Helsetilsynet

Helsetilsynet i Aust-Agder


Oppfølging av tilsynet
I dette tilsynet ble det ikke funnet avvik fra lov eller forskrift. Tilsynet er derfor avsluttet.

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Kommunens organisering av tjenesten. Blant annet hvordan kommunen sikrer et forsvarlig fysioterapitilbud til hele befolkningen.
  • Internkontroll, og da særlig kravet om å sette mål for tjenesten og kravet om å planlegge ut i frå de helseutfordringene som er i kommunen.
  • Journalnedtegnelser
  • Taushetsplikt
  • Faglig forsvarlig virksomhet

Det ble ikke avdekket noe avvik ved dette tilsynet, men tilsynet hadde 2 merknader og 1 kommentar.

Merknad 1:

Kommunen har ikke en helhetlig oversikt over helseutfordringene i kommunen. Dette gjør det vanskelig å planlegge å evaluere tjenesten i sin helhet.

Merknad 2:

Kapasiteten i fysioterapitilbudet er for liten til å kunne dekke alle målgrupper med et tilbud innenfor det som i dag er å anse som god praksis.

Dato: 09.06.09

Anne Kari Thomassen
revisjonsleder
Lasse S. Andersen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Froland kommune i perioden 23.02.09 – 09.06.09. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Aust-Agder gjennomfører i inneværende år.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Froland kommune er en langstrakt kommune med sine 604,9 kvadratkilometer. Kommunen har 4.896 innbyggere, og det har de siste årene vært en positiv befolkningsvekst. Det er forholdsvis flere yngre enn eldre innbyggere i bygda. Det er en relativt spredt bosetting i kommunen. Tjenestetilbudene innen helse, omsorg og skole er i store trekk konsentrert sentralt i kommunen.

Froland kommune har i flere år kommet dårlig ut på SSBs levekår- og likestillingsindeks.

Fysioterapitjenesten er organisert under Velferd, barnevern og helse og har egen virksomhetsleder. Det er en privatpraktiserende fysioterapeut med 100 % driftshjemmel med eget romslig og godt utformet institutt ikke langt fra bo- og omsorgsenteret og Helsehuset. Den kommunale fysioterapitjenesten er på 1,7 årsverk, hvorav 10 % av dette er frikjøpt til folkehelsearbeid. Disse har kontor og treningsrom i kjelleren ved Froland sykehjem. Fysioterapiressursene er betydelig lavere enn i kommunene for øvrig i fylket, landet og i KOSTRAs kommunegruppe. Froland har 5.6 stilling pr 10.000 innbyggere mens landet har 8,8 og KOSTRA gruppen 8, 2 stillinger. (www.kommunehelseprofiler.no)

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 23. februar 2009. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt31. mars 2009.

Åpningsmøte ble avholdt 31. mars 2009.

Intervjuer
7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved lokalene til både privatpraktiserende fysioterapeut og de kommunalt ansatte fysioterapeuter.

Sluttmøte ble avholdt 31. mars 2009.

4. Hva tilsynet omfattet

  • Kommunens organisering av tjenesten. Blant annet hvordan kommunen sikrer et forsvarlig fysioterapitilbud til hele befolkningen.
  • Internkontroll, og da særlig kravet om å sette mål for tjenesten og kravet om å planlegge ut i frå de helseutfordringene som er i kommunen.
  • Journalnedtegnelser
  • Taushetsplikt
  • Faglig forsvarlig virksomhet

5. Funn

Merknad 1:

Kommunen har ikke en helhetlig oversikt over helseutfordringene i kommunen. Dette gjør det vanskelig å planlegge å evaluere tjenesten i sin helhet.

Merknad 2:

Kapasiteten i fysioterapitilbudet er for liten til å kunne dekke alle målgrupper med et tilbud innenfor det som i dag er å anse som god praksis.

Merknadene er basert på følgende funn:

