Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen: behandling av søknad om økonomisk stønad ved Nav Tvedestrand kommune 2010

Sammendrag

Fylkesmannen skal i 2010 gjennomføre landsomfattende tilsyn med sosiale tjenester i Nav. Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrer at søkers rett til økonomisk stønad blir ivaretatt, og at tjenestene og rettssikkerheten til brukerne, blir styrket.

Systemrevisjonen gjaldt følgende område:

• Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad ble behandlet i samsvar med lov- og forskriftskrav.

Denne rapporten beskriver avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Hvordan søknader blir håndtert
• Hvordan kartlegging/innhenting av relevante opplysninger skjer
• Hvordan vurderinger blir gjort og avgjørelser fattet
• Utforming av vedtakene

Det ble gitt ett avvik ved tilsynet:

Tvedestrand kommune sikrer ikke at behandling av søknader om økonomisk sosialhjelp blir gjort i tråd med krav i lov og forskrift.

Dato: 26.november 2010

Lasse Svenstrup Andersen
revisjonsleder

Ester Hassel
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav, Tvedestrand kommune i perioden 14. september 2010 – 26.11.10. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i 2010.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Tvedestrand var den første kommunen i fylket som opprettet Nav kontor. Nav leder er statlig ansatt. Pt. er tilsatt Nav leder sykemeldt, og det er ansatt en vikar i 60 % stilling fram til 31.12.2010. Vedkommende er Nav leder også i nabokommunen Gjerstad. Det foreligger en samarbeidsavtale som er inngått mellom Tvedestrand kommune og direktør Nav Aust- Agder fylke. Kommunen har lagt inn flyktningetjenesten i Nav kontoret i tillegg de lovbestemte oppgavene. Kommunestyret har vedtatt å videreføre de veiledende satsene for livsopphold på 2008 nivå.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Melding om tilsyn ble sendt 25.8.2010. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble holdt 14.9.2010.

Åpningsmøte ble holdt 9.11.2010.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Fylkesmannen undersøkte om taushetsplikten ble ivaretatt ved den bygningsmessige utformingen av veiledningssenteret.

Sluttmøte ble holdt 9.11.2010.

4. Hva tilsynet omfattet

• Hvordan henvendelser og søknader blir håndtert, herunder hvordan taushetsplikten blir ivaretatt i veiledningssenteret
• Hvordan kartlegging/innhenting av relevante opplysninger skjer
• Hvordan samarbeid med bruker blir ivaretatt
• Hvordan individuelle vurdering vurderinger blir ivaretatt og avgjørelser blir fattet sett i sammenheng med statlige veiledende satser for økonomisk stønad til livsopphold.
• Utforming av vedtakene
• Internkontroll
• Lederoppfølging

5. Funn

Håndtering av henvendelser/taushetsplikt

Stønad til dekning av utgifter, for eksempel husleie og strømutgifter blir ofte og rutinemessig utbetalt direkte til kreditor uten at det foreligger dokumentert samtykke fra bruker.

Dokumentasjon

• Det var lite synlig dokumentasjon av inntekter og utgifter i saksmappene. Informasjonen var heller ikke tilgjengelig i de elektroniske saksbehandlingssystemene Arena og Velferd.
• Det var vanskelig å se at sakene var tilstrekkelig opplyste.
• Det var mangelfull dokumentasjon av lovens krav til individuell vurdering.
• Det var mangelfull dokumentasjon på tilbud om økonomisk råd og veiledning ved gjentatte søknader om akutthjelp (”nødhjelp”).

Vedtak

Flere søknader var avslått med begrunnelse at søker ligger over norm.

Kommunens vedtatte veiledende stønadssatser for 2010 ligger på 2008 nivå sammenlignet med statlige retningslinjer. Praktisering av normer skal alltid knyttes opp til en individuell vurdering.

Flere saker manglet individuell begrunnelse for vedtak om akutthjelp, dette gjaldt ved både avslag og innvilgelse.

Vedtakene var utformet på en uoversiktlig og lite sammenhengende måte. Det var vist til feil lov og bestemmelser. (Ny/gammel lov). Det var tilfeldig bruk av standardtekster og manglende språklig sammenheng. Flere vedtak var feil datert, uten manuell endring i saksbehandlingsprogrammet blir søknadsdato alltid lik vedtaksdato. Vedtakene hadde feil lovhjemmel for å holdes unntatt offentlighet. (Offentleglova har erstattet offentlighetsloven)

Det var manglende opplysninger i melding om vedtak om hva vedtaket bygger på jf. forvaltningslovens bestemmelser om enkeltvedtak og kravet til skriftlighet, beskrivelse av faktum mv.

