Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Buskerud

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Kommunens styringssystemer
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Buskerud gjennomførte i perioden 11.12.2008 – 14.5.2009 tilsyn med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til barn i Røyken kommune.

Tilsynet omfattet tjenester og tiltak til utsatte barn i skolepliktig alder og ved overgangen fra barn til voksen. Tilsynet undersøkte om de tre kommunale tjenestene ved behov samarbeider om å gi utsatte barn rette tiltak og tjenester til rett tid.

Ved tilsynet i Røyken kommune ble det gjort funn som avdekket ett avvik:

  • Røyken kommune sikrer ikke at barnevern-, sosial- og helsetjenesten samarbeider slik at utsatte barn og unge i skolepliktig alder får nødvendig og rett hjelp til rett tid på en samordnet måte.

Det ble ikke gitt noen merknader ved dette tilsynet.

Dato: 29.5.2009

Ole H. Bals
revisjonsleder
Ellisiv Hegna
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 11.12.2008 – 14.5.2009 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Buskerud. Tilsynet omfatter kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til utsatte barn i skolepliktig alder, og tjenester ved overgangen fra kommunalt barnevern til kommunal sosialtjeneste ved 18 til 23 års alder.

Dette tilsynet omfatter både barneverntjenester etter barnevernloven og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen samt helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Svikt oppstår ofte der flere tjenester og lovverk har tilgrensende eller overlappende formål og oppgaver. Resultatene fra det landsomfattende tilsynet som ble gjennomført i 2008 i samarbeid mellom Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn, tilsier at oppmerksomhet må rettes mot tjenester til de brukere som har behov for samordnete tjenester. De barna som har behov for tjenester fra barnevern, helsetjenester og/eller sosialtjenester er sårbare og barna kan få sin situasjon betydelig forverret hvis kommunene ikke klarer å møte behovene og rettighetene deres på en helhetlig måte.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Røyken kommune har ca 18 400 innbyggere. De aktuelle tjenestene for dette tilsynet var Nav (Sosialtjenesten), Skolehelsetjenesten, Barnevernverntjenesten og Psykiatrienheten. Alle tjenestene er organisert under samme kommunalsjef.

Kommunen har oppnevnt en tverrfaglig ledergruppe bestående av enhetslederne for helse, barnevern, PPT og psykiatri, samt SLT-koordinator. Gruppa kan utvides med andre ledere ved behov. Tverrfaglig ledergruppe fungerer også som tverrfaglig team som behandler enkeltsaker i månedlige møter. De gir anbefaling om hvilke vedtak som bør fattes i den enkelte enhet. De kan også bestemme at et tiltak skal være en tverrfaglig arbeidsgruppe. Av innsendt dokumentasjon fremkommer at det er planlagt opprettet fire geografiske oppvekstteam bestående av barnehage, barnevern, helse, PPT, grunnskole, videregående skole og politi. Oppvekstteamene er tenkt etablert innen utgangen av 2009. Helsesøstrene og psykiatritjenesten har etablert et Ungdomsteam, som møtes hver måned.

Psykiatrienheten følger opp både barn og unge og voksne med psykiske lidelser. Bestillerenheten har første vurderingssamtale, tildeler tjenester og fatter vedtak for voksne søkere. For barn og unge er det psykiatrisk team som foretar vurderingssamtalen. Det fattes vedtak for de som trenger mer enn tre samtaler. Det er ukentlige samarbeidsmøter mellom bestillerenheten og psykiatrisk team. Sistnevnte gir tilbud om ulike former for samtaler; individuelt, i grupper eller i familier. Flere gruppetilbud er avlyst pga for liten deltakelse.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 11.12.2008. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 29.4.2009.

Åpningsmøte ble avholdt 13.5.2009.

Intervjuer:
13 personer ble intervjuet.

Telefonintervjuer med samarbeidspartnere ble gjennomført i uke 18/19/20 med rektor ved Spikkestad barneskole, rektor ved Slemmestad ungdomsskole, leder for PPT og SLT-koordinator.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble ikke gjennomført befaring ved dette tilsynet.

