Helsetilsynet

Fylkesmannen i Buskerud

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen har gjennomført tilsyn med tjenesten praktisk bistand og opplæring etter sosialtjenesteloven §§ 4-3 og 4-2a i Rollag kommune. Tilsynet er avgrenset til kun å omfatte persongruppen eldre hjemmeboende over 67 år. Formålet med tilsynet har vært å undersøke om Rollag kommune sikrer en forsvarlig tildeling av hjemmehjelpstjenester til eldre over 67 år i kommunen som er avhengig av slik hjelp for å greie dagliglivets gjøremål. Vi har også hatt fokus på årsaken til den lave andelen klagesaker i disse sakene sett i forhold til antall søknader, avslag og reduksjoner.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Tilsynet avdekket forhold som ga grunnlag for å gi ett avvik og det er gitt en merknad.

Avvik:

Rollag kommune vurderer ikke hvorvidt søknader om trygghetsalarm og/eller matombringing skal gis som praktisk bistand etter sosialtjenesteloven § 4-2a, jf § 4-3.

Avviket er gitt fordi søknader om trygghetsalarm og matombringing ikke blir vurdert etter sosialtjenesteloven § 4-3. Det får den konsekvens at de personene som trenger dette som en tjeneste for å kunne greie dagliglivets gjøremål ikke får en individuell vurdering av sin situasjon. Fylkesmannen blir heller ikke oppgitt som klageinstans.

Merknad:

De fremlagte vedtakene viser i liten grad at kravet til brukermedvirkning er ivaretatt og det er vanskelig å se at det er foretatt en konkret og individuell vurdering i hver sak.

Dato: 11.11.09

Anne-Lene Egeland Arnesen
revisjonsleder
Anne Cathrine Dahl
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Rollag kommune i perioden 10.06.09 – 26.10.09. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. I 2008 gjennomførte Fylkesmannen en kartlegging av tjenesten praktisk bistand til eldre hjemmeboende over 67 år. Rapporten fra Rollag kommune viste at det var et relativt stort antall saker som det var fattet endringsvedtak i sett i forhold til antall nye søknader i samme periode. Situasjonen ble derfor undersøkt nærmere i form av et systemrettet tilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Rollag er en kommune med ca 1 500 innbyggere. Kommunens administrative hovedstruktur er organisert etter enhetsmodell der hver enkelt enhet har selvstendig budsjett-, personal- og tjenesteansvar. Kommunens administrative ledelse består av rådmann og gruppen av enhetsledere. Enhetsleder for fellestjenesten fungerer som stedfortreder for rådmannen.

Det er 9 resultatenheter i kommunen, en av disse er enhet for Pleie og omsorg. Kommunens helse- og omsorgstjenester er organisert i fire hovedområder/avdelinger. Dette er Rollag bygdeheim, Hjemmetjenesten, Åpen omsorg og Fellestjenesten.

Kommunestyret har opprettet et omsorgsutvalg i kommunen som har fått delegert myndighet til å fatte vedtak på pleie- og omsorgsområdet. Omsorgsutvalget består av enhetsleder for pleie- og omsorgsenheten, avdelingsleder Hjemmetjenesten, avdelingsledere Rollag Bygdeheim, avdelingsleder Åpen omsorg, kommunelege og kommunefysioterapeut. Utvalget kan også innkalle representanter for sosialtjenesten psykiatrisk sykepleier og leder for barneboligen ved behov.

Omsorgsutvalget har egen møtesekretær som legger til rette for utredning av tjenestebehovet og tilrettelegger saken for Omsorgsutvalget. Det vil si at møtesekretær varsler ansvarlig for tjenesten det søkes om, at det er mottatt en søknad om tjenester.

Sekretæren skriver deretter vedtak om tildeling eller avslag på bakgrunn av beslutningen i Omsorgsutvalget. Ansvarlig for tjenesten sørger for at tjenesten igangsettes/utføres.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 10.06.09.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 26.10.09.

