Helsetilsynet

Fylkesmannen i Buskerud

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Vurdering av virksomhetens styringssystem
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Buskerud har gjennomført tilsyn med Sigdal kommunes avlastnings-og støttekontakttjenester. Formålet med tilsynet har vært å undersøke om kommunen sikrer en forsvarlig tildeling av tjenestene etter sosialtjenestelovens § 4-2 bokstav b og c. Under dette punktet har vi også sett nærmere på iverksettingen av disse tjenestene. Vi har videre undersøkt om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter innen det aktuelle området, jf sosialtjenestelovens §§ 2-1, 2-3 og forskrift om internkontroll.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.  

Tilsynet avdekket forhold som ga grunnlag for å gi følgende to avvik:

Avvik 1.

Sigdal kommune sikrer ikke systematisk oppfølging og opplæring til
støttekontakter og private avlastere.  

Avvik 2.

Sigdal kommune sikrer ikke forsvarlig evaluering av tjenestene støttekontakt og avlastning.  

Fylkesmannen har fått bekreftet at avlastings-og støttekontakttjenester er tilgjengelig for alle innbyggerne i kommunen, uavhengig av diagnose og alder. Det fremkom under tilsynet at avlastning gis individuelt etter behov og som et tiltak for å avlaste omsorgsyter. Tjenesten avlastning i eget hjem er gitt i to tilfeller og avlastning i institusjon iverksettes i tråd med vedtakene. Støttekontakt blir gitt etter individuelle behov og blir iverksatt i løpet av forholdsvis kort tid.

Dato: 3.4.2008

Anne Cathrine Dahl
revisjonsleder
Hege Kylland
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Sigdal kommune i perioden 10.12.2007 – 06.03.2008 . Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes  

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring 

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Sigdal kommune har 3552 innbyggere. Kommunens administrative hovedstruktur er organisert med to myndighetsnivåer. Den administrative toppledelsen består av rådmann og 7 avdelingssjefer. Det er for tiden ingen helse-og sosialsjef slik at de 7 lederne i Helse-og sosialavdelingen rapporterer direkte til rådmannen.

Tjenesten støttekontakt og avlastning er organisatorisk plassert i Helse-og sosialavdelingen. Støttekontakt administreres i virksomhet for funksjonshemmede, sosial og psykiatri. Avlastning for personer under 67 år er plassert i virksomhet for funksjonshemmede og for personer over 67 år, eller tjenestemottakere som allerede har hjemmetjenester, i virksomheten Sigdalsheimen/hjemmetjenester.

Saksutredningen gjennomføres i alle enhetene og vedtakene fattes av leder i virksomhetene, med unntaksvis for avlastning i institusjon som fattes i team. Iverksetting og oppfølging av støttekontakter og avlastere skjer i alle virksomhetene etter avtale mellom saksbehandler og leder i virksomheten. De samme personene har ansvar for evaluering av tjenestene.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 10.12.2007. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 05.03.2008.

Intervjuer:
11 personer ble intervjuet. I tillegg ble det gjennomført telefonintervju med 5 tilfeldige
utvalgte støttekontakter og 3 avlastere.  

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet
Dokumentunderlag.  

Det ble gjennomført befaring ved Bjørkealleen, 3350 Prestfoss.  

Sluttmøte ble avholdt 06.03.2008. 

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet er i første rekke å undersøke om det finnes rutiner på de områdene tilsynet omfatter og om disse er tilgjengelige og kjent for de ansatte. Tilsynsmyndigheten skal deretter vurdere om de rutinene som eventuelt er utarbeidet er i overensstemmelse med regelverket på området. Videre skal vi undersøke praksis på det aktuelle området og om dette er i overensstemmelse med de rutinene som er utarbeidet. Til slutt vil vi vurdere om rutiner og praksis er godt nok dokumentert i det materialet som fremlegges. Som en del av tilsynet skal det også gjennomgående på alle områder vurderes om virksomheten har den internkontrollen som er tilstrekkelig for å sikre at tjenestene er gode og forsvarlige for tjenestemottakerne.