Vilkår

I flere saker ble det satt vilkår uten at disse var hjemlet i Lov om sosiale tjenester i Nav § 20, og det var heller ikke vist til at vedtak om vilkår gir en selvstendig klagerett.

Vilkår var i flere tilfeller standardiserte og tilfeldige uten individuell vurdering.

Det virker tilfeldig om brudd på vilkår får konsekvenser.

Hjelpeform

I flere saker var avslag på stønad etter § 18 (pliktmessige ytelser) ikke vurdert etter § 19 (stønad i særlige tilfeller).

Hjelpeform (for eksempel lån/bidrag eller naturalytelser) skal vurderes individuelt og selvstendig som et siste punkt i saksbehandlingen.

Sosialtjenesten bruker i utstrakt grad rekvisisjon ved innvilgelse av stønad i akuttsituasjoner (nødhjelp) uten en selvstendig og individuell vurdering, jf § 21.

Funnene førte til at Fylkesmannen gav Tvedestrand kommune et avvik:

Tvedestrand kommune sikrer ikke at behandling av søknader om økonomisk sosialhjelp blir gjort i tråd med krav i lov og forskrift.

Avvik fra:

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 18,19,20,21 og 44 og forvaltningsloven Kap. IV.

6. Vurdering av styringssystemet i virksomheten

Kommunen har få rutiner innen tilsynsområdet, og de er til dels ukjente for de ansatte. Det finnes også lite andre arbeidsverktøy, for eksempel sjekklister og arbeidsbeskrivelser. Nav leder, alternativt avdelingsleder, møter i rådmannens ledergruppe. Det er utarbeidet måleparametre/kvalitetsindikatorer for å vurdere kvalitet og måloppnåelse i hele Nav kontoret. Her er det en måleindikator for de kommunale tjenestene, dette gjelder Kvalifiseringsprogrammet. Det er utarbeidet et dokument om internkontroll for Nav Tvedestrand på området Lov om sosiale tjenester i Nav Kap. 4.

Det ble gjennomført en brukerundersøkelse i statlig regi høsten 2009, men kontoret har ikke et aktivt brukerråd.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18.12.2009 nr. 131
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20.12.2002 nr. 1731
• Forvaltningsloven av 10.2.1967.
• Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr. 1456

8. Tilsynet har ellers merket seg

Taushetsplikten er godt ivaretatt i veiledningssenteret. Senteret er ombygd fra opprinnelig utforming. Alle som henvender seg på kontoret trekker kølapp og kommer inn i et kontor for å snakke med en veileder. Kontoret har tilrettelagt for telefonvakt ved henvendelser via «callsenteret». Åpningstidene ved kontoret viser at det er god tilgjengelighet: daglig

kl. 09.00 - 14.30 fire dager i uka, pluss tirsdag kl. 11.00 - 14.30. Det er kort saksbehandlingstid både ved akutthenvendelser og ordinære søknader.

9. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale mellom Nav Tvedestrand og Tvedestrand kommune, datert 25.1.2010
• Avtale om drift av felles Nav kontor, datert 12.5.09
• Kommunens årsmelding 2009 -Nav
• Eksempel på målekart for Nav Tvedestrand (mars 2010)
• Reglement for Klageutvalg utgått fra Livsløpskomiteen
• Internkontroll for Nav Tvedestrand med følgende vedlegg:
  Søknadsskjema, økonomisk sosialhjelp
  Søknadsskjema, akutt nødhjelp
  Dokumentasjonskrav - søknad om sosialhjelp
  Oversikt over ansatte, oppgavefordeling
• Rutinebeskrivelse fra søknad/henvendelse om økonomisk stønad til vedtak er fattet

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 20 saksmapper som inneholdt både innvilgelse og avslag på økonomisk stønad, herunder nødhjelpssøknader

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Melding om tilsyn fra Fylkesmannen 24.8.2010
• Oversendelse av dokumentasjon fra Tvedestrand kommune 20. og 21.9.2010

10. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Reidun Fossdal	Veileder	x		x
Gro Nilsen	Veileder	x
Eva Bakne	Veileder	x		x
Jannicke Jensen	Veileder	x	x	x
Grete Lamøy	Veileder	x	x	x
Anne Bente Kleppen	Veileder	x	x	x
Bjørn Erik Nilsen	Veileder		x	x
Aud Bente L. Nord-Varhaug	Veileder	x		x
Per Kristian Krebs	Veileder			x
Natasja van Dongen	Veileder			x
Fredrik Sørvig	Veileder			x
Jens Jacob Aasbø	Nav leder	x	x	x
Kari Stoveland Sjursen	Kommunalsjef		x

Fra tilsynsmyndigheten deltok:
Lasse Svenstrup Andersen revisjonsleder
Ester Hassel revisor