Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Undersøkelser i barneverntjenesten jfr. Bvl § 4-3
  • Evaluering av hjelpetiltak jf bvl § 4-5
  • Barns medvirkning i forhold til disse tilynstemaene

Det ble gitt tre avvik ved tilsynet:

  1. Froland kommune sikrer ikke at undersøkelser gjennomføres i tråd med krav i lov og forskrift
  2. Froland kommune sikrer ikke at hjelpetiltak til hjemmeboende barn evalueres i tråd med lov og forskrift
  3. Kommunen har delegert myndigheten til å fatte akuttvedtak i strid med loven

Dato: Arendal den 25.03.11

Helene Frydenberg
revisjonsleder

Hans Ganes
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved barneverntjenesten i Froland i perioden 10. – 11. februar, 2011. Revisjonen inngår som en del av det Landsomfattende tilsynet på barnevernområdet i regi av Statens Helsetilsyn i 2011.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverntjenesten etter lov om barneverntjenester § 2-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Froland kommune er en jord- og skogbrukskommune i Aust-Agder, med noe over 5000 innbyggere. Kommunen er nabokommune til Arendal kommune, som er fylkets største kommune. Froland har stor arbeidsutvandring til Arendal, og er en kommune med relativt stor befolkningsvekst.

Kommunen har i likhet med mange andre kommuner gjennomført flere organisasjonsendringer de siste årene. Kommunen er en såkalt 2-nivå kommune, organisert med 8 virksomheter med virksomhetsleder som rapporterer til rådmann/kommuneleder. Barneverntjenesten er organisert i virksomhet for "Velferd, barnevern og helse" med noe over

40 ansatte, og som omfatter psykisk helse, kommunehelsetjeneste, funksjonshemmede, flyktningetjeneste, barneverntjeneste og NAV. Inntil nylig var virksomhetsleder også barnevernleder. Virksomhetsleder har økonomi- og personalansvar for barneverntjenesten.

Barneverntjenesten har fire fagstillinger hvorav en av stillingene er tillagt fagleder og barnevernlederfunksjonen. Vedkommende er pt i permisjon, og en annen av de fast ansatte fungerer i stillingen. To av stillingene er besatt med vikarer. En av stillingene er opprettet i forbindelse med styrkingen av barnevernet i 2010.

3. Gjennomføring

Tilsynet var planlagt gjennomført i desember 2010, men måtte utsettes pga sykdom hos Fylkesmannen. Temaet var det samme, men er nå tatt inn som en del av det landsomfattende tilsynet.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 27.10.10. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Dag en av tilsynet ble brukt til gjennomgang av journaler. Vi gjennomgikk klientmapper som vi på forhånd hadde bedt om å få fremlagt:

  • Alle undersøkelsessaker gjennomført i 2009, både de som ble henlagt og de som førte til tiltak.
  • Alle hjelpetiltak som er i gang, og som har vært i gang i mer enn 6 måneder, begrenset oppad til 15.

Åpningsmøte ble avholdt dag to.

Det ble gjennomført intervju med 5 personer.

Sluttmøte ble avholdt samme dag.

4. Hva tilsynet omfattet

Temaet for tilsynet var:

  • Undersøkelser i barneverntjenesten jfr. Bvl § 4-3
  • Evaluering av hjelpetiltak jf bvl § 4-5
  • Barns medvirkning i forhold til disse tilsynstemaene

Vårt fokus i tilsynet var:

  • Om kommunen har systemer som sikrer at undersøkelser i barneverntjenesten gjennomføres i tråd med kravene i loven, dvs. at de sikrer barna nødvendig hjelp og omsorg til rett tid.
  • At barns medvirkning er sikret i undersøkelsesprosessen.
  • Om kommunen har systemer som sikrer at alle som mottar hjelpetiltak har tiltaksplaner og at tiltakene evalueres.
  • At systemene sikrer at alle aktuelle parter er med i evalueringen, med særlig fokus på barnas medvirkning.
  • Om kommunen har systemer som fanger opp svikt i noen av disse forholdene.

5. Funn

Avvik 1:

Froland kommune sikrer ikke at undersøkelser gjennomføres i tråd med krav i lov og forskrift. Kommunen sikrer heller ikke barns medvirkning i alle undersøkelsessaker.

Avviket knytter seg til følgende myndighetskrav:

