Helsetilsynet

Fylkesmannen i Buskerud

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Vurdering av virksomhetens styringssystem
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Buskerud har gjennomført tilsyn med Røyken kommunes avlastning- og støttekontakttjenester. Formålet med tilsynet har vært å undersøke om kommunen sikrer en forsvarlig tildeling av tjenestene etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav b og c. Under dette punktet er det også sett nærmere på iverksettingen av disse tjenestene. Vi har videre undersøkt om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området, jf sosialtjenestelovens §§ 2-1, 2-3 og forskrift om internkontroll.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Tilsynet avdekket forhold som ga grunnlag for å gi følgende 2 avvik:

Røyken kommune sikrer ikke forsvarlig tildeling av støttekontakt - og avlastningstjenester.

Røyken kommune sikrer ikke at private avlastere og støttekontakter har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området

Avvikene innebærer at Fylkesmannen er av den oppfatning at måten Røyken kommune håndterer disse to tjenestene på ikke er akseptabel. Avvikene er i hovedsak knyttet opp til det faktum at det ikke er etablert et tilstrekkelig styringssystem som sikrer at disse tjenestene er forsvarlig. Når systemet er mangelfullt har dette resultert i at vedtak ikke iversettes, det kan ikke dokumenteres at alternative tiltak er vurdert/iverksatt, og det er heller ikke en jevnlig og systematisk oppfølging av alle støttekontaktene og de private avlasterne under utførelsen av oppdraget. Selv om praksisen på enkelte områder synes å være god, er ikke dette tilstrekkelig når det ikke på en tilfredsstillende måte er dokumentert hva denne praksisen består i når det gjelder den enkelte tjenestemottaker.

Dato: 30. oktober 2007

Anne-Lene Egeland Arnesen
revisjonsleder
Anne Cathrine Dahl
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Røyken kommune i perioden 21.06.07 – 27.09.07. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er også ledd i et av de landsomfattende tilsynene som gjennomføres etter oppdrag fra Helsetilsynet i 2007.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Røyken er en kommune med ca 18 000 innbyggere. Kommunens administrative hovedstruktur er organisert med to myndighetsnivå. Den administrative toppledelse består av rådmann, assisterende rådmann og 4 kommunalsjefer. Det er opprettet 24 tjenestesteder som ledes av enhetsledere.

Det er opprettet en bestillerenhet med ansvar for saksbehandling etter sosial- og helselovgivningen. Dette gjelder i utgangspunktet alle tjenester etter sosialtjenestelovens kap 4, men på grunn av sykefravær i denne enheten har nå psykiatritjenesten overtatt anvaret for saksbehandlingen av søknader og revurderinger av tjenester til de tjenestemottakerne denne enheten har hovedansvaret for.

Ansvaret for iverksettingen av vedtakene som fattes av bestillerenheten er lagt til henholdsvis psykiatritjenesten, institusjonstjenesten og tjeneste for funksjonshemmede. Det er også disse enhetene som har ansvaret for rekruttering av støttekontakter og private avlastere og oppfølgingen av disse.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 21.06.07

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 26.09.07.

Intervjuer:
12 personer ansatt i Røyken kommune ble intervjuet. I tillegg ble det gjennomført telefonintervju med 4 tilfeldig utvalgte støttekontakter og 1 privat avlaster.

Sluttmøte ble avholdt 27.09.07.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet er i første rekke å undersøke om det finnes rutiner på de områdene tilsynet omfatter og om disse er tilgjengelige og kjent for de ansatte. Tilsynsmyndigheten skal deretter vurdere om de rutinene som eventuelt er utarbeidet er i overensstemmelse med regelverket på området. Videre skal vi undersøke hva som praktiserer på det aktuelle området, om dette er i overensstemmelse med de rutinene som er utarbeidet, og til slutt om rutiner og praksis er godt nok dokumentert i det materialet som fremlegges. Som en del av tilsynet skal det også gjennomgående på alle områder vurderes om virksomheten har den internkontrollen som er tilstrekkelig for å sikre at tjenestene er gode og forsvarlige for tjenestemottakerne.

Fylkesmannen har under tilsynet i Røyken kommune undersøkt om avlastnings- og støttekontakttjenesten er forsvarlig. Vi har sett nærmere på om kommunen sikrer at

  • Alle aktuelle søkere får relevant informasjon i forkant av søknaden
  • Tildelingen skjer uavhengig av diagnose og alder
  • Det foretas en relevant utredning av alle søkere
  • Det gjennomføres en individuell vurdering av alle søkere
  • Det ikke kreves vederlag for avlastning
  • Iverksatte vedtak utføres i samsvar med vedtaket
  • Midlertidige tiltak vurderes der vedtaket ikke kan oppfylles
  • Det skjer en vurdering av krav til avlasters og støttekontakts kunnskap og ferdigheter før oppdrag tildeles
  • Avlastere og støttekontakter får nødvendig opplæring om brukerens spesielle behov før de settes inn i arbeidet
  • Det skjer en jevnlig evaluering av tjenestetilbudet der de som mottar tjenesten og de som yter tjenesten er involvert
  • Det skjer en jevnlig oppfølging under utførelsen av oppdraget og at det settes inn opplæring/veiledning der det fremkommer behov.

5. Funn

Avvik 1:

Røyken kommune sikrer ikke forsvarlig tildeling av støttekontakt - og avlastningstjenester.

Avvik fra følgende betsemmelser:

  • Sosialtjenestelovens § 4-1, §§ 4-3, 4-2 annet ledd b og c, forvaltningslovens § 42 og ulovfestet forvaltningsrett. Sosialtjenestelovens §§ 2-1, 2-3 og forskrift om internkontroll § 4.

Kommentar:

Etter sosialtjenestelovens § 4-3 har de som ikke kan ta hånd om seg selv eller som er helt avhengig av praktisk eller personlig hjelp for å greie dagliglivets gjøremål, krav på hjelp fra kommunen. Det er etter sosialtjenesteloven en grunnleggende forutsetning at tildelingen av tjenester skal foregå på en forsvarlig måte. Det er også et kommunalt ansvar å sikre og innrette sin virksomhet på en slik måte at retten til sosialtjenester etter § 4-3 blir ivaretatt. Med begrepet ”sikre” menes at virksomheten både må ha en systematisk styring av tjenestene, og ha nødvendig oversikt over at oppgavene løses på en slik måte at de faktisk gir de resultater som lovgivningen krever.

I medhold av sosialtjenestelovens § 2-1 annet ledd skal kommunen føre internkontroll for å sikre at virksomhet og tjenester etter sosialtjenestelovens kapittel 4 og 6 er i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Kommunen må kunne redegjøre for hvordan den oppfyller denne plikten. Internkontroll omhandler virksomhetens interne styring og egenkontroll, og kommunen må etablere styringssystemer som sikrer at de oppgaver som er nedfelt i sosialtjenesteloven blir utført, styrt og forbedret i henhold til lovens krav.

Kommunen skal sikre at de vedtak som fattes gjennomføres i henhold til innhold og til rett tid. Manglende iverksetting etter utsettelse av iverksettelsen vil være et problem for den som kommunen har vurdert har en rett til tjenester etter sosialtjenesteloven fordi vedkommende er i en slik situasjon at det ikke er mulig å dekke dette behovet selv. Utgangspunktet er at virkningene av et forvaltningsvedtak inntrer fra det tidspunkt vedtaket er truffet, og søker er gitt underretning i medhold av forvaltningslovens § 27. Kommunen skal sikre at tjenesten ytes fra det tidspunkt vedtaket angir eller snarest mulig etter at underretning om vedtaket er gitt. Noen ganger er ikke oppstarttidspunktet angitt i vedtaket, men det er ved dette tilsynet lagt til grunn at dersom kommunen i slike situasjoner ikke iverksetter støttekontakttilbudet eller innen tre uker har vurdert andre tiltak, så har ikke kommunen sikret av vedtaket iverksettes snarest mulig.

Kommunen må også være forberedt på situasjoner der vedtaket som er fattet likevel ikke kan iverksettes som forutsatt. Slike situasjoner kan inntre både før tiltaket har kommet i gang og etter at tiltaket er iverksatt. Dette kan f.eks være problemer med å rekruttere støttekontakter eller støttekontakter som slutter eller av andre årsaker ikke kan fortsette dette arbeidet.

Forvarlig tildeling av tjenesten støttekontakt forutsetter at kommunen sikrer at alternative og midlertidige tiltak settes inn der vedtaket ikke kan oppfylles som forutsatt og til rett tid.

Det er videre en forutsetning at tjenestene skal utføres i samsvar med det vedtaket gir anvisning på. En forsvarlig tjeneste forutsetter at kommunen følger opp tjenestetildelingen for å sikre at tilbudet gjennomføres slik som vedtaket forutsetter.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  1.  Ansvar og organisering av tjenesten:
    Det er ulik oppfatning av hvor ansvaret for støttekontakt til brukere som sosialenheten følger opp, er plassert i virksomheten.
  2. Individuell vurdering:
    Det fremgår ikke av begrunnelsen i vedtakene om støttekontakt hvilke tjenestebehov den enkelte søker har og hvilken konkret situasjon støttekontakten skal avhjelpe bortsett fra en generell formulering om at de skal ”bidra til en meningsfull fritid”. Det er ikke definert nærmere hva som ligger i denne formuleringen.

    Det fremgår av vedtakene om avlastning i institusjon at denne starter kl 15.oo. Det er ikke dokumentert at det er foretatt en individuell vurdering av hvorvidt dette samsvarer med omsorgsyters behov. Saker som er omgjort av klageinstans knyttet til dette har ikke bidratt til endring av rutiner eller praksis.
  3. Iverksetting av innvilget vedtak om støttekontakt og privat avlastning:
    Det er innvilget flere vedtak om støttekontakt og privat avlastning som ikke er iverksatt. Dette fremgikk av en rekke fremlagte klientmapper, tilhørende elektroniske journaler og bekreftes også av intervjuer.

    Enkelte søkere har ventet i over 1 år fra vedtaket ble fattet og vedtakene er pr dags dato ennå ikke effektuert.

    Det er på anmodning fremlagt en samlet oversikt over hvilke vedtak som ikke er iverksatt. Denne form for rapport blir imidlertid ikke regelmessig fremlagt som en del av den systematiske styringen og kontrollen med tjenesten, og det er heller ikke stilt krav om denne form for systematisk rapportering fra saksbehandlere til nærmeste overordnet.

    I pkt 5.4 i avtalen mellom Bestillerenhet og Enhet for funksjonshemmede fremgår det at utfører (Enhet for funksjonshemmede) skal sende skriftlig melding til Bestillerenheten i løpet av 6 uker dersom vedtaket ikke kan iverksettes. Denne prosedyren er i liten grad kjent og blir ikke benyttet av Enhet for funksjonshemmede. Avtalen gjelder fra 01.06.07. Det er også fremlagt vedtak som er fattet etter dette tidspunkt og som ikke er iverksatt når tilsynet gjennomføres, men det er ikke dokumentert at det er sendt skriftlig melding verken til Bestillerenheten eller tjenestemottaker.

    Det er redegjort for en viss form for kontakt mellom Bestillerenheten og Enhet for funksjonshemmede knyttet til de enkelte vedtak, men denne er ikke formalisert eller dokumentert.

    Det ikke utarbeidet rutiner som sikrer vurdering eller iverksetting av midlertidige tiltak i påvente av støttekontakt eller privat avlaster.

    Det er i noen få saker satt i verk midlertidige tiltak i påvente av iverksetting av vedtak om støttekontakt eller privat avlaster, men dette er ikke gjort systematisk i alle aktuelle saker. Det er heller ikke dokumentert i Gerica eller saksmappen at iverksettingen utsettes på grunn av forhold rundt tjenestemottaker selv om dette ble oppgitt som en mulig årsak til at vedtakene ikke var iverksatt.

    Det er utarbeidet skjema for avviksrapportering, men alle er ikke kjent med i hvilke situasjoner disse skal benyttes, og det er ikke innlevert noen avviksmeldinger i forhold til de vedtak som ikke er iverksatt selv om dette ble etterspurt under tilsynet. Enhetslederne har heller ikke etterspurt dette selv om de er kjent med at vedtak ikke iverksettes innen fastsatt frist.

    Det har ikke vært en gjennomgang av rutiner eller praksis for å avdekke hvor det er fare for svikt når det gjelder iverksetting av vedtakene om støttekontakt eller privat avlastning.
  4. Evaluering av tjenestetilbudet:
    Det fremgår av en rekke saker at vedtaket om støttekontakt skal revurderes på et bestemt tidspunkt. I flere av disse sakene er det ikke dokumentert – verken i saksmappen eller Gerica – at denne revurderingen er gjennomført. Det er heller ikke gitt noen beskjed til tjenestemottaker om at tjenestene fortsatt vil bli gitt selv om revurderingen ikke er gjennomført. Noen vedtak er også tidsbegrenset, men heller ikke disse er gjennomgående revurdert.

