Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Buskerud

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om Drammen kommune

  • ivaretar barnas rett til samvær med andre, et meningsfullt dagligliv og deltakelse i fritidsaktiviteter
  • ivaretar barn med spesielle ernæringsbehov på forsvarlig måte
  • yter pleie og omsorg tilpasset barnas helsetilstand
  • har forsvarlig legemiddelhåndtering
  • har fysisk tilrettelagt tilbudet til barna i det kommunale botilbudet

Ved tilsynet ble det gjort funn som ga grunnlag for å gi to avvik og to merknader:

Avvik 1:

Drammen kommune, Bekkevollen barne- og avlastningsbolig, sikrer ikke at barnas individuelle sosiale behov blir ivaretatt

Avvik 2:

I en del tilfeller blir medisinering ved Bekkevollen barne- og avlastningsbolig forestått av personell uten bemyndigelse.

Merknad 1:

Drammen kommune, Bekkevollen barne- og avlastningsbolig, har et forbedringspotensiale hva gjelder å beskrive og konkretisere planlegging, tilrettelegging og gjennomføring av tiltak for å sikre at barnas ernæringsbehov blir ivaretatt.

Merknad 2:

Drammen kommune, Bekkevollen barne- og avlastningsbolig, har et forbedringspotensiale hva gjelder å etablere et journalsystem som sikrer helhetlig, lett tilgjengelig og oppdatert oversikt over barnets helsetilstand, herunder pleie- og omsorgsbehov.

Dato: 19.06.2009

Seniorrådgiver Ellisiv Hegna
revisjonsleder
Rådgiver Hege Kylland
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Drammen kommune, Bekkevollen barne- og avlastningsbolig for barn.

Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet og Fylkesmannen i Buskerud gjennomfører i inneværende år, etter oppdrag fra Statens helsetilsyn. Det skal gjennomføres tre tilsyn med helse- og sosialtjenestetilbudet til barn i barneboliger og avlastningsboliger for barn i alle landets 19 fylker innen utgangen av 2009. I tillegg til tilsynet i Drammen kommune vil det bli gjennomført tilsvarende tilsyn i øvre Eiker og Ringerike kommune.

Varsel om tilsynet ble sendt Drammen kommune v/rådmannen den 03.04.09.

Formålet med systemrevisjoner er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonene omfatter undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • i tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved gjennomgang av fremlagte dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporter etter systemrevisjoner omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonene og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetenes arbeid innenfor de områder tilsynene omfatter.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift (myndighetskrav)
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten (Helsetilsynet og Fylkesmannen i Buskerud) finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Drammen kommune er en by med noe i overkant av 61.000 innbyggere. Kommunen har én barne- og avlastningsbolig for barn, Bekkevollen, med to avdelinger. Avdeling Solenga har 3 barneboligplasser og avlastningsplass til 8 barn. Avdeling Hestenga gir avlastning til 13 barn. Bekkevollen barnebolig og avlastningsbolig for barn er ett nytt bygg som ble tatt i bruk i februar 2008. Både innemiljøet og utearealene er godt tilrettelagt for de funksjonshemninger som barna har.

Kommunen kjøper også bo- og tjenestetilbud til noen barn i private virksomheter. I tillegg gis tilbud om privat avlastning og andre tiltak som kan avlaste foresatte med særlig tyngende omsorgsoppgaver.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt til rådmannen den 03.04.09.

Formøte ble ikke avholdt ved dette tilsynet.

Åpningsmøte ble avholdt den 25.05.09

Intervjuer:
Ti representanter for kommunens Senter for oppvekst ble intervjuet. I tillegg ble det gjennomført telefonintervjuer med 8 foresatte til barn som har botilbud ved Bekkevollen.

Oversikt over dokumentasjon som ble oversendt fra kommunen den 3 0.04.09, og den dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket den 25.05.09, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble også gjennomført befaring ved dette tilsynet.

Sluttmøte ble avholdt den 26.05.09

4. Hva tilsynet omfattet

Systemrevisjonen var avgrenset til følgende områder:

Om Drammen kommune

  1. ivaretar barnas rett til samvær med andre, et meningsfullt dagligliv og deltakelse i fritidsaktiviteter
  2. ivaretar barn med spesielle ernæringsbehov på forsvarlig måte
  3. yter pleie og omsorg tilpasset barnas helsetilstand
  4. har forsvarlig legemiddelhåndtering
  5. har fysisk tilrettelagt tilbudet til barna i det kommunale botilbudet

5. Funn

Ved dette tilsynet ble det gjort funn som ga grunnlag for å konstatere to avvik. I tillegg ble det gitt to merknader.

