Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen behandling av søknad om økonomisk stønad ved NAV Lillesand kommune 2010

Sammendrag

Fylkesmannen skal i 2010 gjennomføre landsomfattende tilsyn med sosiale tjenester i Nav. Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrer at søkers rett til økonomisk stønad blir ivaretatt, og at tjenestene og rettssikkerheten til brukerne blir styrket.

Systemrevisjonen gjaldt følgende område:

Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad ble behandlet i samsvar med lov- og forskriftskrav.

Denne rapporten beskriver avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Hvordan søknader blir håndtert
• Hvordan kartlegging/innhenting av relevante opplysninger skjer
• Hvordan vurderinger blir gjort og avgjørelser fattet
• Utforming av vedtakene

Det ble gitt to avvik ved tilsynet:

1. Lillesand kommune sikrer ikke at taushetsplikten ivaretas,

2. Lillesand kommune sikrer ikke at reglene om saksbehandling følges ved søknader om økonomisk stønad.

Dato: 26. november 2010

Lasse S. Andersen
revisjonsleiar

Hans G. Ganes
revisor

Ester Hassel
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Lillesand i perioden 1.10.10 – 26.11.2010. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i 2010.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Det foreligger samarbeidsavtale som er inngått mellom Lillesand kommune og direktør Nav Aust-Agder Fylke. I tillegg til de lovbestemte oppgavene har kommunen lagt inn følgende tjenesteområder i Nav kontoret: Flyktningearbeid, bolig og gjeldsrådgivning. Kontoret er organisert med en statlig ansatt Nav-leder, og delt i to avdelinger, hhv. Veiledningssenteret og Oppfølgingsavdelingen. Fram til ca. 1.10.2010 var Nav Lillesand kommune med i HUSK prosjektet (Høyskole og universitetssosialkontor) og hadde da en fagutvikler i 100% stilling i stabsfunksjon.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Melding om tilsyn ble sendt 25.8.2010. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble holdt 1.10.2010.

Åpningsmøte ble holdt 1.11.2010.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Fylkesmannen undersøkte om taushetsplikten ble ivaretatt ved den bygningsmessige utformingen av veiledningssenteret.

Sluttmøte ble holdt 2.11.2010.

4. Hva tilsynet omfattet

• Hvordan henvendelser og søknader blir håndtert, herunder hvordan taushetsplikten blir ivaretatt i veiledningssenteret
• Hvordan kartlegging/innhenting av relevante opplysninger skjer
• Hvordan samarbeid med bruker blir ivaretatt
• Hvordan individuelle vurdering vurderinger blir ivaretatt og avgjørelser blir fattet sett i sammenheng med statlige veiledende satser for økonomisk stønad til livsopphold.
• Utforming av vedtakene
• Internkontroll
• Lederoppfølging

5. Funn

Håndtering av henvendelser/søknad/taushetsplikt

• Nav Lillesand ivaretar ikke taushetsplikt ved håndtering av henvendelser i veiledningssenteret.
• Nav Lillesand mangler rutiner for ivaretakelse av samtykke fra bruker før direkteutbetaling til kreditor.
• Vedtak / partsbrev skal være merket «unntatt offentlighet» med angivelse av hjemmel i Offentleglova

Dokumentasjon

• Kravet om kontoutskrift fremstår som uklart, og i praksis vil de aller fleste måtte levere kontoutskrift for de siste tre mnd. – uten at det er foretatt en individuell vurdering av behovet for dette.

Hjelpeform/nødhjelp

• Informasjonsvedlegg og interne rutiner er uklare.
• Søknad om nødhjelp blir omdefinert til søknad om «matpenger». Dette kan føre til at søknaden ikke blir behandlet raskt og uten opphold, og saksbehandlingstiden kan bli opptil en uke eller mer.

Individuell vurdering

• Kommunen gir avslag på økonomisk stønad etter § 18 med begrunnelse at søker ligger «over norm» jf. veiledende statlige/kommunale retningslinjer.

Vedtakets utforming

• Vedtakene er ikke utformet på en oversiktlig måte, lovhjemler er ikke oppdatert.
• Sakspapir og partsbrev har ikke likelydende underskrifter – dette virker forvirrende og vi stiller spørsmål ved om vedtakene er underskrevet av ansatte med delegasjonsfullmakt.

Funnene førte til at Fylkesmannen gav Lillesand kommune to avvik:

1. Lillesand kommune sikrer ikke at taushetsplikten ivaretas.

2. Lillesand kommune sikrer ikke at reglene om saksbehandling følges ved søknader om økonomisk stønad.

Avvik fra:

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 18, 19 og 44 og forvaltningsloven Kap. IV.

6. Vurdering av styringssystemet i virksomheten

Kommunens sentraladministrasjon har en aktiv og tett oppfølging av Nav leder. Virksomheten har utarbeidet kompetanseplan for 2010 og introduksjonsprogram for nyansatte. Det er utarbeidet flere interne rutiner for arbeidet, men de omfatter ikke alle deler av virksomheten. Nav Lillesand har et aktivt brukerråd som har hyppige og regelmessige møter med ledelsen som et ledd i forbedringsarbeid og utvikling av tjenestene. Systematisk styring og kontroll ivaretas på flere områder. Vi mener likevel at sentrale krav til saksbehandling av vedtak hjemlet i lov om sosiale tjenester i Nav og forvaltningsloven må sikres bedre.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18.12.2009 nr. 131
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20.12.2002 nr. 1731
• Forvaltningsloven av 10.2.1967.
• Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr. 1456

8. Tilsynet har merket seg

Kommunen i samarbeid med Nav Aust-Agder er i ferd med å bygge om veiledningssenteret for å ivareta nødvendig taushetsplikt. Kommunen er opptatt av å utvikle og vedlikeholde interne rutiner. Det samme gjelder kontorets fagkunnskap, og vi merket oss spesielt at det ble avholdt “fagsnutter” på morgensamlingene, dette er små og uformelle samlinger der ansvaret for å legge frem faglige problemstillinger går på omgang.

9. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Kopi av samarbeidsavtalen mellom Lillesand kommune og Nav Aust-Agder
• Organisasjonskart over Nav Lillesand og Lillesand kommune

Detaljert oversikt over ansatte i Nav Lillesand som forvalter Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen

• Lillesand kommunes årsmelding 2008/2009
• Formularer, søknadsskjema
• Rutiner som beskriver saksflyten
• Div. rutiner
• Bystyrets vedtak om sosialhjelpssatser 05.03.08/ Nav- Lillesands utmåling av stønad til livsopphold 2010
• Dokumentasjonskrav
• Internkontroll, diverse skriv/rutiner
• Kompetanseplaner

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 20 saksmapper som inneholdt både innvilgelse og avslag på økonomisk stønad, herunder nødhjelpssøknader

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Melding om tilsyn fra Fylkesmannen 25.8.2010.
• Oversendelse av dokumentasjon fra Nav Lillesand kommune 7.9.2010.

10. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndigheten deltok:
Lasse Svenstrup Andersen revisjonsleder
Hans Ganes revisor
Ester Hassel revisor