    Det er ingen prosedyrer for evaluering av vedtakene og det er ingen systematisk oversikt eller kontroll med at vedtakene revurderes inne fastsatt dato, og det meldes heller ikke avvik når vedtakene ikke revurderes.

    Kontakt mellom Bestillerenheten og utførerenhetene blir ikke regelmessig dokumentert i Gerica eller i saksmappen til den enkelte tjenestemottaker.

    Ved evaluering/revurdering er det ikke etablert systemer som sikrer at støttekontaktene og de private avlasterne er involvert i bestillerenhetens vurdering før det fattes nytt vedtak. Dersom utøver har hatt kontakt med støttekontakten eller avlaster, er det ikke dokumentert at dette er videreformidlet til Bestillerenheten som har det formelle ansvaret for revurderingen og innholdet i det nye vedtaket.

Avvik 2:

Røyken kommune sikrer ikke at private avlastere og støttekontakter har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området

Avvik fra følgende bestemmelser:

  • Sosialtjenestelovens § 4-1, §§ 4-3, 4-2 annet ledd b og c, Sosialtjenestelovens §§ 2-1, 2-3 og forskrift om internkontroll § 4.

Kommentar:

En viktig forutsetning for at støttekontakt- og den private avlastningstjenesten skal være vellykket, er at kommunen sørger for opplæring, veiledning og oppfølging av tjenesteyterne. Utøverne og deres innsats er avgjørende for at disse tjenestene skal bli effektive og forsvarlige. Dette innebærer i første rekke at kommunen må sikre at støttekontaktene og de private avlasterne har tilstrekkelig kunnskap om det arbeidet de skal utføre, både generelt og spesielt i forhold til den enkelte tjenestemottakers konkrete behov.

Kommunen må derfor ha et system som sikrer at kompetansebehov hos den enkelte tjenesteyter blir kartlagt og at det blir gitt jevnlig opplæring/veiledning. En viktig del av veiledningen vil være å legge til rette for refleksjon og bevisstgjøring over tjenesteutøvelsen basert på den formelle og reelle kompetansen støttekontaktene og avlasterne allerede har. Jevnlig veiledning, opplæring og krav om tilbakemeldinger fra tjenesteyterne, er videre nødvendig for at kommunen skal ha oversikt over hvordan tjenestene utføres slik at det kan settes inn tiltak dersom det er behov for det.

Avviket bygger på følgende:

  • Det er ikke etablert rutiner som sikrer at støttekontaktene eller avlasterne systematisk får nødvendig opplæring og informasjon om tjenestemottaker før de settes inn i arbeidet.
  • Mye av opplæringen knyttet til den enkelte tjenestemottaker overlates til brukeren selv eller de pårørende uten at det dokumenteres at slik opplæring faktisk er gitt og hva som har vært det konkrete innholdet i informasjonen.
  • Det føres ikke systematisk kontroll med hvorvidt oppdraget utføres i samsvar med vedtaket og intensjonen med tjenesten. Det tas i varierende grad kontakt med støttekontaktene avlasterne, og dette dokumenteres heller ikke, verken i saksmappen eller i Gerica.
  • Kompetansebehovene hos støttekontaktene og avlasterne er ikke rutinemessig kartlagt.
  • Det fremgår av oppdragskontrakten med støttekontaktene som er knyttet til Enhet funksjonshemmede at det skal leveres månedlige rapporter. Det er kun fremlagt 35 rapporter for 2007 knyttet til 20 tjenestemottakere. Det er ingen rutiner for purring på disse rapportene.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Ved dette tilsynet er det funnet svikt i virksomhetens styringssystem og tilsynsmyndigheten har som følge av de funn som er gjort konkludert med at Røyken kommune ikke håndterer sin oppgave når det gjelder støttekontakt og den private avlastningstjenesten på en tilfredsstillende måte. Kravet til internkontroll slik det fremgår av sosialtjenestelovens § 2-1 er myndighetens minimumskrav til styringssystem i helse – og sosialtjenesten. Det ligger til lederansvaret å følge med i den daglige driften og påse at tiltak og tjenester fungerer som planlagt og forutsatt, og at tjenestemottakerne er sikret de tjenestene det faktisk er vurdert at de har behov for og dermed også et rettskrav på etter sosialtjenesteloven. Virksomheten må også vurdere hvor det eventuelt er fare for svikt – det vil si hvor det er en risiko for at lovpålagte oppgaver ikke gjennomføres slik de skal – og det må settes inn korrigerende tiltak. Det er f.eks kjent i alle de tre aktuelle virksomheter at flere vedtak ikke er iverksatt, men det er ikke innhentet en samlet oversikt over hvor mange dette gjelder, om det er forhold i den enkelte sak som tilsier at iverksettingen må utsettes, om dette i tilfellet er dokumentert i saken, om det er sendt avviksmeldinger og om det er vedtak som formelt sett burde vært stanset på grunn av forhold ved tjenestemottaker.

