Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Fylkesmannen i Buskerud har gjennomført tilsyn med Sigdal kommunes tjenestetilbud til personer med psykisk utviklingshemming etter kapittel 4 og 4A.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Om Sigdal kommune gir tjenestemottakere med psykisk utviklingshemming tilstrekkelig tilbud om praktisk bistand og støttekontakt etter sosialtjenesteloven § 4-3, jf. § 4-2, bokstav a-d i samsvar med eventuelle endrede bistandsbehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.
  • Om Sigdal kommune sikrer at bruk av tvang og makt er i tråd med sosialtjenesteloven kapittel 4A.

Tilsynet avdekket forhold som ga grunnlag for et avvik. Det ble ikke gitt merknader.

Avvik 1:

Sigdal kommune sikrer ikke at tjenesteyterne har tilstrekkelig kunnskap til å kunne identifisere bruk av tvang og makt i tjenesten.

Dato: 3.4.2008

Anne Cathrine Dahl
revisjonsleder
Hege Kylland
revisor

 

 

Wenche Jensen
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Sigdal kommune i perioden 10.12.07 – 06.03.08. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten -spesielle forhold

Sigdal kommune har 3552 innbyggere. Kommunens administrative hovedstruktur er organisert med to myndighetsnivåer. Den administrative toppledelsen består av rådmann og syv avdelingssjefer. Det er for tiden ingen Helse-og sosialsjef slik at de syv lederne i Helse-og sosialavdelingen rapporterer direkte til rådmannen.

Tjenestene til personer med utviklingshemming er lagt til Tjenester for funksjonshemmede som omfatter Bjørkealleen bofellesskap og Bjørkekvisten barnebolig. Tjenesten har også ansvaret for vedtak etter sosialtjenestelovens § 4-3 jf. 4-2 herunder privat avlastning og BPA-ordningen. Dertil kommer ansvaret for drift av aktivitetssenteret Tono.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 10.12 07. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 05.03.08.

Intervjuer:
11 personer ble intervjuet.

I tillegg hadde Fylkesmannen et stedlig tilsyn i Bjørkealleen og i Bjørkekvisten den 27.02.08.

Fylkesmannen førte da tilsyn etter kapittel 4A og med barne-og  avlastningsboligen. Det ble gjennomført samtaler med åtte ansatte og to pårørende for personer med utviklingshemming.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 06.03.08.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet er i første rekke å undersøke om kommunen sikrer at forholdene legges til rette for utførelse av kommunale tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a-d, om det benyttes minst mulig bruk av tvang og makt, og om tjenestemottakerne mottar et forsvarlig tjenestetilbud. Tilsynsmyndigheten skal undersøke om det finnes rutiner på de områdene tilsynet omfatter og om disse er tilgjengelig og kjent for de ansatte. Videre skal vi vurdere om de rutinene som eventuelt er utarbeidet er i overensstemmelse med regelverket på området. Vi skal også undersøke hva som praktiseres på det aktuelle området, og om dette er godt nok dokumentert i det materialet som fremlegges. Som en del av tilsynet skal det på alle områder vurderes om det gjennomgående er en internkontroll i virksomheten som er tilstrekkelig for å sikre at tjenestene er forsvarlige for tjenestemottakerne.

Fylkesmannen har under tilsynet i Sigdal undersøkt:

  • Hvordan kommunen sikrer at tjenestemottakernes tjenestetilbud etter sosialtjenesteloven § 4-2 a-d endres i samsvar med endring i grunnleggende behov.
  • Hvordan kommunen sikrer at ulovlig bruk av tvang og makt ikke finner sted
  • Hvordan kommunen sikrer at det blir sendt melding om bruk av skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner, jf. § 4-5 tredje ledd, bokstav a.
  • Hvordan kommunen sikrer brukermedvirning.
  • Hvordan kommunen har organisert tjenestetilbudet til psykisk utviklingshemmede.
  • Hvordan kommunen sikrer personalets behov for opplæring.

Status for kommunens arbeid med internkontroll i sosial-og helsetjenesten i henhold til Forskrift om internkontroll i sosial-og helsetjenesten av 20. desember 2002, nr. 1731.

Avvikene bygger på de fakta som tilsynsmyndighetene finner sannsynliggjort ved dokumentgjennomgang og intervjuer.

5. Funn

Avvik 1.

Sigdal kommune sikrer ikke at tjenesteyterne har tilstrekkelig kunnskap til å kunne identifisere bruk av tvang og makt i tjenesten.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Sosialtjenestelovens § 4 A-4 jf § 2-3 og forskrift for internkontroll § 4.

Kommentar:
I sosialtjenesteloven stilles det krav om at kommunen skal legge forholdene til rette slik at det brukes minst mulig tvang og makt. I tillegg til tilrettelegging av tjenestetilbudet plikter kommunen å gi nødvendig opplæring. For å begrense og hindre bruk av tvang og makt, er det en forutsetning at de ansatte har en lik forståelse av hva som er tvang og makt. De ansatte må også ha kunnskap nok til å kunne identifisere bruk av tvang og makt slik at det eventuelt kan fattes vedtak om kommunen vurderer at det er behov for dette. Det er også viktig med jevnlig veiledning og møter hvor man kan diskutere brukerne i forhold til å avdekke eventuell bruk av tvang og makt.

Begrepet ”sikre” knytter seg til hvordan kommunen systematisk styrer sine tjeneseter og om man faktisk oppnår de krav til forebygging og tilrettelegging som følger av loven. 

Kommunene er pålagt å ha et internkontrollsystem for å sikre faglig forsvarlige tjenester. Det er mulig at en kommune kan yte forsvarlige tjenester uten et slikt system, men forskriften er ment å skulle sikre en systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid i tjenestene. Kommunene er pålagt å ha rutiner for internkontroll som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med de krav sosialtjenestelovgivningen stiller. Systemet må i tillegg være kjent og brukes av de ansatte og rutinene må følges opp i form av en systematisk overvåking og gjennomgang.

Avviket bygger på følgende:

  • Det gis ikke systematisk opplæring om bestemmelsene i kapittel 4A.
  • Det er ikke utarbeidet opplæringsplaner som sikrer at den enkelte tjenesteyter har tilstrekkelig generell kunnskap om sosialtjenestelovens kapittel 4A.
  • Det gjennomføres ikke faste møter for faglige og etiske diskusjoner rundt kapittel 4A.
  • Tjenesteyterne har varierende kunnskap om adgangen til bruk av tvang og makt overfor psykisk utviklingshemmede.
  • Enkelte tjenesteytere har forståelse av at kommunen har fattet vedtak om planlagt bruk av tvang og makt, uten at dette er tilfelle.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

På de områder tilsynet omfattet, mangler kommunen et system for styring og kontroll med virksomheten som skal sikre at aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i lov om sosiale tjenester, jf. forskrift om internkontroll. De ansatte i Sigdal kommune er kjent med at avviksrapporteringen ikke fungerer som den burde i henhold til nevnte lovverk, men det er ikke satt i verk korrigerende tiltak. Det føres til en viss grad avvik fra tjenestetilbudet i en egen protokoll, men de ansatte er ikke kjent med hva som skjer videre eller om det skjer noe videre med denne protokollen. Det er heller ikke etablert prosedyrer for oppfølging av protokollen. Etter lov om sosiale tjenester § 2-1 har kommunen plikt til å føre internkontroll med tjenester etter denne lovens kapitler 4, 4A, 6 og 7.

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester (lost.)mv av 13.desember 1991 nr. 81
  • Forskrift om internkontroll i sosial-og helsetjenesten av 20.desember 2002 nr. 1731.
  • Forskrift om kvalitet i pleie-og omsorgstjenesten av 19.november 1992 nr.66

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart for Sigdal kommune.
  • Oversikt over virksomhetene i Helse-og sosialetaten.
  • Referat fra ledermøte 01.06.05.
  • Kommunestyrevedtak 003249/07 vedrørende lederstrukturen innen Helse-og sosialetaten.
  • Delegasjonsreglement.
  • Oversikt over ansatte som behandler søknader og støttekontakt og avlastning.
  • Oversikt fra sosialleder.
  • Oversikt over alle avlastningstiltak og private avlastere.
  • Oversikt over alle støttekontakter.
  • Oversikt over gruppetilbud.
  • Saksfremlegg over tiltaket Mekkebil.
  • Oversikt over i midlertidige vedtak.
  • Prosedyre for tildeling av tjenester etter lov om sosiale tjenester – støttekontakt.
  • Søknadsskjema. Tjenester etter lov om sosiale tjenester § 4-2 og § 4-3.
  • Mal: tildeling av støttekontakt.
  • Mal: avslag på støttekontakt.
  • Prosedyre for støttekontakt-stillingsbeskrivelse og reglement.
  • Orientering til støttekontakter.
  • Retningslinjer for støttekontakttjenesten i Sigdal kommune.
  • Oppdragsavtale støttekontakt.
  • Rapport for støttekontakter.
  • Lønnsplassering av støttekontakter på oppdragsavtale ved Helse-og sosialetaten i Sigdal kommune.
  • Prosedyre for avlastning utenfor institusjon, -i eget hjem/ avlastningshjem og i avlastningsbolig for barn.
  • Søknadsskjema på avlastning.
  • Mal: tildeling av avlastning utenfor institusjon.
  • Mal: avslag på avlastning utenfor institusjon.
  • Prosedyre for avlaster – stilingsbeskrivelse og reglement.
  • Skjema: Godkjenning av avlaster/avlastningshjem.
  • Orientering til avlaster.
  • Retningslinjer for privat avlastningstjeneste i Sigdal.
  • Oppdragsavtale for avlastere.
  • Rapport for avlaster.
  • Kartleggingsskjema for søkere av tjenester.
  • Brev til støttekontakter og avlastere.
  • Årsmelding for 2005.
  • Årsmelding for 2006.
  • Brukerundersøkelse 2006, psykiatritjenesten.
  • Oversikt over administrative prosedyrer.
  • Oversikt over innhold i Metodebok for lover og forskrifter.
  • Kopi av de fem siste vedtak om tildeling av avlastning for personer over 70 år.
  • Kopi av alle vedtak om tildeling av avlastningstjenester i eget hjem for personer mellom 18 og 70 år. Et vedtak.
  • Kopi av alle vedtak om tildeling av avlastning for barn under 18 år. Totalt 10 vedtak.
  • Et vedtak om avslag på privat avlastning.
  • Kopi av alle vedtak om støttekontakt i perioden 2005-2007. Totalt 32 vedtak.
  • Et vedtak om avslag på støttekontakt.
  • Et vedtak om avslag på avlastning på institusjon.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Journal til 28 tjenestemottakere.
  • Journal til de frem siste tjenestemottakerne som har fått innvilget korttidsopphold i sykehjem.
  • Rutineperm.
  • Rapporter for støttekontakter og avlastere.
  • Samlet oversikt over iverksatte/ikke iverksatte vedtak om støttekontakt.
  • Revisjonsteamet ba kommunen fremlegge avviksrapportering for 2007 og 2008. Det var ikke meldt avvik i denne perioden.
  • Under revisjonsbesøket hadde revisjonsteamet også tilgang til kommunes elektroniske saksbehandlingssystem – GERICA.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn 10.12.07.
  • Innsending av etterspurt dokumentasjon fra kommunen 04.02.08.
  • Program for tilsynet oversendt kommunen 11.02.08.
  • Diverse e-post med kontaktpersonen i kommunen i forbindelse med tilretteleggingen og gjennomføringen av tilsynet.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Kjell Tore Finnerud

rådmann

X

X

 

Linda M. Torgersen

Virksomhetsleder for
Sigdalsheimen/ hjemmetjenesten

X

X

X

Turid Flaget

Virksomhetsleder tjenester
til funksjonshemmede

X

X

 

Ester Ramstad

Avdelingsleder Sigdalsheimen

X

 

X

Hans Christian Ruud

Prosjektleder psykiatri

X

X

X

Anette Mørk

Sosialleder

X

X

X

Ann Kristin Åby

Saksbehandler i hjemmetjenesten

X

X

X

Tone R. Kraugerud

Gericaansvarlig

   

X

Tril M. Stuxrud

Personalsjef

   

X

Gina Thingelstad

Hjelpepleier

 

X

X

Jorun J. Tandberg

Ass. Avdelingsleder tjenester til funksjonshemmede

 

X

X

Lena Tovrud

Avdelingsleder hjemmetjenestene

   

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Anne Cathrine Dahl, revisjonsleder Hege Kylland, revisor Wenche Jensen, revisor