Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Aust-Agder gjennomførte i perioden 31.01.11 – 10.05.11 systemrevisjon ved barneverntjenesten i Lillesand kommune. Tilsynet var en del av et landsomfattende tilsyn med kommunale barneverntjenester i 2011.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Undersøkelser i barneverntjenesten, jf. bvl § 4-3
  • Evaluering av hjelpetiltak, jf. bvl § 4-5
  • Barns medvirkning i forhold til disse temaene

Det ble gitt 2 avvik ved tilsynet:

1. Lillesand kommune sikrer ikke at undersøkelser gjennomføres i tråd med krav i lov og forskrift

2. Lillesand kommune sikrer ikke at tiltak for hjemmeboende barn evalueres i henhold til krav i lov og forskrift

Dato: 10.05.11

Hans G. Ganes
revisjonsleder

Helene Frydenberg
revisor

 

Hanna H. Nilsen
revisor

 

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved barneverntjenesten i Lillesand kommune i perioden 31.01.11 – 10.05.11. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn med kommunale barneverntjenester, gjennomført på oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverntjenesten etter lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd, bokstav a.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

 

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Lillesand kommune er en kystkommune med et areal på 190km2 og ca. 9500 innbyggere.

Barneverntjenesten i Lillesand er organisert i familie og oppvekstenheten, under sektor for helse og kultur. Enheten består av tre avdelinger, og enhetsleder er i tillegg til å være barnevernleder også leder for Familiesenteret og Helsestasjonen. Barneverntjenesten har videre 1 faglederstilling, 2,5 saksbehandlerstillinger knyttet til undersøkelser og tiltak, 1 saksbehandlerstilling knyttet til fosterhjem og 0,5 merkantil stilling.

 

3. Gjennomføring

Revisjonsvarsel ble sendt ut den 31.01.11. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Den 09.03.11 foretok vi en gjennomgang av klientmapper som vi på forhånd hadde bedt om å få fremlagt. Vi gikk gjennom 14 undersøkelsessaker og 12 saker med aktive hjelpetiltak.

Åpningsmøte, intervjuer og sluttmøte ble avholdt den 11.03.11. Det ble gjennomført intervjuer med 5 personer (se tabell nedenfor).

 

4. Hva tilsynet omfattet

Hovedtemaene for tilsynet var den kommunale barneverntjenestens arbeid med

  • undersøkelser, jf. barnevernloven § 4-3
  • evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn, jf. barnevernloven § 4-5
  • barns medvirkning i forhold til disse tilsynstemaene

Vårt fokus i tilsynet var om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer at:

  • undersøkelser i barneverntjenesten gjennomføres i tråd med kravene i loven, dvs. at barna sikres nødvendig hjelp og omsorg til rett tid
  • barns rett til å medvirke ivaretas i undersøkelsesprosessen
  • alle som mottar hjelpetiltak har tiltaksplaner og at tiltakene evalueres.
  • alle aktuelle parter er med i evalueringen, herunder at barns rett til å medvirke ivaretas
  • svikt i noen av disse forholdene fanges opp, rettes opp og forebygges

 

5. Funn

Avvik 1

Lillesand kommune sikrer ikke at undersøkelser gjennomføres i henhold til krav i lov og forskrift.

Dette er et avvik fra følgende myndighetskrav:

  • barnevernloven § 4-3 som gir barneverntjenesten rett og plikt til å foreta undersøkelser. Undersøkelser skal gjennomføres snarest og innen 3 måneder, i særlige tilfeller innen 6 måneder, jf. § 6-9
  • barnevernloven § 6-4 som slår fast at opplysninger i saken skal innhentes i samarbeid med den saken gjelder slik at vedkommende har kjennskap til innhentingen
  • barnevernloven § 6-3 som slår fast at barn har rett til å medvirke i undersøkelsen
  • barnevernloven § 6-1 jf. forvaltningsloven § 11d som setter krav til skriftlighet i undersøkelsesarbeidet
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester som setter krav til styring av barneverntjenestens virksomhet

Avviket er bygget på følgende funn:

  • gjennomgang av klientmapper og halvårsrapporter viste at ikke alle undersøkelser i Lillesand kommune gjennomføres innen barnevernlovens frister
  • vi fant ved gjennomgang av saksdokumentene ingen skriftlige beslutninger om forlenget frist ved fristoversittelser
  • vi fant ikke dokumentasjon på at part i saken får skriftlig melding ved utvidet frist
  • vi fant ved gjennomgang av saksdokumentene ingen skriftlige planer for gjennomføring av undersøkelsene
  • under gjennomgang av klientmapper fant vi at det ikke foreligger samtykkeerklæring i alle saker hvor det er innhentet informasjon, og der det forelå samtykkeerklæring var denne oftest mangelfull
  • i noen saker gikk det frem av journalnotater at man hadde snakket med barnet under undersøkelsen, det var imidlertid ingen systematikk i dette, eller krav/etterspørsel fra leder
  • av saksdokumentene gikk det ikke frem at det foretas halvtidsevalueringer eller annen systematisk evaluering underveis før sluttrapport utformes
  • dokumentgjennomgang viste at relevante opplysninger og vurderinger i undersøkelsesarbeidet ikke dokumenteres fortløpende
  • under intervjuene kom det frem at det ikke meldes avvik internt i barneverntjenesten

Avvik 2

Lillesand kommune sikrer ikke at hjelpetiltak til hjemmeboende barn evalueres i tråd med krav i lov og forskrift.

Dette er et avvik fra følgende myndighetskrav:

  • barnevernloven § 4-5 som pålegger barneverntjenesten å følge opp hjelpetiltaket og evaluere det regelmessig
  • barnevernloven § 6-3 som slår fast at barn har rett til å medvirke i evalueringsarbeidet
  • barnevernloven § 6-1 jf. forvaltningsloven § 11d som slår fast at evalueringene i hovedsak skal være skriftlige og kunne etterprøves
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester som setter krav til styring av barneverntjenestens virksomhet

Avviket er bygget på følgende funn:

  • gjennomgang av saksdokumentene viste at tiltaksplanene har målformuleringer som er vanskelige å evaluere
  • dokumentgjennomgang viste at relevante opplysninger og vurderinger i evalueringsarbeidet ikke dokumenteres fortløpende
  • av saksdokumentene gikk det frem at ikke alle impliserte parter systematisk inkluderes i evalueringsarbeidet, herunder at barnas rett til å bli hørt ivaretas. Dette ble også  bekreftet under intervjuene
  • - gjennomgang av saksdokumentene viste at tiltaksplanene ikke alltid angir hvor ofte tiltaket skal evalueres eller hva evalueringen skal inneholde
  • - av dokumentgjennomgang og intervjuer gikk det frem at krav til evaluering av hjelpetiltak ikke følges opp systematisk av ledelsen

 

6. Regelverk

  • Lov av 17. juli 1992 nr. 100 om barneverntjenester
  • Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • FNs barnekonvensjon om barns rettigheter av 20. november 1989
  • Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584

 

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Oversikt over ansatte i barneverntjenesten per 01.02.11
  • Oversikt over hjemmeboende barn med hjelpetiltak per 01.02.11
  • Organisasjonskart over Lillesand kommune samt familie- og oppvekstenheten
  • Kompetanseplan for barneverntjenesten 2011
  • Interne rutiner for barneverntjenesten i Lillesand kommune
    - Kapittel 1: administrative rutiner
    - Kapittel 2: rutiner i forhold til klientarbeidet
    - Kapittel 3: andre rutiner
    - Kapittel 4: avviksrapportering
  • Årsberetning – Lillesand kommune 2009 – del 2

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 14 klientmapper hvor det var gjennomført undersøkelse
  • 12 klientmapper hvor det var igangsatt hjelpetiltak

Annen dokumentasjon:

  • Halvårsrapportering av fristoversittelser fra barneverntjenesten

 

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Geir Jenssen

Sektorsjef helse og kultur

   

X

Margrethe Østerhus

Enhetsleder

X

X

X

Åsne Svendsen

Fagleder

X

X

X

Ellen R. Christensen

Saksbehandler

X

X

X

Anne K. Høigilt

Saksbehandler

X

X

X

Sissel Haabesland

Saksbehandler

X

X

X

Heidi Anita Johannesen

Saksbehandler

X

 

X

Janne Hals

Merkantil

X

 

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisjonsleder Hans G. Ganes
Revisor Helene Frydenberg
Revisor Hanna H. Nilsen