Rapport frå tilsyn med sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga handsaming av søknad om økonomisk stønad Nav Åmli kommune 2010

Samandrag

Fylkesmannen skal i 2010 gjennomføre landsomfattande tilsyn med sosiale tenester i Nav. Formålet med tilsynet er å undersøkje om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrar at søkjar sin rett til økonomisk stønad vert ivareteke, og styrke tenestene og rettstryggleiken for brukarane.

Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

Om kommunen sikrar at søknader om økonomisk stønad vert handsama i samsvar ved lov- og forskriftskrav.

Fylkesmannen såg særskilt på desse temaene:

• korleis søknader vert handtert
• korleis kartlegging/innhenting av relevante opplysningar skjer
• korleis vurderingar vert gjort og avgjerder vert tatt
• korleis vedtak vert utforma

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som blei påpeikte innanfor dei reviderte områda.

Det vart gitt eit avvik ved tilsynet:

Åmli kommune Nav sikrar ikkje at handsaming av søknader om økonomisk sosialhjelp vert gjort i tråd med krava i lov og forskrifter.

Dato: 1. desember 2010

Lasse S. Andersen
revisjonsleiar

Hans G. Ganes
revisor

Ester Hassel
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Nav Åmli kommune i perioden 14.september – 1. desember 2010. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen skal undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Åmli kommune er organisert gjennom ein tonivå modell der leiargruppa består av rådmannen og einingsleiarar. Nav leiar møter i rådmannen si leiargruppe. Handsaminga av økonomisk stønad skjer i Nav Åmli. Nav Åmli har ein kommunalt tilsatt leiar som har ansvaret for statlege og kommunale tenester, mellom anna mottak og handsaming av søknad om økonomisk stønad.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 24. august 2010. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte blei halde 14. september 2010.

Opningsmøte blei halde 22.september.

Intervju

4 personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det blei gjennomført synfaring ved Nav Åmli kommune, mellom anna for å sjå om teieplikta kunne ivaretakast i vegleiingssenteret. .

Sluttmøte blei halde 22.september 2010.

4. Kva tilsynet omfatta

Det vart ført tilsyn med området økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tenester i arbeids-og velferdsforvaltninga - stønad til livsopphald og stønad i særlege tilfelle.

• Korleis henvendingar og søknader vert håndtert, og med omsyn til korleis teieplikta vert ivaretatt i vegleiingssenteret
• Korleis kartlegging/innhenting av relevante opplysninger skjer
• Korleis samarbeid med brukar vert ivaretatt
• Korleis individuelle vurderinger vert ivaretatt og avgjerder vert tatt sett i samband med statlege vegleiande for økonomisk stønad til livsopphald.
• Utforming av vedtaka
• Internkontroll
• Leiaroppføljing

5. Funn

Handtering av henvendingar/søknad

• Manglande identifikasjon og nedteikning av munnlege søknader.
• Krav om skriftlege søknader m/underskrift.
• Kompetansen om forvaltningslova og lov om sosiale tenester i Nav var ikkje god nok i vegleiingssenteret for å kunne ivareta ei forsvarleg sakshandsaming.

Dokumentasjon

• Det ligg ikkje føre rutinar som beskriver kva for slags opplysningar som skal innhentast ved handsaming av søknader.
• Som hovudregel vert det stilt krav om fullstendig kontoutskrift for dei siste 3 mnd.før ein søknad vert handsama.

Vedtak/individuell utmåling av stønad

• Fvl. § 17 vart brukt som sjølvstendig grunngjeving for avslag. Alle søknader skal vurderast etter lov om sosiale tenester §§ 18 og 19.
• Vurdering av stønadsbehov etter § 18 er i fleire saker redusert til ei berekning av om søkjars inntekt ligg over eller under kommunen sin rettleiande norm for sosialhjelp. Det er ut i frå grunngjevinga i vedtaka ikkje mogleg å sjå om det ligg føre utgifter utover det som ligg i kjernen av livsopphaldsomgrepet ved vurdering etter § 18. Fleire søknader var og avslått med grunngjeving at søkjar låg over norm.
• Standardtekster vart i for stor grad nytta utan at dei var knytta opp mot den einskilde avgjerda. Melding av vedtak har difor ei utforming som ikkje samsvarer med reglane i forvaltningslova.
• Det var få og dels manglande rutiner ved kontoret som sikrar at søknader om økonomisk stønad handsamast på ein rett måte.
• Kommunen kunne ikkje leggje fram risikovurdering og identifisering av kva feil som kan oppstå når det gjeld sakshandsaminga.

Funna førte til at det vart gitt eit avvik:

Åmli kommune Nav sikrar ikkje at handsaming av søknader om økonomisk sosialhjelp vert gjort i tråd med krava i lov- og forskrifter.

Avvik frå:

• Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga §§ 5,18, 19 og 43 og forvaltningslova § 17.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemnda

Krav til internkontroll inneber at kommunen har ansvar for å sikre at sosiallovgjevinga vert fylgt opp gjennom systematisk styring og kontinuerleg forbetringsarbeid. Lovfesta plikt til å etablere eit styringssystem på området økonomisk stønad var innført frå 1.1.2010 ved lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 5.

Det er ein tett dialog mellom rådmann og Nav leiar, med eit regelbunden rapporteringssystem og leiarsamtaler. Den daglege drifta er likevel ikkje planlagd godt nok.

Kommunen manglar rutinar for innhenting av opplysningar og utgreiing av saker.

Kommunen manglar risikovurdering innafor det kontrollerte området. Risikovurderingar kan hjelpe kommunen til å vere førebudd på vanskelege situasjonar som ein veit vil dukke opp over tid.

Dei tilsette har eit udekkja kompetansebehov når det gjeld generell forvaltningskunnskap og kunnskap om sakshandsaminga innan tilsynstemaet.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga av 18.12.2009 nr. 131
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20.12.2002 nr. 1731
• Forvaltningsloven av 10.2.1967
• Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr. 1456

8. Tilsynet har elles merka seg

Tilgjengelegheita ved Nav Åmli synas å vera ivareteke ved at opningstidar for kontoret er 09.00 til 14.30 kvar dag. Det er kort ventetid på timeavtale. Sakshandsamingstida er i snitt på 5-7 dagar (mai - juli 2010.) Teieplikta er ivaretatt ved eit glasbur som alle kan nytte når dei legg fram saka si i vegleiingssenteret. Vi fekk eksemplar på at dei tilsette arbeider grundig med mange saker, og ved å vitje brukarane heime. Antalet sosialhjelpsmotakkarar har blitt mindre dei seinare åra. Vi fekk inntrykk av at dei tilsette arbeidde aktivt saman med brukarane for å få dei i arbeid/skule eller over på statlege ordningar. Dei arbeider og med å forbetre og vidareutvikle kvalitetsindikatorane i målekortet.

9. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Arbeidsfordeling Nav Åmli m/ kommentarar
• Organisasjonskart Nav Åmli
• Samarbeidsavtale for Nav Åmli m/vedlegg
• Målekort frå mai, juni og juli 2010
• Utdrag av årsmelding Åmli kommune 2008
• Årsmelding Åmli kommune 2009
• Rutiner knytta til søknad om økonomisk sosialhjelp
• 10 vedtak med tilhøyrande dokumentasjon der søknaden om økonomisk stønad vart innvilga.
• 10 vedtak med tilhøyrande dokumentasjon der søknaden om økonomisk stønad vart avslått.

22.september fekk vi og etter ønske levert ut 5 vedtak om naudhjelp som vi gjekk i gjennom.

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Melding om tilsyn frå Fylkesmannen i Aust Agder 24.8.2010
• Dokumentasjon frå Nav Åmli kommune 9.9.2010
• Oversending av vedtak m/tilhøyrande dokumentasjon
• E-postar og telefonar – program/intervjuliste

10. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Frå tilsynsorganet deltok:
Lasse Svenstrup Andersen revisjonsleiar
Hans G. Ganes revisor
Ester Hassel revisor