Fylkesmannen har under tilsynet i Sigdal kommune undersøkt om avlastnings-og støttekontakttjenesten er forsvarlig. Vi har sett nærmere på om kommunen sikrer at

  • Alle aktuelle søkere får relevant informasjon i forkant av søknaden
  • Tildelingen skjer uavhengig av diagnose og alder
  • Det foretas en relevant utredning av alle søkere
  • Det gjennomføres en individuell vurdering av alle søkere
  • Det ikke kreves vederlag for avlastning
  • Iverksatte vedtak utføres i samsvar med vedtaket
  • Midlertidige tiltak vurderes der vedtaket ikke kan oppfylles
  • Det skjer en vurdering av krav til avlasters og støttekontakts kunnskap og ferdigheter før oppdrag tildeles
  • Avlastere og støttekontakter får nødvendig opplæring om brukerens spesielle behov før de settes inn i arbeidet
  • Det skjer en jevnlig evaluering av tjenestetilbudet der de som mottar tjenesten og de som yter tjenesten er involvert
  • Det skjer en jevnlig oppfølging under utførelsen av oppdraget og at det settes inn opplæring/veiledning der det fremkommer behov.

5. Funn

Avvik 1:

Sigdal kommune sikrer ikke systematisk oppfølging og opplæring til støttekontakter og private avlastere.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Sosialtjenestelovens §§ 2-1, 2-3 og forskrift om internkontroll § 4.

Kommentar:
Støttekontakttjenesten skal utføres i samsvar med det vedtaket gir anvisning på. En forsvarlig tjeneste forutsetter at kommunen følger opp tjenestetildelingen for å sikre at tilbudet gjennomføres slik som vedtaket forutsetter. En viktig forutsetning for at støttekontakttjenesten skal være vellykket er at kommunen sørger for opplæring, veiledning og oppfølging av tjenesteyterne. Utøverne og deres innsats er avgjørende for at støttekontakttjenesten skal bli effektiv og forsvarlig.

Kommunen må derfor ha et system som sikrer at kompetansebehov hos den enkelte støttekontakt blir kartlagt og at det blir gitt jevnlig opplæring/veiledning. En viktig del av veiledningen vil være å legge til rette for refleksjon og bevisstgjøring over tjenesteutøvelsen basert på den formelle og reelle kompetansen støttekontaktene allerede har. Jevnlig veiledning og opplæring er videre nødvendig for at kommunen skal ha oversikt over hvordan tjenestene utføres slik at det kan settes inn tiltak dersom det er behov for dette.

Avviket bygger på følgende:

  • Støttekontakter og avlastere har i liten grad fått tilbud om opplæring eller faglig oppfølging etter at de startet arbeidet.
  • Avtaler inngått med støttekontakter og avlastere inneholder opplysninger om at det skal skje veiledning, men dette skjer i liten grad i praksis.
  • Det er ikke foretatt en vurdering av hvilket behov støttekontakter og private avlastere har for opplæring/veiledning.
  • Det er ikke dokumentert hvilken oppfølging og veiledning den enkelte støttekontakt/ avlaster har fått i de tilfellene det er gitt veiledning.
  • Det finnes ingen rutiner for evaluering underveis i oppdraget, og støttekontakter og avlastere involveres i liten grad i kommunens øvrige arbeid, f eks i ansvarsgruppemøter.
  • I følge rutine skal rapport sendes inn etter avtale. Disse blir ikke rutinemessig etterspurt dersom de uteblir.
  • Det er ulik oppfatning av hva det skal avviksrapporteres om, og på hvilken måte, når det gjelder svikt i støttekontakt og avlastningstjenesten.  

Avvik 2:

Sigdal kommune sikrer ikke forsvarlig evaluering av tjenestene støttekontakt og avlastning.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Sosialtjenesteloven §§ 4-3 og 4-2 annet ledd b og c.
  • Forvaltningsloven § 16.
  • Sosialtjenesteloven §§ 2-1 og 2-2.
  • Forskrift om internkontroll § 4.  

Kommentar:
En evaluering av støttekontakttilbudet innebærer alle sider ved tjenesten – det vil si både hvordan tjenesten utføres og av tjenestens egnethet i forhold til mottaker etc. Dersom tjenestemottaker er tildelt tjenesten støttekontakt, og det ikke er holdepunkter i saken som tilsier at tjenestebehovet vil endres fra og med et bestemt tidspunkt, har ikke kommunen anledning til å fatte tidsbegrensede vedtak. Tjenesten skal være løpende inntil kommunen eventuelt har foretatt en evaluering som viser at behovet er endret eller at denne tjenesten ikke har hatt ønsket effekt og dermed må erstattes av andre tjenester. Dersom evalueringen viser dette skal tjenestemottaker varsles om mulig endring av vedtaket og forvaltningslovens ordinære regler må følges. Det fremgår av forvaltningslovens § 16 at part som ikke allerede ved søknad eller på annen måte har uttalt seg i saken, skal varsles før vedtak treffes og gis anledning til å uttale seg innen en nærmere angitt frist. Forhåndsvarslet skal gjøre greie for hva saken gjelder og ellers inneholde det som anses påkrevd for at parten på forsvarlig måte kan vareta sine interesser. Slikt varsel skal som hovedregel gis skriftlig.

Avviket bygger på følgende:

  • Kommunen gir ikke rutinemessig skriftlig varsel på forhånd når vedtak fattes til ugunst for tjenestemottaker jf Forvaltningsloven § 16. Det er ingen prosedyre for slik varsling.
  • Samtlige vedtak hvor tjenesten støttekontakt/ privat avlastning er innvilget er tidsbegrenset. Det er ikke dokumentert i vedtakene eller i sakene/journalene for øvrig at det er faktiske eller rettslige holdepunkter for en slik tidsbegrensning.
  • Det er fremlagt dokumentasjon som viser at støttekontakttjenesten / privat avlastning er redusert uten at dette er begrunnet i endret tjenestebehov.
  • Avlastere og støttekontakter er ikke tatt med i vurderingen om reduksjon av tjenestetilbudet.  
  • Det er ingen skriftlig prosedyre for evaluering av vedtakene.  

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

På de områder tilsynet omfattet, mangler kommunen et system for styring og kontroll med virksomheten som skal sikre at aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i lov om sosiale tjenester, jf. forskrift om internkontroll. I Sigdal kommune har de ansvarlige vært kjent med at oppfølgingen av støttekontakter og avlastere ikke har fungert tilfredsstillende, men det er ikke satt i verk korrigerende tiltak. Det er etablert et sett rutiner som omhandler det området det er ført tilsyn med. Det finnes imidlertid ingen prosedyre og det er heller ikke praksis for å melde avvik. Det er uklart for de ansatte om det skal meldes avvik og hvordan avvikene skal følge opp. Etter lov om sosiale tjenester § 2-1 har kommunen plikt til å føre internkontroll med tjenester etter denne lovens kapitler 4, 4A, 6 og 7.

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester (lost.)mv av 13.desember 1991 nr. 81
  • Forskrift om internkontroll i sosial-og helsetjenesten av 20.desember 2002 nr. 1731.
  • Forskrift om kvalitet i pleie-og omsorgstjenesten av 19.november 1992 nr.66 