Intervjuer:
5 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 26.10.09.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet er i første rekke å undersøke om det finnes rutiner på de områdene tilsynet omfatter og om disse er tilgjengelige og kjent for de ansatte. Tilsynsmyndigheten skal deretter vurdere om de rutinene som eventuelt er utarbeidet er i overensstemmelse med regelverket på området. Videre skal vi undersøke hva som praktiseres på det aktuelle området, om dette er i overensstemmelse med de rutinene som er utarbeidet, og til slutt om rutiner og praksis er godt nok dokumentert i det materialet som fremlegges. Som en del av tilsynet skal det også gjennomgående på alle områder vurderes om virksomheten har den internkontrollen som er tilstrekkelig for å sikre at tjenestene er gode og forsvarlige for tjenestemottakerne.

Det følger av sosialtjenesteloven § 4-3 at personer som ikke kan dra omsorg for seg selv eller som er helt avhengig av praktisk eller personlig hjelp for å greie dagliglivets gjøremål, har krav på hjelp fra kommunen etter sosialtjenesteloven. Hvilke tjenester som skal settes inn for å dekke den enkeltes behov reguleres av § 4-2 bokstav a til e. De som er avhengig av offentlig hjelp må være sikret nødvendige tjenester og omfanget må ligge på et forsvarlig nivå i forhold til det behovet som skal dekkes.

Praktisk bistand er en fellesbetegnelse på de tjenestene som er regulert i § 4-2a og formålet er først og fremst å yte hjelp til alle dagliglivets praktiske gjøremål i hjemmet og i tilknytning til husholdningen. Dette vil i første rekke være husarbeid, innkjøp av varer og matlagning.

Fylkesmannen har under tilsynet i Rollag kommune undersøkt om kommunen ivaretar sitt ansvar når det gjelder tjenesten praktisk bistand og opplæring til hjemmeboende eldre over 67 år. Dette har vi gjort ved å vurdere

  • om informasjons-, opplysnings og veiledningsplikten er ivaretatt når det gjelder disse tjenestene.
  • innholdet i tjenesten praktisk bistand og opplæring.
  • om omfanget (antall timer) av tjenesten er individuelt fastsatt og tilpasset den enkeltes behov og ikke fremstår som en standardisert i alle sakene.
  • bakgrunnen for at det gis avslag på søknader eller reduksjon av innvilget tjeneste
  • klagesaksbehandlingen
  • egenbetaling for tjenesten praktisk bistand.

5. Funn

Avvik:

Rollag kommune vurderer ikke hvorvidt søknader om trygghetsalarm og/eller matombringing skal gis som praktisk bistand etter sosialtjenesteloven § 4-2a, jf § 4-3.

Avvik fra følgende bestemmelser:

  • Sosialtjenesteloven §§ 4-3 og 4-2a og § 11-2
  • Sosialtjenesteloven §§ 2-1 og 2-3 og forskrift om internkontroll § 4.
  • Forskrift til lov om sosiale tjenester av 4.desember 1992 nr 915.

Kommentar:
Trygghetsalarm og matombringing er i utgangspunktet ikke lovpålagte tjenester, men de er likevel viktige for brukerne. Tjenestene har tradisjonelt vært ansett for å være servicetjenester som kommunen yter utover hva den enkelte har krav på etter sosialtjenesteloven. Som følge av utviklingen av hjemmetjenestene som en erstatning eller supplement til sykehjem, blir matombringing og trygghetsalarm ofte tildelt som praktisk bistand etter sosialtjenesteloven

§ 4-2 bokstav a, jf § 4-3. Disse tjenestene kan være en forutsetning for at brukeren fortsatt kan bo hjemme, og matlaging i brukernes eget hjem erstattes i mange tilfeller med matombringing. Tilsvarende kan trygghetsalarm som erstatning for nødvendige tilsynsbesøk hos brukere som bor hjemme. Det betyr at når kommunen mottar søknader om trygghetsalarm eller matombringing må det vurderes om søker har et hjelpebehov etter § 4-3 og hvorvidt disse tjenestene skal dekke disse.

Avviket bygger på følgende:

  • Det er ikke utarbeidet rutiner som sikrer at søknader om trygghetsalarm og matombringing blir vurdert etter § 4-3, jf § 4-2a
  • Gjennomgang av klientmapper viser at trygghetsalarm og matombringing ikke blir gitt som en del av tjenesten praktisk bistand men kun som en ikke lovpålagt tjeneste.
  • Det er bekreftet at flere brukere som får matombringing ikke er i stand til å lage varm mat selv.

Merknad:

De fremlagte vedtakene viser i liten grad at kravet til brukermedvirkning er ivaretatt og det er vanskelig å se at det er foretatt en konkret og individuell vurdering i hver sak.