Sluttmøte ble avholdt 14.5.2009.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunens helse- sosial og barneverntjenester, som har kontakt med utsatte barn og unge i skolepliktig alder, sikrer at de får nødvendig og rett hjelp til rett tid og på en samordnet måte. Tilsynet omfattet også undersøkelse av om barnevern- og sosialtjenesten samarbeider om tilrettelegging av overgangen mellom de to tjenestene ved 18 – 23 år. Dette ble gjort ved å undersøke om det fra kommunenes side legges til rette for at tjenestene gir nødvendig hjelp etter lovgivningen, og om kommunen sikrer dette ved oppfølgning og kontroll av om kommunens praksis er i samsvar med dens plikter.

Tilsynet undersøkte nærmere om tjenestene og utøverne hadde tilstrekkelig kunnskap om hverandres oppgaver, rammer og tjenestetilbud slik at de ved behov samarbeider om å fange opp og utrede de utsatte barna.

Videre omfattet tilsynet undersøkelse av om tjenestene i tilstrekkelig grad bruker og informerer hverandre og samarbeider når det er behov for det. Som en del av dette ble det underøkt om det fantes rutiner for samarbeid, faste møtetidspunkt, klar og kjent oppgavefordeling og lignende. Det ble undersøkt om det gjennomføres medisinske undersøkelser ved behov, og om sosialtjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtjenestene yter stønad eller bistand til familier. Tilsvarende ble det også undersøkt om helsetjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet.

Det ble videre undersøkt om de tre kommunale tjenestene ivaretar individuell planlegging ved utarbeidelse av henholdsvis tiltaksplaner etter barnevernloven og individuelle planer etter helse- og sosiallovgivningen. Tilsynet undersøkte også om de tre tjenestene ved behov samarbeider om tilrettelegging og gjennomføring individuelle planer og tiltaksplaner.

Tilsynet omfattet om de samlede tjenestene og tiltakene til det enkelte barn blir kontinuerlig evaluert. Det ble undersøkt nærmere om evalueringene omfatter om barn og foreldre medvirker ved evalueringer av tjenester og tiltak, om man møtes som avtalt, om de ressurser som er besluttet brukt faktisk settes inn, om det er klart hvem som har påtatt seg ansvar for hvilke oppgaver, konsekvenser av omorganiseringer og oppgaveendringer og om man har nådd de mål som var utgangspunktet for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte videre om kommunene i god tid forbereder, og ved behov gjennomfører, overgang fra barnevern til sosialtjeneste ved 18 – 23 års alder sammen med den aktuelle ungdommen

Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunens ledelse følger med på at tjenestene samarbeider om utsatte barn og overgangen mellom barnevern og sosialtjeneste. Det ble for eksempel undersøkt om kommunen overvåker at vedtatte tiltak, prosedyrer og oppgavefordeling er gjennomført i praksis, om tjenestene har så god kjennskap til hverandre at de bruker hverandre ved behov, om det er vurdert hvilke områder i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om de overvåker om tjenestene fungerer som forutsatt og at tiltaksplaner og individuelle planer evalueres. Det ble også sett på om kommunen har oversikt over klager på de tre tjenestene og anvender disse til forbedring av tjenestene.

Tilsynet undersøkte om kommunen har lagt til rette, ved ansettelser, kartlegging av ansattes kompetanse, opplæringstiltak og lignende, for at ansatte i de tre tjenestene har tilstrekkelig kompetanse til å kunne samarbeide ved behov. Det ble også undersøkt om det er tilrettelagt for bruk av kvalifiserte tolker når det er nødvendig.

Tilsynet undersøkte om kommunen har dokumentasjonssystemer som ivaretar behovet for informasjon om tjenester og tiltak som grunnlag for samarbeid mellom tjenestene.

5. Funn

Ved tilsynet ble det gjort funn som ga grunnlag for å gi ett avvik. Det ble ikke gitt merknader.