Avvik 1:

Drammen kommune, Bekkevollen barne- og avlastningsbolig, sikrer ikke at barnas individuelle sosiale behov blir ivaretatt

Dette er avvik fra:

  • Sosialtjenesteloven § 8-3, § 8-4, § 4-3 jf § 4-2, kommunehelsetjenesteloven § 2-1 første ledd pasientrettighetsloven § 3-1, jf kvalitetsforskriften § 3 annet ledd, fjerde strekpunkt, jf forskrift om internkontroll for sosial- og helsetjenesten § 4 c og g.

Følgende observasjoner ligger til grunn for avviket:

  • Barnas behov blir kartlagt av forvaltningsenheten i Habiliteringstjenesten når foresattes behov for avlastning blir vurdert. Det er imidlertid ikke klart hvorvidt man i denne fasen har fokus på de individuelle, sosiale behov.
  • Det finnes ingen klar ansvarsfordeling for hva forvaltningsenheten og hva boligen skal kartlegge hva gjelder sosiale behov.
  • Det foreligger ikke system for å overbringe den informasjon som forvaltningsenheten eventuelt har innhentet til den som har ansvar for å utarbeide dagsplan / aktivitetsplan for det enkelte barn (primærkontakten). På “oppstartsmøter” der forvaltningsenheten v/saksbehandler, avdelingsleder og foresatte (eventuelt også barnet) deltar, er primærkontakt normalt ikke til stede.
  • Ved gjennomgang av stikkprøver på journaler fant ikke tilsynsmyndigheten referater fra slike møter, der eventuell informasjon kunne ha fremgått. Journalene inneholdt heller ikke annen informasjon om hvilken behovskartlegging forvaltningsenheten eventuelt har gjort.
  • Av intervjuer og journalgjennomgang fremkom at primærkontakter ikke har tilgjengelig informasjon fra saksbehandlers behovskartlegging når det utarbeides dagsplan / aktivitetsplan.
  • Vurderinger og beslutninger knyttet til sosiale aktiviteter blir ikke nedtegnet og konkretisert i dagsplaner / aktivitetsplaner. Det konkretiseres bl.a. ikke hva slags aktiviteter som skal gjennomføres, og hvordan disse må tilrettelegges for å kunne gjennomføres i det enkelte tilfelle.
  • Det forelå ikke dokumentasjon for at dagsplaner blir jevnlig evaluert og revidert. Enkelte journaler inneholdt flere dagsplaner, uten at det fremgikk hvilken som var den sist oppdaterte.
  • Det er ikke etablert arenaer hvor personellgruppen i avdelingene kan diskutere faglige utfordringer, barnas behov mv, utover personalmøter og ansvarsgruppemøter knyttet til det enkelte barn.
  • Det fremkom at bemanningen i perioder ikke gir rom for å ta barna ut på både planlagte og ikke planlagte aktiviteter.

Avvik 2:

I en del tilfeller blir medisinering ved Bekkevollen barne- og avlastningsbolig forestått av personell uten bemyndigelse.

Dette er avvik fra:

  • Forskrift om legemiddelhåndtering § 4 tredje ledd

Følgende observasjoner ligger til grunn for avviket:

  • Det fremkom gjennom intervjuer og av fremlagte avviksregistreringer at utdeling av legemidler kan skje av personell som ikke har nødvendig bemyndigelse fra virksomhetsleder i legemiddelhåndteringssammenheng. Dette gjelder både personell med formell helsefaglig kompetanse og personell uten slik kompetanse.
  • Sykepleiere og vernepleiere er ikke gitt bemyndigelse, selv om det utrykkelig fremgår av forskriften at personlig egnethet også skal vurderes, i tillegg til formelle kvalifikasjoner.

Merknad 1:

Drammen kommune, Bekkevollen barne- og avlastningsbolig, har et forbedringspotensiale hva gjelder å beskrive og konkretisere planlegging, tilrettelegging og gjennomføring av tiltak for å sikre at barnas ernæringsbehov blir ivaretatt.

Aktuelle myndighetskrav:

  • Kvalitetsforskriften § 3 annet ledd, tredje og trettende strekpunkt

Følgende observasjon ligger til grunn for merknaden:

  • Ernæringsbehovet blir dekket i praksis, men hva som må tilrettelegges for å få gitt barna tilstrekkelig ernæring er i begrenset grad dokumentert i barnas journaler.

