Rapport fra tilsyn med barneverntjenesten i Grimstad kommune 2012

Sammendrag

Fylkesmannen i Aust-Agder gjennomførte i perioden 10.07.12. – 26.09.12, tilsyn med barneverntjenesten i Grimstad kommune. Tilsynet var en del av et landsomfattende tilsyn med den kommunale barnverntjenester i 2012.

Denne rapporten beskriver avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Undersøkelser i barneverntjenesten, jf. bvl § 4-3
• Evaluering av hjelpetiltak, jf. bvl § 4-5
• Barns medvirkning i forhold til disse temaene

Det ble funnet ett avvik ved tilsynet:

Avvik

Grimstad kommune sikrer ikke at hjelpetiltak alltid evalueres i tråd med kravene barnevernloven § 4-5, herunder at barns rett til medvirkning ivaretas i denne prosessen.

Helene Frydenberg
revisjonsleder

Hanna Hurv Nilsen
revisor

Hans Ganes
revisor

Elin Gjerrestad Senum
observatør

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med Grimstad kommune, barneverntjenesten i perioden 10.07.12 – 25.10.12. Revisjonen inngår som en del av det landsomfattende tilsynet på barnevernområdet i regi av Statens helsetilsyn 2012.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverntjenesten etter lov om barneverntjenester § 2-3, 4. ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Grimstad er fylkets nest største kommune, med 21 309 innbyggere. Kommunen har hatt flere tiår med befolkningsvekst og med stadig bedre veier, er det kort vei både til Arendal og Kristiansand. Kommunen har jord- og skogbruksarealer med høy produktivitet, og en stor skjærgård.

Kommunene har en organisering med ledelse bestående av rådmann og to kommunalsjefer. Kommunalsjef for helse og sosial har ansvaret for 9 enheter med hver sin enhetsleder. Barneverntjenesten er organisert i enhet for sosial og barneverntjeneste. Enhetsleder har myndighet som barnevernsleder, med bl.a ansvar for akuttvedtak etter barnevernloven §§ 4-6, 4-8 og 4 – 25.

Seksjon barnevern ledes av seksjonsleder som har det daglige ansvaret for barneverntjenesten og enslige mindreårige asylsøkere. Barneverntjenesten er delt i omsorgsgruppe, med fagleder og tre medarbeidere og tiltaksgruppe med fagleder og 6 medarbeidere.

Det rapporteres om stor øking i antall saker i barneverntjenesten og ressursmangel som et stort problem.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt ut den 10.07.12. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøtet ble avholdt den 25.09.12.

Vi foretok samme dag gjennomgang av klientmapper som vi på forhånd hadde bedt om å få framlagt. Vi gjennomgikk 15 undersøkelsessaker som var avsluttet i 1. halvår 2012 og 15 saker med aktive hjelpetiltak til hjemmeboende barn.

Intervjuer ble gjennomført den 25. og 26.09. I alt 7 personer ble intervjuet.

Sluttmøtet ble avholdt den 26. september

4. Hva tilsynet omfattet

Hovedtemaene for tilsynet var den kommunale barneverntjenestens arbeid med

• undersøkelser, jf. barnevernloven § 4-3
• evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn, jf. barnevernloven § 4-5
• barns medvirkning i forhold til disse tilsynstemaene

Vårt fokus i tilsynet var om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer at:

• undersøkelser i barneverntjenesten gjennomføres i tråd med kravene i loven,
• dvs. at barna sikres nødvendig hjelp og omsorg til rett tid barns rett til å medvirke ivaretas i undersøkelsesprosessen
• alle som mottar hjelpetiltak har tiltaksplaner og at tiltakene evalueres.
• alle aktuelle parter er med i evalueringen, herunder at barns rett til å medvirke ivaretas
• svikt i noen av disse forholdene fanges opp, rettes opp og forebygges

5. Funn

Avvik

Grimstad kommune sikrer ikke at hjelpetiltak alltid evalueres i tråd med kravene barnevernloven § 4-5, herunder at barns rett til medvirkning ivaretas i denne prosessen.

Avviket bygger på funn gjort ved dokumentgjennomgang og som også er bekreftet gjennom intervjuene.

• Selv om kommunen hadde tiltaksplaner i så å si alle saker, var disse av svært varierende kvalitet, med målsettinger som var vanskelige å evaluere
• Vi fant ikke dokumentasjon på at tiltaksplanene var evaluert i alle saker
• Kommunens rutiner knyttet til evaluering av hjelpetiltak var først og fremst av datateknisk art. Rutinene sa lite om hvordan tiltaksplanene skulle evalueres, hvem som skulle delta osv.
• Vi fant ikke dokumentasjon på at barna systematisk ble hørt i evalueringen, og heller ikke begrunnelse for hvorfor de eventuelt ikke var hørt
• Kommunen hadde ikke skriftlige eller muntlige rutiner som beskrev at barn skulle høres i evalueringen.

