Rapport fra tilsyn med brukermedvirkning for eldre hjemmeboende over 80 år - Gjerstad kommune 2012

Sammendrag

Tilsynet er gjennomført av Fylkesmannen i Aust-Agder. Vi har undersøkt om brukermedvirkning er en del av kommunens systematiske styring og kontroll ved tildeling og iverksetting av hjemmesykepleie og hjemmehjelpstjenester.

Revisjonen var avgrenset til brukermedvirkning som et gjennomgående tema. For å undersøke brukermedvirkning og hvordan kommunens praksis er på dette området, har vi gått inn på følgende to tema der brukermedvirkning står sentralt:

• Individuell utmåling av tjenester
• Koordinering av tjenestetilbudet

Det ble ikke funnet avvik.

Det er gitt en merknad:

Gjerstad kommune bør bedre sine systemer for å sikre aktiv brukermedvirkning ved individuell utmåling av tjenester og koordinering av tjenestetilbudet.

Lasse Andersen Svenstrup
revisjonsleder

Ester Hassel
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Gjerstad kommune i perioden 10.08.2012 - 21.11.12.

Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i 2012.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler en merknad som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Hjemmetjenesten i Gjerstad kommune er organisert under Enhet for pleie-og omsorg. Enheten er inndelt i 4 tjenesteområder; Institusjon, Servicetjenester, Hjemmetjenesten og Tjenester til funksjonshemmede.

Ledelsen består av enhetsleder og 4 tjenesteledere.

Pleie og omsorg er den største enheten i Gjerstad, med ca. 70 årsverk fordelt på ca. 100 ansatte.

Hjemmetjenesten er lokalisert i Gjerstad omsorgssenter og består av:

• hjemmesykepleie
• hjemmehjelp
• BPA
• ambulerende vaktmester
• omsorgslønn og omsorgsboliger

Enhetsleder og tjenesteleder for hjemmetjenesten samarbeider tett. De har kontorer lokalisert på omsorgssenteret, hvor både hjemmehjelpstjenesten og hjemmesykepleien har base og faste møter.

Hjemmetjenesten har nært samarbeid med institusjonen ift. brukere med behov for korttidsplass og dagtilbud.

Det er utpekt primærkontakt til alle brukere. Primærkontaktene har gjennomført vurderingssamtale med alle brukere. Ikke alle har hatt oppfølgingssamtale.

Det foretas alltid vurderingsbesøk ved søknad om hjemmehjelpstjeneste. Dette skjer ikke som en fast rutine ved søknad om hjemmesykepleie.

I årsmelding 2011 for Enhet for pleie og omsorg, beskrives aktiv bruk av korttids/rehabiliteringsplasser for å hindre sykehusinnleggelse, og det meldes om flere brukere enn tidligere med fast rullerende avlastningstilbud.

I årsplan for 2012 er det et mål å “gi tjenester som er brukervennlige og preget av god kvalitet”. To av flere tiltak er:

• økt fokus på innhold i hverdagen, bl.a. gjennom samarbeid med andre enheter ansatte og lag/foreninger
• utarbeide omsorgsplan

Brukerundersøkelse ble gjennomført i juli og august 2012.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel: ble utsendt 10.08.2012.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte: ble avholdt 23.10.2012.

Intervjuer:

12 brukere og 9 ansatte ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 25.10.2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Systemrevisjonen var avgrenset til følgende områder:

Om Gjerstad kommune

• sørger for å utmåle tjenester etter en individuell vurdering
• koordinerer og samordner tjenestene.

Brukermedvirkning kan ivaretas gjennom brukerundersøkelser og individuelt ved å legge til rette for at den enkelte brukers og pårørendes stemme blir hørt og tatt med i utformingen av tjenestetilbudet.

Vi undersøkte både hjemmesykepleie-og hjemmehjelpstjenester.

