Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Buskerud har gjennomført tilsyn med Krødsherad kommunes avlastning- og støttekontakttjenester. Formålet med tilsynet har vært å undersøke om kommunen sikrer en forsvarlig tildeling av tjenestene etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav b og c. Under dette punktet er det også sett nærmere på iverksettingen av disse tjenestene. Vi har videre undersøkt om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området, jf sosialtjenestelovens §§ 2-1, 2-3 og forskrift om internkontroll.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Tilsynet avdekket forhold som ga grunnlag for å gi følgende avvik:

Krødsherad kommune sikrer ikke at aktuelle søkere får relevant informasjon om tjenestene støttekontakt og avlastning.

Avviket innebærer at Fylkesmannen er av den oppfatning at Krødsherad kommune ikke i tilstrekkelig grad sørger for at aktuelle søkere får informasjon om tjenestene støttekontakt og avlastning, fremgangsmåten ved søknader og formålet med disse tjenestene. Når informasjonen er mangelfull kan dette resultere i at noen ikke tar kontakt med hjelpeapparatet.

Dato: 04.07.07

Anne-Lene Egeland Arnesen
revisjonsleder
Anne Cathrine Dahl
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Krødsherad kommune i perioden 12.03.07 til 06.06.07. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og er også ett av de landsomfattende tilsynene som gjennomføres etter oppdrag fra Helsetilsynet i 2007.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Krødsherad er en kommune med ca 2 000 innbyggere. Kommunens administrative hovedstruktur er organisert med tre myndighetsnivå. Den administrative toppledelse består av rådmann og 3 sektorledere. I sektoren Helse- og sosial er det 8 avdelinger som ledes av avdelingsledere. Antall årsverk i seksjonen er i 2007 60,03.

For å ivareta rettsikkerheten til aktuelle søkere på en bedre måte er det nå etablert 50% saksbehandlerstilling som på sikt skal fungere som en bestillerenhet. I dag håndteres saker om støttekontakt i henholdsvis avdelingene P.U, Hjemmebasert, Innebasert og Psykiatri. Her utredes søkers behov for tjenester og saksfremstillingen oversendes til saksbehandler som fatter vedtak i tråd med avdelingsleders innstilling. Pr i dag er ikke saksbehandler med å utreder saken men har kun ansvaret for at de formelle saksbehandlingsregler i sosialtjenestelov og forvaltningslov er fulgt. Siden saksbehandlerstillingen nylig er opprettet er det igangsatt et arbeid for å se på framtidige ansvarsområder for stillingen. Søknader om støttekontakt for klienter som sosialtjenesten er i kontakt med henvises til avdeling psykiatri.

Når det gjelder avlastning håndteres de på samme måte men da av avdeling Innebasert som i realiteten er Kryllingheimen hvor det gis avlastning.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 12.03.07

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 05.06.07.

Intervjuer
8 personer ansatt i Krødsherad kommune ble intervjuet. I tillegg ble det gjennomført intervju med 4 støttekontakter.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt >06.06.07.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet er i første rekke å undersøke om det finnes rutiner på de områdene tilsynet omfatter og om disse er tilgjengelige og kjent for de ansatte. Tilsynsmyndigheten skal deretter vurdere om de rutinene som eventuelt er utarbeidet er i overensstemmelse med regelverket på området. Videre skal vi undersøke hva som praktiserer på det aktuelle området, om dette er i overensstemmelse med de rutinene som er utarbeidet, og til slutt om rutiner og praksis er godt nok dokumentert i det materialet som fremlegges. Som en del av tilsynet skal det også gjennomgående på alle områder vurderes om virksomheten har den internkontrollen som er tilstrekkelig for å sikre at tjenestene er gode og forsvarlige for tjenestemottakerne.