  • Bvl § 4-3 Rett og plikt for barneverntjenesten til å foreta undersøkelser.
  • Dersom det er rimelig grunn til å anta at det foreligger forhold som kan gi grunnlag for tiltak etter kapittel 4 i barnevernloven skal barneverntjenesten snarest undersøke forholdet.
  • Bvl § 6-9 Frist for gjennomføring av undersøkelsen er ifølge denne bestemmelsens l. ledd, 3 mnd, men kan utvides til 6 mnd i særlige tilfeller.
  • Det skal innhentes opplysninger i tråd med kravene i bvl § 6-4.
  • Bvl § 6-3 Barns rettigheter under saksbehandlingen.
  • Barn som er fylt 7 år skal informeres og gis anledning til å uttale seg i saker som gjelder dem, jf, Lov om barn og foreldre § 31 og FNs Barnekonvensjon.
  • Bvl § 2-1, 2. ledd, jf forskrift om internkontroll, sier at kommunen skal ha internkontroll som sikrer at kommunen utfører sine oppgaver i tråd med krav i lov og forskrift.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Barneverntjenesten i Froland har i mange undersøkelsessaker gått ut over fristen på tre måneder for undersøkelsen. Vi har også funnet noen eksempler på at fristen på 6 måneder er brutt. Vi har ikke funnet noen skriftlige beslutninger eller begrunnelser for fristoversittelsene i de sakene vi har gjennomgått.
  • Kommunen har til dels gode skriftlige rutiner for saksbehandlingen i undersøkelsessaker. Disse er imidlertid lite brukt, og er i liten eller ingen grad styrende for hvordan undersøkelsene gjennomføres.
  • Det utarbeides ikke skriftlige undersøkelsesplaner.
  • I sakene vi gjennomgikk fant vi lite systematikk i hva som er dokumentert i undersøkelsen. Vi fant blant annet ingen dokumentasjon på hvilke vurderinger som gjøres underveis i undersøkelsen.
  • Det gjennomføres ikke halvtidsevaluering av undersøkelsene.
  • Ved gjennomgang av sakene fant vi at det i mange saker var gjennomført flere undersøkelser. Vi så flere tilfeller av at en undersøkelse var henlagt, og ny undersøkelse opprettet på bakgrunn av ny bekymringsmelding relativt kort tid etter henleggelsen. Også den nye undersøkelsen ble henlagt på tross av at innholdet i meldingen kunne være forholdsvis alvorlig.
  • Barneverntjenesten har ikke rutiner som sikrer at det gjennomføres samtaler med barn i alle saker. Vi fant lite dokumentasjon på samtaler med barn, men vi kunne lese for eksempel i sluttrapporter at barna faktisk er blitt hørt.

Avvik 2:

Froland kommune sikrer ikke at hjelpetiltak til hjemmeboende barn evalueres i tråd med lov og forskrift. Kommunen sikrer heller ikke barns medvirkning i evaluering av hjelpetiltak.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Bvl § 4-5. Oppfølging av hjelpetiltak.
Når hjelpetiltak vedtas, skal barneverntjenesten utarbeide en tidsavgrenset tiltaksplan. Barneverntjenesten skal følge nøye med på hvordan det går med barnet og foreldrene og vurdere om hjelpen er tjenlig, eventuelt om det er nødvendig med nye tiltak, eller om det er grunnlag for omsorgsovertakelse. Tiltaksplanen skal evalueres regelmessig

Bvl § 2-1, 2. Iedd
Kommunen skal ha internkontroll for å sikre at kommunen utfører oppgavene sine i samsvar med krav fastsatt i lov eller i medhold av lov, jf Forskrift om internkontroll §§ 4 e,f og g.

Bvl § 6-3
Barna har rett til å bli informert og til å uttale seg før saker som gjelder dem blir avgjort, jf Barnekonvensjonen § 12.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Kommunen har ikke tiltaksplaner i alle saker.
  • I saker som har tiltaksplan, er det ikke satt konkret tidspunkt for når tiltaksplanen skal evalueres.
  • Kommunen kan heller ikke i tilstrekkelig grad gjennom journalnotater, møtereferater ol. godtgjøre at tiltakene er evaluert.
  • Gjennom intervjuene fremgår det at mye av evalueringen foregår muntlig.
  • Kommunen har ikke systemer som sikrer at alle impliserte parter er med i evalueringen.
  • Kommunen sikrer heller ikke at barna er med i evalueringen.
  • Kommunen har gode skriftlige rutiner som kunne danne grunnlag for et godt internkontrollsystem. Det vi imidlertid har sett, er at rutiner i liten grad blir brukt og er dermed heller ikke nyttige som styringssystem.

Avvik 3:

Kommunen har delegert myndigheten til å fatte akuttvedtak i strid med loven

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Bvl § 2-1, 4. ledd, jf.§§ 4-6 og 4-25
Bestemmelsen sier i sitt 4. ledd at det skal være en barnevernadministrasjon med en leder i hver kommune. I barnevernloven §§ 4-6 og 4-25 gis myndigheten til å fatte akuttvedtak til leder av barneverntjenesten. Det ligger i dette at denne myndigheten ikke kan delegeres videre. Dette går fram både i forarbeidene til barnevernloven Ot prop nr 44 (1991-92) si 21, og i retningslinjer fra departementet(Q-0973) av 15.10.98, inntatt i Ofstad/Skard sin kommentarutgave til barnevernloven.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Kommunen har i vedlegg 4 til sin virksomhetsbeskrivelse, en administrativ rutine i akuttsaker som beskriver delegasjon av myndighet til å fatte akuttvedtak. Denne rutinen beskriver at myndigheten ligger til barnevernleder/fagleder, eller til annen saksbehandler
  • Det bekreftes gjennom intervjuene at det er en uklar oppfatning når det gjelder funksjonen som barnevernleder og fagleder og hvem av dem som har den myndigheten som barnevernloven omtaler.

6. Regelverk

  • Barnevernloven § 4-3
  • Barnevernloven § 4-5
  • Barnevernloven § 2-1,2.ledd
  • Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester.
  • Barnevernloven § 6-3
  • Barnekonvensjonen § 12

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Årsrapporter
  • Kartlegging myndighetskrav 20 l O
  • Rutine ang. barns medvirkning
  • Internkontroll og rutinehåndbok for barneverntjenesten

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Fremlagte saksmapper

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Halvårsrapporteringer til Fylkesmannen

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon/stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Jarle Knutsen

Virksomhetsleder

X

X

X

Janne Polle

Saksbehandler

X

X

X

Ingebjørg Andreassen

Fung. Fagleder

X

X

X

Ann Karin Hellestørm

Saksbehandler

X

X

X

Eli Anne Olimstad

Saksbehandler

X

X

X

Svein Setekleiv

Kommuneleder

X

 

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Helene Frydenberg revisjonsleder
Hans Ganes revisor

Arendal, den 03.03.11