Rapport fra tilsyn med helsestasjonstjeneste i Arendal kommune 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen sikrer alle barn i aldersgruppa 0 – 6 år forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer.
• Om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten medvirker til at barn/familier med særlige behov får et helhetlig tjenestetilbud.
• Om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten gir tilbud om tjenester til barn og foreldre som er tilpassa egen språklig bakgrunn.
• Om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten gir faglig forsvarlig kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring.

Ved tilsynet ble det gjort funn som ga grunnlag for å konstatere ett avvik, og en merknad.

Avvik:

• Arendal kommune sikrer ikke faglig ledelse av legetjenesten ved helsestasjon.

 

Merknad:

 

 

• Journalføringen på helsestasjon i Arendal har forbedringspotensialer.

Heidi M. Vige
revisjonsleder

Helene Frydenberg
revisor

 

Solveig Pettersen Hervik
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved helsestasjonstjenesten i Arendal kommune i perioden 30.9.2013- 12.12.2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. Tilsynet er del av et landsomfattende tilsyn initiert av Helsetilsynet og som skal gjennomføres med 4 kommuner i Aust-Agder i løpet av 2013.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenester etter helsetilsynsloven §§ 2 og 3 annet ledd og helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Ved dette tilsynet ble det konstatert ett avvik, og gitt en merknad.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Arendal er den største kommunen i Aust-Agder med over 43.000 innbyggere. Det er ca. 500 barnefødsler hvert år. Helsestasjonen for barn fra 0-6 år hadde nesten 3000 konsultasjoner i 2012.

Frem til 2013 var helsestasjon lokalisert i fire oppvekstområder. I januar 2013 ble kommunens helsestasjoner slått sammen og lokalisert midt i byen, like ved rådhuset. Helsestasjonen er organisert under kommunalsjef for oppvekst, sammen med skolene, PP-tjenesten, barneverntjenesten og barnehagene. Det er i overkant av 27 årsverk totalt i helsestasjonen.

Fysioterapeuter og leger som også jobber deltid i helsestasjonen sorterer under kommunalsjef for helse og omsorg.

Kommuneoverlegefunksjonen i Arendal er delt mellom to leger. Den ene har 50 % stilling og skal dekke blant annet medisinskfaglig rådgivning og smittevern. Den andre har en 20 % stilling med ansvar for legetjenesten; 39 fastleger, 2 sykehjemsoverleger, 5 helsestasjonsleger, fengselshelsetjenesten og tre turnusleger. Sistnevnte definerte seg selv som administrativt, men ikke medisinsk, ansvarlig for legetjenesten.

Helsestasjonen i Arendal er en del av Enhet Helse barn og unge. I tillegg inngår blant annet jordmortjenesten og et barne - og familieteam. Teamet er et lavterskeltilbud for familier med utfordringer knyttet til psykisk helse og består av en psykiatrisk sykepleier, en helsesøster, en pedagog, en klinisk sosionom og en psykolog.

Arendal kommune er med i prosjekt «Tidlig innsats - for god start» som har hovedfokus på tidlig innsats hos barn i førskolealder som av ulike grunner har dårlige oppvekstsvilkår.

Arendal kommune er en av forsøkskommunene i Modellkommune-prosjektet som er en satsing fra Helsedirektoratet og Barne- og familiedirektoratet for barn av psykisk syke og rusavhengige foreldre.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 30.9. 13. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet 8 Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt den 4.11. 13.

Journalgjennomgang: det ble lest til sammen 65 journaler

Intervjuer: Syv personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet 8 Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved helsestasjon den 4.11.13.

Sluttmøte ble avholdt den 5.11.13

4. Hva tilsynet omfattet

I dette tilsynet ble kommunens helsestasjonstjeneste for barn fra 0 -6 år gransket.

Tilsynet var avgrenset til følgende områder:

• Om kommunen sikrer alle barn i aldersgruppa 0 – 6 år forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer.
• Om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten medvirker til at barn/familier med særlige behov får et helhetlig tjenestetilbud.
• Om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten gir tilbud om tjenester til barn og foreldre som er tilpassa egen språklig bakgrunn.
• Om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten gir faglig forsvarlig kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring.

5. Funn

Det ble funnet ett avvik:

Arendal kommune sikrer ikke faglig ledelse av legetjenesten ved helsestasjon.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. § 3-1 jfr. § 3-2 og § 3-4
• Fastlegeforskrift § 8

Avviket bygger på følgende funn:

• Kommuneoverlegen har det administrative ansvar, men det er uklart hvem som har det overordnede medisinskfaglige ansvaret for helsestasjonstjenesten.
• Det kom fram at det var uklart hvor helsestasjonslegene er plassert i organisasjonskartet.
• Det har ikke vært noe system for samhandling hverken mellom helsestasjonslegene eller mellom legene og de øvrig ansatte på helsestasjonen. Det er nå (pr. 29.10.13) etablert helsestasjonsforum.
• Kommunen har ikke skriftlige rutiner for samhandling mellom fastleger og helsestasjonsleger.
• Fylkesmannen gir også en merknad knyttet til journalføringen: Journalføringen på helsestasjon i Arendal har forbedringspotensialer.

Merknaden bygger på følgende funn:

Vi ser at journalføringen har fått bedre kvalitet i de siste årene, men har fortsatt forbedringspotensialer.

