Helsetilsynet

Fylkesmannen i Aust Agder

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag

1. Innledning

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

3. Gjennomføring

4. Hva tilsynet omfattet

5. Funn

6. Regelverk

7. Andre forhold

8. Dokumentunderlag

9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Undersøkelser i barneverntjenesten jfr. Bv1 § 4-3
  • Evaluering av hjelpetiltak jf bv1 § 4-5
  • Barns medvirkning i forhold til disse tilynstemaene

Det ble gitt 1 avvik ved tilsynet.

Gjerstad kommune sikrer ikke evaluering av hjelpetiltak og barns medvirkning i evalueringen.

Dato: Arendal 16.12.10

Helene Frydenberg
revisjonsleder

Hans Ganes
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved barnevemtjenesten i Gjerstad kommune den 25.11.2010. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barnevemtjenesten i henhold til Lov om barnevemtjenester § 2 — 3,4. ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Gjerstad er den østligste kommunen i Aust-Agder fylke, med grense mot Telemark. Det er en innlandskommune med et areal på 323 km2 og ca 2500 innbyggere.

Barneverntjenesten i Gjerstad er organisert i Familiehuset med en enhetsleder direkte under rådmannen. Familiehuset består av helsestasjonstjenester, PP-tjeneste, psykisk helsetjeneste, flyktningetjeneste og barneverntjeneste. Enhetsleder er barnevernleder, og i tillegg til henne har barneverntjenesten 1,8 fagstillinger. Gjerstad er med i Barnevernsamarbeidet i Østregionen (BiØ), med en stillingsresurs på 0,4 stillinger, som inngår i de 1.8 stillingene. Dette er et begrenset samarbeid som omfatter gjennomføring av undersøkelser etter bv1 § 4-3. Barnevernsamarbeidet omfatter kommunene Tvedestrand, Vegårshei, Åmli og Gjerstad og er organisert etter vertskommunemodellen med Tvedestrand som vertskommune Barnevernsamarbeidet har egen leder pluss 0,4 stillinger fra hver av de samarbeidende kommunene.

Barnevernsamarbeidet var ikke omfattet av Fylkesmannens tilsyn.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt den 26.10.10. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte, intervjuer og sluttmøte ble gjennomført den 25.11.10. Det ble gjennomført intervjuer med tre personer.

Vi gjennomgikk klientmapper som vi på forhånd hadde bedt om å få fremlagt:

  • Alle undersøkelsessaker gjennomført i 2009, både de som ble henlagt og de som ført til tiltak. ,
  • Alle hjelpetiltak som er i gang, og som har vært i gang i mer enn 6 måneder, begrenset oppad til 15.

4. Hva tilsynet omfattet

Temaet for tilsynet var: Undersøkelser i barneverntjenesten jfr. Byl § 4-3 Evaluering av hjelpetiltak jf bv1 § 4-5 Barns medvirkning i forhold til disse tilsynstemaene

Vårt fokus i tilsynet var:

Om kommunen har systemer som sikrer at undersøkelser i barneverntjenesten gjennomføres i tråd med kravene i loven, dvs at de sikrer barna nødvendig hjelp og omsorg til rett tid. At barns medvirkning er sikret i undersøkelsesprosessen Om kommunen har systemer som sikrer at alle som mottar hjelpetiltak har tiltaksplaner og at tiltakene evalueres. At systemene sikrer at alle aktuelle parter er med i evalueringen, med særlig fokus på barnas medvirkning Om kommunen har systemer som fanger opp svikt i noen av disse forholdene

5. Funn

Avvik 1:

Gjerstad kommune sikrer ikke at alle som mottar hjelpetiltak har tiltaksplan og at tiltaket er sikret evaluering. Kommunen sikrer heller ikke barns medvirkning i evaluering av hjelpetiltak.

Avviket er fra følgende myndighetskrav:

Bv1 § 4-5. Oppfølging av hjelpetiltak

Når hjelpetiltak vedtas, skal barneverntjenesten utarbeide en tidsavgrenset tiltaksplan. Barneverntjenesten skal følge nøye med på hvordan det går med barnet og foreldrene og vurdere om hjelpen er tjenlig, eventuelt om det er nødvendig med nye tiltak, eller om det er grunnlag for omsorgsovertakelse. Tiltaksplanen skal evalueres regelmessig

Bv1 § 2-1,2.1edd

Kommunen skal ha internkontroll for å sikre at kommunen utfører oppgavene sine i samsvar med krav fastsatt i lov eller i medhold av lov, jf Forskrift om intemkontroll §§ 4 e,f ogs.

Bv1§ 6-3

Barna har rett til å bli informert og til å uttale seg før saker som gjelder dem blir avgjort, jf Barnekonvensjonen § 12.

Avviket bygger på følgende funn I kommunens halvårsrapportering 1. halvår 2010, ble det rapportert at bare 7 av 17 hjelpetiltak hadde tiltaksplan. Ved gjennomgang av saksmapper fant vi at det fortsatt manglet tiltaksplaner for flere av hjelpetiltakene. Det var heller ikke dokumentasjon som viste at tiltakene ble systematisk evaluert eller at det var systemer som sikret barns medvirkning.

6. Regelverk

Barnevernloven § 4-3 Barnevernloven § 4-5 Barnevernloven § 2-1,2.1edd Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester. Barnevernloven § 6-3 Barnekonvensjonen § 12

7. Andre forhold

Gjerstad er en liten kommune, med relativt få saker. Mange av sakene omfatter flere søsken, og vi gikk da bare gjennom saksmappa for en av søsknene. Av den grunn ble tallgrunnlaget for tilsynet noe lavere enn det vi hadde ønsket.

Som nevnt var ikke barnevemsamarbeidet omfattet av tilsynet. Grunnlaget for tilsynets vurdering av undersøkelsene var derfor sluttrapporter. Vi finner imidlertid grunn til å peke på at rutinene knyttet til kontakten mellom kommunen og undersøkelsesteamet ikke var gode nok. Det skulle være en halvtidsevaluering som ikke alltid ble gjennomført.

En annen svakhet i systemet var at undersøkelsene ikke ble registrert i kommunens saksbehandlingsprogram. Dette skyldtes IKT-tekniske forhold.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Kommunens årsmelding
  • Internkontroll for barneverntjenesten
  • Organisasjonskart for kommunen og for Familiehuset

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Fremlagte saksmapper
  • Halvårsrapporteringer til Fylkesmannen

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Elfi Jonassen

Enhetsleder

X

X

X

Mona Lien

Fagansvarlig

X

X

X

Hege Holte Ausland

Saksbehandler

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Hans Ganes og Helene Frydenberg