Rapport frå tilsyn med sosial og helsemessig beredskap i Bykle kommune 2013

Samandrag

Fylkesmannen i Aust-Agder har gjennomført tilsyn med Bykle kommune. Tilsynet omfatta kommunens planer for sosial og helsemessig beredskap, derunder smittevern- og pandemiplan. Føremålet med tilsynet var å vurdere om verksemda tek i vare ulike krav i lovgivinga gjennom sin internkontroll.

Denne rapporten omhandlar dei avvik som vart avdekte innan dei reviderte områda.

Ved tilsynet vart fylgjande avvik avdekt:

Bykle kommune har ikkje ein operativ og oppdatert plan for helsemessig og sosial beredskap, inkludera smittevern- og pandemiplan.

Dato: 22.01.2014

Hallvard Kile
revisjonsleiar

Kjetil Juva
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn i Bykle kommune i perioden 30. oktober - 22. januar 2014. Tilsynet inngår som del av Fylkesmannen i Aust-Agder sin planlagde tilsynsverksemd i 2013.

Fylkesmannen er gitt myndigheit til å føre tilsyn med sosial og helsemessige beredskap etter fylgjande lovverk:

• Helsetilsynslova §§ 2 og 3
• Sivilbeskyttelseslova § 29
• Forskrift om kommunal beredskapsplikt § 10
• Helseberedskapslova § 2.1
• Smittevernforskrifta
• Helse- og omsorgstenestelova § 12.3

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda varetek ulike krav i lovgivinga gjennom sin internkontroll. I revisjonen vart det undersøkt om:

• verksemda har tiltak for å avdekke, rette opp og førebygge brot på lovgivinga knyta til dei tema tilsynet omfattar,
• tiltaka vert fylgt opp i praksis og om nødvendig korrigert,
• tiltaka er tilstrekkelege for å sikre at lovgivinga vert overheldt.

Ein systemrevisjon gjennomførast ved gransking av dokumenter, ved intervjuar og andre undersøkingar.

Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekt under revisjonen og gjer derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av verksemda sitt arbeid innafor dei områda tilsynet omfattar.

• Avvik er mangel på oppfylling av krav gjeve i, eller i medhald av lov eller forskrift.
• Merknader forhold som ikkje er i strid med krav fastsatt i, eller i medhald av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheita finn grunn til å peike på mogeleg forbetring.

2. Beskriving av verksemda - særskilte forhold

Bykle kommune ligg øvst i Setesdal med Valle kommune som nabo i sør. I kommunen bur om lag 950 innbyggjarar. I ferieperiodar har om lag 20.000 menneskje tilhald i kommunen, særleg på turiststaden Hovden lengst nord, 27 km frå Bykle kyrkjebygd der kommunen har administrasjonen.

Bykle kommune har felles helseteneste med Valle kommune, der Bykle er vertskapskommune. Dette omfattar både legetenesta og den førebyggjande helsetenesta.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta fylgjande aktiviteter:

• Varsel om tilsyn vart sendt 8. juli 2013.
• Opningsmøte var gjennomført 30. oktober 2013
• 9 personer vart intervjua, sjå kapittel 8.
• Dokumentasjon frå kommunen vart gjennomgått. Oversikt finnes i kapittel 7.
• Oppsummeringsmøte vart avhalde 30. oktober 2013.

4. Kva tilsynet omfatta

Undersøke om Bykle kommune har planar for sosial og helsemessig beredskap, derunder smittevernplan, som samsvarer med krav i lov og forskrift.

Planane skal vere:

• forankra i politisk og administrativ leiing,
• reviderte og oppdaterte, mellom anna ressurslister og tilkallingslister,
• baserte på ROS-analyser,
• tilgjengelege,
• brukt i øvingar.

5. Funn

Fylgjande avvik vart avdekt:

Bykle kommune har ikkje ein operativ og oppdatert plan for helsemessig og sosial beredskap, derunder smittevern- og pandemiplan.

Avviket er grunnlagt på fylgjande observasjonar:

• Planen er datert i 2007, og er såleis ikkje revidert slik lova krev.
• Pandemiplan, felles for Bykle og Valle, manglar datering.
• Smittevernplanen, felles for Bykle og Valle, er frå 2009 og ikkje revidert som planlagt i 2010.
• Planverket er ikkje vedtatt i kommunestyret.
• Plan for helsemessig og sosial beredskap manglar tiltakskort på fleire område.
• Telefon- og adresselister er ikkje oppdaterte.
• Kommunen har ikkje eit system som sikrar at planar vert reviderte i tråd med lovverket. Dette vart bekrefta gjennom intervjuar.
• Kommunen har ikkje gjennomført sektorvise ROS-analyser som grunnlag for planar for helsemessig og sosial beredskap.
• Kommunen har ikkje eit tilfredstillande system som sikrar kjennskap til planane og endringar i desse, blant dei tilsette.
• Det kom også fram at det, for fleire, var uklart kven som hadde overordna og operativt ansvar for ROS-analysane.

6. Regelverk

Fylgjande regelverk vert lagt til grunn for tilsynet:

• Helsetilsynslova
• Helseberedskapslova § 2.2
• Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid etter Helseberedskapslova
• Helse- og omsorgstenestelova
• Internkontrollforskrifta
• Sivilbeskyttelseslova
• Forskrift om kommunal beredskapsplikt
• Smittevernlova
• Forskrift om smittevern i helse- og omsorgstenesta

7. Dokumentunderlag

Verksemdas eigen dokumentasjon tilsendt i førebuingane til tilsynet:

• Organisasjonskart for Bykle kommune.
• Plan for kriseleiing 20.03.2013.
• Plan for helsemessig og sosial beredskap, datert 2007.
• Smittevernplan, datert 01.06.2009.
• Pandemiplan, ikkje datert.
• Evalueringsrapport, kriseleiing, øving – samvirke i Setesdalen, 18.09.2012.
• Evalueringsrapport, øving Valle 2012, 18.09.2012.
• Utkast til plan for helsemessig og sosial beredskap, datert 25.09.2013.
• Risiko og sårbarheitsanalyse for kommunane i Setesdal, datert 2010.

Dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Tiltaksplan, helse og sosial.
• Årshjul, tenesteleiarar, stabsleiarar.

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 8. juli 2013.
• Dokumentasjon frå Bykle kommune.

8. Deltakarar ved tilsynet

I tabellen under syner ein oversikt over deltakarane på opningsmøtet og oppsummeringsmøtet, og over dei personene som vart intervjua.

Frå Fylkesmannen i Aust-Agder deltok:
Hallvard Kile, revisjonsleiar
Kjetil Juva, revisor
Gro Lislegard-Bækken, revisor