Rapport fra tilsyn med barneverntjenesten i Birkenes kommune 2013

Sammendrag

Fylkesmannen i Aust-Agder gjennomførte i perioden 05. og 06. september 2013, tilsyn med barneverntjenesten i Birkenes kommune. Tilsynet var en del av et landsomfattende tilsyn med kommunale barneverntjenester i 2013.

Denne rapporten beskriver avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem, herunder:

• Om kommunen sikrer oppfølging og kontroll av det enkelte barns situasjon i fosterhjemmet
• Om kommunen sikrer barnet rett til medvirkning
• Om kommunen sikrer nødvendig råd og veiledning til fosterhjemmene

Det ble funnet ett avvik ved tilsynet:

Avvik:

Birkenes kommune sikrer ikke oppfølging og kontroll av det enkelte barn i fosterhjem.

Dato: Arendal 28.10.13

Helene Frydenberg
Revisjonsleder

Elin Gjerrestad Senum
Revisor

Hans Ganes
Revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved barneverntjenesten i Birkenes i perioden 05. og 06. september 2013. Revisjonen inngår som en del av et landsomfattende tilsyn med kommunale barneverntjenester i 2013, initiert av Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverntjenesten etter lov om barneverntjenester § 2-3, 3. ledd

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Birkenes kommune ligger helt vest i Aust-Agder, tre mil fra Kristiansand sentrum og 15 km fra Lillesand. Birkenes er en innlandskommune.

Innbyggertallet i kommunen er pr 1.april 2013 4957, fordelt på de tre sentrene Engesland, Herefoss og Birkeland. Kommunesenteret Birkeland har flest innbyggere med ca 2700.

Birkenes er organisert med tre enheter under rådmannens stab. Barneverntjenesten er en del av enheten Skole og oppvekst. Enhetsleder er Geir Svenningsen. Barnevernsleder er Anne Kathrine Pihlmann. Foruten henne arbeider det 3 saksbehandlere i barneverntjenesten. Anne Kathrine Pihlmann har i tillegg til lederoppgaver også et betydelig ansvar for enkeltsaker.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Det ble avholdt møte med styret i fosterhjemsforeningen i Aust-Agder den 14.02.13.  Vi hadde en gjennomgang av hvilke områder de mente det var viktig at vi hadde fokus på under tilsynet, og hva de mener er de særlige utfordringene ved det å være fosterhjem.

Revisjonsvarsel ble utsendt 26.06.13.  Dokumenter ble mottatt 29.07.13.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag

Åpningsmøte ble avholdt den 05.09.13

Det ble foretatt dokumentgjennomgang den 05.09.13.  Tilsynsteamet gjennomgikk mappene til alle barn i fosterhjem som Birkenes kommune har oppfølgingsansvaret for, i alt 10 barn. 

Intervjuer

Det ble gjennomført intervju med 6 personerden 06.09.13

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt samme dag som intervjuene.

4. Hva tilsynet omfattet

Temaet for tilsynet er kommunenes arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem.

• om kommunen sikrer oppfølging og kontroll av det enkelte barns situasjon i fosterhjemmet
• om barns medvirkning sikres
• om kommunen sikrer nødvendig råd og veiledning til fosterforeldre

Vårt fokus i tilsynet var om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer at:

• barneverntjenestens oppfølging er i tråd med kravene i loven,
• at barna sikres nødvendig hjelp og omsorg til rett tid
• fosterbarnas rett til å medvirke ivaretas
• oppfølging av fosterforeldre og biologiske foreldre
• det ved alle plasseringer utarbeides tiltaksplaner/omsorgsplaner og at planene evalueres.
• alle aktuelle parter er med i evalueringen, herunder barns medvirkning
• svikt i noen av disse forholdene fanges opp, rettes opp og forebygges

5. Funn

Avvik

Birkenes kommune gir ikke det enkelte barn i fosterhjem oppfølging og kontroll i samsvar med kravene i regelverket.

Det er avvik fra lov om barneverntjenester, og vi viser til følgende bestemmelser:

• § 4-16 oppfølging av barn etter omsorgsovertakelse, samt oppfølging av biologiske foreldre
• § 4-22, 3. ledd, jf. fosterhjemsforskriften, særlig §§ 6 og 7
• §§ 4-5 og 4-16, om kommunens oppfølgingsansvar
• § 6-3, om barns rett til å uttale seg, jf. FNs barnekonvensjon
• § 2-1 andre ledd, om internkontroll

Avviket bygger på følgende funn:

• Ikke alle fosterhjem får det lovpålagte antall hjemmebesøk
• I over halvparten av sakene var det bare ett hjemmebesøk pr. år
• Vi har ikke funnet vedtak om reduksjon til 2 ganger pr år i noen av sakene
• I få tilfeller er det dokumentert at det ved oppfølgingsbesøk har blitt samtalt med barn, og barnas medvirkning sikres således ikke
• Kommunen har i liten grad rutiner eller planer for gjennomføring av fosterhjemsbesøk eller oppfølging av fosterbarn
• Vi har ikke funnet systematiske evalueringer verken av omsorgsplaner, tiltaksplaner eller fosterhjemsavtaler
• Ikke alle barn i fosterhjem har tilstrekkelig antall besøk av tilsynsfører
• Kommunen tilbyr ikke relevant opplæring til ansatte om fosterhjemsarbeid, og kommunens opplæringsplan er ikke kjent for ansatte.
• Kommunen har ikke et fungerende avvikssystem
• Det er bare halvårsrapporteringene til Fylkesmannen som systematisk blir etterspurt/ rapportert til overordnet nivå
• Det er i praksis ingen som følger med på og etterspør hvordan virksomheten fungerer og om barn i fosterhjem får den oppfølgingen de skal ha.

6. Virksomhetens styringssystem

Birkenes er en kommune i endring.  Det har vært ulike systemer for styring av enhetene.  Det arbeides nå for å skape et helhetlig system for hele kommunen.

Kommunen er organisert med rådmann og tre kommunalsjefer, for Helse og velferd, Skole og oppvekst og Teknisk.  Skole og oppvekstsjef har ansvaret for skole, barnehager, barnevern, helsestasjon, kulturskole PPT og SLT, med 10 enhetsledere.

Rådmannen har ukentlige ledermøter med kommunalsjefene.  Når det gjelder barnevernvirksomheten har barnevernleder en uavhengig stilling og det er stort sett informasjon fra halvårsrapporteringene til Fylkesmannen/SSB som rådmannen orienteres om.

Det gjennomføres ledersamlinger i tjenester for barn og unge en gang i måneden, der alle enhetsledere møter med sin sektorsjef.  Oppvekstsjefen får kopi av halvårsrapporteringene.  Ut over det er det lite informasjon som blir rapportert eller etterspurt.

Kommunen har ikke et fungerende avviksrapporteringssystem innen barneverntjenesten.  Eventuelle avvik blir meldt muntlig til barnevernleder og håndteres innad i enheten.

7. Regelverk

• Lov av 17. juli 1992 nr. 100 om barneverntjenester
• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• FNs barnekonvensjon om barns rettigheter av 20. november 1989
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

Oversikt over fosterforeldre og fosterbarn

• organisasjonskart
• Rutinebeskrivelser – utdrag av rutinehåndboka

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Mapper for 10 barn i fosterhjem

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Elin Gjerrestad Senum revisor
Hans Ganes revisor
Helene Frydenberg revisjonsleder
Gro Lislegard – Bækken observatør

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet