Helsetilsynet

Helsetilsynet i Aust-Agder

Oppfølging av tilsynet
I dette tilsynet ble det ikke funnet avvik fra lov eller forskrift. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de funn som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunikasjon, informasjon og samhandling
- internt i legevakten
- mellom legevakten og andre
- rutiner og praksis for dokumentasjon og journalføring

Prosedyrer og praksis for håndtering og av henvendelser og mottak av pasienter
- herunder fastsettelse av hastegrad og prioritering.

Det ble ikke konstatert avvik eller gitt merknader ved tilsynet.

Dato:

Anne-Sofie D. Syvertsen
revisjonsleder
Hallvard Kile
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Legevakten i Arendal i perioden 14.07.2009 - 19.11.2009. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Aust-Agder gjennomfører i inneværende år

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Legevakten i Arendal er et interkommunalt heldøgnstilbud til 10 kommuner i Aust-Agder og Telemark. I tillegg har den telefonformidling for to andre kommuner i Aust-Agder.

Legevakten har organisert eget mottak etter seksuelle overgrep (SO) som skal dekke alle de deltakende kommunene.

Åtte av kommunene deltar i ordning med daglegevakt.

Om sommeren er alle ti kommunene med i ordningen med dagelegevakt.

Legevakten er egen enhet i Arendal kommune som dermed har ansvar for organisering og drift, samt budsjett- og arbeidsgiveransvar.
De andre deltakende kommunene kjøper tjenester av Arendal kommune i henhold til avtaler.

Det øverste ansvaret har rådmannen og til sist bystyret.
Det er opprettet et samarbeidsutvalg som rådgivende organ med medlemmer fra alle de deltakende kommunene. Det medisinske ansvaret har overlegen med et legefaglig utvalg (LFU) med én lege fra hver kommune til støtte.

De deltakendes kommuners fastleger plikter å delta i legevaktsordningen dersom ikke annet er avtalt, eller LFU har gitt fritak.

Legevakten i Arendal er lokalisert i Sørlandet sykehus vegg i vegg med skadepoliklinikken, akuttmottaket og AMK-sentralen. Statens Luftambulanse har sin base like ved og fysisk knyttet til sykehuset.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14.07.2009.

Formøte ble avholdt 03.11.2009.

Åpningsmøte ble avholdt 18.11.2009.

Intervjuer
12 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring i forbindelse med formøtet.

Sluttmøte ble avholdt 19.11.2009.

4. Hva tilsynet omfattet


Kommunikasjon, informasjon og samhandling
- internt i legevakten
- mellom legevakten og andre

Rutiner og praksis for dokumentasjon og journalføring

Prosedyrer og praksis for håndtering av henvendelser og mottak av pasienter,
herunder fastsettelse av hastegrad og prioritering.

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik ved tilsynet. Det var heller ikke grunnlag for merknader.

Legevakten synes å ha gode rutiner innenfor de reviderte områdene. Helsetilsynet i Aust-Agder vil likevel påpeke enkelte forhold.

Telefonsystemet har ikke mulighet til å måle og hente ut eksakte ventetider ved henvendelser på telefon. Gjennom stikkprøver fant tilsynet ventetider på mellom noen sekunder opp til seks minutter i ett tilfelle. For i større grad å kunne disponere ressurser rett ville slik statistikk være et godt verktøy.

Avvikssystemet er kjent og det blir brukt. Avvik meldes via ulike kanaler. Legene melder til legevaktsoverlegen og sykepleierne til enhetsleder. Det ville være en styrke om meldingene ble samlet ett sted.

Bruk av Norsk Medisinsk Indeks er ikke et krav i legevaktsarbeidet. Denne er likevel en etablert del av prosedyren for Legevakten i Arendal. Helsetilsynet ønsker å påpeke at det er varierende opplæring av sykepleiere i bruk av indeks ved telefonhenvendelser. Det er også forskjellig praksis blant sykepleierne når det gjelder å ta indeks i bruk og å dokumentere dette i journalen. Det bør være ensartet praksis knyttet til prosedyrene.

Det finnes en elektronisk timebok. Denne må overføres til neste døgn før midnatt. Dette gjøres, men det er muligheter for glipp. Da kan enkelte kontakter falle ut fra listen. Rutinene for dette bør bli sikrere.

Personell som ansettes får opplæring etter sjekklister. Listene blir gjennomgått av leder. I etterkant er det ikke rutiner for oppbevaring av denne dokumentasjonen. Dette er en svakhet og bør endres.

6. Regelverk

  • Lov av 30. mars 1984 om statlig tilsyn §3, første ledd
  • Lov av 19. november 1982 om helsetjenesten i kommunene
  • Lov av 2. juli 1999 nr 64 om helsepersonell
  • Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasientrettigheter
  • Forskrift av 20. desember 2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift av 21. desember 2000 om pasientjournal
  • Forskrift av 18. mars 2005 om krav til akuttmedisinske tjenester utenfor sykehus

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart og beskrivelse.
  • Visjoner og mål.
  • Virksomhetsplan 2009.
  • Vedtekter
  • Arbeidsoppgaver – enhetsleder.
  • Opplæringsplan med sjekkliste for nyansatte sykepleiere.
  • Orientering for nye leger.
  • Rutiner for avvikshåndtering.
  • Rutiner for mottak av klager.
  • Årsmelding 2008.
  • Budsjett og regnskap 2008.
  • Oversikt over ansatte i Legevakten i Arendal.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under formøtet og revisjonsbesøket:

  • Rutiner ved fravær og beordring til legevakt.
  • Prosedyre ved økt beredskap og katastrofeinnkalling.
  • Prosedyrer ved besvaring av telefoner ved Legevakten i Arendal.
  • Rutiner ved håndtering av avvik.
  • Arbeidsfordeling mellom vaktlegene.
  • Arbeidsbeskrivelse for lege i dagvakt.
  • Ansvarsfordeling mellom sykepleierne og legene ved legevakten.
  • Prioritering av pasienter.
  • Arbeidsinstruks sykepleier, dag, hverdager.
  • Stillingsbeskrivelse sykepleier.
  • Lederavtale, Arendal kommune.

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Aust-Agder:

  • Varsel om tilsyn, datert 14.07.2009.
  • Mottatt dokumentasjon 18.09.2009.
  • Program for tilsynet, datert 04.11.2009
  • Telefonsamtaler vedrørende den praktiske planleggingen av tilsynet.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Tone Helene Straat

Torill Skår

Kristian Austad

Christoffer Irgens

Berit Nærdal

Hilde Knudsen Sand

Arnhild G. Lund

Vidar Bjørnås

Geir Nordaberg

Olav Laudal

Laila Venaas

Edith Verkjennhagen

Siri Opsahl

Mark Fagan

Leder av samarbeidsutvalget

Kommunalsjef, Helse og omsorg

Legevaktsoverlege

Legestudent

Sykepleier

Sykepleier

Konstituert enhetsleder

Legevaktsoverlege

Lege i vakt

Lege i vakt

Sykepleier

Hjelpepleier

Turnuslege

Lege i vakt

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X


Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Anne-Sofie D. Syvertsen, revisjonsleder
Hallvard Kile, revisor
Heidi Vige, observatør