Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen: Behandling av søknad om økonomisk stønad ved Nav Evje og Hornnes kommune 2010

Sammendrag

Fylkesmannen skal i 2010 gjennomføre landsomfattende tilsyn med sosiale tjenester i Nav. Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrer at søkers rett til økonomisk stønad blir ivaretatt, og at tjenestene og rettssikkerheten til brukerne blir styrket.

Systemrevisjonen gjaldt følgende område:

• Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad ble behandlet i samsvar med lov- og forskriftskrav.

Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Hvordan søknader blir håndtert
• Hvordan kartlegging/innhenting av relevante opplysninger skjer
• Hvordan vurderinger blir gjort og avgjørelser fattet
• Utforming av vedtakene

Det ble gitt ett avvik ved tilsynet:

Evje og Hornnes kommune sikrer ikke at saksbehandlingsreglene følges i alle saker

Dato: 1. desember 2010

Lasse S. Andersen
revisjonsleiar

Hans G. Ganes
revisor

Ester Hassel
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Evje og Hornnes kommune i perioden <25.08- 01.12.2010 Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i 2010.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

Fylkesmannen gjennomførte systemrevisjonen ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Nav Evje og Hornnes er en del av Nav Setesdal med en felles statsansatt leder. Virksomheten drives etter en interkommunal avtale som er inngått mellom Setesdal Regionråd v/de fem rådmennene og direktør Nav Aust-Agder og en særavtale mellom Evje og Hornnes kommune og Nav fylke. Evje og Hornnes kommune har fullt budsjettansvar og personalansvar for de kommunalt ansatte. Nav-leder møter både i Regionrådets samarbeidsorganer og i ledergruppa i Evje og Hornnes kommune. Arbeid på rusfeltet og flyktningetjenesten er integrert i Nav-kontoret i tillegg til de lovbestemte tjenestene. Det er en kommunalt ansatt avdelingsleder ved kontoret.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt <25.8.2010. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble holdt 1.10.2010.

Åpningsmøte ble holdt 11.10.2010.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet, Nav leder ble intervjuet pr. telefon.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Fylkesmannen undersøkte om taushetsplikten ble ivaretatt ved den bygningsmessige utformingen av veiledningssenteret.

Sluttmøte ble holdt 12.10.2010.

4. Hva tilsynet omfattet

• Hvordan henvendelser og søknader blir håndtert, herunder hvordan taushetsplikten blir ivaretatt i veiledningssenteret
• Hvordan kartlegging/innhenting av relevante opplysninger skjer
• Hvordan samarbeid med bruker blir ivaretatt
• Hvordan individuelle vurdering vurderinger blir ivaretatt og avgjørelser blir fattet sett i sammenheng med statlige veiledende satser for økonomisk stønad til livsopphold.
• Utforming av vedtakene
• Internkontroll
• Lederoppfølging

5. Funn

Håndtering av henvendelser/søknad

• Flere søknader var ufullstendig utfylt, særlig mht. til hva det søkes om.

Dokumentasjon

• Dokumentasjonskrav ved søknad blir ikke individuelt vurdert. Det er f eks ikke hjemmel for å kreve kontoutskrift de tre siste månedene (bevegelser på konto) for alle som søker sosialhjelp.
• Det foreligger ikke rutiner som beskriver hvilke opplysninger som skal innhentes ved behandling av søknader
• Rutinebeskrivelse ved behandling av søknad om økonomisk sosialhjelp er lite kjent i organisasjonen.

Hjelpeform

• Det er gitt tilbud om naturalytelse som nødhjelp. Etter at dette ble muntlig avslått av søker, ble det ikke fattet vedtak om nødhjelp med mulighet for søker til å klage, f eks på utmåling eller stønadsform.
• I to tilfeller ble nødhjelp innvilget etter skriftlig søknad. Hjelpen ble gitt som kontantytelse etter norm. Det ble ikke fattet skriftlig vedtak med begrunnelse for utmåling av stønad.

Vedtakets utforming

• I flere saker der søknad ble avslått etter § 18 (pliktmessige ytelser) ble ikke søknaden vurdert etter § 19 (stønad i særlige tilfeller)
• I flere saker ble det satt vilkår uten at disse var hjemlet i Lov om sosiale tjenester i Nav § 20. Vilkårene som ble fastsatt skal klart fremgå av vedtaket. jf. søkers muligheter for å klage på dette.
• Det er i liten grad utarbeidet skriftlige rutiner eller arbeidsverktøy ved kontoret. Det finnes ikke noe system for opplæring av nyansatte eller egen, lokal kompetanseplan for Nav Evje og Hornnes kommune.

Funnene førte til at Fylkesmannen gav ett avvik:

Evje og Hornnes kommune sikrer ikke at saksbehandlingsreglene følges i alle saker.

Avvik fra:

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 6, 18, 19, 20 og 21, og forvaltningsloven Kap. IV.

6. Vurdering av styringssystemet i virksomheten

Det er vanskelig å finne spor av styringsdialogen mellom kommunen og Nav Evje og Hornnes kommune. Det gjennomføres ikke regelmessige ledersamtaler og det er ikke utarbeidet måleparametre/kvalitetsindikatorer for å vurdere kvalitet og måloppnåelse. Det er ikke et fungerende avvikssystem for å fange opp uønskede hendelser. Denne mangelen kan føre til at feil som oppstår ikke blir rettet, og at de samme feilene gjentar seg. Vi fikk ikke bekreftet at det finnes et system for opplæring av nyansatte eller en lokal kompetanseplan for ansatte i Nav Evje og Hornnes.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18.12.2009 nr. 131
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20.12.2002 nr. 1731
• Forvaltningsloven av 10.2.1967.
• Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr. 1456

8. Tilsynet har ellers merket seg

Vedtakene vi gikk igjennom var gjennomgående fyldige med god informasjon om søkerne og god begrunnelse for avgjørelsen. Begrunnelsene var også individuelt formulert. Det var god orden og systematikk i saksmappene, og lett å finne fram. Vi fikk inntrykk av en positiv stå på vilje og ønske om å løse utfordringene selv om det til tider var redusert bemanning pga. vakanser/sykemeldinger. Det var kort ventetid for å få timeavtale og kort saksbehandlingstid. Taushetsplikten ble ivaretatt med den bygningsmessige utformingen av veiledningssenteret.

9. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale mellom de fem Setesdalskommunene og Nav Aust-Agder
• Utdrag av årsberetning for 2009
• Utdrag av årsmelding for 2008
• Saksframlegg for helse- og sosialstyret av 29.5.01 m/vedlegg der det ble vedtatt å følge de veiledende statlige satsene for utmåling av økonomisk stønad
• Rutinebeskrivelse ved behandling av søknad om økonomisk sosialhjelp
• Oversikt over ansatte
• Søknadsskjema
• Oversikt over dokumentasjonskrav

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 20 saksmapper som inneholdt både innvilgelse og avslag på økonomisk stønad, herunder nødhjelpssøknader

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Melding om tilsyn fra Fylkesmannen 25.8.2010
• Oversendelse av dokumentasjon fra Nav Evje og Hornnes kommune15.9.2010

10. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndigheten deltok:
Lasse Svenstrup Andersen, revisjonsleder
Hans Ganes, revisor
Ester Hassel, revisor