Rapport fra tilsyn med barneverntjenesten i Risør kommune 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Undersøkelser i barneverntjenesten jfr bvl § 4-3
• Evaluering av hjelpetiltak jfr bvl § 4-5
• Barns medvirkning i forhold til disse tilsynstemaene

Det ble gitt 2 avvik ved tilsynet:

Avvik 1.

Risør kommune sikrer ikke at undersøkelser gjennomføres i tråd med krav i lov og forskrift.

Avvik 2.

Kommunen sikrer ikke at tiltak for hjemmeboende barn blir evaluert i hht kravene i lov.

Dato: Arendal 14.02.11

Helene Frydenberg
revisor

Hans Ganes
revisjonsleder

1.Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved barneverntjenesten i Risør kommune den 5. og 6. januar 2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er også en del av landsomfattende tilsyn med kommunal barneverntjeneste initiert av Statens helsetilsyn i 2011.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverntjenesten i henhold til Lov om barneverntjenester § 2 – 3, 4. ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2.Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Risør kommune ligger øst i Aust-Agder. Det er en kystkommune med i underkant av 7000 innbyggere. Kommunen har en anstrengt økonomi. Kommunen er organisert i 12 tjenesteenheter. Enhetsleder for kvalifiseringsenheten er også barnevernleder. Enheten består dessuten av ppt og helsestasjon. Enhetsleder anslår at han bruker ca 20 % av sin stilling i barneverntjenesten. På tilsynstidspunkt består barneverntjenesten av enhetsleder/barnevernleder , 1 fagansvarlig, 2 barnevernkonsulenter, 1 barnevernskonsulent i engasjement fra 01.09.10 – 28.02.11 og en merkantil i 20 % stilling.

I tillegg består barneverntjenesten av et bofellesskap for enslige mindreårige med 6 beboere etter bvl § 3-4. Bofellesskapet har eget personale, to er knyttet til barneverntjenesten.

Kommunen hadde sist år 40 nye meldinger, hvorav ingen ble henlagt. 4 ble gjennomgått senere enn en uke etter mottak. Kommunen gjennomgikk i løpet av 2010 40 undersøkelser. Av disse ble 17 ikke gjennomgått etter fristene i barnevernsloven § 6-9.

Kommunen har blitt fulgt opp særskilt på grunn av gjentatte fristoversittelser de siste tre årene.

3.Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt 27.10.10. På grunn av nødvendig utsettelse av tilsynet ble nytt og endelig varsel sendt 16.12.10. Tilsendte dokumenter ble mottatt hos Fylkesmannen 22.11.10.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Fylkesmannen brukte 05.01.11 til gjennomgang av dokumenter i kommunen. Åpningsmøte, intervjuer og sluttmøte ble gjennomført den 06.01.11. Det ble gjennomført intervjuer med 5 personer.

Vi gjennomgikk klientmapper som vi på forhånd hadde bedt om å få fremlagt:

• Alle undersøkelsessaker gjennomført første halvår i 2009, både de som ble henlagt og de som ført til tiltak.
• Alle hjelpetiltak som er i gang, og som har vært i gang i mer enn 6 måneder, begrenset oppad til 15.

4. Hva tilsynet omfattet

Temaet for tilsynet var:

• Undersøkelser i barneverntjenesten jfr bvl § 4-3
• Evaluering av hjelpetiltak jfr bvl § 4-5
• Barns medvirkning i forhold til disse tilsynstemaene

Vårt fokus i tilsynet var:

• Om kommunen har systemer som sikrer at undersøkelser i barneverntjenesten gjennomføres i tråd med kravene i loven, dvs at de sikrer barna nødvendig hjelp og omsorg til rett tid.
• At barns medvirkning er sikret i undersøkelsesprosessen
• Om kommunen har systemer som sikrer at alle som mottar hjelpetiltak har tiltaksplaner og at tiltakene evalueres.
• At systemene sikrer at alle aktuelle parter er med i evalueringen, med særlig fokus på barnas medvirkning
• Om kommunen har systemer som fanger opp svikt i noen av disse forholdene

5. Funn

Avvik 1

Risør kommune sikrer ikke at undersøkelser gjennomføres i tråd med krav i lov og forskrift.