Vi ser at det er jobbet noe med utviklingen av et styringssystem men dette er ikke gjort systematisk og det arbeidet som er gjort er i liten grad kjent for alle i organisasjonen. Det er også stor usikkerhet når det gjelder avviksrapportering og håndtering av slike eventuelle rapporter.

Når Fylkesmannen har funnet grunnlag for å gi avvik på disse tjenesteområdene, er dette etter en samlet vurdering av styringssystemet. Det er f.eks ikke isolert sett et krav om at det utarbeides skriftlige rutiner på et område, men det kan være uforsvarlig å ikke noen form for skriftlige prosedyrer når det heller ikke er etablert andre former for systematisk styring, kvalitetssikring og korrigering.

Sosialtjenestelovens utgangspunkt er at kommunen har en frihet til å organisere sine tjenester slik den finner hensiktsmessig så lenge dette ikke går utover kommunens ivaretakelse av den enkeltes rett til tjenester. Det betyr at kommunen har en plikt til å sikre at tjenestene oppfyller den retten den enkelte gjennom vedtak har fått til en bestemt type tjeneste. Kommunen må derfor ha et internkontrollsystem som fanger opp tilfeller der tjenestetilbudet ikke er tilpasset tjenestebehovet.

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester (lost.) mv av 13. desember 1991 nr. 81
  • Forskrift om intern kontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731.
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten av 19.november 1992 nr 66.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart for Røyken kommune – politisk og administrativt
  • Delegasjonsreglement for ledere av tjenesteytende resultatenheter i kommunen.
  • Oversikt over ansatte som behandler søknader om støttekontakt og avlastning, deres formelle kompetanse og ansettelsestid
  • Oversikt over ansatte som har ansvaret for iverksetting av tjenester etter at vedtak er fattet.
  • Oversikt over fast ansatte i institusjon, herunder avlastningsbolig.
  • Oversikt over ansatte i psykiatrienheten i kommunen
  • Redegjørelse for status for innføring av bestiller og utførermodell i pleie og omsorgstjenesten
  • Revidert plan for prosjektet PLO- innsatsstyrt finansiering.
  • Samarbeidsavtale mellom Bestiller og Enhet for funksjonshemmede
  • Kontrakt Røyken kommune og Bråset Bo og omsorgssenter
  • Kontrakt bestillerenheten, Røyken kommune og BAOS AS
  • Kontrakt bestillerenheten, Røyken kommune og Bleier behandlingssenter
  • Kontrakt bestillerenheten, Røyken kommune og BOI
  • Oversikt over private avlastere
  • Oversikt over støttekontakter
  • Generelt informasjonsbrev når det ikke er mulig å iverksette vedtaket om støttekontakt slik det fremgår av vedtaket
  • Redegjørelse for hvilke midlertidige tiltak som settes inn i påvente av iverksetting av vedtaket
  • 4 vedtak som viser at det er satt inn midlertidige tiltak
  • Rutinebeskrivelse for tildelingsutvalget
  • Kriterier for tildeling av pleie – og omsorgstjenester i Røyken kommune
  • Sjekkliste for behandling av mottatt søknad om avlastning og støttekontakt
  • Prosedyre for behandling av søknader om avlastning og støttekontakt
  • Søknadsskjema og informasjonsbrosjyre om de ulike tjenestene
  • Oversikt over temadager
  • Invitasjon til seminarer for støttekontakter og avlastere
  • Informasjonsbrev til nye støttekontakter og avlastere
  • Oppdragsavtale støttekontakter utarbeidet 15.07.07
  • Påmelding til kurs for støttekontakter og avlastere
  • Redegjørelse for prosedyrer i forbindelse med opplæring av støttekontakter.
  • Oppdragsavtale
  • Timeliste for støttekontakt og besøkshjem
  • Taushetsplikterklæring
  • Retningslinjer for støttekontakter
  • Rapportmal fra støttekontakter
  • Redegjørelse for arbeidet som blir gjort i kommunen i forbindelse med rekruttering av støttekontakter/fritidskontakter og avlastere.
  • Eksempel på annonse på kommunens hjemmeside og i lokalavisen.
  • Mal for individuell plan
  • Rapport etter 2 interne kvalitetsrevisjoner
  • Årsmeldinger fra kommunen for 2005 og 2006
  • Oversikt over klagesaker i 2006
  • Redegjørelse for evaluering av tjenestetilbudet
  • Redegjørelse for kommunens internkontroll
  • Skjema for avviksmelding
  • Kopi av vedtak om tildeling av avlastning og tidspunkt for iverksetting for personer over 70 år og tilhørende saksutredning.
  • Kopi av alle vedtak om tildeling av avlastning for personer mellom 18 og 70 år i 2006 og tilhørende saksutredninger.
  • Kopi av alle vedtak om tildeling av avlastning i perioden juni, juli og august for barn under 18 år og tilhørende saksutredninger.
  • Kopi av alle vedtak om tildeling og avslag på støttekontakt som er fattet i perioden 2003-2006