Merknad 2:

Drammen kommune, Bekkevollen barne- og avlastningsbolig, har et forbedringspotensiale hva gjelder å etablere et journalsystem som sikrer helhetlig, lett tilgjengelig og oppdatert oversikt over barnets helsetilstand, herunder pleie- og omsorgsbehov.

Aktuelle myndighetskrav:


  • Helsepersonelloven § 39 og 40, jf pasientjournalforskriften § 4 og 8, jf forsvarlighetskravet i helsepersonelloven § 4 og kommunehelsetjenesteloven § 6-3 første og tredje ledd, konf. kommunehelsetjenesteloven § I -3a og helsepersonelloven § 16.

Følgende observasjoner ligger til grunn for merknaden:

  • Journalopplysninger knyttet til det enkelte barn kan finnes i opptil flere permer. Det foreligger ikke alltid krysshenvisninger.
  • Enkelte stikkprøver viste bl.a. at det kan foreligge flere utgaver av dagsplaner, uten at det entydig fremgår hvilken som er den sist reviderte.
  • Journalene er ikke organisert på en måte som gjør det lett å finne raskt frem til relevant og viktig informasjon.
  • All håndskrevet, løpende dokumentasjon er ikke alltid lett å lese.
  • Anbefalingen fra Helsedirektoratet om at også sosialtjenesten bør foreta slik dokumentasjon som helsetjenesten er pliktig til å føre synes ikke fulgt opp fullt ut.
  • Anbefalingen fra Helsedirektoratet om at også andre virksomheter enn helseinstitusjoner bør utpeke en journalansvarlig person er ikke fulgt opp.

6. Regelverk

  • Lov 10.02.67 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • Lov 19.06.70 nr 69 om offentlighet i forvaltningen
  • Lov 19.11.82 nr 66 om helsetjenesten i kommunene
  • Lov 30.03.84 nr 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten
  • Lov 13.12.91 nr 81 om sosiale tjenesterm m.v.
  • Lov 02.07.99 nr 63 om pasientrettigheter
  • Lov 02.07.99 nr 64 om helsepersonell
  • Forskrift 23.11.83 nr 1779 om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste
  • Forskrift 21.12.00 nr 1385 om pasientjournal
  • Forskrift 28.06.0 1 nr 765 om habilitering og rehabilitering
  • Forskrift 20.12.02 nr 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift 27.06.03 nr 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
  • Forskrift 23.12.04 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og Sosialtjenesteloven
  • Forskrift 03.04.08 nr 320 om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Dokumentasjon som var etterspurt ved varsel om tilsyn den 03.04.09, mottatt ved ekspedisjon av 30.04.09 fra Drammen kommune

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

Stikkprøver fremlagt ved tilsynsbesøket den 25.05.09 var

  • internkontrollsystemet
  • utvalgte journaler / saksmapper ved Solenga og Hestenga (totalt 10 journaler/ saksmapper, herunder forvaltningsdokumentene)
  • bemyndigelser til å forestå medikamenthåndtering
  • avviksregistreringer foretatt det siste året
  • ulike prosedyrer / instrukser

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Liv Gjønnes

Virksomhetsleder, Senter for oppvekst

x

x

x

Hjørdis M Trolsrud

Avdelingsleder, Solenga

x

x

x

Karin Irene Grønvold

Avdelingsleder, Solenga

x

x

x

Ellen Kathrin Buøy

Avdelingsleder, Hestenga

x

x

x

Kari B Berg

Aktivitør, Hestenga

x

x

x

Turid Thjømøe Myrvang

Barne og ungdomsarbeider, Solenga

x

x

Tonje Knutsen Bretvik

Hjelpepleier, Hestenga

x

x

Hege Berntzen

Miljøterapeut, Solenga

x

x

Zuzanna Martyna Aune

Vernepleier, Hestenga

x

x

Line Langeland Molvær

Sykepleier, Solenga

x

x

Torild Frøiland

Forvaltningsenheten

x

x

Wenche Haugen

Sykepleier, fagutvikler,
Habiliteringstjenesten

x

x

Glenny Jelstad

Rådgiver

x

Tore Isaksen

Utdanningsdirektør

x

Fra tilsynsmyndigheten deltok:
Seniorrådgiver / revisjonsleder Ellisiv Hegna (jurist) 
Fylkeslege / revisor Ketil Kongelstad, Helsetilsynet i Buskerud
Rådgiver / revisor Hege Kylland
Rådgiver / revisor Wenche Jensen, Fylkesmannen i Buskerud

Rådgiver Kjersti Engehaugen, Statens helsetilsyn, deltok som observatør.