Avvik:

Røyken kommune har ikke etablert et system som sikrer at barnevern-, sosial- og helsetjenesten samarbeider slik at utsatte barn og unge i skolepliktig alder får nødvendig og rett hjelp til rett tid på en samordnet måte.

Avvik fra:

  • sosialtjenesteloven § 3-2
  • barnevernloven § 3-2
  • kommunehelseloven § 1-4 annet ledd
  • forskrift om helsestasjon og skolehelsetjeneste § 2-3 annet ledd
  • internkontrollforskriftene § 4

Kommentar:
Kommunen skal gjennom internkontrollen på områdene barnevern, helse og sosial sikre at lovverket på områdene blir fulgt. Etter barnevernloven § 3-2 annet ledd skal barneverntjenesten samarbeide med andre instanser i kommunen når dette kan bidra til å løse barneverntjenestens oppgaver. Regelen omfatter samarbeid i enkeltsaker. Det er kommunen som har ansvar for generell forebyggende virksomhet, jf barnevernloven § 3-2 første ledd, og barneverntjenesten har et spesielt ansvar for å avdekke problem så tidlig at tiltak kan settes inn for å unngå varige skader.

Formålet med barnevernloven er blant annet å sikre rett tjeneste til rett tid, jf barnevernloven § 1-1. Sviktende samarbeid kan føre til at dette ikke blir oppfylt i det enkelte tilfellet.

Etter sosialtjenesteloven § 3-2 skal sosialtjenesten samarbeide med andre sektorer og forvaltningsnivåer når dette kan bidra til å løse egne oppgaver etter loven.

Etter kommunehelseloven § 1-4 annet ledd skal helsetjenesten samarbeide med andre sektorer og forvaltningsnivåer når dette kan bidra til å løse egne oppgaver etter loven. Samarbeidsplikten gjelder også i enkeltsaker.

Helsestasjons-/skolehelsetjenesten skal ha rutiner for samarbeid med blant annet kommunale tjenester, jf forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten § 2-1 tredje ledd.

Observasjoner som ligger til grunn for avviket:

  • Det er ikke etablert faste samhandlingsarenaer på tjenesteyternivå utover Ungdomsteamet, der de psykiatriske sykepleierne og helsesøstrene som arbeider med ungdom, deltar
  • Det er ikke etablert faste samhandlingsarenaer verken på leder- eller tjenesteyternivå, der Nav (sosial) inngår som aktør
  • Det er ikke kjent for alle tjenesteytere at de kan bringe saker inn for Tverrfaglig team
  • Det fremkom under intervjuene at det ikke er etablert et system som sikrer at tjenesteytende ledd får tilbakemelding om hva som er tatt opp i Tverrfaglig ledergruppe
  • Røyken kommune har ikke etablert tilstrekkelige tjenester som sikrer at barn og unge med rusproblemer får nødvendig hjelp på faglig forsvarlig måte. Dette medfører at de enkelte tjenestene ikke har noen kommunal instans med spesialkompetanse på dette feltet å henvise til og/eller samarbeide med
  • Ansatte i de aktuelle tjenestene har ingen enhetlig oppfatning av hvilken instans som kan ta hånd om barn under 18 år med rusproblemer
  • Kommunale instanser som kunne vært relevante samarbeidspartnere, får ikke tilbakemelding etter at de har sendt bekymringsmelding til Barneverntjenesten

