Tilsyn med Aleris Ungplan Sør 2010

Regelverk:

• Lov om barneverntjenester
• Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon
• Forskrift om tilsyn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling
• Forskrift om kvalitet i barneverninstitusjoner

Tilsynet omhandlet følgende tema:

1. Politiattester — rutiner knyttet til innhenting og oppbevaring av politiattester

2. Rettighetsforskriften — rutiner knyttet til opplæring og bruk av forskriften

Det ble gitt 1 avvik under tilsynet.

Det ble gitt 1 merknad under tilsynet

Dato: 07.10.10

Helene Frydenberg
revisjonsleder Torhild Tallaksen
revisor

Hans Ganes
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn med institusjonen den 23.09.10 Tilsynet er en del av fylkesmannens ordinære tilsyn.  

Tilsynet fokuserer på institusjonens oppfyllelse av krav innenfor oppgitte emner, og rapporten viser avvik og merknader som ble avdekket under tilsynet. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av institusjonens arbeid med barn.

Formålet med tilsynet var å vurdere om institusjonen har tilfredsstillende styring i forhold til regelverket som regulerer arbeidet med barn plassert i institusjon. Tilsynet omfattet bl.a. undersøkelse om:

• aktiviteter ble utført slik som beskrevet og uttalt institusjonen driver sin virksomhet innenfor egne rammer og de rammer som myndighetene har satt.

Tilsynet ble gjennomført ved granskning av dokumenter, ved intervju av sentralt plasserte personer i organisasjonen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis.

Rapporten omhandler avvik og merknader som ble avdekket under tilsynet.

• Avvik mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjon for avvik, men der tilsynsmyndigheten påviser en utvikling i retning av et avvik.

2. Dokumentunderlag

Rammeverk for tilsynet var: Lov om barneverntjenester Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon Forskrift omtilsyn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling Forskrift om kvalitet i barneverninstitusjoner

Dokumentunderlaget for tilsynet var: Korrespondanse mellom institusjonen og fylkesmannen. Dokumentasjon fra institusjonen, jf. vedlegg 1 Tidligere tilsynsrapporter Vedtak om godkjenning av institusjonen

3. Avvik

Det ble gitt ett avvik under tilsynet.

Institusjonen sikrer ikke at ansatte har tilstrekkelig kunnskaper om rettighetsforskriften.

Avviket knytter seg til kvalitetsforskriften § 5 Krav til bemanning og de ansattes kompetanse. I bestemmelsens 3. ledd heter det at Institusjonen skal sørge for at de ansatte får nødvendig faglig veiledning og opplæring, jf. samme forskrift § 12,2.1edd bokstav b, som sier at internkontrollen skal sikre at arbeidstakere har tilgang til og kunnskap om aktuelle lover og forskrifter.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Institusjonen har ikke en fagopplæringsplan som sikrer at alle nyansatte far grundig opplæring i rettighetsforskriften. Utfra fagopplæringsplanen gis det opplæring i denne forskriften minst en dag i løpet av en 2-årsperiode.
• Institusjonens skriftlige rutiner er ikke i alle tilfeller i samsvar med kravene i forskriften.
• Vi peker her særlig på prosedyre knyttet til § 14 Kroppsvisitasjon. Prosedyren beskriver snarere ransaking enn kroppsvisitasjon.
• Beskrivelsen av hvem som skal være til stede — minst to personer hvorav en skal være av samme kjønn — er ikke i samsvar med forskriften.
• Både § 14 og § 16 sier at det er regiondirektør/stedfortreder som skal beslutte kroppsvisitasjon/ransaking. Dette er i tråd med forskriften, men ikke med institusjonens praksis, og heller ikke de ansattes oppfatning av hvor myndigheten ligger. Samtlige vi snakket med oppfatter at denne myndigheten ligger hos avdelingsleder. Forskriften bruker betegnelsen styrer, og det kan etter Fylkesmannens oppfatning både være en regiondirektør og en avdelingsleder.
• Prosedyrene nevner de ansvarlige i forhold til de ulike bestemmelsene. Noen av disse er oversiktlige og viser hvem som har ansvar for ulike deler av prosessen. Andre har listet opp mer eller mindre alle kategorier ansatte, f.eks prosedyren til § 8, 14, 15, 16. Dette blir snarere villedende enn veiledende.
• Betegnelsen fagkonsulent brukes også i flere av rutinene. Noen steder står det fagkonsulent/avdelingsleder, andre steder bare det ene. I oversikten vi har fatt over de ansatte ved institusjonene er det ingen som har betegnelsen fagkonsulent. Begrepet styrer brukes også. Dette blir uklart.
• De skriftlige rutinene er ikke så informative og gir slik veiledning at de kompenserer for manglende opplæring i forståelse og bruk av forskriften.
•  Vi fikk bekreftet gjennom intervjuer at ikke alle ansatte hadde de nødvendige kunnskaper om rettighetsforskriften.
• Det kom heller ikke fram at de ansattes kunnskaper etterspørres/kontrolleres av ledelsen. Institusjonen har innarbeidet skriftlig system med avviksrapportering, men dette blir i liten grad brukt.

4. Merknader

Det ble gitt en merknad under tilsynet

Merknaden knytter seg først og fremst til den skriftlig, tildengelige oversikt over ansattes tiltredelsesdato knyttet opp mot dato for utferdiget politiattest. Ved gjennomgang av dokumentasjonen var det svart mange av politiattestene som enten var for gamle, eller så ut til å være innhentet etter at vedkommende hadde begynt å jobbe i tiltaket. Gjennomgangen på tilsynsdagen viste at politiattestene som så ut til å være mer enn tre mnd gamle ved tiltredelsen, jf Forskrift om politiattester § 5, skyldtes det at de ansatte hadde jobbet som vikar før de ble fast ansatt. Der det var omvendt, at politiattestene var av nyere dato, fikk vi også i de aller fleste tilfellene gode forklaringer. Et par kunne det ikke gjøres rede for, men siden disse lå til dels flere år tilbake i tid, fant vi at de kunne omfattes av denne merknaden. I ett tilfelle hersket det tvil om politiattesten skulle vært makulert siden vedkommende hadde sluttet/vært ute i permisjon. Siden dette var uklart, lot vi dette inngå i merknaden og gav ikke avvik fra Forskrift om politiattester § 8.

Helhetsinntrykket var at institusjonen hadde gode rutiner og at praksis var i tråd med kravene i lov og forskrift når det gjaldt innhenting og oppbevaring av politiattester.

5. Andre forhold

Individtilsynene ved Aleris Ungplan de siste årene viser at det brukes lite tvang i institusjonene og det skrives derfor få tvangsprotokoller i løpet av et år. Ikke desto mindre er kravene til de ansattes kunnskaper like store og kravene til at intemkontrollsystemene fungerer de samme.

6. Gjennomføring

Tilsynet omfattet følgende aktiviteter:

Varsel ble utsendt 06.07.10

Tilsynet ble gjennomført på en dag, med åpningsmøte, intervjuer og sluttmøte. Siden organisasjonen Aleris Ungplan region sør har avdelinger både i Aust-Agder og Vest-Agder var representanter fra tilsynsmyndigheten i begge Agder-fylkene med på revisjonen.

I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på tilsynet.

VEDLEGG 1 Dokumentunderlag for fylkesmannens tilsyn

Oversikt over ungdommer innskrevet på institusjonen og i familiehjem Vedtak og tiltaksplaner for ungdommer i institusjonene Prosedyrer kutinebeskrivelser Utdrag av rutinehåndboka knyttet til rettighetsforskriften Info vedr. politiattester Oversikt over ansatte samt politiattester for alle ansatte Organisasjonskart for Aleris Ungplan Opplæringsplan

VEDLEGG 2 Oversikt over hvilke personer fra institusjonen som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra institusjonen under åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkesmannen deltok Hans Ganes og Helene Frydenberg med sistnevnte som revisjonsleder.