Samlet sett er det gjennomgått 139 vedtak i forbindelse med forberedelse av revisjonen.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Rapporter fra støttekontakter og avlastere som ble innlevert i 2007.
  • Mapper tilhørende 10 klienter hvor det er innvilget støttekontakt men hvor vedtaket ikke er iverksatt.
  • 3 mapper til klienter som har fått innvilget søknad om tilskudd til privat avlastning.
  • Mappene til de 5 siste sakene der det er gitt avslag på søknad om avlastning
  • Mappene i de 5 siste sakene der det er gitt avslag på søknad om støttekontakt
  • Klientmappene i de 5 siste sakene der det er innvilget korttidsopphold i institusjon
  • Klientmappene tilhørende 19 av de klientene vi har fått tilsendt vedtakene på i forkant av revisjonsbesøket.
  • 18 mapper tilhørende klienter som har påklaget avslag på søknad om avlastning i 2006
  • Perm hvor oppdragsavtalene med støttekontaktene er samlet
  • Kommunens samlede opplæringsplan for de ansatte i Pleie- og omsorgstjenesten og delplan for bestillerenheten

Under revisjonsbesøket hadde revisjonsteamet også tilgang til kommunes intranett og det elektroniske saksbehandlingssystemet Gerica. Dette ble gjennomgått i ca 30 saker.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn: 21.06.07
  • Innsending av etterspurt dokumentasjon fra kommunen 15.08.07
  • Program for tilsynet oversendt kommunen 31.08.07
  • Diverse e-post med kontaktpersonen i kommunen i forbindelse med tilrettelegging og gjennomføringen av tilsynet.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Trine Stein

Leder av bestillerenheten

X

X

X

Stig Nicolaisen

Saksbehandler bestillerenheten

X

Nina C. Larsen

Saksbehandler bestillerenheten

X

X

X

Helle Stiig

Leder av psykiatritjenesten

X

X

X

Hege Hjørund

Leder av sosialenheten

X

Uno Eriksen

Ansatt i psyk. team

X

Bente Aasgaard

Leder av tjenester for funksjonshemmede

X

X

X

Ellen M. Lindblom

Leder av institusjonstjenesten

X
Pr. tlf

Gro Fossnes

Avdelingsleder Røyken bo- og aktivitetssenter

X

X

X

Sissel Haavaag

Daglig leder Bråset bo- og omsorgssenter

X

X

X

Bram van Spriel

Koordinator funksjonshemmede

X

X

X

Hilde Enget

Kommunalsjef

X

X

Elin Østerholt

Saksbehandler Bestillerenheten

X

Hege Askestad

Spesialkonsulent Bestillerenheten

X

X

Rune Kjølstad

Ordfører

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Avdelingsdirektør Anne Cathrine Dahl
Seniorrådgiver Anne-Lene Egeland Arnesen
Rådgiver Hege Kylland

Lars Ivar Widerøe fra Helsetilsynet deltok som observatør