Fylkesmannen har under tilsynet i Krødsherad kommune undersøkt om avlastnings- og støttekontakttjenesten er forsvarlig. Vi har sett nærmere på om kommunen sikrer at

  • Alle aktuelle søkere får relevant informasjon i forkant av søknaden
  • Tildelingen skjer uavhengig av diagnose og alder
  • Det foretas en relevant utredning av alle søkere
  • Det gjennomføres en individuell vurdering av alle søkere
  • Det ikke kreves vederlag for avlastning
  • Iverksatte vedtak utføres i samsvar med vedtaket
  • Midlertidige tiltak vurderes der vedtaket ikke kan oppfylles
  • Det skjer en vurdering av krav til avlasters og støttekontakts kunnskap og ferdigheter før oppdrag tildeles
  • Avlastere og støttekontakter får nødvendig opplæring om brukerens spesielle behov før de settes inn i arbeidet
  • Det skjer en jevnlig evaluering av tjenestetilbudet der de som mottar tjenesten og de som yter tjenesten er involvert
  • Det skjer en jevnlig oppfølging under utførelsen av oppdraget og at det settes inn opplæring/veiledning der det fremkommer behov.

5. Funn

Avvik:

Krødsherad kommune sikrer ikke at aktuelle søkere får relevant informasjon om tjenestene støttekontakt og avlastning.

Avvik fra:

  • Sosialtjenestelovens § 4-1 og forskrift om internkontroll § 4.

Kommentar:
Manglende kunnskap om de ulike tjenestene antas å være en av flere årsaker til at personer som har behov for tjenester ikke tar kontakt med hjelpeapparatet. Det følger av lov om sosiale tjenester § 4-1 at kommunen har plikt til å informere aktivt om bl.a støttekontakt – og avlastningstjenesten, formålet med tjenesten, hvordan tjenesten er organisert og hvor den som søker kan henvende seg.

Det står i utgangspunktet Krødsherad kommune fritt til å velge hvordan informasjonen blir gitt. Dagens ordning der nødvendig informasjon om avlastning og støttekontakttjenesten i hovedsak blir gitt av ansatte i kommunen i forbindelse med annen tjenesteyting, fanger ikke i tilstrekkelig grad opp alle aktuelle søkere og det er heller ikke etablert systemer som sikrer at informasjonen faktisk blir gitt og hva det informeres om. Særlig støttekontakttjenesten som skal hindre sosial isolasjon, kan bli vanskelig tilgjengelig for personer som ikke allerede er i kontakt med andre deler av helse- og sosialtjenesten. Krødsherad er en liten kommune med god oversikt over tjenestemottakerne og deres behov, men kommunen må også ha systemer som sikrer at andre søkere får relevant og nødvendig informasjon. Med begrepet ”sikre” menes at virksomheten både må ha en systematisk styring av tjenestene, og ha nødvendig oversikt over at oppgavene løses på en slik måte at de faktisk gir de resultater som lovgivningen krever.

I medhold av sosialtjenestelovens § 2-1 annet ledd skal kommunen føre internkontroll for å sikre at virksomhet og tjenester etter sosialtjenestelovens kapittel 4 og 6 er i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Kommunen må kunne redegjøre for hvordan den oppfyller denne plikten. Internkontroll omhandler virksomhetens interne styring og egenkontroll, og kommunen må etablere styringssystemer som sikrer at de oppgaver som er nedfelt i sosialtjenesteloven blir utført, styrt og forbedret i henhold til lovens krav.

Avviket bygger på følgende informasjon:

  • På kommunens hjemmeside er det under Pleie og omsorgstjenestene en generell oversikt over kommunens tjenester hvor støttekontakt og avlastning er nevnt, men de fremkommer ikke som aktuelle tjenester under sosialtjenesten eller psykiatritjenesten. Formålet med tjenestene, hvordan de er organisert og hvem som har rett til tjenestene er ikke beskrevet.
  • Det er ikke utarbeidet skriftlig informasjonsmateriell om tjenestene støttekontakt og avlastning.
  • Informasjonen om tjenestene blir i hovedsak gitt av tjenesteytere i kommunen som kjenner vedkommende fra før.
  • I fremlagte prosedyrer for tildeling av støttekontakt er ikke rusmisbrukere nevnt som en aktuell målgruppe for tjenesten.
  • I søknadsskjemaet som benyttes i Helse- og omsorgsseksjonen (hvor ansvaret for støttekontakt og avlastning er plassert) er ingen av disse tjenestene nevnt.
  • Det er ikke utarbeidet prosedyrer som bestemmer at det skal informeres om støttekontakttjenesten og avlastningstjenesten til de som kan ha behov for det og hvem som har ansvaret for å gi informasjon.
  • Kommunen mottar få søknader om støttekontakt og avlastning direkte fordi behovene meldes inn fra andre deler av tjenesteapparatet som yter hjelp til vedkommende.
  • I prosedyre 2.1 – Søknad om tjenester – saksgang ved henvendelse om tjenester – i perm for faglige metodebeskrivelser overfor brukere, er det vist til hvordan skriftlige og muntlige søknader skal behandles, men mappegjennomgang viser at det i liten grad er innlevert skriftlige søknader. Muntlige søknader er heller ikke nedtegnet.
  • Det er ikke mottatt søknader om støttekontakt eller avlastning fra personer som ikke hjelpeapparatet er kjent med fra før.
  • Utarbeidet skriftlig prosedyre for avviksmeldinger er ikke kjent i organisasjonen og benyttes heller ikke.
  • Det er til en viss grad kjent i organisasjonen at dagens informasjonsrutiner er mangelfulle, men det er ikke satt i verk korrigerende tiltak.

6. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester (lost.) mv av 13. desember 1991 nr. 81
  • Forskrift om intern kontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731.
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten av 19.november 1992 nr 66.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Årsrapport for regnskapsåret 2006 for sektoren Helse, sosial og omsorg
  • Oversikt over sektorens hovedarbeidsoppgaver knyttet til virksomhetsplan for 2006
  • Oversikt over ressursbruken i sektoren
  • Oversikt over saksbehandlerstillinger i omsorgssektoren
  • Diverse informasjon fra personalarkivet knyttet til den enkelte ansattes formelle kompetanse
  • Oversikt over saksbehandlere i pleie og omsorg
  • Rutinene ”Faglige metodebeskrivelser brukere” 02.05.07 – ansvar for tildeling av tjenester
  • Oversikt over støttekontakter i kommunen
  • Oversikt over ansatte på Kryllingheimen
  • Søknadsskjema
  • Skjema for kartlegging av behov for helse- og sosialtjenester
  • Skjema for halvårsrapportering fra støttekontakter
  • Retningslinjer for individuell plan vedlagt forskrifter om IP
  • Rutinene ”Tildeling av støttekontakt” 01.03.03
  • Rutinene ”Oppbygging av kvalitetssystem” 01.07.00 pkt 1.2.3 Avviksbehandling
  • Pkt 1.2.4 – skjema for rapportering av avvik
  • Pkt 1.1 Mål for kvalitetsarbeidet 28.06.00
  • Pkt 1.2 Oppbygging av kvalitetssystem 02.07.00
  • Pkt 1.2.1 Prosedyre for skriving av metodebeskrivelser 02.07.00
  • Pkt 1.2.2 Dokumentstyring 02.07.00
  • Innholdsfortegnelse systemperm
  • Innholdsfortegnelse perm for faglige metoder
  • 6 vedtak om avlastning til personer over 70 år

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Mapper tilhørende samtlige klienter som har fått innvilget søknad om støttekontakt
  • Klientmappene til alle som har fått innvilget avlastning i perioden 2005, 2006 og 2007
  • Klientmappene til de 10 siste klientene som har fått innvilget korttidsopphold
  • Klientmapper hvor det er gitt avslag på søknad om avlastning.
  • Samlet kvalitetshåndbok

Samlet ble det gjennomgått 19 klientmapper under revisjonen.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn: 12.03.07
  • Innsending av etterspurt dokumentasjon fra kommunen 08.05.07
  • Program for tilsynet oversendt kommunen 25.05.07
  • Diverse e-post med kontaktpersonen i kommunen i forbindelse med tilrettelegging og gjennomføringen av tilsynet.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Marit U. Andersen

Fullmektig

 

X

 

Oddveig Størdal

Saksbehandler

X

X

X

Mona Høgli

Saksbehandler

X

X

X

Eva Skjeggerud

Avdelingsleder psykiatri

X

X

X

Astrid Bøe

Avdelingsleder sosial

X

X

X

Anne Snersrud

Fung. Avd.leder Kryllingheimen

X

X

X

Magnhild Pedersen

Hjelpepleier

X

X

 

Mette Jahr

Sektorleder

X

X

X

Marit Lesteberg

Rådmann

   

X

Fra Fylkesmannen i Buskerud deltok:
Anne-Lene Egeland Arnesen
Anne Cathrine Dahl