Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen: Behandling av søknad om økonomisk stønad i Vegårshei kommune 2011

Sammendrag

Fylkesmannen har i løpet av 2010 og 2011 gjennomført landsomfattende tilsyn med sosiale tjenester i Nav. Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrer at søkers rett til økonomisk stønad blir ivaretatt, og at tjenestene og rettssikkerheten til brukerne blir styrket.

Systemrevisjonen gjaldt følgende område:

• Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad blir behandlet i samsvar med lov- og forskriftskrav.
• Denne rapporten beskriver avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:
• Hvordan søknader blir håndtert
• Hvordan kartlegging/innhenting av relevante opplysninger skjer
• Hvordan vurderinger blir gjort og avgjørelser fattet
• Utforming av vedtakene

Det ble gitt to avvik ved tilsynet:

• Vegårshei kommune sikrer ikke at taushetsplikten ivaretas ved Nav kontoret.
• Vegårshei kommune sikrer ikke at reglene om saksbehandling følges ved søknader om økonomisk stønad.

Dato: 25.1.2012

Lasse Svenstrup Andersen
revisjonsleder

Bjørn Vidar Gundersen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Vegårshei kommune i perioden 06.09.11 – 25.1.2012. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i 2011.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Vegårshei kommune har om lag 1900 innbyggere. Kommunen er en innlandskommune med spredt bosetning. Kommunens administrasjon ligger på tettstedet Myra.

Det foreligger partnerskapsavtale som er inngått mellom Vegårshei kommune og direktør i Nav Aust-Agder. Kontoret er organisert med en kommunalt ansatt Nav leder som også har ansvar for de kommunale barnevernstjenestene og kommunens psykiatritjenester.

I tillegg til de lovbestemte oppgavene har kommunen lagt inn følgende tjenesteområder i Nav kontoret: Flyktningarbeid, administrasjon av husbankens virkemidler og gjeldsrådgivning.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Melding om tilsyn ble sendt 6.9.11. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble holdt 23.11.11

Åpningsmøte ble holdt 7.12.11

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved veiledningssenteret og arkivet ved Nav Vegårshei den 23.11.11 og 7.12.11

Sluttmøte ble holdt 7.12.11

4. Hva tilsynet omfattet

• Hvordan henvendelser og søknader blir håndtert, herunder hvordan taushetsplikten blir ivaretatt i veiledningssenteret
• Hvordan kartlegging/innhenting av relevante opplysninger skjer
• Hvordan samarbeid med bruker blir ivaretatt
• Hvordan individuelle vurdering vurderinger blir ivaretatt og avgjørelser blir fattet sett i sammenheng med statlige veiledende satser for økonomisk stønad til livsopphold.
• Utforming av vedtakene
• Internkontroll
• Lederoppfølging

5. Funn

Saksutredning:

• Nav Vegårshei har utarbeidet prosedyrer for saksutredning. Funn i saksmapper og intervjuer viser at disse ikke blir fulgt. Det er ikke noe system for å fange opp manglende saksutredning.
• Sjekkliste for innhenting av dokumentasjon mangler. Det er ikke noe system for å fange opp manglende dokumentasjon i saksutredningen.
• Opplysninger blir i liten grad nedtegnet og etterspørres ikke av leder.

Vedtakets utforming

• Vedtak begrunnes lite ut over standardtekst, det er vanskelig å se hvilke faktorer som blir lagt vekt på ved utmåling av stønad.
• Det mangler økonomiske opplysninger i vedtak.
• Andre relevante opplysninger om søkers situasjon som har vært utslagsgivende for vedtaket mangler.
• Det mangler begrunnelse for hvorfor særskilte utgifter er vurdert som en del av livsoppholdet i enkelte saker.
• Nav Vegårshei fatter muntlige vedtak i enkelte situasjoner.

Internkontroll

• Nav Vegårshei følger ikke egne rutiner og prosedyrer for internkontroll.
• De ansatte mangler kunnskaper for å identifisere avvik.
• Avvik meldes ikke.
• Avvik etterspørres ikke av kommunens ledelse.

Taushetsplikt

Arkiv er ikke tilfredsstillende avlåst med tanke på at det er direkte tilgang fra publikumsmottak.

Funnene førte til at Fylkesmannen i Aust Agder gav Vegårshei kommune to avvik:

• Vegårshei kommune sikrer ikke at taushetsplikten ivaretas.

Avvik fra:

Forvaltningsloven § 13, lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 44 og forskrift om offentlige arkiv § 4-9.

• Vegårshei kommune sikrer ikke at reglene om saksbehandling følges ved søknader om økonomisk stønad.

Avvik fra:

Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 18, 19 og 44 og forvaltningsloven kap. IV.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18.12.2009 nr. 131
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20.12.2002 nr. 1731
• Forvaltningsloven av 10.2.1967.
• Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr. 1456
• Forskrift om offentlige arkiv.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Kopi av samarbeidsavtalen mellom Vegårshei kommune og Nav Aust-Agder
• Oversikt over ansatte ved Nav Vegårshei
• Enhetens årsmelding 2009 og 2010
• Søknadsskjema, sjekkliste
• Sosialhjelpsnormer
• Arbeidsfordeling saksbehandlere Nav Vegårshei
• Internkontroll, diverse skriv og rutiner

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 10 siste vedtak om innvilget økonomisk sosialhjelp datert før 1.9.11
• 10 siste vedtak om avslag økonomisk sosialhjelp datert før 1.9.11
• 5 siste vedtak om nødhjelp datert før 1.9.11

Korrespondanse mellom virksomheten og (Helsetilsynet) Fylkesmannen i Aust-Agder:

• Melding om tilsyn fra Fylkesmannen 6.9.2011
• Svar fra Vegårshei kommune (tilsyn) 13.9.2011
• Melding om endring av dato for tilsyn fra Fylkesmannen 14.9.2011
• Oversendelse av dokumentasjon fra Vegårshei kommune 5.10.2011
• Program for tilsynet fra Fylkesmannen 9.11.2011

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndigheten(e) deltok:

Lasse Svenstrup Andersen, revisjonsleder

Bjørn Vidar Gundersen, revisor