6. Kommunens styringssystemer

Røyken kommune har igangsatt et prosjekt, KSS, KvalitetsStyringsSystem, ledet av rådmannen. Målet med prosjektet er at kommunen skal ha et effektivt kvalitetsstyringssystem som sikrer at tjenester blir styrt i samsvar med krav om intern kontroll og kvalitetssikring i tråd med gjeldende lovverk, og at alle rutiner i kommunen herunder HMS, ROS-analyser og avvikshåndtering skal være beskrevet og dokumentert. Prosjektet skal gjennomføres innen 10.10.2010. De aktuelle tjenestene for dette tilsynet er kommet litt ulikt i sitt arbeid med internkontroll og avviksbehandling. Helse(- og omsorgs)etaten har fire prosedyrer knyttet til avviksbehandling; Definisjon, Hensikt, Ansvar og Melding om avvik. Psykiatrienheten har sendt inn en prosedyre for avvikshåndtering i Pleie- og omsorgstjenesten, med tilhørende avviksrapporteringsskjema. De innsendte prosedyrer og maler omtaler tverrfaglig samarbeid som et tema for internkontroll og avviksbehandling. Barneverntjenesten har laget et forslag til internkontrollsystem, der også tverrfaglig arbeid er omtalt, men systemet er ikke iverksatt ennå. Det skal også etableres en ny møtestruktur for barneverntjenesten, og et forslag til avviksskjema er utarbeidet. Ingen av de aktuelle tjenestene hadde rapportert noen avvik det siste året innenfor det området som var omfattet av dette tilsynet.

7. Regelverk

  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (bvl.)
  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
  • lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450 (forskrift om helsestasjon og skolehelsetj.)
  • forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven - pasrl.)
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
  • forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
  • lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107 (kommuneloven)
  • lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen ved ekspedisjon 3.4.2009 fra Røyken kommune:

  • Organisasjonskart for Røyken kommune, Helseenheten og Psykiatrienheten
  • Oversikt over ansatte i Nav (Sosialtjenesten), Helsestasjonstjenesten, Psykiatrienheten og Barneverntjenesten
  • Beskrivelse av barneverntjenesten pr 1.4.2009 utarbeidet av barnevernleder
  • Beskrivelse av Psykiatrienheten utarbeidet av enhetsleder
  • Barneverntjenestens, Helseenhetens og Psykiatrienhetens virksomhetsplaner for 2009
  • Plan for fosterhjemsarbeidet pr 1.1.2009
  • Beskrivelse av Tverrfaglig ledergruppe, Tverrfaglig team, tverrfaglig samarbeid i Røyken kommune 2009 og Ressurssenter 0 – 20
  • Retningslinjer for tverrfaglig ansvarsgruppe på kommunalt nivå
  • Skriv om kompetanseutvikling i barneverntjenesten utarbeidet av barnevernleder
  • Kursbevis for barnevernleders deltakelse på kurs om tverrfaglig samarbeid
  • Seks maler for samtykke-erklæringer
  • Henvisningsskjema til BUP
  • Søknadsskjema for bistand fra Fagteam i Bufetat
  • Sjekkliste for fosterhjem
  • Forslag til internkontrollsystem for barneverntjenesten
  • Presentasjon om Intern møtestruktur for barneverntjenesten
  • Forslag til avviksskjema for barneverntjenesten
  • Organisering av SLT-samarbeidet
  • Forslag til Oppvekstteam
  • Presentasjon om Tverrfaglig samarbeid mellom kommunen og lensmannskontoret
  • Arbeidsliste for utvikling av barneverntjenesten 2009
  • Prosjektbeskrivelse av DUÅ
  • KS-veileder: Taushetsplikt og samhandling i kommunalt arbeid for barn – ungdom – familier
  • Meldingsskjema fra Sem & Stenersen
  • Presentasjon om melding til barneverntjenesten
  • Retningslinjer, planleggingsverktøy, prosessbeskrivelse og maler for individuell plan
  • Prosjektmandat og milepælsplan for KSS (KvalitetsStyringsSystem)
  • Trinnplan for saksgang i bekymringssaker før en eventuell melding til barnevern
  • To maler for innhenting av opplysninger og henvisning til psykiatrisk sykepleier / psykisk helsearbeider
  • Rutiner og maler for avviksbehandling i Helseenheten og PLO
  • Skriv/retningslinjer om internkontroll og kompetanseutvikling i Ressurssenteret
  • Informasjonsbrosjyre om Skolehelsetjenesten
  • Sosial- og helsedirektoratets veileder om helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
  • Prosedyre ved skolestartundersøkelse 5 år og skjema for helseopplysninger fra hjemmet
  • Beskrivelse av tjenesten for barn og unge i psykiatrisk team
  • Søknadsskjema til PLO
  • Prosedyrer for Rutine ved mottatt søknad – barn og unge, Vurderingssamtaler med barn og unge (inkl. skjema for vurderingssamtale) og Avslutning av tjenester – barn og unge
  • Samarbeidsmodell for helsesøstertjenesten og psykiatrisk team til barn og ungdom som rammes av sorg
  • Rutinebeskrivelse Hvis en elev dør
  • Rammer for VIP (veiledning og informasjon om psykisk helse) - programmet ved den enkelte videregående skole
  • Brev, internt notat og to referater fra Ungdomsteam
  • Rutiner for støttekontakt – psykiatri (inkl. mal for rapport fra støttekontakt)

