Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Aust-Agder

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Vurdering av virksomhetens styringssystem
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Aust-Agder / Helsetilsynet i Aust-Agder gjennomført systemrevisjon ved avlastingsboligen i Storgata 13 i Lillesand.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Sosiale behov
  • Ernæringsbehov hos barn med særlige ernæringsmessige utfordringer
  • Pleie- og omsorg tilpasset den enkeltes behov
  • Legemiddelhåndtering
  • Fysisk tilrettelegging

Det ble funnet to avvik:

  • Legemiddelhåndteringen er ikke forsvarlig.
  • De fysiske forhold er ikke tilrettelagt godt nok.

Dato:

Lasse Svenstrup Andersen
revisjonsleder
Egil Nordlie
revisor

 

 

Jo Kittelsen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved avlastingsboligen i Storgata 13, Lillesand kommune i perioden 27.03.09 –03.07.09. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Aust-Agder/ Fylkesmannen i Aust-Agder gjennomfører i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Helsetilsynet.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2. Fylkesmannens hjemmel for å føre tilsyn fremgår av Lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Lillesand kommune er i vekst og har nå om lag 8.900 innbyggere. Det er Habiliteringsavdelingen som har ansvar for avlastingsboligen for barn, og denne er igjen underlagt Sektor for helse og kultur. Habiliteringsavdelingen består av 6 deler, herunder fem grupper som er ledet av hver sin gruppeleder, samt en frittstående vernepleierkonsulent. Avlastingsboligen drives samlokalisert med et dagtilbud for voksne, og det er fire barn som mottar avlastingstilbud der. Kommunen planlegger en nybygging eller ombygging for å møte fremtide krav/behov mht avlasting for barn.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 27.03.09. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 05.05.09.

Åpningsmøte ble avholdt26.05.09.

Intervjuer
9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Storgata 13. Det ble gjennomført samtaler med foreldre.

Sluttmøte ble avholdt 27.05.09.

4. Hva tilsynet omfattet

Systemrevisjonen var avgrenset til følgende områder:

Om Lillesand kommune:

  • ivaretar barnas rett til samvær med andre, et meningsfullt dagligliv og deltakelse i fritidsaktiviteter
  • ivaretar barn med spesielle ernæringsbehov på forsvarlig måte
  • yter pleie og omsorg tilpasset barnas helsetilstand
  • har forsvarlig legemiddelhåndtering
  • har fysisk tilrettelagt tilbudet til barna i det kommunale botilbudet

5. Funn


Avvik 1:

Legemiddelhåndteringen er ikke forsvarlig.

Avviket bygger på følgende:

  • Opplysninger om hvilken lege som forskriver medikamenter er ikke kjent.
  • Opplysningene på dosettene var mangelfulle og dels rotete.
  • Det skjer at hjemmesykepleien går før medisinen er tatt (svelget), dette registreres ikke som avvik.
  • Medisinkardeks (perm) inneholder ikke alle opplysninger.
  • Det mangler skriftlige bestemmelser om hvem som kan håndtere Stesolid ved epileptisk anfall.
  • Det er ikke sørget for nødvendig og systematisk opplæring i bruken av Stesolid ved epileptisk anfall.

Dette er avvik fra: Legemiddelforskriften § 4 første, tredje og fjerde ledd b), og § 7 Internkontrollforskriften § 4.

Avvik 2:

De fysiske forhold er ikke tilrettelagt godt nok.

Avviket er basert på følgende:

  • Driften av to ulike tiltak i bygget kommer i interessemotsetning (konflikt) med hverandre, bla i ferier og når skolen er stengt. Avlastingen må vike plass i de tilfellene tilbudene kommer i konflikt, og avlastingen må bruke baser i andre bygg.
  • Bruken og oppgavefordelingen mellom avlastning og dagtilbud er ikke klar, f eks bruk av bad og renhold, bruk av ballbinge/lekerom, oppvask i felles kjøkken mv.
  • Hendelser i tilknytning til det ovennevnte registreres ikke som avvik.
  • Lokalene har ikke et ”hjemlig preg”.
  • Vedlikeholdet fremstår som tilfeldig, f eks knekt dolokk, sprekk i gulv/linoleumsbelegg, gulvlist ved glass-skyvedør ved stua, taklekkasjer mv.
  • Inneklima og temperatur kan være en utfordring både mht sommer/vinter.
  • Uteområdet er meget begrenset, og det uteområdet man disponerer er ikke tilrettelagt for barna på avlasting.

Dette er avvik fra: Sosialtjenesteloven § 4-3 jf Kvalitetsforskriften § 3.

Merknad 1:

Man bør ha større fokus på observasjon av tilstander som bør utredes medisinsk, fysisk tilrettelegging og eventuelt pedagogisk utredning.

Merknad 2:

Kommunen bør vurdere elektronisk tilkobling til ”Profil” slik at avlastningsenhetens journalsystem kan være operativt.

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg at kommunen hadde etablert informasjonssystem som skal sikre at det til enhver tid finnes gode og funksjonelle personpermer om det enkelte barn. Permene inneholder relevant informasjon på en tilgjengelig og oversiktlig måte. Det er lagt opp til at medarbeidere skal kjenne det enkelte barns behov og interesser og tilrettelegge oppholdet i boligen med dette som utgangspunkt. Det er også lagt til rette for at barna skal får rett ernæring på en forsvarlig måte.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Det ble under tilsynet avdekket at ansatte er klar over svakheter og mangler i bygningsmasser og i organiseringen. Dette gjelder f eks manglende vedlikehold. Det samme gjelder interessekonflikten mellom de behov for å disponere arealer som dagtilbudet og avlastningen har, og dårlig organisering av oppvask på kjøkkenet og vask av bad. Dette blir imidlertid ikke formidlet oppover til ledelsen på ulike nivå, og disse problemene blir liggende uløste. En bedre opplæring i utfylling og oppfølging av meldinger rundt avvikshendelser vil kunne synliggjøre dette på en slik måte at kommunen bør kunne løse disse spørsmålene. Forståelsen av hva som anses for å være et avvik i forhold til kommunens internkontroll varierer. Det bør fokuseres mer på de uønskede hendelsene i seg selv ved avviksmeldinger, i stedet for å vurdere hvorvidt den uønskede hendelsen er et resultat av manglende oppfyllelse av de krav man setter til tjenesteyterne.

;

Lekkasjer i tak, hendelser som fører til fall på gulvet, manglende eller dårlig organisert renhold, uhygieniske episoder osv bør omfattes av kommunens meldesystem for avvik. Det vil kunne bidra til at uønskede hendelser fanges opp og at det vurderes hvorvidt tiltak skal iverksettes.

7. Regelverk
  • Lov 10.02.67 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • Lov 19.06.70 nr 69 om offentlighet i forvaltningen
  • Lov 19.11.82 nr 66 om helsetjenesten i kommunene
  • Lov 30.03.84 nr 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten
  • Lov 13.12.91 nr 81 om sosiale tjenester m.v.
  • Lov 02.07.99 nr 63 om pasientrettigheter
  • Lov 02.07.99 nr 64 om helsepersonell
  • Forskrift 23.11.83 nr 1779 om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste
  • Forskrift 21.12.00 nr 1385 om pasientjournal
  • Forskrift 28.06.0 1 nr 765 om habilitering og rehabilitering
  • Forskrift 20.12.02 nr 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift 27.06.03 nr 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
  • Forskrift 23.12.04 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og Sosialtjenesteloven
  • Forskrift 03.04.08 nr 320 om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart (2 vedlegg 1 og 2).
  • Oversikt over ansvarlige ved avlastningsboligen (vedlegg 3).
  • Oversikt over ansatte i avlastningsboligen (vedlegg 4).
  • Turnusplan (vedlegg 5).
  • Beskrivelse av avvikssystemet i tjenesten (vedlegg 6, avviksmeldinger fra 2008 og 2009 vedlagt).
  • Delegasjonsfullmakt til enhetsleder (vedlegg 7).
  • Om rapportskriving (vedlegg 8).
  • Rutinebeskrivelse for oppgaver på avlastningsboligen (vedlegg 9, 18 sider).
  • Opplæringsskjemaer for ansatte (vedlegg 10 og 11).
  • Informasjon om kommunal habiliteringstjeneste (vedlegg 12).
  • Momentliste for prøvetidssamtale etter 4-5 måneders ansettelse (vedlegg 13).
  • Informasjon om koordinatorrollen i kommunal habiliteringstjeneste (vedlegg 14).
  • Etiske retningslinjer for arbeid i kommunal habiliteringstjeneste (vedlegg 15).

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Permer for hver enkelt bruker
  • Internkontrollsystem / div rutiner
  • Medikamenthåndtering
  • Avviksmeldinger
  • Dosetter m/ skriftlig dokumentasjon

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Ellen Berger

Vernepleierkonsulent

X

X

X

Elisabeth Isaksen

Barne- og ungd.arbeider/Miljøarbeider

X

Berit Åkre

Assistent

X

Anette Edvardsen

Lærer/Miljøterapeut

X

X

X

Maria Kjær

Sykepleier/Hjemmetjenesten

X

Gro Bronstad

Assistent

X

X

X

Marte Hallen

Lærer/miljøterapeut

X

Geir Jensen

Sektorleder

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Lasse Svenstrup Andersen
Egil Nordlie
Jo Kittelsen