Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Aust-Agder

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Aust-Agder / Helsetilsynet i Aust-Agder gjennomført systemrevisjon ved avlastingsboligen Fagerheim i Arendal kommune.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Sosiale behov
  • Ernæringsbehov hos barn med særlige ernæringsmessige utfordringer
  • Pleie- og omsorg tilpasset den enkeltes behov
  • Legemiddelhåndtering
  • Fysisk tilrettelegging

Det ble funnet ett avvik:

  • Kommunen har ikke planlagt aktivitetstiltak tilpasset barnas sosiale og helsemessige utfordringer, mestringsmuligheter, barnets ønsker som gir trygghet, trivsel og aktiv tilværelse som skal gjennomføres i den daglige tjenesteytingen.

Det ble gitt en merknad:

  • Avviksmeldinger bør fylles ut komplett. Ved oppfølging av avvik bør det gis større rom for forslag eller endringer

Dato: 17.7.2009

Lasse Svenstrup Andersen
revisjonsleder
Egil Nordlie
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Arendal kommune i perioden 27.03.09 – 17.07.09. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen og Helsetilsynet i Aust-Agder gjennomfører i inneværende år.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2. Fylkesmannens myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten følger av lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Arendal er Aust-Agders fylkeshovedstad og har noe over 40.000 innbyggere.

En kommuneleder har det administrative ansvaret for sitt område, og kommunelederne utgjør sammen med rådmannen kommunens lederlag. Kommuneleder for Mestring og rehabilitering har bla. også ansvaret for oppfølging av Komitè for omsorg, han er lederlagets kontaktpunkt og oppfølgingsansvarlig for omsorgsenhetene og Legevakten.

Arendal kommune er delt inn i 41 enheter, som igjen er delt inn i avdelinger.

Driften av avlastingsenheten sorterer inn under Mestring og rehabilitering, enheten ledes av en enhetsleder. Mestring og rehabiliteringsenheten har ansvaret for diverse institusjoner med korttids- og langtidstilbud, boveiledertjenester og dagtilbud mv..

I samme bygg som avlastingsenheten Fagerheim drives det også barnehage, og avlastingsenheten kan benytte deler av barnehagens lokaler og hele uteområdet etter stengetid på ettermiddagene og hele dagen og kvelden i helger/helligdager. Det gis avlastingstilbud til 11 barn.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 27.03.09. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 19.05.09.

Åpningsmøte ble avholdt 03.06.09.

Intervjuer
9 personer var satt opp til intervju: 1 møtte ikke og 8 personer ble intervjuet.

Det ble gjennomført befaring vedFagertun den 03.06.09. Det ble holdt møte der foreldrene hadde anledning til å møte tilsynet. En av foreldrene møtte opp.

Sluttmøte ble avholdt 04.06.09.

4. Hva tilsynet omfattet

Systemrevisjonen var avgrenset til følgende områder:

  • ivaretar barnas rett til samvær med andre, et meningsfullt dagligliv og deltakelse i fritidsaktiviteter
  • ivaretar barn med spesielle ernæringsbehov på forsvarlig måte
  • yter pleie og omsorg tilpasset barnas helsetilstand
  • har forsvarlig legemiddelhåndtering
  • har fysisk tilrettelagt tilbudet til barna i det kommunale botilbudet

5. Funn


Avvik 1:

Kommunen har ikke planlagt aktivitetstiltak tilpasset barnas sosiale og helsemessige utfordringer, mestringsmuligheter, barnets ønsker som gir trygghet, trivsel og aktiv tilværelse som skal gjennomføres i den daglige tjenesteytingen.

Avviket bygger på følgende:

  • Avviksmeldinger og intervjuer som dokumenterer uønskede hendelser beboerne imellom.
  • Gruppesammensetning er ikke ideell og kan være en hindring for å gjennomføre aktivitetstiltak. Brukergruppen har endret seg de seneste 5-6 årene, og i dag har man mer aktive brukere enn tidligere (da det stort sett var multifunksjonshemmede barn i brukergruppen).
  • Mangel på strukturelle og eller faglige grep for å bedre samspillet mellom barna.
  • Barna har behov for individuelle aktiviteter og individuell oppfølging fra avlastningsboligen, noe som hindres av mangel på tilrettelagt transport.
  • Rullestolbrukere har et særlig behov for tilrettelagt transport.
  • De som trenger vogner eller annet utstyr på tur får ikke plass til det i småbiler.