Kommentar:
Etter sosialtjenesteloven § 8-4 skal tjenestetilbudet så langt det er mulig utformes i samarbeid med klienten og det skal legges stor vekt på hva klienten mener. Gjennomgang av vedtak under revisjonen viser at det i liten grad dokumenteres at kravet til brukermedvirkning er ivaretatt og om søkers ønsker er innvilget fullt ut eller ikke.

Tjenester etter sosialtjenesteloven skal innvilges eller avslås etter en konkret og individuell vurdering av hver søkers hjelpebehov, jf forvaltningsloven § 17. Dette innebærer at kommunen ikke kan ha standardisert utmåling av tjenesten dersom søker har et rettskrav på tjenester etter § 4-3, jf § 4-2a. Det ble under tilsynet bekreftet at det foretas en individuell vurdering og utmåling. Det ble også i vedtakene dokumentert at antall timer praktisk bistand varierer fra sak til sak, men det er vanskelig ut fra vedtakene å se hva som er den konkrete begrunnelsen for at noen får innvilget 2 timer praktisk bistand hver 14. dag mens andre får 3 timer.

6. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20.desember 2002 nr 1731
  • Forskrift til lov om sosiale tjenester av 4.desember 1992 nr 915

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart Rollag kommune
  • Oversikt over fast ansatte som utfører tjenesten praktisk bistand i kommunen
  • Oversikt over ansatte som utgjør omsorgsutvalget
  • Søknadsskjema pleie- og omsorgstjenester
  • Saksbehandlingsrutiner i pleie- og omsorgstjenesten i kommunen
  • Politisk vedtak 04.04.02 – opprettelse av omsorgsutvalg
  • Forvaltningsrevisjonsrapport fra 2007
  • Årsmelding 2007 – Pleie og omsorg
  • Årsmelding 2008 – Pleie og omsorg
  • Handlingsplan for pleie og omsorg 2009-2012
  • Pleie og omsorgsplan for Rollag kommune 2007-2017
  • Dokumenter som utgjør deler av kommunens internkontrollsystem – tjenesteavtale, hjemmehjelpsrapport, avviksmeldinger og evaluering av tjenestetilbudet
  • Prosedyre for avviksrapportering
  • Skjema for avviksrapportering
  • Registerkort IPLOS
  • Oversikt over alle personer som pr 01.07.09 mottar praktisk bistand og opplæring i kommunen (50 personer).
  • Oversikt over alle nye søknader om praktisks bistand i 2008 og første halvdel 2009 (9 personer)
  • Oversikt over alle saker hvor det ble foretatt en endring i opprinnelig vedtak i 2008 og første halvdel av 2009 (8 personer)
  • Kopi av de 10 siste vedtakene hvor det er innvilget praktisk bistand og opplæring
  • Kopi av de 10 siste vedtakene der det er beregnet egenandel for praktisk bistand

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 5 klientmapper der behovet for tjenesten praktisk bistand er meldt fra pårørende eller andre tjenesteytere.
  • Klientmappene i 5 siste sakene hvor det er innvilget praktisk bistand til personer over 67 år som bor hjemme.
  • Klientmappene i de siste 3 sakene der tjenesten praktisk bistand er redusert.
  • Klientmappen i en sak hvor det kommunale vedtaket er påklaget.
  • Klientmappene i 5 saker der det er innvilget trygghetsalarm og/eller matombringing.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn: 10.06.09
  • Innsending av etterspurt dokumentasjon fra kommunen 09.09.09
  • Program for tilsynet oversendt kommunen 12.10.09
  • Telefonkontakt og e-post med kontaktpersonen i kommunen i forbindelse med tilrettelegging og gjennomføringen av tilsynet.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Gro Kristin L. Svingen

Enhetsleder PLO

X

X

X

Bente Anita Grønvold

Sekretær for omsorgsutvalget

X

X

X

Gunbjørg Toverud

Avdelingsleder hjemmetjenesten

X

X

X

Mona Mykstu

Hjemmehjelp

X

X

Merethe Toeneiet

Hjemmehjelp

X

X

Hans Henrik Thune

Rådmann

X

Asbjørn Raunholm

Leder av utvalget FOLK

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Anne-Lene Egeland Arnesen (revisjonsleder)
Anne Cathrine Dahl (revisor)