avvik frå lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheita har vurdert dei tiltaka som er sette i verk som tilstrekkelege. Tilsynet er derfor avslutta.

 

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for avvika og merknadene som blei påpeikte innan dei områda tilsynet omfatta. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

Sakshandsaming ved tildeling eller klage på heimebaserte tenester, heimesjukepleie og praktisk bistand.

Det er gitt fire avvik og to merknader i rapporten. Avvika gjeld:

  • manglande delegering av mynde til å fatte vedtak
  • det er ikkje tilstrekkeleg kunnskap om å identifisere og handsame klagar
  • standardvedtaka inneheld feil og manglar
  • det fattast ikkje alltid vedtak etter reglene i forvaltningslova om tildeling av tenester etter kommunehelsetenestelova og sosialtenestelova.

Merknadene omhandlar manglande skriftleg dokumentasjon på flyten av informasjon mellom brukarar og vedtaks og klagemynde i kommunen. Dette gjer det til dømes vanskeleg å identifisere og vurdere kommunen si internkontroll kring dei forhold dette tilsynet omhandlar.

Dato:

Egil Nordlie
revisjonsleder
Ester Hassel
revisor

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Åmli kommune i perioden 28.01.09 - . Tilsynet er ein del av den planlagde tilsynsverksemda til Fylkesmannen og Helsetilsynet i Aust-Agder. Målet med tilsynet var å sjå på kommunens sakshandsaming ved tildeling eller klage på heimebaserte tenester.

Dette tilsynet omfattar både helsetenester etter helselovgjevinga som er underlagt tilsyn frå Helsetilsynet i fylket, og sosiale tenester etter sosialtenestelova som er underlagt tilsyn frå Fylkesmannen.

I Aust-Agder er det slik at Helsetilsynet og Fylkesmannen si Sosial- og helseavdeling er slått saman. Ein kan såleis utføre begge tilsyna samstundes.

Helsetilsynet i fylket har fullmakt til å føre tilsyn med helsetenesta etter lov om statleg tilsyn med helsetenesta § 2.

Fylkesmannen i fylket har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter sosialtenestelova § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om Åmli kommune tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
  • tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
  • tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet Åmli kommune har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

  • Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
  • Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Åmli kommune har eit folketal på ca. 1830. Kommunen satsar på å auke folketalet ved diverse tiltak som dei samla kallar ”Snu Åmli”. Kommunen er veldriven og oversikteleg. Sjølv om kommunen ikkje reknast som ein rik kommune i tradisjonell forstand, har den ein god økonomistyring. Dette gjer mellom anna at situasjonen i pleie- og omsorgstenesta er rimeleg stabil og forutsjåande.

Geografien er så laga at dei tilsette i heimetenestene må køyre lange avstandar. Det er likevel laga gode møtestrukturar som gjer at dei tilsette møtast regelmessig, og dei kan lett nå kommunens leiarar og andre tilsette.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte blei ikkje halde.

Opningsmøte blei halde 17.03.09.

Intervju:
Fem personar blei intervjua.

Sluttmøte blei halde 17.03.09.

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet undersøkte om Åmli kommune har lagt til rette for at sakshandsaminga før det fattast vedtak om helsehjelp og praktisk bistand til personar som bur heime, er i samsvar med krav i forvaltningslova, internkontrollforskrifta og sosial- og helselovgjevinga. Det same gjaldt kommunen sine rutinar og handsaming av klager. Det blei særleg lagt vekt på å sjå om dei tilsette klarte å identifisere ein søknad eller klage, og om det var eit system som kunne sakshandsame desse vidare i kommunen.

5. Funn

Avvik 1:

Ansvar og mynde til å fatte vedtak etter sosialtenestelova og kommunehelsetenestelova er ikkje tilstrekkeleg dokumentert og sikra.

Avvik frå fylgjande lov og forskrift:

  • Kommunelova § 6 og § 23, pkt. 4.
  • Internkontrollforskrifta § 4.

Avviket byggjar på fylgjande observasjonar:

  • Gjeldande delegasjonsreglement omhandlar ikkje delegering frå rådmann til aktuell leiar etter sosialtenestelov og kommunehelsetenestelov.