• Det er ulikt hvor mye som skrives i journaler, men generelt er det ganske lite, og svært lite fra legeundersøkelser.
• Det er ikke ens praksis om hva som bør stå i journalen og ikke egne rutiner for journalføring.
• Journaler blir ikke lest av ledelsen.
• Det står lite om de sosio- økonomiske forhold til familien i journalene. Det har vært et økt fokus på dette i det senere tid. Diskusjoner i forhold til hvor mye som skal stå om moren/familiesituasjon har ført til at det skrives noe mer.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Helsesøstertjenesten samt barne - og familieteamet sorterer under enhet for barn og unge med en kommunalsjef som øverste leder. Leger og turnusleger, samt fysioterapeuter som jobber på helsestasjonen sorterer under kommunalsjef for helse og omsorg. Den sistnevnte gruppe deltar ikke i intern planlegging og utvikling av driften, kompetansehevingstiltak eller andre forum der de øvrige ansatte er involvert. En slik ordning byr på særlige utfordringer når det gjelder samhandlingen. Funnene viser at kommunen har lite skriftlig rutiner og at det er svikt i samhandlingen.

Kommuneoverlegestillingen i Arendal er delt mellom to personer med til sammen 70 % stilling, som er lavt for en kommune av denne størrelsen. Gjennom samhandlingsreformen har kommuneoverlegen fått et tydeligere ansvar for å sørge for god samhandling blant annet mellom fastlegene og de øvrige tjenester i kommunen, i dette tilfelle helsestasjonstjenester. Med så liten stillingsbrøk synes dette å være tatt lite hensyn til i Arendal, tatt i betraktning alle de andre oppgaver kommuneoverlegefunksjonen er tillagt etter lov og forskrift.

Fylkesmannen har for øvrig merket seg:

Samorganiseringen av tjenester for barn og unge som ble innført i januar 2013 synes å ha ført til at det er mye kontakt internt mellom de ulike tjenestene. De ansatte opplever dette som meget positiv.

7. Regelverk

Helse og omsorgsloven

Kapittel 3. Kommunenes ansvar for helse- og omsorgstjenester § 3-1. Kommunens overordnede ansvar for helse- og omsorgstjenester
Kommunen skal sørge for at personer som oppholder seg i kommunen, tilbys nødvendige helse- og omsorgstjenester

§ 3-2. For å oppfylle ansvaret etter § 3-1 skal kommunen bl.a. tilby følgende:
1. Helsefremmende og forebyggende tjenester
    a. Helsetjenester i skoler og
    b. Helsestasjonstjeneste

§ 3-3. Helsefremmende og forebyggende arbeid
Kommunen skal ved ytelse av helse- og omsorgstjenester fremme helse og søke å forebygge sykdom, skade og sosiale problemer. Dette skal blant annet skje ved opplysning, råd og veiledning.

• Pasient og brukerrettighetsloven § 6-1 og 2-1a
• Internkontrollforskriften
• Journalforskriften
• Helsestasjonsforskriften
• Forskrift om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste
• Forskrift om fastlegeordning i kommunene

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Kommunens organisasjonskart
• Samarbeidsavtaler
• Kommuneplan
• Styrende dokumenter for virksomheten
• Plan for helsestasjon
• Aktuelle verktøy, prosedyrer, maler/skjema
• Skriftlig rutiner for helsestasjonstjenesten for barn fra 0-6 år
• Avviksmeldinger
• Kompetanseplaner
• Planer for opplæring av nyansatte
• Oversikt over Arendalsmodellen

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Det ble undersøkt til sammen 65 journaler.
• Referat fra «Helsestasjonsforums» møte 29.10.13

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev av 30.09.13: Varsel om systemrevisjon med helsestasjonstjenesten
• Levert ved bud: dokumentasjon fra Arendal kommune 18.10.13
• E-post av 22.10.13: plan for tilsynsdager

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Bjørn Bratland	Lege	X
Birgith Rebbestad	Helsesøster	X		X
Maria B. Johannessen	Helsesøster	X	X	X
Sanna M. Witzoe	Helsesøster	X	X	X
Inger Wullum	Jordmor	X
Katrine S. Egeberg	Jordmor	X
Elisabeth G. Hopstock	Helsesøster	X		X
Mariann O. Aalvik	Sekretær	X		X
Hilde K. Wold	Klinisk sosionom og familie terapeut	X
Ida H. Norberg	Student	X
Anne Lise Skyttemyr	Helsesøster	X		X
Anne Teit	Psykiatrisk sykepleier	X
Anne Grethe Stokka	Helsesøster	X		X
May Karin Hollanger	Helsesøster, fagkoordinator	X	X	X
Janne Lise Bakken	Helsesøster	X		X
Vigdis Moripen	Jordmor	X
Jorunn Kjær	Helsesøster	X		X
Liv Karin Engebretsen	Helsesøster	X
Aslaug Hustadnes	Enhetsleder	X	X	X
Roar Aaserud	Kommunalsjef	X	X	X
Erik Werner	Kommuneoverlege		X
Knut Hernes	Helsestasjonslege		X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Solveig P. Hervik, revisor
Helene Frydenberg, revisor
Heidi Vige, revisjonsleder

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2013 Helsestasjonstjenester til barn 0-6 år

Søk etter tilsynsrapporter

Søk