Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen: Behandling av søknad om økonomisk stønad ved Nav Iveland kommune 2011

Sammendrag

Fylkesmannen har i løpet av 2010 og 2011 gjennomført landsomfattende tilsyn med sosiale tjenester i Nav. Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrer at søkers rett til økonomisk stønad blir ivaretatt, og at tjenestene og rettssikkerheten til brukerne blir styrket.

Systemrevisjonen gjaldt følgende område:

Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad ble behandlet i samsvar med lov- og forskriftskrav.

Denne rapporten beskriver avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Hvordan søknader blir håndtert
• Hvordan kartlegging/innhenting av relevante opplysninger skjer
• Hvordan vurderinger blir gjort og avgjørelser fattet
• Utforming av vedtakene

Det ble ikke gitt avvik ved tilsynet.

Det ble gitt en merknad:

Kommunen bør ta i bruk og evaluere utarbeidede rutiner for internkontroll.

Dato: 25.1.2011

Lasse Svenstrup Andersen
revisjonsleder 

Bjørn Vidar Gundersen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Iveland i perioden 6.9.2011 til -Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i 2011.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Iveland kommune har omlag 1300 innbyggere. Kommunen er en innlandskommune med spredt bosetning, hovedsakelig på Birketveit, Vatnestraum og Skaiå. Kommunen ligger mellom Evje og Hornnes i nord og Vennesla i sør. I forhold til kommunene i Aust-Agder har Iveland en god kommuneøkonomi og god økonomistyring.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Melding om tilsyn ble sendt 6.9.2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble holdt 23.11.2011.

Åpningsmøte ble holdt 30.11.2011.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Fylkesmannen undersøkte om taushetsplikten ble ivaretatt ved den bygningsmessige utformingen av veiledningssenteret.

Sluttmøte ble holdt 1.12.2011.

4. Hva tilsynet omfattet

• Hvordan henvendelser og søknader blir håndtert, herunder hvordan taushetsplikten blir ivaretatt i veiledningssenteret
• Hvordan kartlegging/innhenting av relevante opplysninger skjer
• Hvordan samarbeid med bruker blir ivaretatt
• Hvordan individuelle vurdering vurderinger blir ivaretatt og avgjørelser blir fattet sett i sammenheng med statlige veiledende satser for økonomisk stønad til livsopphold.
• Utforming av vedtakene
• Internkontroll
• Lederoppfølging

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik.

Det ble gitt en merknad:

Kommunen bør ta i bruk og evaluere utarbeidede rutiner for internkontroll.

Kommentar:

Kommunen har laget en ny skriftlig internkontroll som ennå ikke er tatt i bruk. Rådmannen bør få en formell rolle i oppfølging og evaluering. En fungerende internkontroll skal brukes i det daglige arbeidet, evalueres og endres etter behov. Dette vil kunne sikre at driften fortsetter på en god måte.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18.12.2009 nr. 131
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20.12.2002 nr. 1731
• Forvaltningsloven av 10.2.1967.
• Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr. 1456

7. Tilsynet har merket seg

Nav Iveland ivaretar taushetsplikten på en god måte i veiledningssenteret. De gjenkjenner muntlige søknader og veileder søkere etter behov. Opplysninger i saker foreligger på en oversiktlig og god måte. Vedtakene er utformet og begrunnet på en god måte.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Kopi av samarbeidsavtalen mellom Iveland kommune og Nav Aust-Agder
• Organisasjonskart over Nav Iveland og Iveland kommune
• Delegasjon

Detaljert oversikt over ansatte i Nav Iveland

• Iveland kommunes årsmelding 2009 og 2010
• Formularer, søknadsskjema, låneavtale
• Normer (korttid, statlige)
• Sjekkliste for behandling av søknad om økonomisk sosialhjelp.
• Internkontroll, diverse skriv/rutiner
• Kompetanseplaner (for kommunen, for sosialfaglige og for Nav Aust-Agder)

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 20 saksmapper som inneholdt både innvilgelse og avslag på økonomisk stønad, herunder nødhjelpssøknader

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Melding om tilsyn fra Fylkesmannen 6.9.2011.
• E-post om kontaktperson, 20.9.2011.
• Oversendelse av dokumentasjon fra Nav Iveland, 14.11.2011.
• Program for tilsynet, 22.11.2011

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndigheten deltok:

Lasse Svenstrup Andersen revisjonsleder
Bjørn Vidar Gundersen revisor