Dette er avvik fra: Sosialtjenesteloven § 4-3, jf § 4-2. Kvalitetsforskriften § 3. Sosialtjenesteloven § 8-3 og § 8-4. Internkontrollforskriften § 4c).

Kommentar:
Varierte aktiviteter er avhengig av at man har mulighet for å dekke et grunnleggende transportbehov. Hva som er behovet vil variere for det enkelte barn. I dag dekkes behovet for transport delvis dekket gjennom bruk av biler med stønad fra Nav pga barnets funksjonshemming, lån av en ”småbil” fra hjemmesykepleien i helgene, samt bruk av de ansattes privatbiler. Kommunen må gå gjennom transportbehovet og gjøre en behovsvurdering, slik at man kan etablere en tilfredsstillende ordning.

Merknad 1:

Avviksmeldinger bør fylles ut fullstendig og korrekt. Ved oppfølging av avvik bør det gis større rom for forslag eller endringer.

  • Opplæring er gjennomført, likevel viser avviksskjemaene og intervjuer at det er usikkerhet rundt avvikshånderingen.
  • Definisjon av ”avvik” og når det skal meldes er ikke godt nok forankret hos de ansatte
  • Utfylling av skjema var delvis mangelfullt i flere tilfeller, og det er bla uklart hvem som skal fylle ut hva.
  • De øverste lederne er kjent med de avvik som meldes, men ser sjelden et avviksskjema og de er derfor ikke kjent med hvilken praksis som følges ved skriving av avviksmeldinger.

Kommentar:
Avvikshåndering er en viktig del av internkontrollen, og kommunen har gjort en del opplysnings- og opplæringsarbeid for å gjøre avviksskjemaene kjent. Oppfølging og opplæring av de ansatte bør ses på som et kontinuerlig arbeid. En viktig del av ledernes ansvar er å se til at internkontrollen som er etablert faktisk fungerer i henhold til det som er besluttet.

6. Regelverk

  • Lov 10.02.67 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • Lov 19.06.70 nr 69 om offentlighet i forvaltningen
  • Lov 19.11.82 nr 66 om helsetjenesten i kommunene
  • Lov 30.03.84 nr 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten
  • Lov 13.12.91 nr 81 om sosiale tjenesterm m.v.
  • Lov 02.07.99 nr 63 om pasientrettigheter
  • Lov 02.07.99 nr 64 om helsepersonell
  • Forskrift 23.11.83 nr 1779 om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste
  • Forskrift 21.12.00 nr 1385 om pasientjournal
  • Forskrift 28.06.0 1 nr 765 om habilitering og rehabilitering
  • Forskrift 20.12.02 nr 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift 27.06.03 nr 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
  • Forskrift 23.12.04 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og Sosialtjenesteloven
  • Forskrift 03.04.08 nr 320 om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Tiltakskort
  • Årshjul
  • Tertialrapport
  • Delegasjon av myndighet til leder av avlastingsboligen
  • Årsberetning (hjemmesiden)
  • Beredskapsplan
  • Beskrivelse av virksomheten
  • Spesifisering av ansvar/oppgaver ved avlastingsenheten
  • ”Fagerheimposten”
  • Beskrivelse av opplæring av avlastingsenheten
  • Kompetanseplan høst 2009/vår 2010Mal for ”Tiltaksplan”
  • Turnusplan

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Permer for hver enkelt bruker
  • Internkontrollsystem / div rutiner
  • Medikamenthåndtering
  • Avviksmeldinger
  • Dosetter m/ skriftlig dokumentasjon

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Sissel Saga

Leder avlastingsenheten/ sykepleier

X

X

X

Birthe Samuelsen

Vernepleier

X

X

X

Ann Mari Studsrud

Sykepleier

X

X

X

Camilla Aasland

Hjelpepleier

Linda Carlsen

Fagarbeider

X

X

X

Sissel Tveit

Fagarbeider

X

X

Ann Helen Austad

Miljøterapeut

X

X

X

Ragnhild Vignes

Enhetsleder Mestring og rehabilitering

X

X

X

Øystein Sangvik

Kommunalsjef

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Lasse Svenstrup Andersen
Egil Nordlie