  • Ved gjennomgang av dokumenter og ved intervjuene fremkommer det at kommunen ikke har en helhetlig oversikt over helsetilstanden i kommunen. Dette gjør at det er vanskelig å beskrive klare mål og gjøre optimale prioriteringer for tjenestene generelt og for fysioterapitjenesten spesielt.
  • Fysioterapibemanningen er betydelig lavere i kommunen enn i kommunene for øvrig i Aust-Agder, gjennomsnittet for landet og i KOSTRA gruppen. Det bekreftes av alle informantene at alle henvendelser til tjenesten blir fulgt opp innen en forsvarlig frist. Det opplyses imidlertid også at det gjennomføres jevnlige nedprioriteringer av oppgaver, som i ut fra begrepet om ”god praksis” burde vært gjennomført. Pasienter, som ut i fra et faglig skjønn, skulle fått tett oppfølging over tid, får periodevis begrenset oppfølging. Dette er det blitt orientert om muntlig og i tidligere årsrapporter, og er spesielt beskrevet i årsrapport for 2008.
  • Deler av fysioterapiressursene blir også brukt til annet arbeid i kommunene som folkehelsearbeid, individuell plan og utarbeiding av planer. I praksis er dermed kapasiteten enda lavere enn 0,56 pr 1000 innbyggere som det fremgår av statistikken.
  • Fysioterapiressursene står derfor ikke i forhold til behovet for tjenesten.
  • Fysioterapitjenesten har et godt IK kontrollsystem tilpasset sin virksomhet med blant annet avvikshåndtering. Dette blir i liten utstrekning brukt. Systemet fanger blant annet ikke godt nok opp brukere som ut fra skjønnet om ”god praksis” skulle fått fysikalsk behandling og eller oppfølging, men som av kapasitetshensyn blir nedprioritert.
  • Det er dermed vanskelig og eksakt dokumentere hva som er befolkningens behov. Ved begrensede faglige ressurser er det kjent at etterspørselen over tid reduseres, og muligens er det henvisninger fra tjenestene som lege, helsestasjon, skole og pleie- og omsorg som styrer etterspørselen mer enn befolkningens behov. Vi vet for eksempel lite om hva som er behovet hos psykisk syke, hjemmeboende kronikere, overvektig mv.
  • Da det er blitt betydelig kortere liggetid for de fleste pasientkategorier i spesialisthelsetjenesten har behovet for opptrening og rehabilitering av pasienter i kommunehelsetjenesten økt betydelig de senere år.

Andre viktige funn:

  • Lokalene til den privatpraktiserende fysioterapeuten og de kommunalt ansatte fysioterapeutene har god universell utforming. Kontor og treningsrom er også hensiktsmessige utformet i forhold til driften. For de kommunalt ansatte er det imidlertid begrenset plass om ikke aktivitetene i lokalet planlegges nøye. De kommunale fysioterapeutene er samlokalisert med ergoterapeuten.
  • Det er operative journalsystemer i begge virksomhetene. Ved det private instituttet er journal nedtegnelsene fortsatt i hovedsak papirbasert, mens de kommunale fysioterapeutene benytter kommunens Gerica system innen pleie- og omsorg og Winmed ved helsestasjonen. Gerica systemet er ikkje tilpasset fysioterapipraksisen optimalt. Dette medfører at fysioterapeutene må skrive ”doble” nedtegnelser for å få tilstrekkelige journalnedtegnelser.
  • Fysioterapeutene har regelmessig faglig oppdatering og fremstår som faglig interesserte og serviceorienterte. Det opplyses at det er godt klima for samhandling både internt i kommunen, interkommunalt og med 2. linjetjenesten.

Kommentar:
IT systemet i kommunen bør tilpasses en fysikalsk virksomhet.

6. Regelverk


  • Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.
    Lov om helsetjenesten i kommunene, se særlig § 1-1 første ledd (Kommunens ansvar for helsetjenesten) og § 2-1 første ledd (Rett til helsehjelp). Det vises videre til § 1-3a (Tilrettelegging m.v (internkontroll)) og § 6-3 (Tilsyn og veiledning (forsvarlige tjenester)). Jfr. Lov om helsepersonelloven § 4 og 16, organisering.
  • Lov om helsepersonell mv kapittel 5 (Taushetsplikt og opplysningsrett) og kapittel 8 §§ 39 og 40 flg.(Plikt til å føre journal og krav til journalens innhold)
  • Lov om pasientrettighetsloven, kapittel 3 (Rett til medvirkning og informasjon) og kapittel 5 (Rett til innsyn i journal).
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten, se særlig § 4. Forskriften er hjemlet i kommunehelsetjenesteloven § 1-3a.
  • Forskrift om pasientjournal, se særlig §§ 4-8 og §§ 10 og 11. Forskriften er hjemlet i Helsepersonelloven § 40 og Pasientrettighetsloven § 5-1.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart for kommunen og virksomheter
  • Tjenestebeskrivelser

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Journaler i privat og kommunal virksomhet
  • Årsrapport
  • Utkast til plan for fysioterapitjenesten
  • Avtale mellom Froland kommune og privatpraktiserende fysioterapeut Rudolf Veer

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Aust-Agder:

  • Varsel om tilsynet med fysioterapitjenesten av 23.02.09
  • Program for tilsynet av 20.03.09
  • Foreløpig rapport av 28.04.09
  • E-post av 14. mai 2009 med rettinger.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Gro Vangsnes Bøylestad

Kommunefysioterapeut

X

X

X

Gry Helen Olsen

Kommunefysioterapeut

X

X

X

Rudolf Veer

Privatpraktiserende fysioterapeut

X

X

X

Karin Siljehaug

Helsesøster

X

X

X

Thomas Bergquist

Kommunelege

X

X

X

Turid Rasmussen

Leder omsorg

X

X

X

Jarle Knutsen

Leder velferd, barnevern og helse

X

X

X

Svein Setekleiv

Seniorrådgiver rådmannen

X


Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Dignora Lise Løddesøl – observatør
Lasse S. Andersen – revisor
Anne Kari Thomassen – revisjonsleder