Rapport fra tilsyn med tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram i Birkenes kommune 2013

Sammendrag

Fylkesmannen skal i 2013 gjennomføre landsomfattende tilsyn med sosiale tjenester i NAV. Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram(KVP). Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Systemrevisjonen omfattet følgende:

• Om kommunen sikrer at KVP er kommunisert ut til aktuelle brukere og samarbeidspartnere
• Om kommunen sikrer at aktuelle kandidater identifiseres og gis relevant informasjon om KVP
• Om kommunen sikrer forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning av søknader om KVP
• Om KVP iverksettes innenfor tidsfrist
• Om programmets innhold og omfang tilpasset den enkelte
• Om programmet inneholder arbeidsrettede tiltak, arbeidssøking og andre understøttende tiltak
• Om program er helårlig og på full tid
• Om evalueringstidspunkter fremgår av programmet
• Om kommunen sikrer forsvarlig oppfølging av den enkelte KVP deltaker
• Om programmet blir evaluert underveis
• Om programmets innhold og omfang blir justert ved behov

Det ble ikke gitt avvik ved tilsynet.

Bjørn Vidar Gundersen
revisjonsleder

Lasse Svenstrup Andersen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Birkenes i perioden 14.8.2013 -06.12.2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Birkenes kommune hadde 4936 innbyggere pr. 1.1.2012. Blant kommunens innbyggere i alderen 20-66 år var 2, 1% mottakere av økonomisk sosialhjelp i 2012. Denne andelen har vært stabil de siste 4 år. Andel langtidsmottakere av økonomisk sosialhjelp er i samme periode sunket fra om lag 20% til 6,6%. (1)

NAV Birkenes er organisert i tre avdelinger, oppfølging kommunale tjenester, oppfølging statlige tjenester og veiledningssenter. Oppfølging kommunale tjenester har egen avdelingsleder. De kommunale tjenestene i NAV er organisert i enhet for Helse og velferd. På tilsynstidspunktet var publikumsmottaket ikke fullt operativt på grunn av omfattende ombyggingsarbeider.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14.8.13. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 21.10.13

Åpningsmøte ble avholdt 5.11.13

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 6.11.13

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var om kommunen sikrer at tildeling og gjennomføring av KVP gjøres i henhold til lov og forskrifter, herunder om: 

• KVP er kommunisert ut til aktuelle brukere og samarbeidspartnere
• Kommunen sikrer at aktuelle kandidater identifiseres og gis relevant informasjon om KVP
• Kommunen sikrer forsvarlig karlegging, vurdering og beslutning av søknader om KVP
• KVP iverksettes innenfor tidsfrist
• Programmets innhold og omfang tilpasses den enkelte
• Programmet inneholder arbeidsrettede tiltak, arbeidssøking og andre understøttende tiltak
• Program er helårlig og på full tid
• Evalueringstidspunkt fremgår av programmet
• Forsvarlig oppfølging av den enkelte KVP deltaker
• Programmet evalueres underveis
• Programmets innhold og omfang justeres ved behov

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i NAV - sosialtjenesteloven
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker - forvaltningsloven
• Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen -NAV loven
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om individuell plan i arbeids- og velferdsforvaltningen

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale mellom NAV Aust-Agder og Birkenes kommune
• Organisasjonskart NAV Birkenes
• Organisasjonskart Birkenes kommune
• Detaljert oversikt over ansatte NAV Birkenes
• Utdrag av kommunens årsberetning for 2011 og 2012
• Diverse formular som benyttes i saksbehandlingen
• Oversikt over saker og klienter 2012 -statistikk
• Delegasjoner
• Saksbehandlingsrutiner av betydning for saksbehandling, utredning og oppfølging av deltakere i KVP
• Internkontroll sosialtjenesten i NAV Birkenes

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 18 saksmapper - mottakere av økonomisk sosialhjelp
• Saksmapper deltakere i KVP

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 14.8.13
• Oversendelse av dokumentasjon, datert 7.10.13

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Lasse Svenstrup Andersen, revisor Bjørn Vidar Gundersen, revisjonsleder

(1) Kilde: Kostra

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet