Rapport fra tilsyn med målsetting og plan for ungdommens opphold på institusjonen og ivaretakelse av ungdommens opplæring ved Aleris Ungplan Sør 2011

Sammendrag

Fylkesmannen i Vest- Agder har i samarbeid med Fylkesmannen i Aust- Agder i perioden 28. oktober 2011 til 14. desember 2011, gjennomført tilsyn med institusjonen Aleris Ungplan Sør. Formålet med tilsynet er å undersøke om institusjonen gjennom sitt styringssystem sikrer at lover og forskrifter er oppfylt.

Denne rapporten beskriver de awik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Tilsynsforskriften § 7, herunder;

• Målsetting og plan for ungdommenes opphold på institusjonen
• Institusjonens ivaretakelse av ungdommens opplæring

Det ble ikke gitt avvik under tilsynet.

Det ble gitt 1 merknad ved tilsynet

Dato: 14.desember 2011

Siri Løvbukten
revisjonsleder

Torhild Tallaksen
revisor

Helene Frydenberg
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Aleris Ungplan Sør i perioden 28. oktober- 14. desember 2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og er et samarbeid mellom Fylkesmannen i Aust-Agder og Fylkesmannen i Vest-Agder som følge av at institusjonen har avdelinger i begge fylker.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barnevernvirksomheten i kommunene og føre tilsyn med institusjonene etter lov om barneverntjenester §§ 2-3 og 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Aleris ungplan Sør har 24 godkjente institusjonsplasser til sammen i begge Agder fylkene. Tiltaket består av 3 avdelinger i Vest-Agder med 14 plasser til sammen. For tiden er det kun to av avdelingene som er i bruk. I Aust-Agder har institusjonen 2 avdelinger med 10 plasser til sammen. Målgruppen er ungdom plassert på institusjon med hjemmel i Lov om barneverntjenester (bvl.) §§ 4-4 femte ledd, 4-12, 4-24 og 4-26. I tillegg kan de ta imot ungdom ved akuttplasseringer etter bvl. §§ 4-6 og 4-25. Institusjonen har en ISO­ godkjenning.

Tiltaket har også oppfølging av familiehjem, samt oppfølging i hybel med ettervern. Institusjonen har et omsorgssenter for enslige mindreårige asylsøkere med 5 plasser, hvor det for tiden ikke er beboere.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 28. oktober 2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte og sluttmøte ble avholdt 14. desember 2011.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag

4. Hva tilsynet omfattet

Institusjonens rutiner og praksis for å ha en målsetting og plan for oppholdet og at ungdommene får opplæring som samsvarer med regelverket.

Tilsynet gjennomgikk det etterspurte, innsendte materiale fra institusjonen i henhold til tema. Tilsynet intervjuet ansatte i forhold til temaet.

5. Funn

Tilsynet fant ikke avvik fra lov og forskrifter i forhold til det oppsatte temaet.

Merknad 1:

Ledelsen anbefales å lage et system som sikrer at rutiner og prosedyrer ikke utarbeides mer omfattende enn nødvendig slik at disse kan benyttes på en enkel måte i praksis.

Merknaden bygger på følgende:

• Internkontrollen er svært omfattende og er i ulik grad kjent blant de ansatte.
• Det er ulik praksis mellom avdelingene i forhold til hvilken mal som brukes i arbeid med handlingsplaner.
• Handlingsplaner blir evaluert, men dokumentert på ulike steder. Dette gjør at det blir vanskelig å få en god oversikt.

6. Regelverk

• Lov om barneverntjenester
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift om tilsyn i barnevernsinstitusjoner
• Forskrift til krav om kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Skriftlige rutiner knyttet opp til tema.
• Vedtak, tiltaksplaner og handlingsplaner for alle beboere

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Prosedyrer knyttet opp mot arbeid med handlingsplaner
• Prosedyrer som omhandlet opplæring

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 28. oktober 2011.
• Dokumenter fra institusjonen mottatt hos Fylkesmannen den 18. og 22. november 2011.
• Plan for dagen ble utsendt 22. november 2011.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisor: Revisor: Helene Frydenberg, Fylkesmannen i Aust-Agder
Revisor: Torhild Tallaksen, Fylkesmannen i Vest-Agder
Revisjonsleder: Siri Løvbukten, Fylkesmannen i Vest-Agder