Dette er et avvik fra følgende myndighetskrav:

• Barnevernslovens § 4-3, som gir barneverntjenesten rett og plikt til å foreta undersøkelser.
• Undersøkelser skal gjennomføres snarest og innen 3 måneder, i enkelte tilfeller 6 måneder i hht reglene i bvl § 6-9.
• Opplysningene skal innhentes i hht reglene i § 6-4 , i samarbeid med den saken gjelder eller slik at vedkommende har kjennskap til innhentingen.
• Barn skal gis rett til medvirkning i undersøkelser slik det er beskrevet i bvl § 6-3.
• Undersøkelsen skal skje i hht reglene i forvaltningsloven, jfr bvl § 6-1 som bl.a setter krav til skriftlighet i undersøkelsesarbeidet.
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester setter krav til styring av barneverntjenestens virksomhet.

Til grunn for avviket ligger følgende observasjoner :

• Barneverntjenesten hadde til en viss grad skriftlige rutiner knyttet til undersøkelser. Disse var imidlertid lite utfyllende og ble i liten grad brukt. Dette kom fram ved dokumentgransking og intervjuer.
• Ikke alle undersøkelser i Risør gjøres innenfor fristene gitt i § 6-9. Dette så vi ved gjennomgang av saker. Det er også dokumentert i halvårsrapporter fra Risør i dokumenter som ligger til grunn for tilsynet.
• Vi fant ved gjennomgang av saksdokumenter ingen skriftlige planer for gjennomføring av enkeltundersøkelser. Gjennom intervjuer gikk det frem at planer i mange tilfeller kan formuleres muntlig på teammøter. Dette er ikke et krav som blir fulgt opp av ledelsen og etterspørres ikke systematisk.
• Vi fant ingen saker hvor det var skriftlige evalueringer av undersøkelser underveis. I noen saker ble det skrevet sluttrapport, men dette var opp til den enkelte saksbehandler. I intervjuene kom det frem at evalueringer og konklusjoner ble gjort muntlig i teammøter. Det var imidlertid ikke et krav som alltid ble fulgt opp av ledelsen og som var en del av internkontrollsystemet i kommunens barneverntjeneste.
• I flere saker vi gjennomgikk gikk det frem av journalnotater at en hadde hatt samtaler med barn. Gjennom intervjuene kom det imidlertid frem at det ikke var et krav fra ledelsen at man alltid skulle snakke med barna, men at dette i stor grad var opp til den enkelte saksbehandler.
• Kommunen hadde ikke særlige rutiner knyttet til undersøkelser i alvorlige saker hvor det var mistanke om vold eller seksuelle overgrep.

Avvik 2

Kommunen sikrer ikke at tiltak for hjemmeboende barn blir evaluert i hht kravene i lov.

Dette er et avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om barneverntjenester § 4-5, som stiller krav om at alle barn i hjelpetiltak skal ha en tidsavgrenset tiltaksplan. Barneverntjenesten er pålagt å følge nøye med i hjelpetiltaket og evaluere det regelmessig.
• Barn skal medvirke i evaluering av hjelpetiltak slik det er beskrevet i bvl § 6-3.
• Evalueringene skal i hovedsak være skriftlige og kunne etterprøves , slik forvaltningsloven og § 6-1 i barnevernloven sier.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Ved gjennomgang av saker og i halvårsrapporteringer fra kommunen kommer det frem at ikke alle barn i tiltak har tiltaksplaner
• Vi har ved gjennomgang av saker ikke sett evaluering av alle tiltak kommunen har. Dette funnet ble bekreftet i flere enn ett intervju.
• Gjennomgang av saker viste i mange tilfeller tiltaksplaner med målformuleringer som er vanskelig å evaluere. De angir heller ikke alltid hvor ofte tiltakene skal evalueres eller hva en evaluering skal inneholde. Dette funnet ble bekreftet i flere enn ett intervju.
• Ved gjennomgang av sakene mangler i mange tilfelle dokumentasjon på at barn er hørt i evalueringsprosessen. Intervjuer bekreftet også at man ikke alltid spør barn om hvordan de opplever hjelpetiltak.
• Krav til evaluering av hjelpetiltak følges ikke opp systematisk av ledelsen.

6. Regelverk

• Barnevernloven § 4-3
• Barnevernloven § 4-5
• Barnevernloven § 2-1,2.ledd
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester.
• Barnevernloven § 6-3
• Barnekonvensjonen § 12

7. Andre forhold

-

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Kommunens årsmelding
• Internkontroll for barneverntjenesten
• Organisasjonskart for barneverntjenesten

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Fremlagte saksmapper:
• Alle undersøkelsessaker gjennomført første halvår i 2009, både de som ble henlagt og de som ført til tiltak.
• Alle hjelpetiltak som er i gang, og som har vært i gang i mer enn 6 måneder, begrenset oppad til 15.
• Halvårsrapporteringer til Fylkesmannen ble gjennomgått i forkant av tilsynet.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Hans Ganes og Helene Frydenberg