Avvik 2:

Det er ikkje tilstrekkeleg kunnskap i organisasjonen til å gjenkjenne og handsame klagar.

Avvik frå fylgjande lov og forskrift:

  • Sosialtenestelova § 8-6
  • Kommunehelsetenestelova § 2-4, 1. ledd
  • Forvaltningslova § 28

Avviket byggjar på fylgjande observasjonar:

  • Tilsette gjer uttrykk for usikkerheit om kva ei klage er, og korleis den skal handsamast.
  • Det er ikkje lagt fram informasjon eller dokumentasjon på korleis klagar skal handsamast i kommunen.

Avvik 3:

Søknadsskjema og vedtak inneheld feil og manglar ut frå formkrava i forvaltningslova.

Avvik frå fylgjande lov og forskrift:

  • Forvaltningslova §§ 23, 25 og 27
  • Sosialtenestelova § 8-1
  • Kommunehelsetenestelova § 2-1

Avviket byggjar på fylgjande observasjonar:

  • Gjennomgang av aktuelle skjema og malar.
  • Intervju med dei tilsette bekreftar at skjemaa inneheld feil.

Avvik 4:

Det fattast ikkje alltid vedtak etter forvaltningslovas reglar ved tildeling av tenester etter kommunehelsetenestelova og sosialtenestelova.

Avvik frå fylgjande lov og forskrift:

  • Forvaltningslova § 2 og § 23
  • Kommunehelsetenestelova § 2-1
  • Sosialtenestelova § 8-1.

Avviket byggjar på fylgjande observasjonar:

  • Det fattast ikkje enkeltvedtak ved tildeling av tenester som til dømes til personar med rusproblem eller psykiske lidingar.
  • Det tildelast tenester utan endringsvedtak.

Merknad:

Det er ikkje lett å vurdere internkontrollen: Det er ikkje skriftleg dokumentasjon på flyt av informasjon mellom brukar og vedtaks\ klagemynde i kommunen. Det same gjeld avvikshandtering.

Koordinering av tenestetilbodet til menneskjer med samansette behov kan forbetrast.

6. Regelverk

  • Lov om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetenestelova) av 19.11.82 nr. 66, med forskrifter.
  • Lov om sosiale tjenester mv (sosialtenestelova) av 13.12.91 nr. 81, med forskrifter.
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningslova) av 10.02.67.

Det visast til fylgjande rundskriv:

  • I-1/93: Rundskriv frå sosialdepartementet – Lov om sosiale tjenester m v

Andre dokument som er viktige for området:

  • IS 1040: Veileder i saksbehandling og dokumentasjon for pleie og omsorgstjenesten.
  • IS 1183: Internkontroll i sosial- og helsetjenesten.

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

  • Organisasjonskart
  • Aktuelle tilsette på dagen for tilsyn
  • Retningslinjer for tildeling av heimesjukepleie
  • Retningslinjer for tildeling av praktisk hjelp og opplæring
  • Skjema for eigensøknad
  • Kartleggingsskjema
  • Delegasjonsreglement
  • Ti anonyme vedtak
  • Årsmelding for 2007

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Delegasjonsreglement
  • Skjema for saksutredning
  • Dei tilsendte vedtaka

Korrespondanse mellom verksemda og Helsetilsynet i Aust-Agder:

  • Melding om tilsyn av 28.01.09
  • Svar frå kommunen med vedlegg av 26.02.09
  • Program for gjennomføring av tilsynet av 10.03.09
  • Oversending av rapport av

8. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Deltakere ved tilsynet

Namn

Funksjon / stilling

Opningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Solfrid Haugli

Heimehjelpar

x

x

x

Jorunn Jørundland

Omsorgsarbeidar

x

x

x

Anne Torunn Engenes

Sjukepleiar

 

x

x

Anne Grethe Askeland

Leiar famileavdelinga

x

x

x

Laila Nylund

PRO - leiar

x

x

x

Frå tilsynsorganet deltok:
Revisor Ester Hassel og revisjonsleiar Egil Nordlie.