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart for Sigdal kommune.
  • Oversikt over virksomhetene i Helse-og sosialetaten.
  • Referat fra ledermøte 01.06.2005.
  • Kommunestyrevedtak 003249/07 vedrørende lederstrukturen innen Helse-og sosialetaten.
  • Delegasjonsreglement.
  • Oversikt over ansatte som behandler søknader og støttekontakt og avlastning.
  • Oversikt fra sosialleder.
  • Oversikt over alle avlastningstiltak og private avlastere.
  • Oversikt over alle støttekontakter.
  • Oversikt over gruppetilbud.
  • Saksfremlegg over tiltaket Mekkebil.
  • Oversikt over i midlertidige vedtak.
  • Prosedyre for tildeling av tjenester etter lov om sosiale tjenester – støttekontakt.  
  • Søknadsskjema. Tjenester etter lov om sosiale tjenester § 4-2 og § 4-3.
  • Mal: tildeling av støttekontakt.
  • Mal: avslag på støttekontakt.
  • Prosedyre for støttekontakt-stillingsbeskrivelse og reglement.
  • Orientering til støttekontakter.
  • Retningslinjer for støttekontakttjenesten i Sigdal kommune.
  • Oppdragsavtale støttekontakt.
  • Rapport for støttekontakter.
  • Lønnsplassering av støttekontakter på oppdragsavtale ved Helse-og sosialetaten i Sigdal kommune.
  • Prosedyre for avlastning utenfor institusjon, -i eget hjem/ avlastningshjem og i avlastningsbolig for barn.
    Søknadsskjema på avlastning.
  • Mal: tildeling av avlastning utenfor institusjon.
  • Mal: avslag på avlastning utenfor institusjon.
  • Prosedyre for avlaster – stilingsbeskrivelse og reglement.
  • Skjema: Godkjenning av avlaster/avlastningshjem.
  • Orientering til avlaster.
  • Retningslinjer for privat avlastningstjeneste i Sigdal.
  • Oppdragsavtale for avlastere.
  • Rapport for avlaster.
  • Kartleggingsskjema for søkere av tjenester.
  • Brev til støttekontakter og avlastere.
  • Årsmelding for 2005.
  • Årsmelding for 2006.
  • Brukerundersøkelse 2006, psykiatritjenesten.
  • Oversikt over administrative prosedyrer.
  • Oversikt over innhold i Metodebok for lover og forskrifter.
  • Kopi av de fem siste vedtak om tildeling av avlastning for personer over 70 år.
  • Kopi av alle vedtak om tildeling av avlastningstjenester i eget hjem for personer mellom 18 og 70 år. Et vedtak.
  • Kopi av alle vedtak om tildeling av avlastning for barn under 18 år. Totalt 10 vedtak.
  • Et vedtak om avslag på privat avlastning.
  • Kopi av alle vedtak om støttekontakt i perioden 2005-2007. Totalt 32 vedtak.
  • Et vedtak om avslag på støttekontakt.
  • Et vedtak om avslag på avlastning på institusjon. 

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Journal til 28 tjenestemottakere.
  • Journal til de frem siste tjenestemottakerne som har fått innvilget korttidsopphold i sykehjem.
  • Rutineperm.
  • Rapporter for støttekontakter og avlastere.
  • Samlet oversikt over iverksatte/ikke iverksatte vedtak om støttekontakt.  

Revisjonsteamet ba kommunen fremlegge avviksrapportering for 2007 og 2008. Det var ikke meldt avvik i denne perioden. Under revisjonsbesøket hadde revisjonsteamet også tilgang til kommunes elektroniske saksbehandlingssystem – GERICA.  

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn 10.12.07.
  • Innsending av etterspurt dokumentasjon fra kommunen 04.02.08.
  • Program for tilsynet oversendt kommunen 11.02.08.
  • Diverse e-post med kontaktpersonen i kommunen i forbindelse med tilretteleggingen og gjennomføringen av tilsynet.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Kjell Tore Finnerud

Rådmann

x

x

Linda M. Torgersen

Virksomhetsleder for Sigdalsheimen/ hjemmetjenesten

x

x

x

Turid Flaget

Virksomhetsleder tjenester til funksjonshemmede

x

x

x

Ester Ramstad

Avdelingsleder Sigdalsheimen

x

x

Hans Christian Ruud

Prosjektleder psykiatri

x

x

x

Anette Mørk

Sosialleder

x

x

x

Ann Kristin Åby

Saksbehandler i hjemmetjenesten

x

x

x

Tone R. Kraugerud

Gericaansvarlig

x

Tril M. Stuxrud

Personalsjef

x

Gina Thingelstad

Hjelpepleier

x

x

Jorun J. Tandberg

Ass. Avdelingsleder tjenester til funksjonshemmede

x

x

Lena Tovrud

Avdelingsleder hjemmetjenestene

x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Anne Cathrine Dahl, revisjonsleder Hege Kylland, revisor Wenche Jensen, revisor