Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Aust-Agder

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet blei det konstatert avvik frå lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheita har vurdert dei tiltaka som er sette i verk som tilstrekkelege. Tilsynet er derfor avslutta.

 

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for avvika og merknadene som blei påpeikte innan dei områda tilsynet omfatta. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

Sakshandsaming ved tildeling eller klage på heimebaserte tenester, heimesjukepleie og praktisk bistand.

Det er gitt fire avvik og to merknader i rapporten. Avvika gjeld:

  • manglande delegering av mynde til å fatte vedtak
  • det er ikkje tilstrekkeleg kunnskap om å identifisere og handsame klagar
  • standardvedtaka inneheld feil og manglar, og interne skjema vert ikkje nytta
  • det fattast ikkje alltid vedtak etter reglene i forvaltningslova om tildeling av tenester etter kommunehelsetenestelova og sosialtenestelova.

Merknadene omhandlar manglande skriftleg dokumentasjon på flyten av informasjon mellom brukarar og vedtaks og klagemynde i kommunen. Dette gjer det til dømes vanskeleg å identifisere og vurdere kommunen si internkontroll kring dei forhold dette tilsynet omhandlar.

Dato:

Egil Nordlie
revisjonsleiar
Ester Hassel
revisor

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Bykle kommune i perioden 29.01.09 - . Tilsynet er ein del av den planlagde tilsynsverksemda til Fylkesmannen og Helsetilsynet i Aust-Agder. Målet med tilsynet var å sjå på kommunens sakshandsaming ved tildeling eller klage på heimebaserte tenester.

Dette tilsynet omfattar både helsetenester etter helselovgjevinga som er underlagt tilsyn frå Helsetilsynet i fylket, og sosiale tenester etter sosialtenestelova som er underlagt tilsyn frå Fylkesmannen.

I Aust-Agder er det slik at Helsetilsynet og Fylkesmannen si Sosial- og helseavdeling er slått saman. Ein kan såleis utføre begge tilsyna samstundes.

Helsetilsynet i fylket har fullmakt til å føre tilsyn med helsetenesta etter lov om statleg tilsyn med helsetenesta § 2.

Fylkesmannen i fylket har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter sosialtenestelova § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om Bykle kommune tek hand om ulike krav i lovgjevinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgjevinga innan dei områda tilsynet omfattar
  • tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
  • tiltaka er gode nok for å sikre at lovgjevinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet Bykle kommune har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

  • Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
  • Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Bykle kommune er ein av dei minste i Aust-Agder med eit folketal på ca 920 menneskje. Dette er ein typisk fjellkommune, og har gode inntekter som kraftkommune. Kommunen er og kjend for sitt gode vintersportstilbod, noko som gjer at folketalet stig til det mangedobbelte i t.d. påska.

Det har tidlegare ofte blitt tale om kor vanskeleg det er å skaffe og halde på fagfolk i kommunen. Dette blei det ikkje lagt særleg vekt på under tilsynet. Tvert om synast det som desentralisert høgskuleopplæring og kommunen si målretta satsing på kompetanse, gjer at dei nå har ein forholdsvis god periode med tanke på tilsette.

Som nemnt over, trekk Bykle kommune mange turistar til seg i enkelte periodar. Ved ei gjennomgang av nokon av vedtaka som er fatta, kunne ein sjå at personar frå andre kantar av landet fekk skriftlege vedtak for heimebaserte tenestar den tida dei oppheld seg i kommunen. Det er etter vår oppfatning til dels krevjande og omfattande medisinske og praktiske tenester folk mottek slik at dei kan vere i lag med familiane sine på hytteturar i denne kommunen.

Kommunen har få innbyggjarar. Det fører til at pleie og hjelpetenesta og har få tilsette. Dette set krav til fleksibilitet og omstilling til dei tilsette. Vi er av den oppfatning at vilja til dette er til stades i kommunen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt ut 29.01.09. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte blei ikkje halde.

Opningsmøte blei halde 19.03.09.

Intervju:
Fem personar blei intervjua.

Sluttmøte blei halde 19.03.09.

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet undersøkte om Bykle kommune har lagt til rette for at sakshandsaminga før det fattast vedtak om helsehjelp og praktisk bistand til personar som bur heime, er i samsvar med krav i forvaltningslova, internkontrollforskrifta og sosial- og helselovgjevinga. Det same gjaldt kommunen sine rutinar og handsaming av klager. Det blei særleg lagt vekt på å sjå om dei tilsette klarte å identifisere ein søknad eller klage, og om det var eit system som kunne sakshandsame desse vidare i kommunen.

5. Funn

Avvik 1:

Ansvar og mynde til å fatte vedtak etter sosialtenestelova og kommunehelsetenestelova er ikkje tilstrekkeleg dokumentert og sikra.

Avvik frå fylgjande lov og forskrift:

  • Kommunelova § 6 og § 23, pkt. 4.
  • Internkontrollforskrifta § 4.

