Rapport fra tilsyn med tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram i Risør kommune 2013

Sammendrag

Fylkesmannen skal i 2013 gjennomføre landsomfattende tilsyn med sosiale tjenester i NAV. Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram. Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Systemrevisjonen omfattet følgende:

• KVP er kommunisert ut til aktuelle brukere og samarbeidspartnere
• Kommunen sikrer at aktuelle kandidater identifiseres og gis relevant informasjon om KVP
• Kommunen sikrer forsvarlig karlegging, vurdering og beslutning av søknader om KVP
• KVP iverksettes innenfor tidsfrist
• Programmets innhold og omfang tilpasses den enkelte
• Programmet inneholder arbeidsrettede tiltak, arbeidssøking og andre understøttende tiltak
• Program er helårlig og på full tid
• Evalueringstidspunkt fremgår av programmet
• Forsvarlig oppfølging av den enkelte KVP deltaker
• Programmet evalueres underveis
• Programmets innhold og omfang justeres ved behov

Det ble gitt et avvik ved tilsynet:

• Risør kommune foretar ikke systematiske evalueringer av programforløp.

Bjørn Vidar Gundersen
revisjonsleder

Lasse Svenstrup Andersen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon Risør Kommune i perioden 14.2.13 – 27.5.13. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om tildeling av kvalifiseringsprogram og oppfølging av deltakere i programmet herunder:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Risør kommune hadde 6899 innbyggere pr. 1.1.2012. Andelen langtidsmottakere av økonomisk sosialhjelp var i 2011 på 1,9% og 2012 på 2,1% for aldersgruppen 20-66 år. (1)

I 2012 var det registrer 105 personer med økonomisk sosialhjelp som hovedinntektskilde. (1)

(1) Kilde: Kostra

Kommunen er organisert i tjenesteenheter hvor NAV Risør hører til i enhet for kvalifisering.

NAV Risør er organisert i et veiledningsenterteam og et oppfølgingsteam. Ansvaret for tildeling av kvalifiseringsprogram (KVP) og oppfølging av KVP deltakere er lagt til oppfølgingsteamet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt den 14.04.2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 20.3.2013.

Åpningsmøte ble avholdt 10.4.2013.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved publikumsmottaket ved NAV Risør den 11.4.2013.

Sluttmøte ble avholdt 11.4.2013.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var om kommunen sikrer at tildeling og gjennomføring av KVP gjøres i henhold til lov og forskrifter, herunder:

• KVP er kommunisert ut til aktuelle brukere og samarbeidspartnere
• Kommunen sikrer at aktuelle kandidater identifiseres og gis relevant informasjon om KVP
• Kommunen sikrer forsvarlig karlegging, vurdering og beslutning av søknader om KVP
• KVP iverksettes innenfor tidsfrist
• Programmets innhold og omfang tilpasses den enkelte
• Programmet inneholder arbeidsrettede tiltak, arbeidssøking og andre understøttende tiltak
• Program er helårlig og på full tid
• Evalueringstidspunkt fremgår av programmet
• Forsvarlig oppfølging av den enkelte KVP deltaker
• Programmet evalueres underveis
• Programmets innhold og omfang justeres ved behov

5. Funn

Avvik:

• Risør kommune foretar ikke systematiske evalueringer av programforløp.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen §§ 4, 5 og 39.
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen, §§ 4 og 5.
• Forskrift om kvalifiseringsprogram § 1.

Kommentar: Kommunen skal ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang sikre forsvarlig oppfølging ved gjennomføring av KVP.

Når vedtak om deltakelse i kvalifiseringsprogram er fattet skal NAV veileder sammen med deltaker definere mål og utarbeide et individuelt tilpasset program. Resultatet av arbeidsevnevurderingen danner grunnlaget for utforming av aktuelle tiltak. En viktig side av oppfølgingsarbeidet er evaluering og justering av programmet, det skal fremgå av programmet på hvilket tidspunkt det skal foretas evalueringer. Dette må gjøres i samarbeid med deltaker. Viktige forhold som må evalueres er fremdrift, deltakernes utvikling, endringsbehov, behov for endring av tiltak, metode og omfang av oppfølging.

Avviket bygger på følgende:

• Aktivitetsplan slik den er utformet er lite egnet som arbeidsredskap i samarbeidet med deltaker
• Det fastsettes ikke datoer for evalueringer ved utforming av program
• Det foretas ingen planlagte evaluering av programforløp
• Oppfølgingsarbeidet dokumenteres ikke i tilstrekkelig grad
• Kommunen har ikke et system som fanger opp og korrigerer praksis når denne er i strid med gjeldende bestemmelser på området.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i NAV - sosialtjenesteloven
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker - forvaltningsloven
• Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen – NAV loven
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om individuell plan i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Tilsynet har ellers merket seg
• For deltagere i kvalifiseringsprogrammet har NAV kontoret gode og varierte tiltak som gir mulighet for individuelt tilpassede program. Det er inngått et forpliktende samarbeid mellom kommunens enheter, hvor kommunen som arbeidsgiver tilbyr arbeidspraksisplasser i ulike virksomheter. Det er videre god tilgang på statlige tiltak tilpasset målgruppen.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale for NAV Risør
• Beskrivelse av NAV Risørs organisering
• Oversikt over ansatte og oppgavefordeling NAV Risør
• Oversikt over faggrupper NAV Risør
• Oversikt MBA NAV Risør
• Oversikt over møtestruktur NAV Risør
• Rollebeskrivelser NAV Risør
• Beskrivelse kommunal styringslinje i NAV Risør
• Organisasjonskart Risør Kommune
• Beskrivelse enhet for kvalifisering
• Virksomhetsplan for 2013, enhet for kvalifisering
• Utdrag av årsberetning for 2011 Risør kommune, enhet for kvalifisering
• Kopi av maler brukt ved søknad, tildeling og oppfølging i kvalifiseringsprogrammet
• Kopi av fremmøteskjema brukt for deltakelse i arbeidspraksis
• Kopi av individuell plan
• Rutinebeskrivelse for KVP
• Oppskrift på registrering i ARENA for brukere på vei inn i KVP
• Rutine for oppfølging av brukere i KVP
• Delegasjonsfullmakt
• Videre delegering av anvisningsmyndighet
• Internkontroll NAV Risør sosiale tjenester
• Oversikt kompetansebehov - kompetanseplan NAV Risør 2013
• Oversikt langtidsmottakere økonomisk sosialhjelp 2012
• Oversikt deltakere i KVP pr. 15.2.2013
• Oversikt over deltakere i KVP 2012
• 10 siste vedtak innvilgelse av KVP med underlagsmateriale fattet før 20.3.2013
• 10 siste vedtak avslag KVP med underlagsmateriale, fattet før 20.3.2013

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 10 elektroniske journaler, (velferd, gosys og Arena) langtidsmottagere økonomisk sosialhjelp
• 10 elektroniske journaler (velferd, gosys og Arena), KVP deltagere
• Kommunens hjemmesider

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert
• Svar på varsel, oppnevning av kontaktperson, datert
• Oversendelse av dokumentasjon, datert

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Lasse Svenstrup Andersen, revisor

Bjørn Vidar Gundersen, revisjonsleder

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet