Helsetilsynet

Fylkesmannen i Buskerud

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Vurdering av virksomhetens styringssystem
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Buskerud har gjennomført tilsyn med Nedre Eiker kommunes avlastning- og støttekontakttjenester. Formålet med tilsynet har vært å undersøke om kommunen sikrer en forsvarlig tildeling av tjenestene etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav b og c. Under dette punktet er det også sett nærmere på iverksettingen av disse tjenestene. Vi har videre undersøkt om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området, jf sosialtjenestelovens §§ 2-1, 2-3 og forskrift om internkontroll.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Tilsynet avdekket forhold som ga grunnlag for å gi følgende avvik:

Nedre Eiker kommune sikrer ikke en forsvarlig støttekontakttjeneste.

Avviket innebærer at Fylkesmannen er av den oppfatning at måten Nedre Eiker kommune håndterer støttekontakttjenesten på, samlet sett ikke er akseptabel. Avviket er i hovedsak knyttet opp til det faktum at det ikke er etablert et tilstrekkelig styringssystem som sikrer at denne tjenesten er forsvarlig. Når systemet er mangelfullt har dette resultert i at vedtak ikke iversettes, det kan ikke dokumenteres at alternative tiltak er vurdert/iverksatt, og det er heller ikke en jevnlig og systematisk oppfølging av alle støttekontaktene under utførelsen av oppdraget.

Det er også gitt en merknad knyttet opp til informasjonsmateriellet som er utarbeidet om de to tjenestene:

Nedre Eiker kommune har ikke utarbeidet skriftlig eller elektronisk informasjonsmateriell om tjenestene avlastning og støttekontakt.

Dato: 15.mai 2007.

Anne-Lene Egeland Arnesen
revisjonsleder
Anne Cathrine Dahl
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nedre Eiker kommune i perioden 26.01.07 -25.04.07. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er også ledd i et av de landsomfattende tilsynene som gjennomføres etter oppdrag fra Helsetilsynet i 2007.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Nedre Eiker er en kommune med ca 22 000 innbyggere. Kommunens administrative hovedstruktur er organisert med 3 myndighetsnivå, rådmann, 3 etatsjefer og 49 virksomhetsledere. Den administrative toppledelse består av rådmann og 3 etatsjefer i tillegg til økonomisjef og personalsjef. Toppledelsen har kontor i rådhuset.

Tjenestene støttekontakt og avlastning er underlagt etatsjefen for Helse- og omsorg. Søknader om disse tjenestene behandles av Bestillergruppa som foruten virksomhetsleder har ansatt 3 saksbehandlere. Før det fattes vedtak blir sakene drøftet i et tverrfaglig sammensatt team – tiltaksteamet. Modellen med bestiller- og utførervirksomheter er ikke gjennomført fullt ut fordi sosialtjenesten også mottar søknader om støttekontakt, utreder hjelpebehovet og fatter vedtak uten at dette går via Bestillergruppa slik rutinen er for andre støttekontaktsøknader.

Team psykisk helse tar på samme måte hånd om søknader om støttekontakter fra personer med psykiske lidelser, men her innstiller denne virksomheten til tiltaksteamet som har vedtaksmyndigheten. Iverksettingen av støttekontaktvedtakene er overlatt til de ulike utøvervirksomhetene.

Søknader om avlastning, kommunal avlastning i hjemmet, avlastning i institusjon eller tilskudd til privat avlastning behandles av Bestillergruppa som innstiller til vedtak. Den endelige beslutningen tas av tiltaksteamet. En liten del av den kommunale avlastningen i tjenestemottakers hjem er organisatorisk plassert ved Familiehuset, men saksutredningen foretas av bestillergruppa og vedtaksmyndigheten er lagt til tiltaksteamet på vanlig måte.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 26.01.07

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 24.04.07.

Intervjuer
11 personer ansatt i Nedre Eiker kommune ble intervjuet. I tillegg ble det gjennomført telefonintervju med 4 tilfeldig utvalgte støttekontakter og 2 private avlastere.

Sluttmøte ble avholdt 25.04.07.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet er i første rekke å undersøke om det finnes rutiner på de områdene tilsynet omfatter og om disse er tilgjengelige og kjent for de ansatte. Tilsynsmyndigheten skal deretter vurdere om de rutinene som eventuelt er utarbeidet er i overensstemmelse med regelverket på området. Videre skal vi undersøke hva som praktiserer på det aktuelle området, om dette er i overensstemmelse med de rutinene som er utarbeidet, og til slutt om rutiner og praksis er godt nok dokumentert i det materialet som fremlegges. Som en del av tilsynet skal det også gjennomgående på alle områder vurderes om virksomheten har den internkontrollen som er tilstrekkelig for å sikre at tjenestene er gode og forsvarlige for tjenestemottakerne.

Fylkesmannen har under tilsynet i Nedre Eiker kommune undersøkt om avlastnings- og støttekontakttjenesten er forsvarlig. Vi har sett nærmere på om kommunen sikrer at

  • Alle aktuelle søkere får relevant informasjon i forkant av søknaden
  • Tildelingen skjer uavhengig av diagnose og alder
  • Det foretas en relevant utredning av alle søkere
  • Det gjennomføres en individuell vurdering av alle søkere
  • Det ikke kreves vederlag for avlastning
  • Iverksatte vedtak utføres i samsvar med vedtaket
  • Midlertidige tiltak vurderes der vedtaket ikke kan oppfylles
  • Det skjer en vurdering av krav til avlasters og støttekontakts kunnskap og ferdigheter før oppdrag tildeles
  • Avlastere og støttekontakter får nødvendig opplæring om brukerens spesielle behov før de settes inn i arbeidet
  • Det skjer en jevnlig evaluering av tjenestetilbudet der de som mottar tjenesten og de som yter tjenesten er involvert
  • Det skjer en jevnlig oppfølging under utførelsen av oppdraget og at det settes inn opplæring/veiledning der det fremkommer behov.

5. Funn

Avvik:


Nedre Eiker kommune sikrer ikke en forsvarlig støttekontakttjeneste.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Sosialtjenestelovens §§ 4-3 og 4-2 annet ledd c, forvaltningslovens § 42 og ulovfestet forvaltningsrett. Sosialtjenestelovens §§ 2-1, 2-3 og forskrift om internkontroll § 4.

Kommentar:
Etter sosialtjenestelovens § 4-3 har de som ikke kan ta hånd om seg selv eller som er helt avhengig av praktisk eller personlig hjelp for å greie dagliglivets gjøremål, krav på hjelp fra kommunen. Det er etter sosialtjenesteloven en grunnleggende forutsetning at tildelingen av tjenester skal foregå på en forsvarlig måte. Det er også et kommunalt ansvar å sikre og innrette sin virksomhet på en slik måte at retten til sosialtjenester etter § 4-3 blir ivaretatt. Med begrepet ”sikre” menes at virksomheten både må ha en systematisk styring av tjenestene, og ha nødvendig oversikt over at oppgavene løses på en slik måte at de faktisk gir de resultater som lovgivningen krever.

I medhold av sosialtjenestelovens § 2-1 annet ledd skal kommunen føre internkontroll for å sikre at virksomhet og tjenester etter sosialtjenestelovens kapittel 4 og 6 er i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Kommunen må kunne redegjøre for hvordan den oppfyller denne plikten. Internkontroll omhandler virksomhetens interne styring og egenkontroll, og kommunen må etablere styringssystemer som sikrer at de oppgaver som er nedfelt i sosialtjenesteloven blir utført, styrt og forbedret i henhold til lovens krav.

Kommunen skal sikre at de vedtak som fattes gjennomføres i henhold til innhold og til rett tid. Manglende iverksetting etter utsettelse av iverksettelsen vil være et problem for den som kommunen har vurdert har en rett til støttekontakttjeneste etter sosialtjenesteloven fordi vedkommende er i en slik situasjon at det ikke er mulig å dekke dette behovet selv. Utgangspunktet er at virkningene av et forvaltningsvedtak inntrer fra det tidspunkt vedtaket er truffet, og søker er gitt underretning i medhold av forvaltningslovens § 27. Kommunen skal sikre at tjenesten ytes fra det tidspunkt vedtaket angir eller snarest mulig etter at underretning om vedtaket er gitt. Noen ganger er ikke oppstarttidspunktet angitt i vedtaket, men det er ved dette tilsynet lagt til grunn at dersom kommunen i slike situasjoner ikke iverksetter støttekontakttilbudet eller innen tre uker har vurdert andre tiltak, så har ikke kommunen sikret av vedtaket iverksettes snarest mulig.