Avviket byggjar på fylgjande observasjonar:

  • Gjeldande delegasjonsreglement omhandlar ikkje delegering frå rådmann til aktuell leiar etter sosialtenestelov og kommunehelsetenestelov.

Avvik 2:

Det er ikkje tilstrekkeleg kunnskap i organisasjonen til å gjenkjenne og handsame klagar.

Avvik frå fylgjande lov og forskrift:

  • Sosialtenestelova § 8-6
  • Kommunehelsetenestelova § 2-4, 1. ledd
  • Forvaltningslova § 28

Avviket byggjar på fylgjande observasjonar:

  • Tilsette gjer uttrykk for usikkerheit om kva ei klage er, og korleis den skal handsamast.
  • Det er ikkje lagt fram informasjon eller dokumentasjon på korleis klagar skal handsamast i kommunen.

Avvik 3:

Søknadsskjema er ikkje tilgjengelege og i bruk, og standardoppsettet på vedtaka inneheld feil og manglar ut frå formkrava i forvaltningslova.

Avvik frå fylgjande lov og forskrift:

  • Forvaltningslova §§ 23, 25 og 27
  • Sosialtenestelova § 8-1
  • Kommunehelsetenestelova § 2-1

Avviket byggjar på fylgjande observasjonar:

  • Gjennomgang av aktuelle skjema og malar. Som døme på dette avviket kan nemnast:
  • Feil vising til lov
    Manglande opplysning om innsynsrett
    Opplysning om søknad
    Søknadsdato
  • Det finns søknadsskjema og avtalar om tenestene sitt innhald i kommunen, men desse er ikkje i bruk.

Avvik 4:

Det fattast ikkje alltid vedtak etter forvaltningslovas reglar ved tildeling av tenester etter kommunehelsetenestelova og sosialtenestelova.

Avvik frå fylgjande lov og forskrift:

  • Forvaltningslova § 2 og § 23
  • Kommunehelsetenestelova § 2-1
  • Sosialtenestelova § 8-1.

Avviket byggjar på fylgjande observasjonar:

  • Det fattast ikkje enkeltvedtak ved tildeling av tenester som til dømes støttesamtalar eller miljøtenester til personar med rusproblem, psykiske lidingar og utviklingshemming.
  • Det tildelast tenester utan endringsvedtak.

Frist for å lukke avvika settes til 01.07.09 for avvik 1 og 3, og 11.09.09 for avvik 3 og 4.

Merknadar:

  • Det er ein omfattande munnleg tradisjon i kommunen. Dette gjer at det ikkje nyttast skriftleg dokumentasjon i store delar av sakshandsaminga.
  • Dette gjer det vanskeleg å ”sjå” internkontrollen og å vurdere avvikshandteringa.

6. Regelverk

  • Lov om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetenestelova) av 19.11.82 nr. 66, med forskrifter.
  • Lov om sosiale tjenester mv (sosialtenestelova) av 13.12.91 nr. 81, med forskrifter.
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningslova) av 10.02.67.

Det visast til fylgjande rundskriv:

  • I-1/93: Rundskriv frå sosialdepartementet – Lov om sosiale tjenester m v

Andre dokument som er viktige for området:

  • IS 1040: Veileder i saksbehandling og dokumentasjon for pleie og omsorgstjenesten.
  • IS 1183: Internkontroll i sosial- og helsetjenesten.

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over då tilsynet blei førebudd:

  • Organisasjonskart
  • Aktuelle tilsette på dagen for tilsyn
  • Stillingsomtale for tenesteleiar
  • Rapport frå kommunerevisjonens forvaltningsrevisjon av sakshandsaming i enkeltsaker i Bykle kommune
  • Skjema for saksutredning
  • Ni anonyme vedtak
  • Generelt hovudreglement for delegering av mynde i Bykle kommune

Dokumentasjon som blei gjennomgått under tilsynet:

  • Generelt hovudreglement for delegering av mynde i Bykle kommune
  • Skjema for saksutredning
  • Stillingsomtale for tenesteleiar
  • Ni anonyme vedtak

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen og Helsetilsynet i Aust-Agder:

  • Melding om tilsyn av 29.01.09
  • Svar frå kommunen med vedlegg av 26.02.09
  • Program for gjennomføring av tilsynet av 09.03.09
  • Oversending av rapport av

8. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gjer ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Deltakere ved tilsynet

Namn

Funksjon / stilling

Opningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Tallak Hoslemo

Rådmann

x

x

x

Ragnhild Hoslemo

Hjelpepleiar

x

x

x

Lene Bentsen

Sjukepleiar

x

x

Linda Reiulfsen

Sjukepleiar

x

x

x

Vidar Johnsen

Tenesteleiar

x

x

x


Frå Fylkesmannen og Helsetilsynet deltok:
Revisor Ester Hassel og revisjonsleiar Egil Nordlie.