Rutinehåndbok og underlagsmateriale fra PPT er ikke gjennomgått av revisjonsteamet, da PPT ikke omfattes av dette tilsynet.

Dokumentasjon som ble overlevert på formøtet den 29.4.2009:

  • Oversikt over meldingsinstanser til barneverntjenesten det siste året
  • Referater fra og innkallinger til tverretatlige møter

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

Den 13.5.2009:

  • Div. dokumenter og referater fra tverretatlige møter i regi av SLT
  • Oversikt over meldinger til barneverntjenesten det siste året
  • 28 saksmapper på barnevernsaker
  • 14 saksmapper på sosialsaker (Økonomisk stønad sostjl. kap. 5)fra Nav
  • 10 skolehelsetjenestejournaler
  • 20 journaler fra Psykiatrienheten

Til sammen er 72 saksmapper/journaler gjennomgått.

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

  • 11.12.2008 Varsel om tilsyn
  • 3.4.2009 Innsendt dokumentasjon
  • 16.4.2009 Brev med program for revisjonen og anmodning om mer dokumentasjon
  • Diverse e-poster og telefoner om praktisk gjennomføring og endringer i programmet

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på formøte, åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Bjørn Orhagen

Rådmann

X

Knut Magnus Myrvold

Tjenesteleder Barneverntjenesten

X

X

X

Mari Ann Fjærem Le Dantec

Leder Nav

X

X

Eivind Mørch-Thoresen

Tjenesteleder Helsestasjonstjenesten

X

X

X

X

Helle Stiig

Tjenesteleder Psykiatrienheten

X

X

X

X

Mari Homme

Leder PPT

X

X

Unn Magda M. Espeseth

Fagleder helsesøstertjenesten

X

Annbjørg Langård

Veileder oppfølging, Nav

X

X

Line Nordhaug

Helsesøster, Helsestasjonstjenesten

X

X

X

Eli Fasting

Psykiatrisk sykepleier / Familieterapeut, Psykiatrienheten

X

X

X

X

Marianne Fredriksen

Barnevernpedagog, Barneverntjenesten

X

X

Silje J. Olsen

Sosialfaglig ansvarlig, Nav

X

X

Jorunn Landsverk

Helsesøster, Helsestasjonstjenesten

X

X

X

Liv Nordnes

Psykiatrisk sykepleier / Sosionom, Psykiatrienheten

X

X

Eli Nakken

Fagleder, Barneverntjenesten

X

X

Åse Kowalewski

Gjeldsrådgiver, Nav

X

Susanne Vist

SLT-koordinator

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisjonsleder: Seniorrådgiver Ole H. Bals, Fylkesmannen i Buskerud
Revisor: Avdelingsdirektør Anne Cathrine Dahl, Fylkesmannen i Buskerud
Revisor: Seniorrådgiver Ellisiv Hegna, Helsetilsynet i Buskerud
Revisor: Seniorrådgiver Marit Eide, Fylkesmannen i Buskerud
Revisor: Rådgiver Elin Skoglund, Fylkesmannen i Buskerud