Kommunen må også være forberedt på situasjoner der vedtaket som er fattet likevel ikke kan iverksettes som forutsatt. Slike situasjoner kan inntre både før tiltaket har kommet i gang og etter at tiltaket er iverksatt. Dette kan f.eks være problemer med å rekruttere støttekontakter eller støttekontakter som slutter eller av andre årsaker ikke kan fortsette dette arbeidet.

Selv om kommunen har vanskeligheter med å skaffe støttekontakter som kan påta seg oppdraget, har den enkelte søker uansett krav på at søknaden behandles uten utgrunnet opphold, og tjenesten skal innvilges dersom behovet tilsier dette. Forvarlig tildeling av tjenesten støttekontakt forutsetter at kommunen sikrer at alternative og midlertidige tiltak settes inn der vedtaket ikke kan oppfylles som forutsatt og til rett tid.

Støttekontakttjenesten skal videre utføres i samsvar med det vedtaket gir anvisning på. En forsvarlig tjeneste forutsetter at kommunen følger opp tjenestetildelingen for å sikre at tilbudet gjennomføres slik som vedtaket forutsetter. En viktig forutsetning for at støttekontakttjenesten skal være vellykket er at kommunen sørger for opplæring, veiledning og oppfølging av tjenesteyterne. Utøverne og deres innsats er avgjørende for at støttekontakttjenesten skal bli effektiv og forsvarlig.

Kommunen må derfor ha et system som sikrer at kompetansebehov hos den enkelte støttekontakt blir kartlagt og at det blir gitt jevnlig opplæring/veiledning. En viktig del av veiledningen vil være å legge til rette for refleksjon og bevisstgjøring over tjenesteutøvelsen basert på den formelle og reelle kompetansen støttekontaktene allerede har. Jevnlig veiledning og opplæring er videre nødvendig for at kommunen skal ha oversikt over hvordan tjenestene utføres slik at det kan settes inn tiltak dersom det er behov for det.

Avviket bygger på følgende:

  • Det er innvilget ca 150 vedtak om støttekontakt i etat Helse og omsorg, tilhørende virksomhetene Team psykisk helse, Sosialtjenesten, Pleie- og omsorgstjenesten og tjenester for funksjonshemmede. Minst 30% av disse er ikke iverksatt.
  • Det fremgikk av en rekke av de fremlagte klientmapper og tilhørende elektroniske journaler at vedtakene ikke er iverksatt.
  • Det finnes ingen samlet oversikt over hvor mange som til enhver tid ikke har fått vedtaket iverksatt eller hvor lang tid de enkelte har ventet.
  • Det er ikke innarbeidet prosedyrer som sikrer at vedtak om støttekontakt iverksettes snarest mulig. Prosedyren ”Fremgangsmåte og ansvar” pålegger de enkelte virksomhetene ansvar for rekruttering og dermed også iverksetting, men denne prosedyren har likevel ikke bidratt til at alle vedtakene er iverksatt.
  • Det er utarbeidet skriftlige prosedyrer og skjema for rapportering når vedtaket ikke iverksettes, men dette er i liten grad brukt av de ansvarlige i utøvervirksomhetene når det gjelder støttekontakttjenesten.
  • Det er ulik oppfatning av hva det skal avvikrapporteres om til henholdsvis virksomhetsleder, etatsleder og kvalitetsutvalg.
  • Det er i de fremlagte prosedyrene opplyst at det er etablert et kvalitetsutvalget i kommunen, men arbeidet her er i liten grad kjent for de ulike virksomhetene.
  • Det er ikke fremlagt avviksrapporter når det gjelder iverksetting av vedtak om støttekontakt selv om dette er etterspurt under tilsynet.
  • Det elektroniske saksbehandlersystemet har eget rapporteringssted hvor dato for iverksetting av vedtak skal fremgå. Dette blir i ulik grad benyttet, og kan ikke gjennomgående vise hvorvidt vedtaket faktisk er iverksatt eller ikke.
  • Det er ikke foretatt en gjennomgang av rutiner eller praksis for å avdekke hvor det er fare for svikt når det gjelder iverksettingen av vedtakene om støttekontakt.
  • Det er ikke fremlagt dokumentasjon som viser at kommunens administrasjon har forsøkt å løse situasjonen ved fremleggelse av saken for politisk ledelse.
  • Det er ikke satt i verk korrigerende tiltak for å sikre iverksettingen utover annonsering etter støttekontakter på vanlig måte.
  • Det er ulik oppfatning av hvem som har ansvaret for å vurdere og eventuelt iverksette midlertidige tiltak der vedtaket ikke kan oppfylles.
  • Saksbehandlingsprosedyrene sier ikke noe om at det skal vurderes midlertidige tiltak.
  • Bestillergruppa får ikke tilbakemelding fra utøvervirksomhetene om at det må vurderes midlertidige tiltak.
  • I saker der det er opplyst at det er fattet vedtak om midlertidige tiltak i påvente av iverksetting av støttekontaktvedtaket, er dette kun dokumentert i 2 saker.
  • Det er ikke innarbeidet prosedyrer som sikrer at de ansvarlige for tjenestene gjennomfører jevnlig veiledning og oppfølging av støttekontaktene etter at de er ansatt.
  • Det er utarbeidet noen prosedyrer hvor det stilles krav til innrapporteringer fra støttekontaktene og oppfølgingen av disse, men denne følges i ulik grad opp i praksis, og det føres ingen kontroll med at de blir fulgt.
  • Utarbeidet plan for opplæring og oppfølging av støttekontakter er ikke iverksatt.

Merknad:

Nedre Eiker kommune har ikke utarbeidet skriftlig eller elektronisk informasjonsmateriell om tjenestene avlastning og støttekontakt.

Kommentar:
Manglende kunnskap om de ulike tjenestene antas å være en av flere årsaker til at mange som har behov for tjenester ikke tar kontakt med hjelpeapparatet. Det følger av lov om sosiale tjenester § 4-1 at kommunen har plikt til å informere aktivt om bl.a støttekontakt – og avlastningstjenesten, formålet med tjenesten, hvordan tjenesten er organisert og hvor den som søker kan henvende seg. Nedre Eiker kommune har på sin internettside opplyst om disse tjenestene, men ikke gitt noen nærmere informasjon om kriteriene for å få tildelt en slik tjeneste, hvilke behov de skal dekke og hvor tjenestene blir gitt. Det er imidlertid opplyst navn og telefonnummer til leder for bestillerkontoret som da kan kontaktes. Det er ikke utarbeidet noe skriftlig informasjonsmateriell i form av brosjyrer eller annet.

Det er opprettet en innbyggerkontakt i kommunen som har god oversikt over de ulike tjenestene og hvor man kan henvende seg, men all informasjon er basert på muntlig henvendelse og muntlig kontakt.

Fylkesmannen kan ikke konkludere med at den måten Nedre Eiker kommunen velger å gi informasjon på et er brudd på sosialtjenesteloven, men vi mener det er uheldig at den skriftlige informasjonen er så marginal og lite informativ fordi det da er en risiko for at noen aktuelle tjenestemottakere ikke tar kontakt fordi de vet for lite om tjenestene og innholdet i disse til at de er aktuelt å fremsette en formell søknad.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Ved dette tilsynet er det funnet svikt i virksomhetens styringssystem og tilsynsmyndigheten har som følge av de funn som er gjort konkludert med at Nedre Eiker kommune ikke håndterer sin oppgave når det gjelder støttekontakttjenesten på en tilfredsstillende måte. Kravet til internkontroll slik det fremgår av sosialtjenestelovens § 2-1 er myndighetens minimumskrav til styringssystem i helse – og sosialtjenesten. Det ligger til lederansvaret å følge med i den daglige driften og påse at tiltak og tjenester fungerer som planlagt og forutsatt, og at tjenestemottakerne er sikret de tjenestene det faktisk er vurdert at de har behov for og dermed også et rettskrav på etter sosialtjenesteloven. Virksomheten må også vurdere hvor det eventuelt er fare for svikt – det vil si hvor det er en risiko for at lovpålagte oppgaver ikke gjennomføres slik de skal – og det må settes inn korrigerende tiltak.

I Nedre Eiker har situasjonen rundt støttekontakttjenesten vært kjent for de aktuelle virksomheter i lang tid, og enkelte tjenestemottakere har ventet i over 1 år på iverksettingen av vedtaket, men det er ikke satt i verk korrigerende tiltak som kan dokumenteres, verken i form av midlertidige løsninger overfor den enkelte dette gjelder, eller ved endring av prosedyrer eller beslutninger for å sikre en bedre tilgang til personer som er villig til å påta seg slike oppdrag for kommunen.

I Nedre Eiker kommune ser vi at det til en viss grad er jobbet med utviklingen av et styringssystem i de enkelte virksomhetene, men dette vurderes ikke å være tilstrekkelig i forhold til de fastsatte krav i internkontrollforskriften. At systemet som er etablert ikke er godt nok kommer tydelig fram når det gjelder den manglende oversikten over antall vedtak om støttekontakt som ikke er iverksatt til enhver tid og hvor lang tid den enkelte har ventet. Det er ikke etablert prosedyrer som sikrer at det i disse situasjonene vurderes midlertidige tiltak, f.eks hvor ansvaret for dette er plassert. Vedtaksmyndigheten er lagt til tiltaksteamet, men det er ingen rapporteringsrutiner slik at bestillerkontor/tiltaksteam får beskjed dersom vedtakene ikke iverksettes og midlertidige tiltak må vurderes. Det er i praksis overlatt til de enkelte virksomhetene å sørge for at de behovene støttekontakten skal dekke blir ivaretatt i påvente av iverksettingen, men denne praksisen er ikke tilstrekkelig dokumentert i det elektroniske saksbehandlersystemet eller i klientmappene. Det er også ulik praksis knyttet til om det vurderes midlertidige tiltak og eventuelt hvilke tiltak som iverksettes og dokumentasjonen av dette.

Det etablerte kontrollsystemet hvor avvik fra vedtak skal innrapporteres er i liten grad tatt i bruk som dokumentasjon på manglende iverksettelse av vedtak og manglende vurdering av midlertidige tiltak. Det er også stor usikkerhet rundt spørsmålet om hvor disse meldingene skal sendes og hvorvidt de benyttes som et ledd i arbeidet med å korrigere rutiner og praksis slik at dette unngås.

Når Fylkesmannen har funnet grunnlag for å gi avvik på tjenesten støttekontakt, er dette etter en samlet vurdering av styringssystemet. Det er f.eks ikke isolert sett et krav om at det utarbeides skriftlige rutiner på et område, men det kan være uforsvarlig å ikke noen form for skriftlige prosedyrer når det heller ikke er etablert andre former for systematisk styring, kvalitetssikring og korrigering.

Sosialtjenestelovens utgangspunkt er at kommunen har en frihet til å organisere sine tjenester slik den finner hensiktsmessig så lenge dette ikke går utover kommunens ivaretakelse av den enkeltes rett til tjenester. Det betyr at kommunen har en plikt til å sikre at tjenestene oppfyller den retten den enkelte gjennom vedtak har fått til en bestemt type tjeneste. Kommunen må derfor ha et internkontrollsystem som fanger opp tilfeller der tjenestetilbudet ikke er tilpasset tjenestebehovet.

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester (lost.) mv av 13. desember 1991 nr. 81
  • Forskrift om intern kontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731.
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten av 19.november 1992 nr 66.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart for Nedre Eiker kommune og PRO
  • Delegasjonsreglement fra politisk nivå og videredelegering fra rådmannen til etatssjefer og virksomhetsledere.
  • Oversikt over ansatte som behandler søknader om støttekontakt og avlastning, deres formelle kompetanse og ansettelsestid
  • Oversikt over ansatte som har ansvaret for iverksetting av tjenester etter at vedtak er fattet.
  • Sluttrapport fra bestiller/utfører-prosjektet
  • Oversikt over alle avlastningstiltak i kommunen
  • Oversikt over ansatte i avlastningsboligen for barn og unge med stillingsandel og utdannelse
  • Oversikt over ansatte i avlastningsboligen for voksne, avdeling Loesmoen med stillingsandel og utdannelse
  • Oversikt over private avlastere
  • Oversikt over støttekontakter
  • Registreringsskjema for de som ønsker å bli støttekontakter
  • Registreringsskjema for de som ønsker å bli private avlastere
  • Skjema for kartlegging av bistandsbehov som benyttes i saksutredninger
  • Opplæringsplan for støttekontakter og avlastere
  • To eksempler på ansettelsesavtaler
  • Gjennomførte opplæringstiltak
  • Oversikt over tiltak for å rekruttere avlastere og støttekontakter
  • Mal for individuell plan
  • Kommunens årsrapport for 2005
  • Oversikt over klagesaker på avlastning og støttekontakter i 2006.
  • Prosedyrer for evaluering av tjenestetilbudet
  • Skjema for innrapportering av avvik
  • Redegjørelse for kommunens organisering av arbeidet med internkontroll
  • Innholdsfortegnelse fra kvalitetshåndboka
  • Kopi av de siste 10 vedtakene om tildeling av avlastning og tidspunkt for iverksetting for personer over 70 år og tilhørende saksutredning.
  • Kopi av alle vedtak om tildeling av avlastning for personer mellom 18 og 70 år i 2006 og tilhørende saksutredninger.
  • Kopi av alle vedtak om tildeling av avlastning i perioden juni, juli og august for barn under 18 år og tilhørende saksutredninger.
  • Kopi av alle vedtak om tildeling og avslag på støttekontakt som er fattet i perioden 2003-2006

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 5 rapporter fra støttekontakter og avlastere som ble levert 01.01.07.
  • Mapper tilhørende 10 klienter hvor det er innvilget støttekontakt men hvor vedtaket ikke er iverksatt.
  • Mappen til en klient hvor det er iverksatt midlertidig tiltak.
  • 3 mapper til klienter som har fått innvilget søknad om tilskudd til privat avlastning.
  • Mappene til de 5 siste sakene der det er gitt avslag på søknad om avlastning
  • Mappene i de 5 siste sakene der det er gitt avslag på søknad om støttekontakt
  • Oversikt over de avviksmeldingene som er utarbeidet i 2006 når det gjelder kvaliteten på tjenesten og iverksetting av vedtak.
  • Klientmappene i de 5 siste sakene der det er innvilget korttidsopphold i institusjon
  • Klientmappene tilhørende 19 av de klientene vi har fått tilsendt vedtakene på i forkant av revisjonsbesøket.

Under revisjonsbesøket hadde revisjonsteamet også tilgang til kommunes intranett og det elektroniske saksbehandlingssystemet PROFIL. Her fremgikk vedtak, saksfremstillinger, evalueringer og journalnotater. Dette ble gjennomgått i ca 30 saker.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn: 26.01.07
  • Innsending av etterspurt dokumentasjon fra kommunen 01.03.07 og 28.03.07
  • Program for tilsynet oversendt kommunen 02.04.07
  • Diverse e-post med kontaktpersonen i kommunen i forbindelse med tilrettelegging og gjennomføringen av tilsynet.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Stein A. Horgen

Ansatt ved Servicetorget

X

Randi Benjaminsen

Leder ved familiehuset

X

Anne Sofie R. Andersen

Leder bestillergruppa

X

X

Iren Solberg

Fagansvarlig bestillergruppa

X

X

X

Marit Lysaker

Representant Team psykisk helse i bestillerteamet

X

X

Hege Henriksen

Konsulent funksjonshemmede

X

X

X

Marit Fredheim

Etatsjef Helse og omsorg

X

X

Turid Rotevatn

Virksomhetsleder PRO

X

X

Roy Arne Hansen

Institusjonsleder Solberglia 1.etg

X

Heidi Milde

Institusjonsleder Flisa

X

X

X

Runar Hansen

Saksbehandler i sosialtjenesten

X

Christian Vegard Dahl

Rådmann

X

Marianne Næss Iversen

Saksbehandler bestillergruppa

X

Anne-Mai Hilsen

Saksbehandler bestillergruppa

X

Gro Anita Hvamstad

Konsulent funksjonshemmede

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Avdelingsdirektør Anne Cathrine Dahl
Seniorrådgiver Anne-Lene Egeland Arnesen
Førstekonsulent Hege Kylland