Det ble også gjort funn som gjaldt kommunens internkontrollsystem:

• Kommunen har et avvikssystem, QM+, men dette blir ikke brukt verken av saksbehandlere eller ledelse
• Kommunen har ingen samlet kompetanseplan
• Kommunen har ikke gjennomført jevnlige brukerundersøkelser eller på andre måter gjort systematisk bruk av erfaringer fra brukerne til forbedring av tjenesten

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Organiseringen av barneverntjenesten fremgår av organisasjonskartet og det er tydelig hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt.

Det foreligger en stillingsbeskrivelse for hver ansatt, som beskriver dennes ansvar og myndighet og der også formål og kriterier for vurdering av måloppnåelse er tatt med. De ansatte følges opp gjennom årlige medarbeidersamtaler, i tillegg til løpende oppfølging i møter og enkeltsaker.

Det foreligger også en oversikt over den enkelte ansattes kompetanse og eventuelle behov og ønsker for ytterligere kompetanse. Det foreligger imidlertid ingen oversikt over seksjonens samlede kompetanse eller eventuelt på hvilke områder det er behov for styrking/ytterligere kompetanse.

De foreligger ingen overordna kompetanseplan for kommunen, men det arbeides med en kompetanseplan for sektoren.

Virksomheten har skriftlige rutiner knyttet til deler av saksbehandlingen. Disse er konkrete og detaljerte og dreier seg i hovedsak om hvordan arbeidet skal gjøres rent praktisk. De gir anvisning på at hjelpetiltak skal evalueres, og hvor ofte, men gir i liten grad anvisning på hvordan. Videre foreligger det skriftlige rutiner knyttet til hvordan saker skal registreres og følges opp i saksbehandlingssystemet Familia, men heller ikke disse rutinene sier noe om de faglige vurderingene.

Hver saksbehandler har rapporteringsskjema/sjekkliste for den enkelte sak. Skjemaene oppbevares i perm på kontoret, og leder har full tilgang til disse.

Vi har funnet lite skriftlige rutiner som sikrer styring og kontroll av virksomheten. Det var imidlertid praktisert gode rutiner på mange områder.

Barnevernleder hadde ikke noen formalisert rolle i verken melding- eller undersøkelsesfasen. Det ble imidlertid sagt av alle at han var godt kjent med alle saker og de ansatte følte at han fulgte dem tett opp.

Kommunen har et rapporteringssystem som gir grunnlag for god styringsdialog.

• Fagleder hadde ansvar for ukentlige teammøter. Liste over alle undersøkelsessaker ble presentert i teammøtene og fulgt opp i forhold til innhold, prosess og frister.
• Det avholdes ukentlige fagmøter i enheten.
• Enhetsleder har ukentlige møter med seksjonsledere og med teamlederne en gang i måneden.
• Seksjonsleder har månedlig møter med enhetsleder der det rapporteres på frister, økonomi og også enkeltsaker av større betydning, ressursmessig.
• Enhetsleder rapporterer månedlig til kommunalsjef/rådmann, på økonomi, utvikling av HR-tall og faglige problemstillinger
• Kvartalsrapportene går både til enhetsleder og kommunalsjef
• Rådmann rapporterer til bystyret

Kommunen planlegger å gjennomføre en ny brukerundersøkelse denne høsten.

7. Regelverk

• Lov av 17. juli 1992 nr. 100 om barneverntjenester
• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• FNs barnekonvensjon om barns rettigheter av 20. november 1989
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584

8. Dokumentunderlag

Mottatt dokumentasjon

• Organisasjonskart
• Stillingsbeskrivelser med opplæringsplan/kompetanseoversikt – alle ansatte i seksjonen
• Årskalender – barneverntjenesten
• Kvalitetssikring . Sjekkliste for melding, undersøkelse, hjelpetiltak og oppfølging av fosterhejmsarbeid.
• Rutinebeskrivelser
  - Besøkshjem
  - Støttekontakt
  - Registrering og oppfølging i familia
  - Mottak, registrering og gjennomgang av meldinger
• Oversikt over basisteamene
• Modell for arbeid med basisteam
• Samtykkeerklæringer
• Prosedyre for kartlegging og risikovurderinger
• Økonomioversikt – revidert budsjett
• Plan for periodeavslutning 2012
• Redegjørelse om situasjonen i barnevernet til bystyret
• Delegasjonsreglement for Grimstad kommune

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Helene Frydenberg

Hans Ganes

Hanna Hurv Nilsen

Elin Gjerrestad Senum