Tilsyn med tiltak for ungdom - Agder barneverntjenester 2010

Fylkesmannen i Aust-Agder

1. Innledning

2. Dokumentunderlag

3. Om institusjonen

4. Avvik

5. Merknader

6. Gjennomføring

Vedlegg 1

Vedlegg 2

Regelverk: 

• Lov om barneverntjenester
• Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon
• Forskrift om tilsyn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling
• Forskrift om kvalitet i barneverninstitusjoner
• Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner

Tilsynet omhandlet følgende emner:

• Rutiner for innhenting og oppbevaring av politiattester for de ansatte på TUA
• Rutiner for opplæring i og bruk av rettighetsforskriften overfor ungdom i institusjonen

Det ble funnet 1 avvik under tilsynet:

Tiltak for ungdom- Agder sikrer ikke at alle ansatte har levert politiattest før de har sin første arbeidsdag.

Det ble gitt 1 merknad under tilsynet:

Tiltak for ungdom-Agder bør arbeide videre for å gjøre rutiner for driften bedre kjent for ansatte. Institusjonens avvikssystem bør også gjøres bedre kjent og man bør bestrebe seg på at det blir mer brukt, da dette er en viktig del av internkontrollsystemet til organisasjonen.

Dato: 26.11.10

Hans Ganes
revisjonsleder

Torhild Tallaksen
revisor

Helene Frydenberg  
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn med institusjonen den 10.11.10. Tilsynet er en del av fylkesmannens ordinære tilsyn. Siden TUA har enheter i både Aust-Agder og Vest-Agder utfører fylkesmennene her også systemrevisjon sammen. Det var i år Hans Ganes som var revisjonsleder for tilsynet.

Tilsynet fokuserer på institusjonens oppfyllelse av krav innenfor oppgitte emner, og rapporten viser avvik og merknader som ble avdekket under tilsynet. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av institusjonens arbeid med barn.

Tema for tilsynet var:

Rutiner for innhenting og oppbevaring av politiattester for de ansatte

Formålet med tilsynet var å vurdere om institusjonen har tilfredsstillende styring i forhold til regelverke som regulerer arbeidet med barn plassert i institusjon. Tilsynet omfattet bl.a. undersøkelse om:

• aktiviteter ble utført slik som beskrevet og uttalt institusjonen driver sin virksomhet innenfor egne rammer og de rammer som myndighetene har satt.

Tilsynet ble gjennomført ved granskning av dokumenter og ved intervju av sentralt plasserte personer i organisasjonen. Rapporten omhandler avvik og merknader som ble avdekket under tilsynet.

• Avvik mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjon for avvik, men der tilsynsmyndigheten påviser en utvikling i retning av et avvik.

2. Dokumentunderlag

Rammeverk for tilsynet var:

• Lov om barneverntjenester
• Forskrift om politiattest
• Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon
• Forskrift om tilsyn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling
• Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner

Dokumentunderlaget for tilsynet var:

• Korrespondanse mellom institusjonen og fylkesmannen.
• Dokumentasjon fra institusjonen, jf. vedlegg 1 Tidligere tilsynsrapporter

3. Om institusjonen

Tiltak for ungdom- Agder er en privat barneverninstitusjon som er delt i tre regioner med 84 ansatte i region sør. Det er 6 ansatte i familiehjem og 64 i avdelinger, hvorav 35 er faglærte. Institusjonen har enheter i både Aust-Agder og Vest-Agder, har 18 institusjoner og er til sammen godkjent med 27 plasser.

4. Avvik

Det ble gitt ett avvik under tilsynet:

Tiltak for ungdom - Agder sikrer ikke at alle ansatte har levert politiattest før de har sin første arbeidsdag.

Dette er et avvik fra Lov om barneverntjenester § 6-10, siste ledd, jf forskrift om politiattester§ 2, jf kvalitets og internkontrollforskriftens§ 11

Avviker bygger på funn i tilsendte politiattester og oversikt over ansatte med ansettelsestidspunkt.

5. Merknader

Det ble gitt en merknad under tilsynet:

Tiltak for ungdom - Agder bør arbeide videre for å gjøre rutiner for driften bedre kjent for ansatte. Institusjonens avvikssystem bør også gjøres bedre kjent og man bør bestrebe seg på at det blir mer brukt.

Fylkesmannenmerket seg at institusjonen har gode rutiner knyttet til opplæring i, og bruk av reglene i rettighetsforskriften. Rent generelt var det vårt inntrykk at rutinene bør gjøres bedre kjent for de ansatte og arbeidet med internkontrollen likeså. Fylkesmannen merket seg f.eks at man hadde et system for å melde avvik, men dette ble i liten grad brukt. Et godt avviksystem er viktig for at internkontroll skal bli effektiv og dette kan det arbeides mer med.

6. Gjennomføring

Tilsynet omfattet følgende aktiviteter:

• Varsel ble utsendt 30.09.2010
• Forslag til dagsorden og intervjuede opprinnelig sendt 03.11.10. (noe frem og tilbake pr epost for å få folk på plass)

Tilsynet ble gjennomført 10.11.10 med åpningsmøte, intervjuer og sluttmøte samme dag.

I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på tilsynet.

Vedlegg 1

Dokumentunderlag for fylkesmannens tilsyn

1. Oversiktover ansatte med ansettelsestidspunkt.

2. Utdragav rutinehåndbok og opplæringsplaner

3. Politiattesterfor alle ansatte

Vedlegg 2

Oversiktover hvilke personerfra institusjonen som var direkte involverti revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra institusjonen under åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmennene deltok::
Torhild Tallaksen fra Vest-Agder, Helene Frydenberg og Hans Ganes fra Aust-Agder, med sistnevnte som revisjonsleder.