Mange eldre hjemmeboende er helt eller delvis avhengig av pårørendes oppfølging og hjelp, i tillegg til kommunale tjenester. Tilsynet tar utgangspunkt i brukernes og pårørendes rett til brukermedvirkning. Det innebærer at kommunen må dokumentere at deres stemme blir hørt og tatt med i vurderingen når tjenestene skal planlegges, utføres og evalueres.

Tjenestene skal utmåles individuelt etter den enkeltes behov, og ikke etter fastsatte normer. Kommunen må følge med på at behovet over tid kan endres, og sørge for at tjenestene er koordinerte og tilpasset den enkeltes behov og livssituasjon.

Vi har ikke undersøkt samspillet i det enkelte møte mellom tjenesteyter og bruker, men hatt fokus på om brukers/pårørendes stemme blir hørt og tatt med på en systematisk måte i utmåling og koordinering av tjenestene.

5. Funn

Merknad 1:

Gjerstad kommune bør bedre sine systemer for å sikre aktiv brukermedvirkning ved individuell utmåling av tjenester og koordinering av tjenestetilbudet.

• Merknaden er bygget på følgende:
• Tjenestebeskrivelsene på kommunenes hjemmeside er lite brukervennlige ift målgruppen. De finnes kun elektronisk og med liten skriftstørrelse ved utskrift.
• Det foreligger ingen skriftlig informasjon til den enkelte bruker om primærkontaktens oppgaver/funksjon og navn på tildelt kontakt.
• Innholdet i primærkontaktens innkomst/oppfølgingssamtale med bruker/pårørende er i dokumentert i varierende grad. Det foreligger ikke disposisjon for samtalen, og det foreligger ikke møtereferat fra samtalen med kopi til bruker.
• Det gjøres ikke alltid vurderingsbesøk ved søknad om hjemmesykepleie.
• Det kan i noen tilfeller være uklart hva bruker har søkt om(søknaden finnes ikke i journalen, kun vedtak).
• Ansatte har uklar forståelse av avviksbegrepet det er bruk av avvikssystemet (QM+) er varierende.

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg:

• Gjerstad kommune har god oversikt over sine brukere og fanger raskt opp behov som oppstår.
• Støttekontakt benyttes for målgruppen.
• Enheten har et særlig fokus både på kompetanseutvikling og rekruttering av ansatte til pleie-og omsorgstjenester.
• Arbeidslister er godt ajourført og fanger opp endringer i brukernes behov.
• Spørsmålsformuleringene i brukerundersøkelsen viser tydelig brukermedvirkning. Resultatene er framsatt i et fint innbundet sluttprodukt, som lett fanger interesse for å lese den.

6. Regelverk

• Lov om kommunale helse-og omsorgstjenester (LOV-2011-06-24-30)
• Lov om pasient og brukerrettigheter (LOV-1999-07-02-63)
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (LOV-1967-02-1)
• Forskrift om kvalitet i pleie-og omsorgstjenestene (2003.06.27 nr 0792)
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten (2002.12.20 nr 1731)
• Forskrift om habilitering og rehabilitering (2001.06.28 nr 0765)

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• organisasjonskart og beskrivelse av virksomheten
• årsmelding
• årsplan
• serviceerklæringer
• prosedyre saksbehandling og klagesaker
• prosedyre for utskrivningsklare pasienter fra SSHF
• evaluering av tjenestetilbud (oppgaver for primær- og sekundærkontakter og innkomstsamtale)
• opplæringsplan
• prosedyre for behandling av avvik
• andre relevante vedlegg
• eksempler på vedtak

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Brukerundersøkelse gjennomført i juli og august 2012.
• Pasientjournaler i Prosys.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Melding om tilsyn, 10.08.12.
• Informasjonsbrev til brukere som skulle få besøk.
• Etterspurt dokumentasjon fra Gjerstad kommune, 19.09.2012.
• Det ble levert et informasjonsbrev til alle brukere etter at vi hadde vært på besøk.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Lasse Svenstrup Andersen

Ester Hassel

Egil Nordlie

Turid Holst-Pedersen (ansatt i prosjekt)